合同管理制度

合同管理制度(讨论稿)为规范医院签约行为，理顺合同流转程序，加强对合同的管理和监督，提高医院整体管理水平，维护医院经济利益。制定了《合同管理制度》。1、适用范围适用于医院签订的各类合同，包括但不限于商品买卖合同、工程设计建设合同、进出口合同、国内代理或收购合同、合资合同、合作合同协议及其修改书（以下统称“合同”）。2、职责（1）合同负责部门：负责根据本制度草拟合同，配合编制项目预算，合同签订后负责合同的执行。（2）合同所涉及的业务科室：负责对合同草案的初审，编制项目预算，并监督合同的执行情况。（3）财务部：负责合同草案的审核，出具审核意见，负责资金安排、款项收支，并监督合同的执行情况。（4）医院院长办公会：凡合同标的在人民币5万元以上的，属于重大经济事项。由院长办公会负责重大经济事项的最终审批，并授权有关部门监督执行。3、正文（1）合同管理的定义合同管理是针对医院所签订的各类合同的一项经济管理活动，是财务管理制度和内部控制制度的重要组成部分，合同管理行为主要包括了合同的草拟、审批、签订、保管、执行与监督、变更和纠纷处理。（2）合同的种类和内容1）按合同的种类分商品买卖合同、工程设计建设合同、进出口合同、国内代理或收购合同、合资合同、合作合同等。2）按合同订立形式分为书面形式合同、口头形式合同和其他形式合同。医院各类合同的草拟、签订、变更、解除、终止等，应一律采用书面形式。（3）合同的草拟1）合同负责部门合同负责部门指对合同具体项目的归口管理单位，包括但不限于总务科、设备科等。由项目负责部门指定具体的项目负责人。2）明确合同标的合同涉及医院业务科室，合同负责部门应与业务科室联系，明确合同标的。3）招投标对于纳入政府采购计划并利用财政专项拨款购置设备，必须在上级主管部门的指导下开展申报和统一招标采购。对于软硬件采购合同、工程设计建设合同、医疗设备采购合同等，一般应选择数家公司报价，具体招标公司数量由合同标的金额决定。4）资质审核在确定报价公司和参加投标公司时，应采取措施审查对方经营范围和资质，询价书、招标书内容应明确、具体和完整，不得使用含糊不清的词句，不得违反国家各项法律法规及规章制度。5）合同草拟项目经理根据各公司报价，并综合考虑其他因素，初定合作方。根据有关合同签订的规定草拟合同，并协助有关业务科室编制预算。4、合同的审批（自行采购项目）1、合同草案初审（1）项目经理将合同草案及合同审核单交所涉及的业务科室，由业务科室负责人审核签字。（2）业务科室的审核重点是相关内容的功能是否达到要求，技术可行性，具体进度及人员安排。（3）业务科室应在收到送审合同的两个工作日内完成初审工作，并及时将合同草案签退项目经理。2、合同草案的审核（1）项目经理将合同草案、全部公司的报价单或投标书、有关项目预算一齐交纪检监察审计室签收。凡属于固定资产采购合同，需附设备采购申请单；若为医用设备，还需附医疗设备三证。（2）纪检监察审计室审核的审核重点是合同的规范性和完整性、单位抬头的准确性、付款方式的合理性、付款信息的及时性、项目预算的可行性、报价的复核、投标书复核等。（3）财务部审核的审核重点是合同标的是否包括在年度预算中，合同金额是否达到三重一大标准等。（4）纪检监察审计室、财务部提出的审核意见应明确清晰，符合合同法、国际惯例和交易实际情况。审核意见注明以下事项：①合同草案的拟修改条款；②修改后条款内容；③拟修改的简要理由。（5）支付条款的审核①合同中如需预付货款的，应对预付货款的比例严格控制（一般不超过30％），应注意采取有效措施保证预付货款的安全。②期中款项的支付应根据项目进度合理安排。③在项目完成后，应留部分款项（一般不低于5％）作为质量保证金，待保修期结束后支付。（6）纪检监察审计室、财务部都应在收到送审合同的五个工作日内完成审核工作，并及时将合同草案和合同审核单签退项目经理。如遇特殊疑难条款或重大合同，其评审时间将适当延长。（7）若对纪检监察审计室、财务部提出的审核意见或拟修改条款有异议，可在合同草案修改后再次送审。3、合同草案最终审批对于重大合同，在业务科室初审和纪检监察审计室、财务部门审核后，再由医院院长办公会审核批准。（五）合同的签订1、医院应加强合同印鉴的管理，应由专人负责妥善保管。2、授权被授权代理人只能在授权范围内行使签约权。对于没有授权、超越授权范围或授权被取消后仍以医院名义签约的，产生的后果由该人员承担，医院将追究该人员相应的承任。3、签章对外签章时，合同印鉴管理人应审核“合同审核单”上的相关签字是否齐全。签订合同时，我方应坚持最后签字盖章或者与对方同时签字盖章。对于确实需要由我方先签字盖章的，应在合同文本中写明“本合同无任何批注”，并将该文本复印留存。（六）合同的保管1、各类合同，医院至少保留两份原件。纪检监察审计室一份，档案室一份，如科室需额外保留原件，应在合同签订时明确规定份数。2、合同签署生效后，由项目经理指定专人（合同执行进程员）监督合同进程。进程员审核并接受合同后应建立合同登记本，对所接收的合同进行登记，登记的内容包括：项目经理、合同号、签订日期、合同金额、合同付款方式和时间、对方公司名称、联系人及电话、开票情况、款项收支时间和金额等。3、合同执行进程员将合同正本交纪检监察审计室，纪检监察审计室指定专人负责合同的保管。4、纪检监察审计室保存一份合同原件，附“合同审核单”原件。5、项目经理留一份合同原件，附合同审核单复印件，用于把握项目进度，并作为与合同涉及业务科室协调沟通的依据。6、合同完成后，由项目负责人将其所保管的合同原件及其他相关资料，交医院档案管理部门统一保管。7、各类合同是医院的重要文件，归口一个管理部门（纪检监察审计室？）进行统一分类和连续编号，并注意保密和妥善保管。（七）合同的执行与监督1、合同的执行，由职能科室负责人总体协调。2、在合同执行过程中，所涉及业务科室应负责监督合同执行情况，并指定专人负责定期与合同执行进程员沟通，及时汇报合同执行进度。3、合同执行进程员监督合同执行情况，并将合同进程情况及时通报财务科。4、财务科负责与合同执行进程员核对款项收付情况，督促按照合同进程及时收付款项，并负责相关收入费用的核算。5、对于重大合同，由医院领导直接监督检查合同的执行情况。（八）合同的变更1、对于各种原因引起合同重要项目的变更，应视同签订新合同重新履行上述规定程序。2、若合同重要项目未变更，则由项目经理作出书面的情况说明，进行内部调整。3、如果合同变更最终签约，涉及当年预算指标的变更，可按照预算调整规定期限由业务科室提出书面申请，按照规定流程调整当年预算指标。（九）合同纠纷的处理1、合同执行过程中，如出现纠纷，首先应按照合同规定，本着友好协商的原则解决，发生纠纷各方协商达成一致意见的，应有书面协议，并由各方合同主签人或其书面授权代理人签字，并加盖合同章。2、如协商未成而发生诉讼或仲裁的，应与医院办公室联系，决定案件承办科室。3、处理案件纠纷时，如需聘请律师的，应根据下述条件综合审议后选聘：特长、资历、业绩、表达能力、临场反应、合同条件、费用。五、其他（一）责任追究由于在合同管理过程中未严格执行本制度而造成的过失，由科室负责人及经办人员承担行政、经济、法律责任。有关责任人除应承担相关责任及处罚外，还须负责有关事项的善后处理。（二）监督落实由医院纪委专职人员不定期检查合同管理制度的执行情况，完成检查情况的书面报告，向医院领导提交。