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第一章公文写作概述第一节写作基础知识一、主题与材料文章应在占有材料的基础上提炼深刻、鲜明、正确的主题。机关实用文体表现主题的方法要求是：直接阐述、单一集中、“以意役法”、片言居要、善用标题。材料是写作的基础，材料是说明观点和主张、表现主题的支柱。积累与占有材料的途径主要有：亲自观察体验，调查采访，从既有文献资料中采集。积累和占有材料的基本要求就是“多多益善”。选取材料的要求：围绕主题选取材料，选取具有典型性的材料，选取全面真实、高度准确的材料，选取新颖、生动的材料。二、结构、表达方式与语言结构安排的主要环节包括：选择角度、设置线索、安排层次、划分段落、设计开头与结尾、处理过渡和照应等。结构安排的注意事项包括：正确反映客观事物发展的规律和内在联系；服从和服务于表现主题的需要；适应不同文体的特点；文章的结构应达到严谨、自然、完整、统一的要求。常用的基本表达方式包括：叙述、议论、说明等。(1)叙述就是对人物、事件和环境所作的概括性的交代和表述，分为顺叙、倒叙、插叙等数种。(2)议论就是写作者对客观事物进行分析和评论，以直接表明观点和态度。议论的要素构成：论点、论据和论证过程。议论要论点正确、鲜明，论据确凿，能有力地证明论点，论证要做到周全、严密、无懈可击。论证分为立论与驳论两大类。其常用的方法有：例证法、喻证法、类比法、对比法、反驳法、归谬法。(3)说明就是写作者对客观事物的性质、状态、特征、成因、构造、功能、用途所进行的介绍解说和阐释。说明是机关实用文体写作常用的基本表达方式．具体形式有：概说、界说、解说。语言运用的基本要求包括：语言是文章第一要素。撰写文章要求语言合体、得体，准确、顺达，简洁、明快，生动、有力。三、常用文体的特点及写作方法1．记叙文记叙文是以叙述、描写为主要表达方式，以记人、叙事、写景、状物为基本职能．对社会生活中的人、事、景物的状态及其变化发展进行叙述和描写的文章样式。其特点有四：(1)全面真实，没有虚构。(2)要素全面，选材典型。(3)以叙述、描写为主要表达方式。(4)语言生动活泼，富于表现力。2．议论文议论文以确定或反驳一种论点的方式实现其写作目的．它所表现的是一个合乎逻辑的推理过程，其篇章结构模式一般为：(1)开头——引论这部分内容用于提出一个令人关注的问题或指明形成这一问题的情境，具体内容可以是其中的一项或几项。①直接提出问题或阐述观点。②指明讨论问题的目的、意义、原因。③从对有关背景材料的介绍说明中引出论题。④概述全文轮廓，提出中心论点等。(2)主体——本论这部分内容是对问题做合乎逻辑的推论分析，对论点提供足够的支持，其具体内容可以是其中的一项或几项。①紧扣论题对材料和问题进行分门别类的具体分析。以推理或引证的方式澄清论点；②以中心论点为核心，从不同角度提出问题形成的各个分论点，每个分论点从一个方面说明总论点；③对问题或材料作纵向递进式剖析，推出各个分论点逐层向总论点靠拢等。(3)结尾——结论这部分内容是对论点进行概括或适当的引申，具体内容可为下面的一项或几项。①归纳并进一步阐明论点。②从结论中引出可预见的新问题。③指明结论的理论或实践方面的价值。④指明确立正确认识后解决问题的方法途径(主要适用政论文)等。3．说明文说明文的特点：解说性强；具有知识性、信息性；客观性强；语言更重通俗、简明、平实。与记叙文相比较，说明文的写作更需冷静、科学、客观．无需有个人的感情流露，而记叙文则渗透着作者个人的立场观点和思想情趣。在表达方式的运用上，说明文以说明为主并辅之以描写和议论，它与记叙文以叙述、描写为主，辅之以其他，追求文章的迂回曲折、富于文采有所不同。写作目的方面，说明文在于给人以知识和信息，帮助人们准确认识客观事物，记叙文则在于通过对客观事物及其发展变化的叙述与描绘，再现人物和事件，以此来感染人、启发人，给人以美的享受。与议论文相比较，说明文首先在写作目的上与议论文不同。议论文在于阐明一个道理，争取人们接受这些道理并自觉体现在行动上，这与说明文给人以知识和信息，帮助人们认识事物的目的和出发点是有区别的。在写作态度方面，说明文着重对客观事物、事理进行准确、客观的介绍解释，不需写作者个人的思想倾向，议论文的思想倾向性则极为鲜明，带有较强的主观性。说明文体的一般结构模式：开头——一概说；主体一分说；结尾——总说。第二节公文概述一、公文的概念和特点公文，又称公务文件，是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录形式。公文形成的目的是为了满足各类社会组织记载事物、表达意志、交流信息、联系工作、处理各种事务的需要。公文归纳起来具有以下特点：(1)突出政治性。(2)恪守法定性。(3)保持权威性。(4)注重保密性。(5)讲究规范性。(6)围绕事物性。二、公文文体文体即文章的体裁。文体归属取决于文章的使用目的及其所带来的一系列特点。人们使用公文的目的就是用书面语言表达用以反映意图和客观情况的公务信息，将其快捷有效地传递出去，并为受文者直接获取和理解，在规定的时空范围内对受文者的认识和行为产生强制性影响。这一使用目的就使公文成为一种以白话文为原则的。叙述、说明、议论三种表达方式兼用的特殊应用文体。首先，公文具有应用文的基本属性，是一种应用文体。应用文体区别于其他文体的特殊属性主要有直接应用性、全面真实性、结构格式的规范性。其次，公文又是一种特殊的应用文。这种特殊性主要表现为：被强制性规定采用白话文形式；兼用议论、说明、叙述三种基本表达方式。三、公文结构公文的结构指公文的组织构造，具有规范性和相对确定性。公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。公文的其他组成部分有文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其标记、抄送机关、注释、印发说明等。公文能够穿越时间与空间的限制，有效地传递公务活动所需要的信息，是机关在公务活动中行使职权的重要工具。第三节公文的种类一、公文的分类为了撰制、处理与管理的需要，可依据不同的标准，从不同的角度对公文作如下分类：(1)根据形成和作用的公务活动领域。公文可分为通用公文和专用公文两类。通用公文。指各类各级机关普遍使用的文件，如请示、报告、函等；专用公文，指在一定专业机关和业务范围内专门使用的文件，如外交文件、司法文件、军事文件、会计文件等。(2)根据内容涉及国家秘密的程度。公文可分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密六类。对外公开文件．指内容不涉及国家秘密可直接对国内外公开发布的文件；限国内公开文件，指内容不涉及国家秘密但不宜或不必向国外公布．而只在国内公开发布的文件；内部使用文件，指内容虽不涉及国家秘密，但不宜对社会公开而只限在机关或系统内部使用的文件；秘密文件，指含有一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害的文件；机密文件，指含有重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的文件；绝密文件，指含有最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害。害的文件。(3)根据行文方向。可将公文分为上行文、下行文、平行文三类。上行文指向具有隶属关系的上级领导、指导机关报送的文件；下行文指向所属被领导、指导的下级机关发送的文件；平行文指向同一系统的同级机关或非同一系统的任何机关发送的文件。(4)根据内容的性质，公文可分为规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性文件等。规范性文件是指以强制力推行的用以规定各种行为规范的法规、规章等；领导指导性文件是指由领导指导机关制发的用于颁布方针政策、法规规章，指导、布置工作，阐明领导指导原则的文件；公布性文件是指直接向国内外公开发布的文件；陈述呈请性文件，是指用于汇报工作、陈述情况、提出建议、请求指示或批准的文件；商洽性文件是指无传递方向限制．用于探讨协商一般事项的函件等；证明性文件是指用以对某组织或个人的使命、身份、经历或某事件提供证据和对有关各方面权利、义务、责任作出规定的文件。(5)根据处理时限的要求，公文可分为平件、急件、特急件三类。平件指无特殊时间要求可按常规依次处理的文件；急件指内容重要并紧急需打破常规优先传递处理的文件；特急件指内容至关重要并特殊紧急，已临近规定的办结时限需立即优先迅速传递处理的文件。(6)根据来源，在一个机关内部可将公文分为收文、发文两类。收文指本机关收到的来自外部文件。发文又可分为两种，一种是指由本机关制成发往外部的文件；一种是由本机关制成只供内部使用的文件。二、通用公文的文种文种，又称公文名称，用以概括表明公文内容、性质、作用及作者权限、制发公文的目的、要求等。文种是公文的必要组成部分。在公文中正确标明文种，有利于维护公文的严肃性、权威性、有效性，能为公文的撰写、处理提供便利。行政机关通用公文，通常称为行政公文。1．命令(令)命令(令)适用于高级别的行政机关依照有关法律法规发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。2．决定决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3．公告公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。4．通告通告适用于公布社会各有关单位应当遵守或者周知的事项。5．通知通知适用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。6．通报通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。7．议案议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。8．报告报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。9．请示请示适用于向上级机关请求指示、批准。10．批复批复适用于答复下级机关的请示事项。11．意见意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。12．函函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。13．会议纪要会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。第四节公文的格式、编排与稿本一、公文的格式公文格式是指组成公文的各部分文字符号在载体(纸张等)上排列的规定。公文格式具有较强的规范性。规范的公文格式有利于维护公文的严肃性，方便对其进行阅读与传递、处理，有利于应用各种现代化信息技术处理与管理公文。公文格式主要是对载体的规格尺寸、载体区域划分、公文各组成部分的排列次序与编排式样、文字符号的形体及尺寸等予以规范。目前我国通用公文载体、书写、装订要求的格式一般为：(1)公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文的用纸幅面尺寸，可根据实际需要确定。(2)公文纸分为可用以书写、印刷文字、图形等符号的图文区与不允许出现任何符号的白边区两个区域。上白边(天头)和左白边(订口)应分别宽于下白边(地脚)和右白边(翻口)。(3)所有文字符号从上至下，自左而右依次横写横排(少数民族文字可按其习惯书写、排舨)，正文的行长应与图文区宽度相等(即通栏排)；左侧装订。(4)在公文撰写和印制过程中，各个组成部分的标注编排均需遵循一定的规范性要求。二、公文书写各部分的编排次序1．保密等级在文稿上，应根据公文实际的涉密程度，用汉字“绝密”、“机密”、“秘密”分别予以标注，并后加“★”，必要时还应注明保密期限(如机密★5年)。在正式发出的印制本上，保密等级位于公文首页图文区左上角，一般用3号或4号黑体字印刷。2．紧急程度这是表明对公文送达和办理的时间要求的标志。分别用汉字“特急”、“急”表示。表明紧急的这些字样，一般在公文首页文头的右上角或左上角、密级标志的下方，可以加盖印戳或直接印上。有时也可以在标题中标明，如“紧急通知”等。紧急程度的标志，目的在于引起人们注意并为催办公文提供依据，确保紧急公文优先处理，避免延误。3．文头在印刷本上，文头位于公文首页上端，约占图文区面积的1／3弱，以大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色(一般为红色，但也可根据需要用其他颜色)印制，居中排一行。联合行文的公文，一个作者占一行，主办单位排列在前。4．发文