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主讲：潘国宏高效会议管理技巧通过学习本课程，你将能够：1、了解会议的目的、种类和体系2、了解会议效率低的原因及对策3、掌握有效为会议做准备的要领4、掌握会议中的沟通和反馈技巧5、掌握会议主持人的会议管理技巧6、学会提高会议效率和质量的技巧第一讲、当今会议面面观一、会议的意义二、会议的目的三、会议的种类四、会议的频率五、会议成本的计算一、会议的意义1、是一个集思广益的渠道2、显示组织或部门的存在3、是重要的群体沟通方式二、会议的目的1、开展有效的沟通2、资讯传达3、监督员工的工作进展4、达成协议、解决问题5、决策和资源共享6、开发创意7、激励员工的士气8、巩固经理人地位三、会议的种类（一）按会议人数分：1、一对一会议2、团体会议（二）按会议方式分：1、面对面会议2、电话会议3、视频会议三、会议的种类（三）按会议目的分：1、固定的部门会议2、临时处理突发事件的会议3、宣布人事安排和政策的会议4、当众表扬或批评别人的会议5、集思广益的会议三、会议的种类1、固定部门会议至少每月一次2、全体的会议建议每半年一次3、处理突发事件会议避免频繁4、一对一的会议要以随时举行四、会议的频率五、会议的成本1、会议的时间成本：=参加会议的人数*（与会者的准备时间+与会者的旅行时间+会议时间）+会议秘书工作时间+会议服务人员工作时间公司表彰大会的时间成本约为：600*（0.25+0.25+2）+20+20=3=1540小时2、直接的会议成本3、效率损失的费用会议的费用成本=会议时间成本*单位时间费用公司劳动竞赛表彰会会议成本=1540*8=12320中高层研讨培训会的会议成本=220*20=4400第二讲、会议效率不高的原因及解决方案一、会议效率不高的原因二、如何进行预防性管理三、高效会议的八大特征四、会议规范一、会议效率不高的原因1、时间安排得不合适2、地点安排得不妥当3、开会对象选择不对4、主持人影响力不够5、参会者的技能不够6、准备工作不够充分7、目的和结果不明确二、如何进行预防性管理1、会议时间安排要合适2、会议地点安排要得当3、开会的对象要选择对4、主持人要有影响力5、参会者要有听的技能6、要充分做好准备工作7、明确开会原因和目的三、高效会议的八大特征1、只有必要时才召集2、经过好好筹备过3、拟定和分发了议程表4、严格遵守了时间5、一切都是按部就班6、请了最有经验的人出席7、结束时做了评论和总结8、记录了决定、建议和负责人四、会议规范1、时间安排方面的规范2、固定的会议流程规范3、会议本身要遵守的规则（一）种类1、参会者要将工作安排交给会议主席2、超过1小时的会议要有书面的通知3、所有参会者都要准备发言的心态4、会议要准时开始、准时结束5、负责人对决议能否达成负直接责任四、会议规范（二）遵守的规则6、在会上要维护别人的尊严7、要有人提出不同的意见8、会后要能拿到书面的记录9、参会者要履行反馈职责10、要请第三方监控会议质量四、会议规范（二）遵守的规则第三讲开会前的准备工作一、如何判断是否需要开会二、会议准备的作用和方法三、会议准备的内容四、主持人如何做会前准备不需要开会的情况1、已经按惯例开过的会议2、没有要讨论的特别事情3、还有比开会更好的方法4、预算出的会议成本太大5、决策者已经决定的事情一、如何判断是否需要开会一定要开会的情况1、把信息同时传递给很多人2、需要别人参与以集思广益3、需要听取各部门工作汇报4、需要当众表扬或批评时5、给小组或部门分配任务时一、如何判断是否需要开会会议准备的作用1、可选择最适当讨论方式2、使参会者有讨论的方向3、事先告知参会者做好准备4、节省会议时间与减少冲突二、会议准备的作用与方法会议准备的1H5WH——How怎么样开会W——Why为什么开会W——What开什么样的会W——When何时开会W——Who谁来参加会W——Where在哪儿开会二、会议准备的作用与方法会前准备的内容1、设定沟通目标2、制定行动计划3、如何应对争执4、进行SWOT分析四、主持人如何做会前准备SWOT分析S——Strength优势W——Weakness劣势O——Opportunity机会T——Threat威胁四、主持人如何做会前准备第四讲成功会议的五种策略一、如何做开场白二、如何分配发言时间三、如何掌握议事进度四、如何达成会议决策一、如何做开场白开场白是会议开始之前3至5分钟的谈话，系统而简洁，并有明确宗旨的一段讲话。开场白的程序1、概括会议进行的程序2、提供跟讨论有关的资讯3、规范会议的议程4、指定会议记录者5、征求对议程设计的意见一、如何做开场白掌握议事进度的方式1、语言方式2、非语言方式三、如何掌握议事进度决策的方式1、权威决策2、少数服从多数3、共识决策4、无异议决策四、如何达成会议决策达成团队决策的方法1、头脑风暴法2、德尔菲方法3、易地思考法4、思路转换法四、如何达成会议决策主持人发言最多的原因1、对会议的议题特别熟2、地位高而且声望较大3、负担较多的行政责任四、如何达成会议决策第五讲会议中的沟通与反馈技巧一、会议中的沟通技巧二、会议中的反馈技巧沟通漏斗你心里想的100%你嘴上说的80%别人听到的60%别人听懂的40%别人行动的20%一、会议中的沟通技巧沟通的定义为了设定的目标把信息、思想、情感在个体或者群体之间传递并且达成协议的过程。一、会议中的沟通技巧沟通的金三角一、会议中的沟通技巧沟通的冰山模式互动：八个共同点5-20%工作层面80-95%关系层面一、会议中的沟通技巧有效沟通的原则1、有明确的沟通目标2、有明确的时间约束3、充分做好准备工作4、要重视每一个细节5、要积极努力地倾听6、双方努力达成目标一、会议中的沟通技巧造成沟通困难的要素1、信息和专业知识掌握的不够2、重点强调不足或条理不清楚3、不会积极的聆听4、按自己的思路去思考虑5、时间太长失去耐心6、准备不充分7、沟通中一方有情绪8、语言不通9、记忆力不好一、会议中的沟通技巧得到对方信任的窍门1、要找出双方的共同点2、适当展示能力和水平3、适当暴露脆弱的地方4、建立信任一、会议中的沟通技巧批评三步曲1、首先表扬特定的成就2、指出做得不好的地方3、以肯定和支持来结束二、会议中的反馈技巧第六讲主持人的会议管理技巧一、倾听技巧二、讲话技巧情景模拟一、倾听技巧一、倾听技巧二、讲话技巧情景模拟“听”字的繁体写法聽一、倾听技巧倾听的礼节1、听听别人的故事2、听听别人完整的故事3、先听听别人完整的故事一、倾听技巧倾听的技巧1、点头且微笑2、眼神的接触3、发出倾听声音4、身体向前倾5、重复和总结6、必要时做记录一、倾听技巧表达感受的两句话1、我也有过相同的经历2、如果我是你，我跟你感觉一样一、倾听技巧1、展示Presenting2、探询Probing3、评论Commenting4、建立Building二、讲话技巧5、测试Testing6、总结Summarizing7、排除Shuttingout8、引进Bringingin9、建议Proposing二、讲话技巧第七讲如何对待会议中的意外情况一、“蝉”型发言者的症状及应对办法二、“鲨鱼”型发言者的症状及应对办法三、“驴”型发言者的症状及应对办法四、“兔子”型发言者的症状及应对办法五、“螃蟹”型发言者的症状及应对办法1、讲故事（和讨论的主题无关）2、讲了很久才能进入主题3、讲得太模糊，没有具体事例4、拒绝倾听别人的主要观点一、“蝉”型发言者的症状及应对方法“蝉”型发言者的症状对付“蝉”型发者的办法摇头且微笑赞许且手势往下合上笔记本事先确定发言时间替他总结一、“蝉”型发言者的症状及应对方法“鲨鱼”型发言者的症状1、有攻击别人的倾向2、给予消极否定意见二、“鲨鱼”型发言者的症状及应对方法对付“鲨鱼”型发言者的办法1、非语言性打断2、重申会议规范3、反问法二、“鲨鱼”型发言者的症状及应对方法“驴”型发言者的症状1、防卫性特别强，心里头有情绪2、不能站在别人的立场上看问题3、过于敏感三、“驴”型发言者的症状及应对方法对付“驴”型发言者的办法1、点名发言2、重复问题3、突出他的贡献三、“驴”型发言者的症状及应对方法“兔子”型发言者的症状1、质疑正在使用的程序2、总是提议不同的方法四、“兔子”型发言者的症状及应对方法对付“兔子”型发言者的办法1、肯定他的贡献2、重申可以先试用现在的程序四、“兔子”型发言者的症状及应对方法“螃蟹”型发言者的症状1、做别的事儿2、小团体讨论3、经常接电话4、经常打瞌睡5、其他的方式五、“螃蟹”型发言者的症状及应对方法对付“螃蟹”型发言者的办法1、强调时间压力2、重申会议规范3、带入别人4、短时沉默五、“螃蟹”型发言者的症状及应对方法第八讲主持人与参会者的守则与责任一、主持人的守则与责任二、参会者的守则与责任三、主持人与参会者怎样达成协议一、主持人的守则与责任1、要营造和谐的气氛2、负责会议照常进行3、负责总结讨论内容4、引导发言人去解释5、帮参会者理清思路6、避免会中意见一边倒7、减少和议题无关的争论8、要保持中立的态度一、主持人的守则与责任主持人调停失败的原因（一）1、听完陈述后就没词了2、向双方之一表示赞同3、阻止对方宣泄4、指出双方都有错误5、缩小问题的严重性一、主持人的守则与责任主持人调停失败的原因（二）6、引导双方攻击自己7、建议举行其他主持人会议8、表达出自己不愉快的情绪一、主持人的守则与责任参会者的十大守则（一）1、会前充分准备2、会中贡献创意、意见3、以解决问题为己任4、摒除部门之见二、参会者的守则与责任5、尽可能多地获取信息6、耐心倾听、尊重他人意见7、勇于发言，言之有物8、不隐恶扬善，不人身攻击9、避免不当的肢体语言10、会后总结参会者的十大守则（二）二、参会者的守则与责任冲突的二维模型二、参会者的守则与责任处理冲突的类型1、暴力型2、迁就型3、回避型4、协作型5、妥协型二、参会者的守则与责任第九讲会议记录一、记录者功能和胜任条件二、对会议记录的十大建议三、团队会议的误区会议记录者的功能1、仅次于主持人2、记录及维持议程所设计的顺序3、协助主持人总结与归纳一、记录者功能和胜任条件会议记录者的胜任条件（一）1、反应敏捷2、写字快的人3、知识面广的人一、记录者功能和胜任条件会议记录者的胜任条件（二）4、记忆力强的人5、组织能力强的人6、倾听能力强的人7、总结能力强的人一、记录者功能和胜任条件1、重要的会议应该进行录音2、定期召开的会议不用录音3、多数会议指定会议记录者4、记录者的笔记流畅不失真5、会议记录者的责任更全面二、对会议记录的十大建议6、会议记录内容全面而准确7、会议结束后整理记录内容8、会议记录应有组织地整理9、与主席共同修正错误部分10、将会议记录发送给与会者二、对会议记录的十大建议1、社会性懈怠2、团体思维（从众）3、团体极化三、团队会议的误区一、参会者如何进行会后跟进二、主持人如何进行会后跟进三、会后自我评定四、如何提高下次会议质量第十讲会后跟进参会者会后跟进的内容1、拿到会议记录以后要细读2、分析不同参会者的众生相3、考虑自己任务的完成方法4、会议是一项新任务的开始一、参会者如何进行会后跟进主持人会后跟进的内容1、请大家填写会议评估表2、针对意见做出改进措施3、询问和联络缺席的同事4、制定跟进计划，负责跟进5、如有需要，找高层协助6、如计划进行顺利，取消下次会议7、会议之后检讨得失