公文处理常识

1公文处理常识一、什么是公文公文是党政机关、人民团体和企事业单位在实施管理、处理公务过程中形成的具有特定或法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，沟通信息，交流经验和记录情况的重要工具。二、公文的特点一般来讲，公文具有以下特点：1．具有法定的作者。公文的作者是指依法设立、并能以自己的名义独立行使权利、承担相应义务的社会组织机构（党政机关、人民团体和企事业单位等）及其领导人。2．具有法定的权威性和约束力。公文是发布者依据职权制发的，体现了制发或授权者的意图，在法定的时间和空间内对受文对象的行为产生强制性影响。3．具有很强的政治性和政策性。党和国家制定的路线、方针、政策，以公文的形式下达，党政机关、人民团体和企事业单位负有传达、贯彻、执行的责任。因此，各单位制发的公文，必须符合党和国家的方针、政策，保证各项方针政策的贯彻执行。4．具有很强的针对性和时效性。公文是为解决具体的现实问题而制发的，具有很强的针对性。这种实用性决定了公文的时效时，即公文应制发及时，提高效率，注重时效。公文时效的特2点还体现在，一些公文随着现实问题的解决和工作的完成，其使命也随之完成，失去了现实效用。5．具有规范的体例格式和特定的处理程序。为了维护公文的严肃性、权威性，提高公文运转效率，党和国家有关机关规定了统一的公文格式以及公文处理的程序和制度。一些单位也结合实际，制定了具体的公文处理规定，制发公文时应遵循这些规范和要求。三、公文的作用一般来讲，公文具有以下作用：1．指挥策令作用。各单位可以通过制发公文来部署工作，传达决策意图和要求，对下级单位的工作进行领导和指导。2．行为规范作用。用以规定人们行为规范的条例、规定、办法等规范性公文，一经公布，便成为一定范围内的行为规范，必须遵守和执行。3．宣传教育作用。公文不但要传达决策意图、布置任务，还要分析形势、解释原因、说明情况，使受文对象统一思想、提高认识、明确目标，发挥主动性和提高积极性。4．传递信息、联系公务的作用。单位之间可以用公文进行工作联系、沟通情况、交换意见和商洽公务。5．凭证记载作用。公文是制发单位公务活动的真实记录，也是受文单位执行或处理问题的依据。公文归档后即成为制发单位和受文单位工作的历史凭证，也是编史修志和查考的重要依据。3四、公文处理工作主要包括哪些内容公文处理主要包括公文的收文办理、发文办理、公文管理、整理立卷和归档利用等一系列相互关联、衔接有序的工作。收文办理包括签收、启封、登记、审核、拟办、批办、分送、承办、催办等；发文办理包括拟稿、审核、签发、印制、校对、用印、分发等；公文管理包括文件的公开发布、撤销、废止以及文件的复制、清退等；整理立卷和归档利用包括文件的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等内容。五、公文处理工作的依据一般来讲，企事业单位公文处理工作的依据有以下三个方面：1．有关法律法规和行业标准。如：《中国共产党机关公文处理条例》（中办发〔1996〕14号）、《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）、《国家行政机关公文格式》（GB/T9704—1999）、《国务院国有资产监督管理委员会公文处理暂行办法》（国资发〔2006〕171号）。2．上级单位有关公文处理的规定和要求。3．企事业单位根据或参照上述规定，结合实际制定的本单位的公文处理规定。六、公文处理工作的目标和基本原则公文处理工作的目标是实现规范化、制度化、科学化。规范化是指公文处理的每项程序、操作都要遵循一定的规则、方式和要求，办理结果要达到一定的标准和规格；制度化是指在规范化4的基础上，将程序、规则、要求、标准等以规章制度的形式固定下来，并加以贯彻执行；科学化是指公文处理的规范、制度应符合公文处理的规律和实际，同时公文处理工作中应当运用现代科学技术，采用现代化的办公手段，以提高公文处理的质量和效率。公文处理工作的基本原则是实事求是、精简高效、集中统一；基本要求是及时、准确、安全、规范。七、做好公文处理工作在组织领导和人员素质方面有何要求1．各单位负责人应当高度重视公文处理工作，加强对本单位公文处理工作的领导和检查，并模范遵守公文处理的有关规定和程序。2．各单位应明确公文处理管理部门主管本单位和指导下级单位的公文处理工作，并设立文秘部门或者配备专职人员具体负责公文处理工作。3．公文处理人员应具备良好的政策和理论水平，熟知有关法律法规、业务知识和公文处理的有关规定，有强烈的责任感、大局观和保密意识，坚持原则，严谨细致，精益求精。八、常用公文种类《中国共产党机关公文处理条例》规定党的机关公文的种类有：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14种。《国家行政机关公文处理办法》规定行政机关公文的种类有：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。5九、选择和使用公文种类1．根据行文目的确定公文种类。如请求上级单位批准、给予指示、帮助支持的，应使用“请示”；安排部署工作的，应使用“通知”；指导下级工作的，则应使用“意见”。2．根据行文关系确定公文种类。一般来说，受文单位是上级的，应选用“请示”、“报告”等上行文种；受文单位是下级的，应选用“通知”、“批复”等下行文种；向不相隶属单位行文应使用“函”等平行文种。“会议纪要”和“意见”在上行、下行和平行文中皆可使用。3．根据行文单位的职权确定公文种类。如《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》规定的文种，有的只能由党的机关或行政机关使用，企事业单位则不能随意使用，例如，“公报”、“议案”等。十、公文格式标准化的意义1．公文作为一种特定体式的文体，在国家政治生活、经济建设、社会管理活动中起着十分重要的作用。公文格式即公文的表现形式，规范的公文格式不仅体现公文的法定权威性和约束力，而且有利于提高工作效率，保证政令畅通。公文格式不规范，不仅影响公文的质量和美观，更重要的是会影响公文的效力，甚至由于格式不规范而造成各种谬误，直接影响公文的严肃性和应有作用的发挥，有时还会因此造成重大失误。2．公文格式标准化是公文处理工作本身所需要的。公文处6理要实现规范化、制度化、科学化，公文格式的标准化是重要前提。公文格式标准化，将大大方便公文处理工作，提高工作质量和效率。十一、组成公文的各要素划分为哪三部分，各部分主要由哪些要素构成。公文格式中，一般将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称为眉首，主要包括：公文份数序号、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号和签发人。置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称为主体，主要包括：公文标题、主送单位、公文正文、附件、成文日期、公文生效标识和附注。置于主题词及以下的各要素统称为版记，主要包括：主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等。十二、上行文在格式上有何特点，为什么要标注签发人姓名，如何标注1．上行文在格式上与一般行文的不同之处在于：上行文必须标注签发人姓名，其中请示件还应当在首页上方留出约1/3的天头作为领导批示区域，并在附注处注明联系人和联系电话。2．上行文一般是需要上级单位批复或指示的请示件和重要事项报告件，标注签发人姓名，体现了领导负责制和公文的严肃性。73．标注签发人姓名应在发文单位标识之下、红色反线之上、平等排列于发文字号的右侧。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一行，其他单位签发人姓名从第二行起在主办单位签发人姓名之下，按发文单位顺序依次顺排，下移红色反线，使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行。十三、公文的特定格式所谓公文的特定格式是相对通常意义上的文件格式而言的，主要有信函格式、命令（令）格式和会议纪要格式。这些实践中普遍使用的公文格式，有其特定的作用。如信函格式是针对非普发性公文所采用的一种格式，通常用于答复、解释或说明某具体事项；命令格式则体现了国家政令的权威性和统一性；会议纪要格式是专门记载会议议定事项的一种固定形式。上述特定格式印制的公文和通常文件格式印制的公文，其作用和效力是相同的，只是表现形式有所不同。十四、公文为何要标注发文字号，如何标注标注发文字号的作用有两点：一是为检索和引用公文提供专指性较强的代号；二是为统计和管理公文提供依据。发文字号由发文单位代字、年份、序号三部分组成。其中，年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角符号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），序号前不加“第”字。例如，“江科办字〔2009〕123号”，其中“江科办字”指发文单位代字，“2009”指年份，“123号”指发文序号。一般地，发文单位代字应经发文单位正式行文予以确认。8十五、怎样标注公文的秘密等级和保密期限秘密等级是标识公文保密程度的一种标志，保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。涉及党和国家秘密的公文应准确标识秘密等级。秘密等级按涉密程度分为绝密、机密、秘密，用3号黑体字标识，两字之间空一格。如需同时标识秘密等级和保密期限，应将二者用“★”隔开，“★”前标密级，“★”后标保密期限。若公文带有附件，其附件有密级的，应以其中的最高密级标识公文的密级。凡未标识保密期限的涉密公文，其保密期限按照绝密30年、机密20年、秘密10年认定。涉及企事业单位商业秘密的公文亦应当标注相应的密级，其秘密等级和保密期限由各企事业单位按照国家有关规定和本单位实际确定。十六、怎样标注公文主题词公文主题词是在实践中提炼出来、能够概括公文内容、经过规范化和优选处理的词或词组，主要用于公文的检索查询。标注公文主题词，可根据公文内容按国务院办公厅秘书局《国务院公文主题词表》和中共中央办公厅秘书局《公文主题词表》或本单位编制的主题词表进行标注。上行文应当按照上级单位的要求标注。一般地，一件公文除类别词外，最多标注5个主题词。标引顺序为先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映公文主要内容的词，最后标反映公文形式的词（文种）。若在主题词9表中难以找到准确反映公文主题内容的类属词时，可以在类别词中选择适当的词标引。同时将能够准确反映公文内容的词标在类属词的后面，并在该词后面加“△”标记，以便区别。十七、公文的成文日期与印发日期的区别公文的成文日期即落款日期，也是公文的生效时间。一般是以发文单位负责人签发的日期为准，联合发文以最后签发单位负责人的签发日期为准；经会议讨论的公文，可以通过日期为准，如任免通知、会议纪要等；电报以发出日期为准。公文的印发日期即公文的付印时间。一般情况下，成文日期与印发日期可以有一定的时间差，主要是公文签发之后，往往需要经过复核和印制等环节，因此印发日期可略晚于成文日期。应当指出的是，某些规范类公文，如政策性、规章制度类公文，其施行日期与公文的成文日期会有一定的时间差，即某些政策、规定从制定下发到实施需要有一定的准备时间，行文时应根据实际情况在公文中加以明确。例如“本规定自2008年9月1日起施行。”表明该规定的生效日期应以2008年9月1日为准，而不是公布该规定的公文的成文日期（该规定的批准公布时间）。十八、公文如何落款用印公文的落款用印，一般有加盖印章不落款或加盖印章同时落款两种形式。一般行政公文，采用加盖印章不落款的形式。公文的落款用印需要注意以下问题：1．需要落款的公文，落款时应使用公文单位全称或规范简称。联合发文时，落款应与发文单位标识名称和顺序相吻合。102．印章应压在成文日期上，不得出现空白印章。成文日期的横向距离是右空4字；纵向与上文的距离要依印章大小而定，其标准是印章加盖在成文日期上，上距正文空1行。一般地，当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上（图1）；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上（图2）。3．当公文排版后所剩空白处不能排下印章位置时，应采取调整行距、字距的办法，使印章与正文同处一页，不采取标注“此页无正文的”方式。图1下套式示意图图2中套式示意图十九、会议纪要格式的特点会议纪要格式，是以固定