基建工程档案管理办法

六祖寺基建工程资料管理基本规定（试行）六祖寺基建管理办公室2014年5月六祖寺基建工程资料管理基本规定1、目的加强基建工程建设全过程、规范化的资料管理，建立健全工程建设档案，为工程建设的决策、管理、使用、维护，提供资料支持与保障。2、适用范围自2014年6月1日起，各建设单位应按本规定，建立本单位的基建工程资料管理档案。所有计划开建、新开建的工程项目，应严格按本规定建立该工程项目的资料管理档案，在该项工程竣工验收二个月内，将该工程项目的档案副本送六祖寺基建办存档。所有在建工程项目，应按照本规定的要求，建立工程资料管理档案，收集整理并补充相关工程建设资料，在该项工程竣工验收二个月内，将档案的副本送六祖寺基建办存档。已经建成投入使用的工程项目，应根据工程建设资料的现存情况，对历史资料收集整理，在2014年底前建立相应的工程档案，并将副本送六祖寺基建办存档。3、参照标准与术语3.1参照标准3.1.1建设工程文件归档整理规范（GB/T50328---2001）。3.1.2科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822--2000）。3.1.3《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3--89）。3.1.4《城市建设档案案卷质量规定》（建办[1995]697号）。3.2术语3.2.1基建工程建设单位：指经国家相关管理部门注册的事业法人或企业法人。各建设单位可以根据需要，经六祖寺基建办的同意，建立本单位的基建部门，或确定具体的负责人员。3.2.2基建工程项目：是指单独施工建设的单体工程，或共同开工建设的若干个单体工程的组团。3.2.3六祖寺基建办：是指在宗委会下，具体负责基建工程项目日常管理工作的职能部门。3.2.4工程资料：是指记载工程立项、规划、选址、可行性研究、批准、招标、设计、合同、施工、交付等过程的文件记录，或国家有关部门规定的工程建设的法定性证明文件。3.5工程档案：按照规定的要求或标准，对相关工程资料进行整理，形成可以长期保存与利用的档案文件。4、职责4.1六祖寺基建管理办公室的档案管理职责4.1.1确定基建工程档案管理的基本要求、标准及管理方法；4.1.2对基建工程档案进行统一的收存与监管；4.1.3对各建设单位的工程档案管理进行考核与指导。4.2各建设单位的档案管理职责4.2.1对本单位基建工程的档案具体负责；4.2.2真实、全面、准确地收集整理本单位范围内的工程建设资料，并按照本规定的要求形成工程档案；4.2.3根据本单位工程建设的实际需要，设置专兼职资料管理岗位，并配备相应人员。4.2.4对工程施工单位、监理单位的工程资料管理进行监督与验收。5、工程档案的归档范围及质量要求5.1归档范围对于工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。（详附件3）5.2质量要求5.2.1归档的工程文件应为原件。5.2.2工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。5.2.3工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具。5.2.4工程文件尺寸统一采用A4规格归档。6、工程档案的收集、整理、立卷、编目、装订、归档、移交、索引、保管、统计6.1工程档案的收集文件形成后，文件形成责任人（经手人）必须于当天交一份原件给资料员，资料员收到文件后，当天登记入盒。6.2工程档案的整理按照单位工程分部、分项工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。6.3工程档案的立卷6.3.1工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件（如果设有监理）、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。6.3.2工程准备阶段文件按建设程序组卷。6.3.2监理文件按单位工程、分部工程组卷。6.3.4施工文件按单位工程、分部工程组卷。6.3.5竣工图按专业组卷。6.3.6竣工验收文件按单位工程组卷。6.4工程档案的编目6.4.1每卷单独编号，页号从“1”开始，案卷不宜超过30MM;页号编写在单页右下角，双面书写的，正面在右下角，背面在左下角，折叠后的图纸一律在右下角。6.4.2卷内目录：“序号”以一份文件为单位，“责任者”填文件的直接形成单位和个人，有多个责任者的，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。“文件编号”填写工程文件原有的文号或图号;“文件题名”填写文件标题的名称。“日期”填写文件形成的日期。6.5工程档案的装订案卷可采用装订与不装订两种形式，文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法。6.6工程档案的归档单位工程竣工验收完成后30日内，负责的资料员要完成该工程档案的归档工作。6.7工程竣工档案移交工程竣工验收完成后60日内，负责的资料员将完整的工程竣工档案一份移交基建办档案室。6.8工程档案的索引工程代号由六祖寺基建办统一规定，档号由工程档案中心根据工程代号填写。案卷号如：第1卷1.1.1-1专业号如：基建类1为1.1.1工程代号如大雄宝殿为1.1单位代号如六祖寺代号为17、工程档案的保管期限工程档案管理人员必须确保工程档案的安全和不被流失。保持档案室的干燥和通风，保证工程档案不被腐蚀。8、工程档案的统计工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计，及时催促借阅到期文件的归还。9、附件9.1附件1：建设单位代号9.2附件2：单位工程代号9.3附件3：建设工程文件归档范围和保管期限参照表9.4附录4：卷内目录式样9.5附录5：卷内备考表式样9.6附录6：案卷封面式样9.7附录7：案卷脊背式样9.8附录8：有关表格资料参照式样9.9附录9：工程照片拍摄参照表附件1：建设单位代号序号建设单位代号备注1六祖寺2茂名灵惠寺3江门茶庵寺4德庆湘山寺5怀化菩提寺6南岳方广寺7洪江大兴禅寺8衡阳古城寺9岐山仁瑞寺10常宁湘山寺11沅江景星寺12武汉灵泉寺13仙桃甘露寺14龙泉崇仁寺15咸宁南华寺16渭南慧照寺17汝阳文殊寺18浙江清泉寺19高州观山寺附件2：单位工程代号序号单位工程名称代号备注1山门2钟鼓楼3天王殿4法物流通处5大雄宝殿6观音殿7配殿8藏经阁9地藏殿10药师殿11禅堂12延生堂13往生堂14伽蓝殿15祖师殿16171819附件3：建设工程文件归档范围和保管期限参照表序号归档文件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆工程准备阶段文件一立项文件1项目建议书永久∨2项目建议书审批意见及前期工作通知书永久∨3可行性研究报告及附件永久∨4可行性研究报告审批意见永久∨5关于立项有关的会议纪要、领导讲话永久∨6专家建议文件永久∨7调查资料及项目评估研究材料长期∨二建设用地、征地、拆迁文件1选址申请及选址规划意见通知书永久∨2用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书永久∨3拆迁安置意见、协议、方案等长期∨4建设用地规划许可证及其附件永久∨5划拨建设用地文件永久∨6国有土地使用证永久∨三勘察、测绘、设计文件1工程地质勘察报告永久永久∨2水文地质勘察报告、自然条件、地震调查永久永久∨3建设用地钉桩通知单（书）永久∨4地形测量和拨地测量成果报告永久永久∨5申报的规划设计条件和规划设计条件通知书永久长期∨6初步设计图纸和说明长期长期7技术设计图纸和说明长期长期8审定设计方案通知书及审查意见长期长期∨9有关行政主管部门（人防、环保、消防、交永久∨序号归档文件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议10施工图及其说明长期长期11设计计算书长期长期12政府有关部门对施工图设计文件的审批意见永久长期∨四招投标文件1勘察设计招投标文件长期2勘察设计承包合同长期长期∨3施工招投标文件长期4施工承包合同长期长期∨5工程监理招标文件长期6监理委托合同长期∨五开工审批文件1建设项目列入年度计划的申报文件永久∨2建设项目列入年度计划的批文件或年度计划项目表永久∨3规划审批申报表及报送的文件和图纸永久4建设工程规划许可证及其附件永久∨5建设工程开工审查表永久6建设工程施工许可证永久∨7投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明长期∨8工程质量监督手续长期∨六财务文件1工程投资估算材料短期2工程设计概算材料短期3施工图预算材料短期4施工预算短期七建设、施工、监理机构及负责人序号归档文件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆1工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单长期∨2工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单长期长期∨3工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单长期长期∨监理文件1监理规划①监理规划长期短期∨②监理实施细则长期短期∨③监理部总控制计划等长期短期2监理月报中的有关质量问题长期长期∨3监理会议纪要中的有关质量问题长期长期∨4进度控制①工程开工／复工审批表长期长期∨②工程开工／复工暂停令长期长期∨5质量控制①不合格项目通知长期长期∨②质量事故报告及处理意见长期长期6造价控制①预付款报审与支付短期②月付款报审与支付短期③设计变更、洽商费用报审与签认长期④工程竣工决算审核意见书长期∨7分包资质①分包单位资质材料长期②供货单位资质材料长期③试验等单位资质材料长期8监理通知①有关进度控制的监理通知长期长期②有关质量控制的监理通知长期长期序号归档文件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆③有关造价控制的监理通知长期长期9合同与其他事项管理①工程延期报告及审批永久长期∨②费用索赔报告及审批长期长期③合同争议、违约报告及处理意见永久长期∨④合同变更材料长期长期∨10监理工作总结①专题总结长期短期②月报总结长期短期③工程竣工总结长期长期∨④质量评价意见报告长期长期∨施工文件一建筑安装工程(一)土建（建筑与结构）工程1施工技术准备文件①施工组织设计长期②技术交底长期长期③图纸会审记录长期长期长期∨④施工预算的编制和审查短期短期⑤施工日志短期短期2施工现场准备①控制网设置资料长期长期∨②工程定位测量资料长期长期∨③基槽开挖线测量资料长期长期∨④施工安全措施短期短期⑤施工环保措施短期短期3地基处理记录①地基钎控记录和钎探平面布点图永久长期∨②验槽记录和地基处理记录永久长期∨③桩基施工记录永久长期∨④试桩记录长期长期∨序号归档文件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆4工程图纸变更记录①设计会议会审记录永久长期长期∨②设计变更记录永久长期长期∨③工程洽商记录永久长期长期∨5施工材料预制构件质量证明文件及复试验报告①砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料试验汇总表长期∨②砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料出厂证明文件长期∨③砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料、焊条、沥青复试试验报告长期∨④预制构件（钢、混凝土）出厂合格证、试验记录长期∨⑤工程物质选样送审表短期⑥进场物质批次汇总表短期⑦工程物质进场报验表短期6施工试验记录①土壤（素土、灰土）干密度试验报告长期∨②土壤（素土、灰土）击实试验报告长期∨③砂浆配合比通知单长期④砂浆（试块）抗压强度试验报告长期∨⑤混凝土配合比通知单长期⑥混凝土（试块）抗压强度试验报告长期∨⑦混凝土抗渗试验报告长期∨⑧商品混凝土出厂合格证、复试报告长期∨⑨钢筋接头（焊接）试验报告∨⑩防水工程试水检查记录楼地在、屋面坡度检查记录土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗长期∨1211序号归档文件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆渗试验报告汇总表7隐蔽工程检查记录①基础和主体结构钢筋工程长期长期∨②钢结构工程长期长期∨③防水工程长期长期∨④高程控制长期长期∨8施工记录①工程定痊测量检查记录永久长期∨②预检工程检查记录短期③冬施混凝土搅拌测温记录短期④冬施混凝土养护测温记录短期⑤烟道、垃圾道检查记录短期⑥沉降观测记录长期∨⑦结构吊装记录长期⑧现场施工预应力记录长期∨⑨工程竣工测量长期长期∨⑩新型建筑材料长期长期∨施工新技术长期长期∨9工程质量事故处理