山谷蓝商务管理制度

商务管理制度山谷蓝/泰科曼公司商务管理制度北大纵横管理咨询公司2002年11月商务管理制度目录第一章商务部门部门职责.....................................................................................................3第二章采购管理制度.............................................................................................................4第三章库存管理制度.............................................................................................................9第四章发货管理制度...........................................................................................................14第五章其他出库管理...........................................................................................................16第六章样品、样机出入库管理制度...................................................................................20第七章库房的管理制度.......................................................................................................26商务管理制度第一章商务部门部门职责1．采购管理：实行有计划的采购管理，保证销售所需商品的及时供应。2．库存管理：合理保管库存商品，控制库存积压。3．发货管理：编制发货计划，统一协调，按时准确发货。4．运输管理：制定运输商管理制度，选择最优化的运输方式，合理控制各项产品的运输费用。5．统计管理：负责各类报表的制作、统计等。商务管理制度第二章采购管理制度第一条为规范山谷蓝/泰科曼公司的采购管理，保证销售所需商品的及时、合理采购，特制定本制度。第二条采购计划的制定：采购活动必须有计划地进行，采购计划的制定须遵从公司总体战略性目标，并应根据生产厂家的进货要求、根据公司总体的销售业务计划及策略产品的销售计划来确定公司总体的采购计划。采购计划分为年度采购计划、季度采购计划和月度采购计划。（一）年度采购计划的制定：总经理将厂家的年度进货任务交商务部，同时销售总监助理将经过总经理办公会讨论通过的年度业务计划交商务部，库存管理员上报库存状况统计表，商务经理根据业务计划、厂家任务、历史数据和库存情况制定年度采购计划，由财务总监审核后报总经理审批。（二）季度采购计划的制定：每季度末，商务部必须制定下个季度的采购计划，季度采购计划主要适用于采购周期较长的商品。制定采购计划之前，商务部须取得如下资料：1．各地区办事处每季度末上报下个季度的商品订货预估。订货预估应包括商品种类、数量、规格型号等信息，并注明需到货日期，各地区由地区经理审核签字后，交销售总监助理，由销售总监审核后交商务部。（商品订货预估表见附表）2．市场部每季度末上报策略产品或重点产品的订货预估。订货预估应包括策略产品种类、数量、规格型号等信息，并注明需到货日期，由产品经理审核签字后，交市场总监审核后交商务部。3．商务经理根据销售部、市场部上报的产品订货预估，并结合库存情况、历史数据及厂家任务的完成情况，制定下个季度的采购计划，报财务总监审核后交总经理审批。（三）月度采购计划的制定季度采购计划不足的部分应以月度采购计划作为补充，月度采购计划的制定程序同季度采购计划，月度采购计划主要适用于采购周期较短的商品。（四）山谷蓝主机设备类产品的采购采取预订方式进行，销售订单签定并经审核后，由医院或经销商交付一定金额的订金后，方可执行采购。（五）临时性采购商务管理制度若有临时性或紧急性的采购需求，由各地办事处或市场部提出申请，地区经理或产品经理签字后需交销售总监或市场总监审核，再交总经理审批后交与商务部执行采购活动。维修备件的采购由维修部根据维修备件销售需求并结合备件的库存状况制定备件采购计划，交销售总监审核后，总经理审批，再交商务部执行。第三条采购程序及说明（一）采购订单审核1．采购管理员根据采购计划情况制作采购订单，商务经理根据相关的信息分析并对采购订单进行初步审核并签字。2．商务经理审核后，将采购订单交财务总监审核后交总经理审批。3．总经理审批后交商务经理，商务经理根据实际情况指导采购管理员执行。（二）采购订单跟踪及发货采购管理员须密切跟踪供货商对订单的备货情况，适时、合理地安排订单的发货，并根据订单的实际情况选择合适的运输方式，既要保证库存和销售合同的交货期，又要降低所有产品的采购成本。（三）采购订单到货及验收1.采购订单发货后，采购管理员应认真审核发货商提供的进口单据，审核无误后交与外贸公司，并督促报关行在最短时间内完成清关，将货送到库房或是指定的地点。2.采购管理员须提前三天将进口报关箱单传真给仓库管理员，以便其做好接货、入库准备。3.采购管理员须随时将采购订单录入商务软件系统，并在到货后，及时将采购的相关单据（包括发票、箱单、关税和增值税税单、报关杂费清单）递交给财务部门相关人员，以便财务及时入帐，同时留一份存档备案。4.采购到货验收时，出现到货与箱单不符或是损坏等任何不能入库的问题时，仓库管理员应及时书面通知采购管理员，并按相应的程序处理。（四）采购相关款项支付1．进口关税、增值税支付：商务部须提前一周书面通知财务经理预计所需关税、增值税金额，以便财务部门做好准备；需交纳进口税款时，由采购管理员根据税单填写付款申请，交商务经理审核后，交财务部门审核，总经理审批后，出纳开出支票，交采购管理员去银行交纳。2．报关杂费的支付：采购管理员应认真核对当月所有报关杂费的清单，确认无误后，商务管理制度填写付款申请，交商务经理审核，再交财务部门审核，总经理审批后，由出纳开出支票，交采购管理员支付，所有当月报关杂费须在每月月底前支付完毕。3．需要支付采购货款时，由财务部门书面提前一天通知商务部支付金额和要求付款日期；采购管理员接财务部门通知后填写货款支付申请单，交由商务经理审核签字后，交财务经理核对、审查，再交财务总监进行审核签字，之后，交总经理审批。审核完毕，出纳开出支票，交采购管理员支付。4．采购付款后，采购管理员须于财务部门当月结帐之前，将货款发票返回财务部。商务管理制度订货预估单地区/部门____________编号____________季度/月份____________序号产品号品名数量单位单价总价预计到货日期12345678910111213141516合计备注地区经理___________销售总监___________产品经理___________市场总监___________商务管理制度采购计划表日期______________编号____________采购管理员_____________商务经理_____________财务总监____________总经理__________序号产品号品名数量单位单价（USD）总价（USD）采购周期预计订货日期库存量（个）季度平均销售量（个）备注12345678910111213141516合计商务管理制度第三章库存管理制度第一条为规范公司商品的出入库程序，加强商品的库存管理，保证商品的安全完整，特制定本制度。第二条入库管理（一）采购入库及验收仓库管理员应根据采购管理员提供的采购箱单，核对所到货的供货商、合同号、件数及所有外包装完好与否，确认无误后，签收，入待检区，待检。若其中任何一项有问题，仓库管理员须书面通知采购管理员做相关处理。产品经北京商品检验检疫局官员检验之后，仓库管理员需根据箱单确认所有产品的产品号、品名、数量、批次号、生产日期、保质期、厂家的条码、内外包装是否完好无损等，检验合格后，按相应货位上架入库，填写货位卡、入库单。若其中任何一项有问题，仓库管理员须书面通知采购管理员做相关处理，未处理完毕，不得入库。（二）其他入库1．委托运输部门运输的货物，货物到达后应立即进行清点核对，确认包装完好、数量正确后，方可签收托运单。2．借货还回的入库，仓库管理须根据还货单，清点还回的产品，清点内容包括产品号，品名、数量、批次号、生产日期、保质期、包装是否完好无损，无拆封且无污染和涂改，验收合格后，入总库相应货位。若其中任何一项有问题，仓库管理员须书面通知采购管理员，以做相关处理，未处理完毕，不得入库。填制入库单据时，应记录借货单据的单据号。1．退货入库，清点方法同于借货入库。退回货物若完好无损、符合销售商品要求的，入总库相应货位；退回主机若为坏品，入坏品区，待修理；退回消耗品若已不能销售且不能做样品的，入坏品区，待报废。2．样机入库，仓库管理员须根据样机归还单确认样机的型号、数量及序列号，确认无误，入样机库。经确认与样机归还单不符，须书面通知采购管理员，以做相关处理，未处理完毕，不得入库。第三条库存及摆放1．库房应根据产品的特性和分类进行合理地分区:山谷蓝库房分区为：电刀主机区，电刀消耗品区；手术灯区，手术灯配件区；手术床区，手术床配件区；滞销品区，坏品区，样机区，待检区，配货区。商务管理制度泰科曼库房分区为：疝修补产品区、腔镜下产品区、开放类产品区、滞销品区、坏品区、配货区。2．所有产品应按货位进行管理。3．对于库存商品，须按照不同商品的摆放要求,对商品分类摆放。4．所有商品的发货都应严格遵循先进先出的原则，在保质期内的产品，应按照入库的时间、产品的出厂日期等相关依据顺序存放，以免造成产品过期。5．仓库管理人员需保持库房环境的清洁卫生，以保证商品干净、整洁、安全存放。第四条库存盘点与账务登记1．仓库管理员需建立库存明细账，按不同的商品类别进行登记，登记内容包括：商品的进货日期、进货数量、出货日期、出货数量、商品目前状况等项目，主机产品应登记其产品序列号。2．仓库管理员需经常进行库存存货的盘点，每个工作日终了应对库存商品进行盘点，以保证账实相符。3．每月26日，仓库管理员须出具当月库存盘点表，递交给商务经理，并与财务成本会计核对。盘点结果若与财务数据不符，则应对盘盈盘亏状况作出说明，并报财务总监或总经理审核批准后做出账务处理。第五条出库货物出库时，要根据要求贴条形码、中文标识（TKM）、防伪标签（TKM）商务管理制度仓库到货验收单到货日期___________验收日期___________序号箱单号验收状况备注12345非正常货物详情记录序号箱单号产品号产品名称数量单位批次号有效期不正常原因12345678910备注库存管理员__________采购管理员___________商务经理_____________商务管理制度货位卡顺序号____________货位号_________产品号____________产品名称_________序号入库时间入库数量出库时间合同号出库数量结存数1234567891011121314151617181920212223242526272829303132333435商务管理制度商品盘点表盘点地点_____________盘点人____________盘点时间_____________商务经理____________产品号帐存数实点数商品状态有效期差异差异原因商务管理制度第四章发货管理制度第一条为规范山谷蓝/泰科曼公司的发货管理，保证货物的及时发出从而使客户满意，特制定本制度。第二条发货的审核：所有需发货的事项必须经一定的审批程序