酒店前台和客房服务组织重构

酒店前台和客房服务组织重构有价值的创新都围绕三个方向：提升用户体验、降低酒店成本、提高酒店收益。个人认为酒店的人力组织演变的趋势：从信息化-移动化-共享化-平台化的过程。一切能信息化的业务都会信息化、一切能移动化的服务终将移动化、一切能共享的部门都可以共享，一切能平台化的商业都会被平台化。我们选择国内几家中端酒店的人力组织架构作为案例探讨。1、中端酒店人力配置从表中各家人力资源配置可以看出不同经营思路，在150间客房基准线的人力配置上全季酒店格外显眼，全季继承汉庭极致人房比策略，能少一个绝不多一个，门店不单独设置人事和财务，224间之内的门店不设置销售。在餐厅、PA、客房、前厅相比其他中端品牌也是最低的，应该说人力配置已经到极限。我们发现有汉庭基因的亚朵管理团队在人力配置并没有走全季的路子，而在餐厅、客房、前厅强体验的三个部门重兵投入。与其他品牌“前台”“总台”“前厅”的岗位名称不同，亚朵则以“客户服务大使（初级、中级、高级）”、“客服服务经理”、“高级服务经理”来命名，从前厅服务职能向客户体验为中心职能转变，其职责范围除了前台服务之外，酒店品牌推广、餐厅监督，以及代办客户的一切需求。“客户服务大使”承担酒店与用户的连接点，有点类似管家服务。各品牌在客房人力配置差异不大，客房服务员除了客房清洁外，还有临时清洁需求以及承担部分送物的角色。但客房卫生清洁都是标准化的工种，关联最大的因素应该是酒店的入住率。在餐饮方面，君亭延续高星酒店管理基因，注重菜品及选择丰富性，人力投入相对豪华。而开元曼居最新餐厅人力配置在做瘦身。不管团队是高星级基因还是经济型基因，大家都在用户体验、酒店房价、餐饮收益方面选择了不同的经营策略。相对于酒店的位置条件、酒店硬件是固定因素，而用户高感知的“前厅部”、“客房部”、“餐饮部”是可变因素，酒店70%人力集中在这三个部门，我们如何优化配置从而提升用户体验？人力配置多少跟用户体验之间存在哪些内在关联？我们的服务人力投入用户到底买不买单？2、人力配置VS用户体验我们需要从用户端的数据上找到一些蛛丝马迹。通过慧评的各家酒店2015全年的网评数据，我把各酒店在“餐厅”、“客房”、“前厅”部门的人力配置（人数）和用户好评率（百分比）进行一个交叉比对。综合服务好评率：包含客房服务、前台服务、迎宾服务、餐厅服务、服务宏观根据图表数据，按照从上到下顺序进行对比分析。用户对餐饮的评价主要是餐饮环境、菜品、餐饮服务指标。亚朵、君亭在餐饮人力配置上比全季、麗枫、曼居要多，从在用户好评率上也相应的体现出整体高了几个百分点。比较意外是亚朵9人配置好评率是86%大于君亭13人配置的好评率80%，我在亚朵和君亭都体验过早餐，应该说君亭的从菜品数量上远大于亚朵，或许在餐饮服务方面与用户群体诉求点是好评率的变量因素。用户对卫生的评价主要以客房卫生为核心，附带大堂、走廊、餐厅、异味方面。其工作由客房服务员和PA共同完成。同样配置13人客房服务员和3人PA，麗枫（82%）与亚朵（92%）相差相对比较大，除了酒店硬件新旧的因素外，说明酒店从人力效能管理方面应该有提升的空间。用户对前台评价主要围绕checkin、checkout，预订服务、总机服务、前台其他服务。这是对酒店入住、退房、服务响应时间及效率的考验。15人重兵“客户服务大使”把守亚朵以98%的好评率大幅领先。在综合服务方面，亚朵的98%服务整体好评率非常亮眼，似乎以“客户服务大使”的组织构架在“客房服务、前台服务、迎宾服务、餐厅服务、服务宏观”的整体服务体验得到用户端的正面反馈。补充：来自用户点评样本个数通过慧评的数据，我们能初步意识到用户体验和人力配置及组织架构是存在关联的，在一定程度上讲是成正比的关系。酒店面临组织优化的难点是如何用全季的人力配置能得到亚朵的好评率？也就是说，有没有办法在有限的人力配置下提高用户体验？本篇的重点讲酒店客房和前厅部门组织优化思路。组织重构的思路在文章开头提到，落地到前厅和客房组织方面可以总结为把前台和客房的业务信息化，把前台和客房的服务移动化。从而实现标准的工作可视化，机械工作的自助化，解放出劳动力提供个性化服务。3、前台服务流程重组这两年我们感受比较深的是OTA和平台让“预订酒店”和“支付方式”移动化渗透加速。前厅的原有的工作职责主要围绕酒店入住流程、客房服务流程、退房流程，其实每个点都已经在陆续移动化。我分别入住流程改造、退房流程、客房服务流程提出改造思路。微信前台执行方案（入住流程）：你可能会讲我们需要考虑到不同的用户，不同的场景需求。比如要考虑用户手机没电、不用微信，没有微信支付、不想关注微信账号等情况，还要考虑绝大多数酒店门锁不具备移动化，这些都是客观存在的。个人的建议就是结合酒店自身的情况，尽可能把服务移动化，剩下的让用户自己去选择。从入住体验来看用户在乎checkin、checkout的效率，那么酒店要做的是让用户的动作足够简单。非酒店微信的用户需要的动作是：未付款：“出示身份证”+“出示付款二维码”已付款：“出示身份证”+“扫码关注酒店微信”已经是酒店微信的用户需要的动作是：“出示身份证”在非需要身份验证的行业，比如餐饮行业，这样服务场景已经非常普遍。微信提供接口是扫码支付成功自动关注酒店公众账号。那么对用前台来说，核心的工作就是“验证身份”+“扫码”+教育用户可以通过微信开门和提交服务请求。这时候，前厅的角色已经从“办理入住”向用户提供住店期间“客户服务”角色转变。微信前台执行方案（退房流程）：同样在退房流程上，让房卡移动化，就不存在实体交房卡。让消费结算移动化，不用到前台对账单。让开具发票需求提早准备，让用户不用前台排队等待。用户真正做到随时自主离店。前台的工作主要三件事：“验证身份”+“扫码”+“准备发票”。如果哪天验证身份和发票在线实现移动化，理论上传统意义上的前台工作将不复存在。4、客房服务流程重组有人会讲，用户打个电话就能解决，干嘛还要用微信来提交服务，确实简单服送物的服务需求电话也是非常容易完成服务。但对于相对复杂的需求，电话的沟通效率并不高。举一个大家点外卖的例子，你要通过电话叫餐的痛点在于“选择什么菜”、“价格怎么样”、“什么时候送到”、“是否有活动优惠”，所以更多的时候你愿意用美团或者淘点点来解决。我总结下传统模式存在的用户痛点：1、不知道酒店有哪些服务2、复杂的需求沟通时间长3、总机有可能占线4、不知道要等多久，期间无法做其他事物（睡觉、出门等）酒店管理方的痛点：1、总机三班次的人力成本2、需要二次通知相关服务员3、服务员的服务效率/工作量/服务水平无法追踪4、服务如果涉及清洁/送物/送餐，物资消耗无法及时统计。基于微信的服务中心流程的基本逻辑：第一步让业务信息化：酒店服务的主要内容是“送餐”、“送物”、“洗衣”、“清洁”（多数中端酒店没有“送餐”，高星级酒店则是一个基本服务）。用户在酒店微信号上能清晰知道服务内容以及提交需求，这对酒店服务体系设计及微信端的交互逻辑要求非常高。现在简单的服务诉需求甚至可以用机器人语音来完成请求，微信后端接收服务信息。第二步服务移动化：当用户发送需求，系统匹配相应部门的服务员，把他们准备服务的流程信息化，让用户知道自己等待时间。通过建立与用户的连接，酒店后期增加其他的个性化服务内容。第三步服务状态及服务满意度：每个服务员服务次数、工作量、服务满意可追踪。并激发用户点对该服务员点评（类似滴滴打车），酒店通过服务的数据来优化流程及制定员工的绩效分配机制。第四步人力分配机制：当酒店业务信息化、服务移动化比例提高到一定层度，酒店人力资源可以根据入住率以及服务频次来合理匹配岗位人力，实现全职+兼职+共享的方式弹性的解决方案。从组织重构的建议来说，当前台和客房服务移动化逐步完善，其原有的部门组织功能在不同层度上被解构。与用户高频接触的业务部门抽调成员成立“微信服务中心”，主要职能是优化“客房服务”+“前厅服务”+“餐饮服务”的移动化服务流程，根据用户的需求和反馈来进行针对性调整。纵观全行业移动互联网最大机遇在于组织变革，以上是与实践的酒店朋友沟通和自我的总结，希望有实践经验的酒店朋友共同参与，进一步交流探讨酒店组织变革的方向和机会。讨论区Q：韩伟锋|开元酒店集团运营总监：“首先非常认同“把前台和客房的业务信息化，把前台和客房的服务移动化”的提法，从顾客体验角度来看，经济或中档酒店在信息化应用方面的优秀的案例有听到，但是高星级酒店由于相对复杂的业务流程和顾客年龄层次等问题，通过信息化应用受到大幅提升体验感的案例听到较少，对于如何更好的在高星级酒店做好应用这问题岛主有何建议？”A：陈熙慧|寻龙资本合伙人：“高星级酒店提供服务的内容项目多，在业务逻辑上设计上会相对复杂。但高星级把业务信息化和服务移动化之后能够给酒店服务优化和人力匹配带来更明显的效果。从执行层面，我个人建议可以可以选取部分最核心的业务，找到几个核心服务需求做深度，把过去高星级酒店服务的频次从高到低的顺序，太低的可以砍掉先不做。对于有年纪的用户，酒店要做的是做微信功能的体验做到最优，上加上适度引导和激励，是一个转化率的问题。”Q：王伟|希尔顿欢朋CEO：“有成功案例了吗？人房比变化如何？”A：陈熙慧|寻龙资本合伙人：“现在有邦友酒店正在都在做相关的开发工作，还未上线。刚才邦友也提到，现阶段传统流程和微信流程并存，在人房比上效果并不会明显。更多是积累服务数据，让流程优化有迹可循，从而提升用户体验。”Q：韩义|金房卡创始人：“有没有测算一下有无微信植入并且不影响体验的情况下，这几家中端酒店能节约多少人下来。”A：陈熙慧|寻龙资本合伙人：“简单的粗暴的调整办法就是大家取值最小的，那么就是全季的26人。但多数酒店应该会有不良反应。如果没有技术因素，单纯部门缩减+部门重组，我想可减少的人非常有限。更多是服务的侧重点转变，在用户满意度上做提升。”Q：Lilian|微信支付运营总监：“文中提到把前台的业务流程移动化，把前台的复杂的功能变成只有检查身份证，因为查身份证是国家风控的诉求不是酒店业务的诉求，所以也是前台可能是变成服务的开始，用户可以把酒店变成全自助的环境。前台的功能的极简化为后台丰富创造可能性，当我需要人的时候能够给我提供管家式的人性化服务。我有一个问题，我们对行业提出了，也想了很久。到底极简化前台的功能，丰富用户真正需要的服务功能，在成本上对酒店有多大的利好？酒店有多少驱动力去做这个事情？至少我没有看到酒店有太大的动力，我也不知道是什么原因？”A：陈熙慧|寻龙资本合伙人：“你讲的我也非常认同，极简化前台是为了提供丰富的个性后端服务。至于你的问题，微信的应用跟人力成本现在没有明显体现出效果，一个原因是用户使用酒店提供的微信服务比例现在比较低，需要一个过程。另外一个因素是服务移动化是个技术活，其实酒店很多环节没有完全完成（预订、支付、门锁、后端等），流畅的微信全流程体验入住酒店还没见到，多是缺胳膊少腿的，都还在完善中。”申现波|书香酒店集团IT总监：微信的操作大部分还是在70，80，90后身上，商务酒店还有一定比例的客人不习惯微信的开门、支付等移动化操作，所以在一定时期同时存在传统和微信双套模式。这期间酒店的人员其实是双份工作，节约人力有限。韩伟锋|开元酒店集团运营总监：酒店的服务是要靠人来提供，但是酒店的人员设置很重要，是否把人放到了宾客体验的关键点上，从文章数据来看，亚朵酒店在前厅部投入更多的人获得了宾客的认可，前厅部多放人也就意味着，创造了更多与宾客服务接触的机会，一些岗位的和服务的提供在中档酒店中具有独特性，超预期的体验往往会获得好评。毛惠龙|格林悦?公寓CEO：格林悦+公寓目前的人员配比是（1店长+1管家）人:16间房。安保、工程、PA绿化、服务台，全部岗位基于绿城物业基础服务团队实现；格林悦+公寓，仅配备1名店长-负责所有对客服务工作，上班时间根据当日客房出租情况灵活调剂；仅配备1名管家-负责所有客房的日常保洁工作。由于我们返租绿城物业进行反租运营，因此我们本身就是物业公司服务对象，遇到特殊需要采购维修材料等有偿付费。