如何编写文件制度

如何编写文件制度目录文件制度的作用文件制度的结构文件制度的基本要求文件的排版与格式文件的内容要求文件体系文件手册的编写………………介绍程序文件的编写…………重点作业指导书的编写………重点记录表格的制订…………重点文件制度的控制管理文件签审发布文件修订征询文件（待补充）什么是文件•什么是文件？GB/T19000-20083.7.2文件信息及其承载媒体示例：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准。注1：媒体可以是纸张、计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或他们的组合注2：一组文件，如若干个规范和记录，英文中通常被称为”documentation”。注3：某些要求（如易读的要求）与所有类型的文件有关，然而对规范（如修订受控的要求）和记录（如可检索的要求）可以有不同的要求。4什么是制度？要求成员共同遵守的、按一定程序办事的规程或行动准则。如：工作制度；学习制度。在一定的历史条件下形成的政治、经济、文化等各方面的体系。如：社会主义制度。旧指政治上的规模法度。什么是管理制度？管理制度是指企业根据法律规定和董事会的命令、决定，在其权限范围内制定的、规范组织及其成员须共同遵守的，具有约束力的，按一定程序办事的规程或行动准则。就其本质而言，企业管理制度实际上是管理者管理思想与理念、管理方法与技巧的具体表现方式之一。每一个管理制度也有它的中心思想什么是制度从体系角度上，文件能够沟通意图、统一行动，其使用有助于：•实现顾客要求和质量改进•提供适宜的培训--制订培训需求的依据及培训教材•重复性和可追溯性--产品可追溯性的依据•提供客观证据--质量活动的客观依据、管理体系的评价依据•评价质量管理体系的有效性和持续适宜性文件的形成本身不是目的，它应是一项增值的活动文件制度的作用从公司管理角度上，文件能够沟通意图、统一行动，其作用在于：（1）符合标准要求在ISO9001条文中，要求组织“建立体系，形成文件，加以实施和保持”（2）工作的依据明确工作职责和内容明确工作规程,规范管理合理化改进工作流程,改善部门间沟通提供适宜的培训文件制度的作用（3）提升管理技术水平的基础–当所有的工作要求都文件化后，可在此基础上通过日常工作不断提升管理和技术的要求。（4）知识经验的积累和共享（5）改善沟通环境，协调人际关系–用于工作的依据全部在书面上有明确的要求，在执行上大大减少了口头式的命令和沟通，减少了同事之间发生工作摩擦的机会文件制度的作用不同组织的文件制度的多少和详略程度取决于：组织的活动类型和规模过程及其相互作用的复杂程度顾客要求、法律法规要求、组织自身要求人员的能力质量体系文件的策划ISO9001：2008标准要求必须形成的文件质量手册质量方针质量目标文件控制程序记录控制程序内部审核控制程序不合格品控制程序纠正措施控制程序预防措施控制程序质量体系文件的策划质量体系文件的策划ISO9001：20084.1总要求：a.识别质量管理体系所需的过程及其在整个组织中的应用b.确定这些过程的顺序和相互作用c.确定所需的准则和方法，以确保这些过程有效运行和控制d.确保可以获得必要的资源和信息，以支持这些过程的运行和监视e.监视、测量（适用时）和分析这些过程f.实施必要的措施，以实现所策划的结果和对这些过程的持续改进；1、质量体系文件的标准要求详见“4.2文件要求”。•标准要求质量管理体系应至少包括以下6个文件化的程序：–文件控制程序（见4.2.3）–记录控制程序（见4.2.4）–内部审核程序（见8.2.2）–不合格控制程序（见8.3）–纠正措施程序（见8.5.2）–预防措施程序（见8.5.3）质量体系文件的策划体系文件是规定管理活动的一整套系统文件,由四个层次构成:程序文件作业指导书记录表格手册规定管理方针和描述管理体系的文件为进行某项活动或过程所规定的途径描述具体的作业活动的文件阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据体系文件的结构•QMS文件的结构质量管理手册程序文件作业指导书及管理文件表格、记录一阶文件二阶文件三阶文件四阶文件注：图纸图样、PFMEA、管理计划书、技术规范、检验基准类等。体系文件的结构•标准要求质量管理体系程序应至少保持以下19类质量记录：–管理评审的记录（见5.6.1）–教育、培训、技能和经历的记录（见6.2.2.e）–产品实现的策划（见7.1）–与产品有关要求评审的记录见7.2.2.）–设计和开发输入（见7.3.2）–设计和开发评审结果及措施（见7.3.4）–设计和开发验证结果及措施（见7.3.5）–设计和开发确认结果及措施（见7.3.6）–设计和开发变更评审结果及措施（见7.3.7）质量体系文件的策划–供方评价结果及措施（见7.4.1）–生产和服务提供过程的确认记录（见7.5.2）–客户财产异常记录（见7.5.4）–可追溯性产品的唯一性标识（见7.5.3）–内部审核结果（见8.2.2）–监视和测量装置的校准或验证依据和结果（见7.6）–纠正措施结果（见8.5.2）–不合格品的性质和处理措施及批准的让步记录（见8.3）–预防措施结果（见8.5.3）–产品符合接收准则的证据和负责放行的授权（见8.2.4）质量体系文件的策划文件制度的要求ISO9000文件制度的基本要求制度涵盖性—要求覆盖标准及相关方要求制度继承性—在原有体系基础上贯彻标准，持续改进制度合理化—闭环制衡，具有可证实性通用简单化—描述通俗，简捷易懂便于执行；形式统一化—文件格式、编号原则、版式页码、生效日期应遵循以下方面的原则：1.符合性符合标准的要求；符合法律法规的要求；符合组织的质量方针和质量目标；满足产品特性要求。2.确定性在描述质量活动过程时，必须具有确定性。保证过程的一致性，确保过程结果的稳定。即做什么(what)、为什么做(why)、何时做(when)、在哪里做（Where)、由谁去做(who)、怎样做(how)，必须加以明确规定。第8页文件制度的要求3.相容性–质量管理体系文件之间应保持良好的相容性，即不仅要协调一致，不相互矛盾，而且要各自为实现总目标承担相应的任务。4.可操作性–要符合组织的客观实际，使其具有可操作性。这是文件得以贯彻执行的重要前提。5.系统性–质量管理体系本是一个由组织架构、程序、过程和资源构成的有机整体。应对过程输入、输出、过程之间的界面接口和相互关系，以及文件的层次（支持性）关系施以有效的控制，使质量管理体系文件形成一个有机的整体。第9页体系文件编写的基本要求6.优化和高增值性–每个过程都应权衡风险、利益和成本，寻求最佳的平衡。–研究优化，首先要明确目标，识别约束条件（包括可能的各种负面效应），寻找可能的解决办法，实施最佳的方案。–这种优化思路应贯穿文件编写全过程。在文件实施过程中，要持续进行动态优化，以获得最佳的增值效果。第10页体系文件编写的基本要求7.预防–预防是质量保证的精髓，在质量管理活动中，要预先对可能的各种影响因素作出有效控制安排，应注重如何发现各种潜在的不合格因素，并在体系文件中加以体现。8.闭环–任何管理活动的安排均应善始善终，实施动态控制，并按照PDCA循环力求不断改进。在体系策划及文件编制时应体现闭环管理思想。9.普及性–尽可能扩展到组织最低层次第11页体系文件编写的基本要求质量管理体系文件编制除了应遵循前面所列的编写原则之外，还应注意以下事项：1.规范性（格式、内容）–为保持文件的规范性，应用统一的要求来编写，而不能自行其是，“百花齐放”。2.逻辑性–在内容安排及说明文字中，要符合逻辑规律，不能前后矛盾或说法不一。3.异常流的控制–即“非正常的少数”，指质量活动失控所造成的那一部分，异常流下的产品易失控而造成品质问题。如例紧急放行、设备漏检、标示丢失等。在体系文件中应对异常流有充分的控制措施，来预防失控。第13页体系文件编写的基本要求体系文件编写的基本要求4.文字表达准确、顺畅、简练–要注意文字表达的规范性。“准确”就是要表达清楚，避免歧意。“顺畅”就是要语句通顺，流畅。“简练”就是要简洁、明了。–质量管理体系文件要用词准确，例如：“必须……”、“应该……”、“应……”、“允许……”、“注意……”表示要求严格程度是不同的；不能用“是否……”、“请……”、“希望……”等词。第14页指导性和约束性鞭策性和激励性规范性和程序性文件制度的特点文件制度的分类方法很多，如——行政管理制度——生产管理制度——人力资源管理制度——财务管理制度等；——有实体制度——程序制度之分；——基础制度——通用制度——衔接制度等。文件制度的分类编写段时不宜出现“悬置段”。“悬置段”是指在同一层次的条之前出现了未予编号的独立的一段文字表述。悬置段示例：5.1××××××××××××××××××5.1.1×××××××××××××5.1.2××××××××××××××这里红色部分就是悬置段。文件制度的编写结构列项列项通俗地说是指一个句子分几行来表述。列项可用下述形式引出：一个句子；一个句子的前半部分，该句子由分行列举的各项来完成。列项表述示例：5.7其它当与现行管理制度相冲突时，应表明处理原则。处理原则的陈述可根据需要使用下列表述其中之一项：——××制度自本制度实施之日起即行废止。——现行制度与本制度有抵触的，以本制度之规定为准。——现行制度中与本制度之规定不相符的，应参照本制度予以修改。文件制度的编写结构不正确的列项表述示例：5.7其它当与现行管理制度相冲突时，应表明处理原则。处理原则的陈述可根据需要使用下列表述其中之一项：5.7.1××制度自本制度实施之日起即行废止。5.7.2现行制度与本制度有抵触的，以本制度之规定为准。5.7.3现行制度中与本制度之规定不相符的，应参照本制度予以修改。文件制度的编写结构文件编号QG/ZL01.02.003-A/0Q－企业标准G－管理标准01－职能分类号02－子个性代号03－顺序号A/0－版本好文件制度的编写结构（１）名称一般而言，用于文件制度名称的有这样一些词语：规定、规范、规则、办法、条例和制度。文件制度的编写结构（２）目的目的是表述管理制度所要达到的目标，是对这个管理制度应该起到的作用一种目标性的描述。文件制度的编写结构（３）范围一是制度的适用范围，又称实施范围；另一个是制度内容的范围。文件制度的编写结构（４）定义当管理制度中某些关键词语尚未普遍使用，或有可能影响管理制度的理解时，宜对这些词语加以解释说明。文件制度的编写结构（５）权责（职责与权限）权责为可选要素。当管理制度中的事项需要两个或两个以上部门参与完成且需要界定他们的职责时，应明确加以说明。必要时，即使管理制度中的事项只需一个部门完成，也可明确其职责。文件制度的编写结构（６）工作要求工作要求是文件制度的主体内容，可用一章或若干章予以表述。本规则中所指“工作要求”是一般性推荐标题。文件制度的编写结构（７）表格记录（８）流程图等（９）终结线（１０）特别说明（１１）附录图表含有一些要求或规定，则一般应当置于正文内而不能放到附录中来。文件制度的编写结构（１）幅面与页边距（２）名称（３）文件编号（４）章、条、段（５）列项（６）图、表（７）表单记录（８）终结线（９）特别说明（10）流程图（11）附录文件制度的编写结构１、基本心态２、基本思路３、基本要求４、管理制度的结构５、管理制度编写规则中的起草要求文件制度编制的基础要求1.基本心态管理制度其实就是管理者管理思想与理念、管理方法与技巧的具体体现方式之一。就具体编写某个管理制度而言，我们作为起草人就是要把我们对于这个管理制度所涉及的事项如何正确运作，运作成什么样子等等的一些思想理念、方法技巧融入进这个管理制度中去。文件制度编制的基础要求2.基本思路“为什么要做，什么人来做，做什么，怎么做，做成什么样”对于编写管理制度而言，为什么要做是目的，什么人来做是职责，做什么是范围，怎么做及做成什么样则是管理内容与要求。这是一个基本思路。企业管理制度=规范+规则+创新企业管理制度的编制或创新要按照事物的演变过程，依循事物发展过程中内在的本质规律，依据企业管理的基本原理，实