搜索
上海新南科技发展有限公司档案管理制度档案管理制度为了加强网新康桥科技园区工程档案的收集、整理、立卷、归档管理，充分发挥档案在经营管理、施工生产中的作用，根据《上海市建设项目(工程)竣工档案编制技术规范》以及有关各类档案管理的规定、规范、条例、办法等要求，制定本档案管理制度，确保建设项目档案的完整性、准确性、系统性，达到“建一流建筑工程，创一流工程档案”的目标。档案工作是企业管理、施工生产管理、技术管理的重要组成部分，各部门应根据分管业务内容，按照本制度的要求做好各工程文件、材料的形成、积累、整理、归档工作，适当的也可把此项工作做为考核部门工作的一部分。一、档案的分类与文档工作流程（一）工程部档案归档分类A.立项文件1、批准的立项文件2、项目建议书3、项目建议书的批复文件4、可行性研究报告及附件5、可行性研究报告的批复文件6、初步设计审批文件7、专家对项目的有关建议文件8、年度计划审批或备案材料9、环境影响评价及卫生预评价报告及审批文件上海新南科技发展有限公司档案管理制度10、关于立项有关的会议纪要、领导讲话等相关文件B.选址文件1、项目选址意见通知书2、建设项目选址的批复及选址意见书（附图）3、建设项目选址请示或报告C.规划文件1、控制性详细规划的批复2、详细规划说明书3、建设工程规划送审单4、修建性详细规划批复及文件D.用地材料1、建设用地规划许可证的通知2、建设用地规划许可证及附图3、建设用地批准书4、工程征用、划拨土地的通知及请示5、国有土地使用权证及地形图或国有土地使用证转让、抵押等文件6、土地转让合同及备案登记证明7、上海市国有土地使用权出让合同及附图8、土地勘察定界报告书E.动拆迁文件1、动拆迁许可证、动拆迁协议书、合同2、房屋产权及有关证明3、动拆迁居民登记调查汇总文件、拆迁安置意见、方案等相关文件上海新南科技发展有限公司档案管理制度F.申照文件1、建设工程规划许可证及附件2、环保、卫生、消防、人防、交通、绿化等审核意见单3、建设工程灰线复验4、建设工程施工许可证等相关的工程报建、报监文件G.测绘文件1、地形测量和拨地测绘成果报告等相关文件2、其他相关测绘文件H.设计文件1、初步设计的批复和审查意见2、初步设计方案3、方案设计审定通知书及审查意见等相关文件4、设计计算书或代保管证明书5、建筑方案最终送审文件6、建设项目日照分析报告7、建设工程设计方案审核意见单8、抗震设防、防汛等专项审查意见9、工程地质勘查报告及地质图10、建筑工程施工图设计文件审查通过证书I.招投标、合同文件1、勘察招投标文件及中标通知书2、设计招投标文件及中标通知书3、监理招投标文件及中标通知书上海新南科技发展有限公司档案管理制度4、施工招投标文件及中标通知书5、勘察合同6、设计合同7、监理合同8、施工合同9、其他招标及合同J.项目过程资料1、施工前期征询报告（自来水、排水、临时用电、燃气等征询报告）2、上海市建设工程放样复验结果单3、防雷工程检测、验收登记表4、施工技术文件资料（由施工单位组卷）K.工程竣工验收备案文件1、新建住宅交付使用许可证2、建设工程竣工验收备案表3、建设工程竣工验收报告4、勘查单位工程质量检查报告（合格证明书）5、设计单位工程质量检查报告（合格证明书）6、施工单位工程质量竣工报告（合格证明书）及工程保修书7、监理单位工程质量评估报告（合格证明书）8、上海市建设工程档案审核意见书9、上海市建设工程竣工验收备案质量终身责任人登记文件10、工程决算或审价报告（汇总表）11、上海市建设项目（工程）档案验收合格证上海新南科技发展有限公司档案管理制度12、上海市建设工程竣工规划验收合格证明（含竣工规划验收测量成果）13、上海市房地产权证（含房屋土地测绘技术报告书）14、其他各专业竣工验收鉴定证书（消防、环保、环卫、卫生防疫、交通、电梯、绿化、技防等专业资料）15现场声像资料（整个过程）、照片（整个过程）16、竣工图17、总平面竣工图18、建筑、结构（含桩位）竣工图19、大型设备基础竣工图20、电力、照片、给水、排水、煤气、通讯、暖通、监控、电梯、绿化、技防等专业竣工图21、建设用地范围内地下综合管网竣工图22、幕墙竣工图23、装饰装修竣工图24、规划核准图纸25、审图L.其他资料1、杂项资料M.月报1、代甲方N.会议纪要1、公司内部会议纪要上海新南科技发展有限公司档案管理制度2、工程专题会议纪要（二）行政部档案归档分类O.公司学习会议纪要P.公司文件Q.财务文件R.人事文件（三）文档工作流程1、发文a．发文流程表（附表1）2、收文a.工程文件收文流程(见附表2)b.政府文件收文流程(见附表3)c.行政文件收文流程(见附表4)3、公司文件档外借a．文件外借流程（附表5）4、公司文档的登记管理（1）收到文件登记：文件全称及含附件具体的名称、页数、发文机关、所归档的分类等（附件6收文登记本）（2）图纸资料：附清单（明细表）（3）发文档：办理移交手续，发件人与收件人共同签字，签字手续原件存档（4）所有归档资料必须在档案盒内编制文件目录具体件后附表5、档案号的编制上海新南科技发展有限公司档案管理制度（1）代码组成例：XNKJ—GCA—101105—01流水号2010年11月5日形成的文件A类文件（如A.立项文件）工程资料上海新南科技发展有限公司三、档案管理的工作要求1、组织部门主管贯彻执行本制度的各项规定，并负责监督检查。2、负责档案工作的总体安排，定期检查档案工作。3、布置和检查各项工作的同时要布置和检查档案文件材料的形成和归档。4、向管理单位移交时应办理档案移交手续，明确档案移交的内容，案卷数，图纸份数，并有完备的清点、签字等交接手续。5、编制档案总目录，分目录，移交单位和接收单位目录。归档的案卷质量必须符合下列十条标准。1、归档文件、齐全完整；2、分类清楚，保持联系；3、题名确定，容易查找；4、卷内排列，系统条理；5、保管期限准确；6、密级划分恰当；7、蓝图折叠，符合要求；8、卷皮书写，正楷整法；上海新南科技发展有限公司档案管理制度9、案卷装订，整齐美观；10、声像资料，清楚清晰。四、考核评分以上所有条例将按照公司年度考核评分的一部分，具体扣分如下表：档案工作规范考核表内容考核要点得分收文1、文件签收及登记入电脑表格。2、在第一时间上报主管领导审批。3、审批后将文件交档案主管存档。发文1、经办人拟稿后上报总经理。2、得到批准后将一份原件交档案主管存档。3、发文后必须办理签收。资料归类按文件的分类归档于各档案文件夹内登记所有收到、发出文件必须登记，登记要求详细（按登记表）。外借1、文件外借得到总经理批准2、归还文件齐全3、按约定时间归还文件累计得分考核标准1、工作规范共五个要点，每个要点20分；2、每个要点中任意一条考核内容不合格，即减10分（得0分）；3、若一个要点中有多条内容不合格，则第一条减10分后，每增加一条减2分；4、若考核内容中有好的突出表现，则参照减分标准等值加分；5、考核以100分（即500元）为基准，减分、加分皆在此基准上计算；