大酒店行政规章制度及操作手册

厦门希尔福大酒店行政规章制度及操作手册ExecutiveStandardOperationInHilfordHotel,Xiamen目录1、呈文管理制度2、行文管理制度3、收发文管理制度4、印章管理制度5、档案文件借阅管理制度6、介绍信管理制度7、办公用品领用管理办法8、车辆管理办法9、档案管理制度10、行政办公室操作手册11、行政办公室组织架构及工作职责呈文管理规定为使酒店各部门行文规范化，提高整体办公效率，特做如下规定：一、呈文文字表述应准确、简练、通顺、标点正确。二、呈文专题专用，一文一事，内容明确。开门见山提出本部门对所请示问题的处理意见，请酒店领导酌定。三、呈文由本部门承办人拟定，由本部门经理负责核稿。并在部门领导意见一栏，写出部门的具体意见。态度要明朗，简明扼要，最后签名并注明时间。四、呈文格式包括：呈文文号、呈文题目、主管领导批示。呈文内容书写要符合规范。文号不得重复；呈文题目简明扼要，高度概括；主管领导名称不得袭用“酒店领导”的简称；在主管领导名称后，另起一行书写请示报告的主要内容；末尾签署呈文部门及时间。五、各部门负责人作为核稿人，不仅要对呈文内容审核，而且要审查呈文格式是否规范，对呈文负全面责任。六、各部门呈取文，需严格办理收发文手续，写明收发文时间、文稿内容、收发人姓名。若手续不全，总经理办公室有权不负责递送。七、各部门送来阅批的文件，总经理签发后两个工作日内发出。八、呈文程序：在呈文本上登记各部门呈文行政办主管领导在收文本上登记不按上述公文传递程序越级呈文，行政办将予以退回。行文管理制度一、以酒店名义的行文，先由部门承办人拟稿，经部门经理审阅后，送总经理办公室核稿并请总经理签发。二、缮印的文件均由拟稿人负责校对，重要文件（以酒店名义的行文）均由总经理办公室校对。打字、校对人均在原稿上签注姓名、日期。三、经修改后的稿件，如字迹潦草，涂改较多，模糊不清的，应由原拟稿人誊清后再打印。收发文管理制度一、公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、拟办、核稿、签发、印刷、用印、传递、归档、销毁等程序。二、酒店的收文，由档案秘书签收登记，总经理的收文由酒店总经理签收，属酒店领导亲收件，一律交收件人亲自拆封。三、公文登记后，由行政办公室根据总经理的指示，转交各位领导传阅，如需转交有关部门阅办，应由档案秘书送交，并经登记、签收后才可送交。四、阅读文件应按规定范围，秘密级以上文件须到行政办公室阅读。因工作需要借阅文件应办理手续，用完后及时退还，秘密级以上文件，各级领导及有关人员均不得携离办公室。五、各部门均应实行公文催办制度。负责办理公文的人员，对自己经手处理的公文，应件件落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。六、公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷，当年文件应于第二年第一季度移交完成。七、各级管理人员调动时，应将文件（含保密记录本）清理移交，凡参加会议带回的文件，应及时送行政办公室登记保管。八、没有存查必要的公文，经过鉴别和主管领导批准，由行政办公室定期销毁，销毁秘密公文，要进行登记，有专人监督，保证不丢失，不漏销，秘密级以上文件，不准作废品处理，一律集中按有关规定处理。印章管理制度一、印章刻制刻制印章是印章管理工作的一个重要环节。酒店需刻制新印章须报总经理批准；酒店各部门需刻制新印章，要写出报告，并附上新印章的名称、式样和规格，报经行政办公室批准，方可到当地公安部门申请刻制。新印章要做好戳记，并留样保存，以便被查。启用新印章，应选择好时间，并提前向有关单位发出正式启用印章的通知。二、印章保管酒店的行政印章和总经理的私章，由总办统一保管，并有专人专管；各部门的印章也要指定专人保管。未经领导批准，印章保管人不得委托他人代管印章，并不得携带出办公室使用。三、印章使用印章使用要做到：严格手续、认真审阅、详细登记、盖章正规。印章使用必须经批准，其权限可分级掌握。使用部门的印章，需经部门领导批准；使用酒店印章，须认真填写用印申请表，并附有关材料，经主管店领导审批后，方可使用印章，并进行登记，店领导不在时，授权总办主任核准。员工因私须开具各种证明，加盖酒店印章，必须书面申请并附有关材料，经部门经理批准并报酒店领导审批。四、印章停用由于机构变动或部门（单位）撤销等原因而造成的印章停用，按规定进行清理，并将其所有停用印章收到酒店行政办公室统一保管，同时办好移交手续。属于个人的印章应退给本人。经报请总经理批准后，按规定将停用印章存档或销毁。档案文件借阅管理制度一.借阅档案（包括文件、资料），必须先履行档案借阅登记手续，秘密级以上档案文件必须经酒店领导批准方能借阅。二.案卷不能借出，只供在行政办公室阅看，未立卷的文件及资料可借出。三.文件、资料借阅期限不得超过两个星期，到期必须归还，如需再借，应办理续借手续。四.借阅档案的人员必须爱护档案，要保证档案的安全与完整，对档案内容要保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，否则按违反《保密法》追究当事人的责任。五.借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告领导。六.外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅，但不能带离行政办公室。七.外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审核、签章后才能带出。介绍信管理制度一.介绍信种类1．信笺介绍信：用这种信笺开介绍信，可以表达较为复杂内容。2．存根介绍信：用这种介绍信主要是用于介绍某人到何处办何事的一个凭证。这种介绍信的存根要归档，保存期五年。3．证明信：以酒店行政的名义证明某人的身份、经历或者有关事件的真实情况的专用书信。二.介绍信保管与使用酒店介绍信一般由人事部秘书负责保管和开具，开具介绍信要严格履行审批手续。重要事宜需由部门领导签署意见后，报经主管店领导审批；一般事宜需由部门经理签字，人事部经理审批，方可开具介绍信。严禁开出空白介绍信。办公用品（设备）领用管理办法为了进一步加强酒店办公用品（设备）的申购领用管理，降低办公成本费用，根据有关财务规定和本酒店当前实际情况，特制订如下办法：一、酒店办公用品（设备）由总经理办公室统一购买及发放。二、各部门领用办公用品（设备）需填写“办公用品领用单”，经部门经理签字认可后，到人事行政部领取。三、人事部根据各部门领用情况，对无库存的办公用品（设备）进行申购，填制酒店申购单，列明品名、规格型号及数量，并向供应商询价。经财务部经理审核、总经理批准后，方可购买。车辆管理规定（暂行）一、公司办公用车由总办统一调派。二、各部门每日上午9时，将当日用车计划填写“用车申请单”，注明目的地、事由等，由部门经理签字后，交总办统一安排。临时用车也应填写“用车申请单”，由总办视事情的缓急另行安排。申请单如无部门经理签字，总办有权不予做派车安排。特殊情况除外。三、总办接到申请单后，开具“派车单”给相关驾驶员。驾驶员在接到“派车单”后方可出车。否则，视为私自出车，按旷工处理。四、驾驶员完成出车任务回到单位后，应立即将派车单填写完整交回行政办，以便备查。五、驾驶员在无出车任务时，应在休息室待命，不得私自外出。否则，视为旷工。档案管理制度一、酒店档案酒店档案是酒店在经营管理活动中形成的，具有保存价值的，以备查考的文字、图像、声音及其他各种方式和载体的文件材料。酒店档案管理机构总经理总办文员各部门兼职档案管理员1．文件立卷1.1文件立卷即对酒店在工作中具有存查价值、处理完毕的文件材料，系统、完整地归入卷宗暂保管，以备随时调用参考。1.2文件立卷的原则按照文件形成的自然规律，保持文件之间的历史联系，反映酒店工作活动特点和真实面貌，以利于加强酒店文件的保管和参考利用。1.3文件立卷的范围1.3.1重要的会议材料，包括会议通知、日程安排、工作报告、重要讲话、会议记要或决议、会议记录、典型材料、录音带、录像带、照片等；1.3.2上级发来的与酒店业务有关的决议、决定、指示、条例、办法、计划、规划、批复等；1.3.3酒店向上级单位的正式发文，包括请示、报告、计划、各类统计报表等；1.3.4酒店及各部门在接待宾客工作中的各类重要计划、安排、记录、总结，以及营业收入、创汇等统计材料等；1.3.5酒店与有关单位及不相隶属单位协商工作的往来文书，以及签订的各类契据，如合同、协议书等；1.3.6酒店各级管理人员的任免书，职工劳动、工资、福利、教育培训、考核及奖惩等方面的材料等；1.3.7酒店财产、物资、档案交接的凭证等；1.3.8酒店筹建或更新改造、设备设施大修一系列工程往来的文件、资料等；1.3.9酒店的大事记录，反映酒店重要活动的剪报、录音、录像、照片等；社会有关部门、单位发来的要求酒店共同贯彻执行和横向协作的有关文件、材料等；1.3.10重要投诉及其他信访工作的材料等；1.3.11重要的业务电报、电传、传真及有关经营管理而撰拟的各类条据等；1.3.12其他与酒店有关的重要书面材料或资料等。2.档案的收集2.1各部门随时收集办理完毕的文件材料，按类别分别存放。第二年经检查齐全后，整理归档。2.2各部门设兼职档案管理员，负责本部门文书档案的日常收集、管理、监督及检查。2.3文字档案的收集使用档案袋或档案夹。2.4电脑档案分别于电脑硬盘和软盘内保存，机密文件加设保护密码。3.档案的分类3.1按事宜分类：即按文件内容所涉及的具体事宜或工作进行分类。3.2按时间分类：即按文件形成的时间进行分类。3.3按收、发文单位分类。3.4按酒店部门设置分类。4.档案的编号4.1文件编号各部门对本部门发出的文件（发文、会议纪要等），采用部门代码+文件类型+日期+序号进行编号：XXXXXXX。机密文件还应按密级标明“机密文件”、“绝密文件”。酒店部门设置及代码如下：（英文开头字母）行政办EO财务部FC营业部MS人事部HR工程部EN保安部SE前厅部FO房务部HK餐饮部FB4.2案卷编号对已处理完毕的文件，按照文件类别及次序进行编号。5.档案的整理5.1检查文件认真检查每一类别中积累的文件是否齐全、是否符合归类。5.2文件排序每类文件可按文件形成时间顺序、重要程度或工作程序等进行排序。系统排列后，应用阿拉伯数字统一编写页码，以固定排列顺序，保证材料完整。5.3编写案卷标题5.4案卷标题反映该类文件的自然联系与共同特征，要求严谨，文字通顺、扼要。5.5填写案卷目录案卷目录包括顺序号、文件标题、文件编号和日期等。5.6填写案卷封皮案卷封皮的项目包括单位名称、案卷标题、卷内文件材料张数、起止日期和保管期限等。5.7案卷装订案卷装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，如对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制；装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边；纸面过大的文件，要按卷宗大小摺叠整齐。5.8案卷归档装订后的案卷，应按照年度进行排列，统一编号登记，填写《归档案卷目录》。6.档案的保管6.1涉及经济的档案，如合同、协议书、保证书等（原件）档案由财务部统一保管；硬件设施使用说明书或操作手册（原件）档案由工程部统一保管，其余档案由总办统一管理。6.2档案室应做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。6.3每年对档案进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。6.4对于已失去作用的档案要进行销毁。销毁档案要经过认真鉴定，确定销毁的档案材料必须列册登记，送总经理审批后销毁。6.5销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。7.档案的借阅7.1借阅档案，必须在档案借阅登记簿登记后方可借阅；机密级以上的档案文件须经总经理批准方能借阅。7.2借阅期限不得超过两周，到期必须归还，如需再借，应办理续借手续。7.3借阅档案的人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、复印、复制、摄影、转借或损坏。否则，按违反保密法追究当事人责任。7.4借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告档案管理负责人。7.5外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅。但不