22基建工程项目文件管理规定

1华能平凉发电有限责任公司管理制度HNPD-19-JG22基建工程项目文件管理规定2007-12-24发布2007-12-24实施华能平凉发电有限责任公司发布HHNNPPDD2华能平凉发电有限责任公司基建工程项目文件管理规定第一章总则第一条为规范华能平凉电厂基建工程项目文件的管理，明确各单位在建设项目档案工作中应承担的责任，更好地为公司的生产建设和经营管理服务，根据公司工程项目的特点，特制定本规定。第二条本办法规定了华能平凉电厂基建工程项目文件管理的内容与要求，检查与考核。第三条华能平凉电厂各部门、参与电厂工程建设的监理、设计、施工、安装、调试等单位均应执行本规定。第二章依据文件第四条依据最新国家和行业法规、标准的要求，制订了本实施细则。（一）《中华人民共和国档案法》；（二）《中华人民共和国档案法实施办法》；（三）《电力工程竣工图文件编制规定》（DL/T5229-2005）；（四）《档案执法监督检查工作暂行条例》（国家档案局发布1992年3月30日）；（五）《国有企业文件材料归档办法》（国家档案局、国务院国有资产监督管理委员会2004年；（六）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）；（七）《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2005）；（八）《建设工程监理规范》（GB50319-2000）；（九）《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）；（十）《技术制图复制图的折叠方法》（GB106093-89）；（十一）《关于印发建筑工程施工图设计文件审查暂行办法的通知》（建设[2000]41号）；（十二）《电力工程达标投产管理办法（2007年版）》（中国电力建设企业协会）；（十三）《火电企业档案分类表（6-9大类）》（国家电力公司总文档[2002]29号）；（十四）《华能火电建设项目文件归档制度》（2005年1月1日起试用）；（十五）《华能国际电力股份有限公司火电工程建设考核标准》（2007年版）；（十六）《平凉发电公司档案收集管理办法》。3第三章管理内容与职责第五条项目文件的内容基建工程项目文件是指整个建设项目从提出、立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、生产准备到竣工投产（使用）全过程中形成的经过专业技术人员鉴定，应当归档保存的文字材料、图纸、图表、计算机光盘、声像材料等文件。包括立项审批文件、设计基础材料、设计材料、工程管理文件、施工文件、监理文件、合同文件、设备文件、竣工图、生产技术准备、竣工验收文件等。第六条管理职责及分工在公司总经理的领导下，行政部全面负责工程档案管理工作，各职能部门和施工单位、设计、监理等单位的领导和专业人员，对所负责项目的档案形成及完整性、准确性、有效性、规范性、价值性负直接责任，具体职责分工如下：（一）建设单位1.行政部（1）档案室参与落实领导责任制，组建有监理单位、设计单位、施工单位、调试单位等参建单位参加的档案管理领导小组；建立健全基建档案管理制度；统一业务标准和规范；构建档案管理网络体系。（2）档案室负责对建设项目的文件形成、档案编目、验收与移交的全过程监督、协调、指导和检查。（3）档案室负责对参建单位送交的项目文件进行检查、验收，对不符合要求的项目文件有权拒收，并要求其限期整改；并汇总统一编目，编制档案检索工具。（4）档案室负责对建设项目的前期文件、施工管理性文件、设备文件、竣工验收文件和生产准备及生产等阶段形成的文件收集、整理和归档。（5）档案室负责对设计文件、施工图、设备等文件的登记、分发和复印工作。（6）档案室负责按照《火电企业档案分类表（6-9大类）》及《火电施工质量检验及评定标准》的单位工程编号，为施工单位制定单位工程档案案卷编号规则，确保工程档案的归档率和准确率。（7）档案室负责基建工程档案的安全管理工作。（8）文书及条法专责负责对本工程的收发文件（含发文手稿）、重要会议文件、纪要（与扩建工程项目有关）、合同进行分类、登记、移交档案室。2.项目管理处工程部（1）负责催促承包单位将工程前期勘测设计基础文件（包括可研、项目评估、环境预测调查报告、4地质、地形、水文、水质、水源、气象、地震、燃料分析等文件）连同电子文档移交档案室。（2）负责催促参建单位将设计文件（包括初步设计、技术设计、施工图设计、施工组织设计、技术规范书）、竣工文件等连同电子文档移交档案室。（3）负责对各参建单位和承包单位移交的工程设计基础资料、设计文件、施工文件、监理文件、调试文件及竣工文件和竣工图（含设计院）等工程技术文件的专业审核即：检查技术资料是否完整、齐全、是否与工程实际相符等内容的确认签字，并承担相应的经济责任考核。（4）负责提交基建工程会议纪要、工程简报、专业总结及机组的建设总结等文字材料。（5）负责与安质部、监理公司会同编制、督促落实基建工程项目文件管理实施细则（包括单位工程编号、质量验评划分范围表、项目通用表式的规范、各种表单的编码等）。3.项目管理处安质部（1）负责编制质量管理性文件、单位工程质量验评划分及评定资料。（2）负责检验报告、锅炉及压力容器安全性能报告、设备和施工质量缺陷处理。（3）负责质检报告及整改记录、不符合项和事故处理报告。并对施工、监理、调试等单位移交的验评表、项目施工文件、监理文件、调试文件及竣工图等工程技术文件进行审核。（4）负责工程建设期间安全监督管理性文件，异常情况处理报告等。（5）负责移交质检大纲所规定的文件材料。并在质检监督检查结束后，应按监检阶段与内容分别写出质量监督检验报告。（6）负责牵头与监理、工程部门专业人员会同编制完善工程项目文件（设计变更通知单、变更设计通知单、不符合项报告、工程答疑单、会议纪要、设备开箱验收单、设备缺陷报告、紧急事故处理单、施工图审查单、遗留问题单、附加工作通知单、工程联系单、工程进展报告等）的编码工作。4.项目管理处计划部（1）负责工程前期依据性文件、工程管理性文件、包括征地、招投标文件、工程概预算、工程总决算等的收集、整理并定期移交档案室。（2）负责将项目档案管理纳入合同管理，与勘察、设计、监理、施工等单位签订合同协议时，应设立有关工程项目文件的专门条款，明确规定各参建单位对项目文件的责任及完成标准（含份数、清单、整理标准等），明确监理单位对项目文件的监督和审查责任。5.项目管理处脱硫办负责移交有关脱硫项目的各项资料。6.燃料供应部（1）负责工程全部设备、材料的资料（开箱记录、材质证件、复试报告、产品合格证、商检资料、图纸、说明书等）设备招投标的接收、并定期移交档案室。5（2）负责全部工程设备招投标文件的接收，并定期连同电子文档移交档案室。（3）负责将项目档案管理纳入合同管理，与设备供应商等单位签订合同协议时，应设立有关设备、材料文件的专门条款，明确规定各供应商对项目文件的责任及完成标准（含份数、资料清单等）。7.策划部（1）负责收集整理生产管理性文件，含各阶段调试方案、大纲、记录、操作规程、考核期试运行记录、生产准备、人员培训教材等，并定期移交档案室。（2）负责收集整理机组达标投产文件等，移交档案室。8.财经部严格执行项目文件工程结算会签的管理办法，没有档案部门在《项目文件归档移交证书》上验收签字，财经部应不予付款。（二）施工单位1.将项目文件的管理纳入项目工程计划、落实项目档案工作领导责任制、纳入工程质量管理条例之中。2.按照《火电机组达标投产考核标准（2007年版）》要求，根据工程现场实际情况，负责收集、编制、整理、装订项目施工中形成的各种原始文件，并检查其内容是否齐全、完整、准确，符合规定。（含电子版）。3.负责提交施工过程中形成的照片档案，整理时应编制文字说明，对事由、时间、地点、人物、著作等内容做相应的著录。4.对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改到相应的文件，准确率达100％。5.在项目竣工验收后三个月内，向建设单位提交经整理的竣工档案和其它有关的项目档案，在合同项目完成后应编制详实的“工程施工技术总结”，并办理移交签证。6.负责将项目文件目录录入或拷贝到“平凉电厂档案多媒体管理系统”。(一)设计单位1.按照合同、协议的规定，负责及时向建设单位提交经系统设计、整理的各阶段文件、图纸及设计文件总目录（含电子版）。2.按照《电力工程竣工图文件编制规定》（DL/T5229-2005）规定或设计合同，负责编制范围内的竣工图（含电子版），并在项目竣工验收后三个月内向建设单位移交。3.工程完工后必须及时提交一份完整的按专业划分的设计修改通知单原件（附汇总表）。4.在合同项目完成后应负责编制“工程设计总结”。（三）监理单位1.必须按照《工程建设监理规定》的规定，发挥大监理的作用，参与“工程竣工验收”，并签署准确6的建设监理意见。2.对建设项目中产生的竣工文件、竣工图进行监督和审查并写出书面整改意见，确保其完整、准确。3.负责编制单位工程编号及施工、安装项目质量验评划分表，向建设单位移交。4.负责规范项目施工文件中表式及编码的统一。5.在建设监理任务完成后，负责监理工作中形成的文件材料整理组卷，并检查其内容是否齐全、完整、符合档案规定要求，在项目竣工验收后45天内向建设单位移交工程建设监理竣工文件（含电子文件）。6.在合同项目完成后应负责编制“工程监理总结”。（四）调试单位1.负责移交调试项目的调试方案与措施、调试记录、调试验评、调试报告、性能试验等调试技术文件。2.负责移交调试过程中设备缺陷处理记录。3.负责移交调整试运质量验评报告。4.在项目竣工验收后二个月内负责提交调试过程中变更设计资料及调试工作总结。第四章归档要求及范围第七条归档文件的总体要求(一)完整性1.每一个工序、环节、工程事故的调查处理等全过程内容要求齐全完整；2.每一份文件的底稿与正本、请示与批复及各表式文件的内容填写等要求齐全完整，不能有缺漏。（二）准确性1.文字内容无错、漏、差；2.图纸与文字相符；3.图纸与实物相符；4、总体与分部一致。（三）有效性1.内容有效：字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字认可手续完备；2.字迹材料有效：归档保存的文件不得用圆珠笔、铅笔、复写纸、纯蓝墨水、红墨水、复印件、热敏纸、涂改液、水印章。3.项目文件电子版内容必须与纸质文件内容保持一致。（电子文件载体：不可擦写光盘）（四）规范性71.项目文件的表式应统一规范：如检验申请批复表、材料报验单、评定表、联系单等；2.项目文件及其表式的文件编号应统一；3.公文格式符合国家规范要求；4.签字盖章符合要求；5.竣工图编制符合规范。（五）价值性1.对项目运行和维护、处理各种纠纷及其历史研究等有一定的保存和利用价值；普发性的、重份的、事务性的、内容不清晰及不利于长久保管的，无保存价值，不必归入；2.价值认定既要考虑现实需要，又要考虑未来长远利用价值。第八条归档范围（一）工程建设综合文件1.工程前期文件（1）项目建议书及批复。（2）可行性研究报告及评审文件。（3）项目评估资料。（4）设计任务书、计划任务书。（5）环境影响评估报告书及审批文件。（6）工程前期有关依据性的会议材料、纪要、备忘录等。2.设计基础材料（1）地形和地质勘察报告。（2）水文、气象、地震等设计基础资料。（3）水质、水源材料。（4）燃料分析报告。3.设计文件（1）初步设计、概念设计（含概算）及评审文件。（2）技术设计（含司令图）及评审文件。（3）施工图设计（含预算）及评审文件。（4）概算书及审批文件。（5）总体施工组织设计。4.工程管理性文件8（1）征、租地文件（含红线图、拆迁、补偿合同、协议等）。（2）与设计、施工、制造、调试、监理等单位的合同、协议、纪要、备忘录。（3）施工执照。（4）招标、投标文件。（5）环保、消防、四通一平、工业安全卫生等方面的合同、协议、执照、许可证及审批文件。（6）其它有关部门的审批文件。（7）与设计、施工、制造、调试、监理、质检等单位的来往函件（含质检通知单、商检、索赔、涉外文件等）。（8）上级机关有关工程建设的决议、批示及重要会议纪要和指导性文件。（9）工程会议文件材料。（10）锅炉及