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山西国峰2×300MW低热值煤综合利用电厂工程档案管理制度2013-9实施山西国峰煤电有限责任公司发布1目录1总则......................................................22引用标准..................................................23组织管理和各部门的职责....................................23.1组织管理..................................................23.2工程部的职责..............................................23.2.1档案室的职责............................................23.3其他部门的职责............................................23.4各参建单位的职责..........................................34管理内容和方法..............................................34.1纸质档案的归档要求........................................34.2特种载体档案归档要求......................................34.3工程项目档案的归档范围、保管期限、归档时间...............44.4项目竣工档案过程管理......................................44.5竣工资料复核..............................................64.6竣工图验收................................................64.7文件资料的接收............................................64.8项目工程档案的装订与装盒..................................64.9工程档案的保管、统计......................................64.10档案的借阅与利用.........................................74.11档案的检查和考核.........................................75附件........................................................82附录A档案管理网络图........................................9附录B建设项目竣工档案验收表...............................10附录C单位工程概况....................................13附录D案卷封面.............................................17附录E卷内目录.............................................18附录F备考表...............................................19附录G火电建设项目档案交接签证表...........................20附录H案卷移交目录.........................................23附录I竣工资料预验接收单...................................24附录J竣工资料复核情况表...................................25附录K照片档案目录.........................................26附录L文件归档范围、保管期限与分类号参照表.................2731总则为确保公司建设项目档案的完整、准确、系统和有效利用，根据DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、CB/T11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》、DA/T42-2009《企业档案工作规范》、GB/T18821-2002《照片档案管理规范》等规范、标准，结合公司的实际情况，制定本制度。本制度适用于山西国峰2×300MW低热值煤综合利用电厂工程基建期档案管理。本制度对工程基建竣工资料、设备资料及过程性文件等作了详细规定，具体归档范围和归档顺序见附录L。通过本制度的实施，将进一步加强国峰工程档案管理标准化、规范化。力求在山西国峰工程建设中提供优质的信息资源服务。2引用标准GB/T11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求》DL/T241-2012《火电建设项目文件收集及档案整理规范》DL5277-2012《火电工程达标投产验收规程》DA/T42-2009《企业档案工作规范》档发【2004】4号国有企业文件材料归档办法DL/T5229-2005《电力工程竣工图文件编制规定》GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》GB/T18821-2002《照片档案管理规范》GB/T9704-2012《党政机关公文格式》3组织管理和各部门的职责3.1组织管理4公司总工程师负责建设项目档案归档等工作的组织管理，并负责监督实施、执行本制度。3.2工程部的职责负责基建期档案的归口管理。工程部主任是工程档案工作的第一责任人，对工程文件归档的完整、准确负责任；各专业专工对工程文件质量严格把关，确保工程资料内容真实、准确、有效；3.2.1档案室的职责负责建设项目全过程项目文件材料形成、积累、整理及归档质量的业务监督与指导。建立项目档案管理网络，组织落实制度的实施工作。确保项目文件材料的规范性、有效性及归档案卷的完整性、系统性。对不符合归档要求的技术资料责令责任单位整改。按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格的，退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。专（兼）职档案管理人员是本制度监督实施的执行人，对本制度的执行情况及存在的问题提出持续性改进意见。档案管理在业务上接受上级公司及上级主管部门的指导、监督检查，同时还接受地方行政管辖区域内档案局的执法监督检查。3.3其他部门的职责3.3.1各部门须将归档工作纳入部门及人员的岗位职责，并有考核控制措施。3.3.2各部门主任是本部门档案工作的第一责任人，对本部门文件归档的完整、准确负领导责任；执行国家和上级档案管理的法律、法规，落实档案管理制度，督促本部门专业人员和兼职档案员做好工程项目档案的积累、整理、归档工作。53.3.3各部门专业人员：对所辖范围的档案形成及完整性、正确性负直接责任，自觉执行公司有关档案工作的制度，及时完成档案工作中涉及本专业的任务。3.3.4各部门设置兼职档案员，负责本部门在各项管理中形成材料的积累、整理、归档等具体工作，在业务上受档案室的指导、监督和检查。3.4各参建单位的职责3.4.1施工单位的职责各施工单位必须在工地设立与工程建设任务相适应的技术资料管理部门，作为工程文件的归口管理部门，统一负责项目文件的接收、处理、分发、传递、保管和归档工作，负责对形成文件材料的规范性、有效性、准确性、完整性及归档案卷等质量的审查，并将整理合格的档案向建设单位移交。要求配备专（兼）职人员负责做好责任范围内的档案资料管理工作，将相关档案人员名单报业主档案室备案。各参建单位需指定一位项目副总工程师以上的领导负责项目工程档案资料全过程的管理工作。3.4.2设计单位职责设计单位负责提交各阶段设计图纸、设计变更文件以及对接收文件的处理工作。设计单位必须按合同中规定的图纸交付进度、图纸数量及时提供工程图纸资料。3.4.3监理单位职责监理单位负责提交对工程进行质量、安全、进度、投资、合同管理和信息管理等方面进行监理形成的文件材料，负责做好设计文件、设备文件及联系单、签审及处理工作。4管理内容和方法4.1纸质档案的归档要求：4.1.1归档的文件材料必须齐全、准确、完整、系统，并且能准确反映工程建设活动中的真实内容和历史过程，字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字6认可手续完备；表格中如有未填写或未填满内容的栏目，应盖上“此项空白”或“以下空白”印章；也可以在该格杠“-”或“/”。手工书写材料，必须用有利于长期保存的墨汁、碳素墨水等规定材料，不得用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。4.1.2文件资料内所使用的工程项目名称、参建单位名称必须统一规范；必须采用标准表式，填写必须规范，签名必须手写、齐全，并注明日期。4.1.3文件资料等需原版原件归档。4.1.4文件材料的载体原则上使用A4幅面（297mm×210mm），70克白纸（附图除外）左边必须留有25mm的空白装订线。均应由激光打印机打印，不得用喷墨打印机打印。4.2特种载体档案归档要求4.2.1照片的文字说明：概括地揭示照片所反映的全部信息；文字简洁、语言通顺，一般不超过200字；统一用阿拉伯数字表示时间。每个单位工程必须交不少于6张反应不同阶段的工程照片，数码照片的格式为JPG格式。题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，如人物、时间、地点、事由等。本工程照片统一冲洗成5寸纸质，与其总说明和分说明一起嵌入照片档案分页纸，最后施工单位将本工程的照片按照单位工程划分的顺序整理成相册，与电子版照片一起按要求移交。档号标识示例：0101-8411（Z）4.2.2底片的方案说明：底片需另写文字说明。4.2.3光盘需简要说明：盘中存储文件的内容、运行的软、硬件环境、版本号、密码等。4.2.4录像带需简要说明：该片的内容、制式、语别、规格、带长（放映时间）、形成日期和密级等。声像资料，必须图像清晰、声音清晰、文字说明齐全。录音、录像文件应保证载体的有效性。4.2.5录音磁带需简要说明：讲话内容、讲话人的姓名和职务、讲话的背景事件、录制日期、密级、讲话时间等。74.2.6电子档案整理（分类应与纸质档案分类一致）参照GB/T11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》和GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》进行整理。载体类别的标识，可使用汉语拼音，如GP。例：0101-8411（GP）4.2.7非电子档案的数字化要求：扫描分辨率参数大小的选择，以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。采用彩色模式扫描的文件，采用PDF格式存储。扫描后的图像文件应与纸质或照片档案档号对应。4.3工程项目档案的归档范围、保管期限、归档时间4.3.1工程项目档案的归档范围为基本建设、设备两大类，还包括特种档案、其他资料等。（归档范围见附录）保管期限分永久、定期（30年、10年）。4.3.2特种档案的保管期与相对应或相关内容的纸质载体档案相同。4.4项目竣工档案过程管理：包括：竣工图的编制、工程变更资料的编制、竣工文字资料的编制、竣工档案的验收。4.4.1竣工图的编制竣工图的编制工作应分阶段、及时、准确、清楚、完整，真实反映工程竣工验收时的实际情况。设计单位应及时做好设计变更记录，并将变更情况及时反映在设计图纸上。对于跨专业的设计变更，应及时通知相关专业。竣工图编制单位应编制“竣工图编制总说明”，在总说明中应叙述竣工图的编制原则以及各专业的竣工图卷册目录。对每册修改图纸，宜编制分册说明，内容包括：修改内容、修改原因、提供修改资料单位，竣工图编制深度应与施工图的编制深度一致，编制应规范、齐全、完整、修改到位，真实反应项目竣工验收时的真实情况，字迹清晰，整洁，签字手续完整。签名真实，不得代