工程档案编制管理办法

利用亚洲开发银行贷款项目黑龙江省鸡西至讷河公路鸡西至拜泉段工程建设项目工程档案编制与归档管理办法黑龙江省鸡西至讷河公路林泉工程建设指挥部二○○七年一月黑龙江省鸡西至讷河公路鸡西至拜泉段项目工程档案编制与归档管理办法目录一、制定依据…………………………………………………1二、编制内容、顺序及分工…………………………………1三、工程档案资料编制要求…………………………………1四、工程档案立卷归档要求…………………………………4(一)档案数量及保管……………………………………4(二)文件材料的整理、立卷……………………………5(三)案卷装档规则………………………………………7五、工程档案存放……………………………………………9六、工程档案管理实行质量终身制…………………………9七、组织机构…………………………………………………9八、检查………………………………………………………10九、奖罚办法…………………………………………………10十、附件………………………………………………………10附件1公路工程竣工档案总目录……………………11附件2施工单位竣工档案归档目录…………………17附件3施工单位每道工序所需存档内业表格………25附件4监理单位竣工档案归档目录…………………64附件5监理单位每道工序所需存档内业表格………68附件6施工、监理单位试验用表……………………88黑龙江省鸡西至讷河公路鸡西至拜泉段项目工程档案编制与归档管理办法—1—工程档案编制与归档管理办法为规范鸡西至讷河公路林口至拜泉段工程建设项目的工程档案管理，加强工程内业资料编制质量，确保工程档案资料准确、系统、完整，以为工程交(竣)工档案的顺利验收和移交奠定基础,特制定本办法。一、制定依据1、交通部颁发的现行公路工程标准、规范、规程。2、国家档案局《国家重大建设项目归档要求与档案整理规范》。3、交通部2004年第3号令《公路工程(交)竣工验收办法》。4、交通部交公路发[2004]446号《关于贯彻执行公路工程竣交工验收办法有关事宜的通知》的通知。5、黑龙江省交通厅《公路工程档案管理实施方案》(2005.4)。二、编制内容、顺序及分工按照本办法附件1公路工程竣工档案总目录所示内容和顺序收集、整理。其中第一部分、第二部分由建设单位编制，第三部分由监理单位编制，第四部分由施工单位编制，第五部分由参建单位共同完成。三、工程档案资料编制要求黑龙江省鸡西至讷河公路鸡西至拜泉段项目工程档案编制与归档管理办法—2—1、各施工单位必须落实专职技术人员进行工程档案资料的收集、整理和归档工作，并分别不得少于3人，监理单位高级监理办和驻地监理办均不少于1人。2、工程档案资料的收集、整理、归档工作必须按照本办法的具体要求与工程建设同步进行。3、工程档案资料文件编制要以《公路工程质量检验评定标准》（JTGF80/1-2004）中各单位、分部、分项工程的划分为原则，按照一公里路段为一个单元进行质量评定；大、中、小桥及涵洞分别单独进行质量评定。4、表格填写要求⑴表头填写项目名称：鸡西至讷河公路林口至拜泉段工程建设项目承包单位：中标单位全称监理单位：中标单位全称合同号：以签定合同的合同号为准编号：工程施工表格表头编号，按下列原则统一进行编号其顺序为:发件人号表类表号受件人号序号编号说明:①发件人、受件人代号：承包人按其所在标段编列：路基路面合同段为C1、C2、C3、C4、C5、C6、C9、C10、C11、C12、C13、C14、C15、C16、C17、C18、C19、C20、C21、C22；桥合同段为C7、C8、C23、C24、C25、C26；监理合同段为没M1、M2、M3、M4、M5、M6、M7、M8；I为驻地监理办、H黑龙江省鸡西至讷河公路鸡西至拜泉段项目工程档案编制与归档管理办法—3—为高级驻地监理办、Y为业主（或业主代表）。②序号：按流水号编列，每一个合同段不允许有重复编号。③例如：表号：C3A11I012意义：C3标段致驻地监理第012号“工程报验单”（A-11表）。表号:YB08C1003意义：业主代表批复给C1标段的第003号“索赔审批表”（B-08表）。⑵表格内工程名称的填写分项、分部、单位工程的填写一律以部颁《公路工程质量检验评定标准》规定名称为准。⑶表中单位及小数位数填写以国际单位为准，汉字或字母，同时注意字母的大小写。小数保留位数必须符合试验规程要求。⑷施工表格填写时间准确，记录数据真实，填写项目齐全，不允许漏记或事后补记。图样清晰、图表整洁、字迹工整、不许涂改、编造，内容真实可靠。一律采用碳素笔或黑色钢笔书写。⑸试验、检测记录填写试验数据的处理依据部颁《公路工程试验规程》办理，检测标准、检测方法、检测频率、评定方法以部颁（或设计）标准为依据进行填写处理；施工过程控制以指挥部下发文件为准执行。施工及监理单位试验用表详见附件2。⑹施工日志、监理日志、试验室日志填写黑龙江省鸡西至讷河公路鸡西至拜泉段项目工程档案编制与归档管理办法—4—施工日志必须详细写明日期、天气、工程内容、工程地点（桩号）主要人员、设备、材料投入使用情况，主要施工技术负责人、施工现场负责人、质量负责人、完成的工程数量和质量情况。监理日志必须详细写明日期、天气、工程内容、工程地点（桩号）主要人员、设备、材料投入使用情况及完成情况、施工中的问题及处理经过、主要施工现场负责人、监理人员及工程质量抽检情况。试验室日志应详细记载每天试验进行情况、完成情况、试验原始数据、实验结果与结论，充分发挥试验数据的代表性。⑺签字盖章①所有内业表格中的承包人、监理工程师、检测中心主任必须由本人填写，不得代签或漏签，并加盖名章；其他人员可签字不盖名章。②开工报告、施工组织设计、图纸会审纪要、技术交底等成册资料封皮加盖公章。③竣工成果表（工程汇总表格）必须用电脑打印，但负责人、监理签字需要本人填写，打印表格只允许用激光打印机。四、工程档案立卷归档要求(一)档案数量及保管由建设单位汇总成四套完整的档案，一式四套：一套由建设单位归档保管；一套交接养单位归档保管；一套交档案黑龙江省鸡西至讷河公路鸡西至拜泉段项目工程档案编制与归档管理办法—5—局归档保管；一套由施工、监理单位自行保管。(二)文件材料的整理、立卷1、施工文件应按合同段、分期工程、施工工序、内容、时间排列组卷，各项施工原始记录按路线进行方向，施工工序排列组卷。施工单位归档文件目录详见附件2，每道工序所需存档内业表格详见附件3。2、监理文件应按合同段、分期工程、施工工序、内容、时间排列组卷，监理工作记录按路线进行方向，施工工序排列组卷。监理单位归档文件目录详见附件4，每道工序所需存档内业表格详见附件5。3、附属工程如房建、收费站等形成的文件材料，按城建档案管理实施办法立卷归档。（参照黑建规字[1990]第357号文件）。表格采用城建部门统一下发的最新表格。复印后即可使用。4、照片、录音带、录像带、磁带（光盘、软盘）声像资料⑴整理、立卷：公路工程建设中形成的照片、录音带、录像带、磁带（光盘、软盘）声像资料，按声像、照片、磁性载体档案管理规定、规范立卷归档。从立项到施工（隐蔽工程）到竣工及项目主要活动等，要全面反映项目建设的全过程，其中照片要按施工进展顺序和项目主要活动分别组成案卷，排列顺序。⑵照片档案①公路工程建设中形成的照片与底片一同放在专用的黑龙江省鸡西至讷河公路鸡西至拜泉段项目工程档案编制与归档管理办法—6—照片档案盒中保存。②照片档案目录：包括照片题名、照片文字说明、照片编号。照片题名：在尽量保证基本要素内容完整的前题下，将文字说明改写成照片题名，照片题名不超过50个字。照片文字说明：包括事由、时间、地点、人物、背景及摄影者。a.事由：照片影像所反映事件、事物的情由。b.时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；c.地点：被摄物所在的具体地点。d.人物：照片影像上主要人物的姓名、身份。e.背景：对提示照片影像主题具有一定作用的背景。f.摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。照片编号：案卷内照片的顺序号③不允许用数码相机拍照④卷脊内容要与卷内目录内容相同。⑶录音带、录像带、磁带(光盘)等归档的磁性载体文件①必须是可读文件，无病毒，清洁，无划伤，内容完整、准确。②归档的磁性载体文件应由文件形成部门编制归档说明，必须贴上标签，一式两份（A、B盘），一份作为保存件，不得外借。a.磁带（软盘、光盘）的套、盒上需标注带（盘）编号、软件名称、文件数、密级、编制人、编制日期等标识。黑龙江省鸡西至讷河公路鸡西至拜泉段项目工程档案编制与归档管理办法—7—b.录像带盒子上需标注带编号、片名、摄制单位、摄制日期、密级等标识。c.录音带盒子上需标注带编号、片名、讲话人姓名、职务、主要内容和录制日期，密级，讲话时间等。⑷照片、录音带、录像带磁带日期写法规定：如2007年5月21日应写成20070521。(三)案卷装档规则1、一般卷内文件装订成一册为一本案卷（一盒），也可一本案卷内装几册文件。2、案卷应由案卷封面、卷脊、卷内文件目录、卷内文件和备考表组成，每卷内容排列顺序为：案卷封面—卷内目录—文件—备考表。3、案卷封面、卷脊、卷内目录及备考表由指挥部统一下发标准格式。4、卷内文件应符合以下要求：⑴归档文件材料要齐全，没有缺页、串页及夹有空白页，书写工整，字迹、线条清楚。纸张采用70g/m2木浆亮白纸，为便于长期保管，格式统一，幅面为国际标准A4型纸（297mm×210mm）。⑵卷内文件的页号：每卷从1开始（序号前不准加00），顺序排号，用卡号机卡号，单面书写右下角，双面书写面在右下角，背面在左下角，图样的页号编写在右下角，成套图样或印刷成册不必重新编写页号，各卷之间不连续编写页号，页号颜色为黑色。黑龙江省鸡西至讷河公路鸡西至拜泉段项目工程档案编制与归档管理办法—8—⑶材料出厂证明、合格证及委托的试化验单，若纸张大小小于A4纸张的，应在此单据四周涂抹防腐或防虫胶水并把此单据粘贴在A4纸上，并复制一份将复印件附在原件之后存档，原件与复印件为同一页号。⑷一册案卷由多份或多册材料组合而成，其中要在每份或每册材料的封皮上加盖档号章（例如施工合同一卷由多份合同组成，每份合同的封皮上要加盖档号章）。⑸竣工图a.施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章作为竣工图。b.凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更的，可在原图上修改，并加盖并签署竣工图章作为竣工图，在原图上修改时应注明修改依据，经编制、技术监理人签字方可归档。并经监理工程师审核，确认无误后，方能同意竣工验收。c.竣工图图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图。重新绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”加盖并签署竣工图章。d.重复使用的标准图通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明。e.竣工图整理完成后要加盖竣工图章。⑹竣工图章:由指挥部统一刻制、下发，尺寸为80mm×60mm红色,包括编制单位名称、编制人、技术负责人、编制黑龙江省鸡西至讷河公路鸡西至拜泉段项目工程档案编制与归档管理办法—9—日期、监理单位名称、监理单位技术负责人及标明是×××竣工图，并且相关人员签字及其他文字填写要齐全、清楚，竣工图章应盖在竣工图右下方的空白处。⑺图纸的折叠：图纸可以按BG/T10609.3-1989《技术用图复制图的折叠方法》,统一折叠成297mm×210mm大小,底图不折叠,平放在专用底图柢内;大于1号纸的底图也可卷放装筒。⑻卷内文件的装订：按省交通厅统一要求采用棉线加胶装订（在未装订前不允许用任何金属物装订）；每卷厚度文件材料一般以2cm为宜，图表一般不超过4cm，如同类文件数量较多，可分成几卷，但每卷要有各自的卷皮、目录和备考表，并在卷盒及卷皮的案卷题名中揭示内容。⑼装订的竣工图只需加盖竣工图章不需要加盖档号章。房建图纸不装订，除加盖竣工图章外还需要再加盖档号章。五、工程档案存放内业资料要按其类别分放在不同的档案盒内，标识清楚；并配备充足的档案装俱，注意防潮虫蛀。六、