广州某房地产公司行政管理制度

行政管理制度目录一、目的........................................................................................................................2二、范围........................................................................................................................2三、行政管理制度........................................................................................................21、公文管理...........................................................................................................21.1收文.........................................................................................................21.2发文.........................................................................................................31.4公文种类.................................................................................................31.5公文格式.................................................................................................41.6行文规则.................................................................................................41.7公文办理.................................................................................................51.8公文立卷、归档及销毁.........................................................................62、印章管理...........................................................................................................62.1印章的制发.............................................................................................62.2印章的使用与保管.................................................................................62.3印章的销毁.............................................................................................73、档案管理...........................................................................................................73.1目的.........................................................................................................73.2定义.........................................................................................................73.3原则.........................................................................................................73.4档案分类.................................................................................................83.5各档案分类如下.....................................................................................83.6档案立卷归档要求...............................................................................103.7有关注意事项.......................................................................................103.8公司档案室档案...................................................................................114、例会制度.........................................................................................................115、办公用品管理.................................................................................................126、名片管理.........................................................................................................137、通讯管理.........................................................................................................138、办公场所管理.................................................................................................149、车辆管理.........................................................................................................1510、固守资产管理...............................................................................................16一、目的为了适应公司业务发展需要，使公司的办公系统更加规范化、制度化、科学化。二、范围适用于广州市房地产开发有限公司各部门及地盘。三、行政管理制度1、公文管理1.1收文A、政府部门及有关单位发来的公文收到后，均由行政人事部进行分类，挂号文件进行登记编号（格式见附件一），属于部门、地盘的文件由行政人事部直接送达处理；属于公司文件，经行政人事部做收文处理（格式见附件二），由行政人事部负责送公司分管领导批阅。B、根据批阅范围，由行政人事部有秩序地组织及时送阅处理，并负责催阅、催办、催传。C、发文要有记录，文件接收人需在发文登记表（见附件三）签名。D、为缩短传阅时间，提高传阅速度和避免丢失，文件送到后，公司各领导和部门经理要及时阅看，阅签后退行政人事部，公文不得自传递，以防丢失和延时误事。E、各部门对有公司领导指示的公文要及时处理，并将处理结果注于公文签上。F、传阅文件，阅后要签名并注明阅文日期。G、公司领导及部门开会带回之发公司的公文及有关会议文件一律交行政人事部进行登记、收存。H、发公司的重要公文（与公司全局有关的）均应将有关原件送行政人事部，复印一份由部门办理或留存。1.2发文A、凡以公司名义制发的文件。需请示主管副总经理同意后，由有关部门负责拟稿，草拟文件必须用拟稿纸书写，文稿形成后，由主管副总经理签发。B、已经主管副总经理签发的文件底稿，由行政人事部进行登记，统一编号后打印。C、以公司名义发文由行政人事部统一打印、校对，盖章后发出。D、以部门名义发文，由文件起草部门校对、复印，盖章后发出。1.3发文注意事项A、以公司名义发文，要以相应的公司信笺为对外行文的正式公文纸。B、拟发传真，须用公司的传真纸书写，按格式填写有关栏目，书写力求字迹工整、言简意明。C、复印公司内部传阅文件，使用已复印过的单面纸或进行双面复印，一般只发有关部门，节约开支。1.4公文种类A、决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排。B、通告：适用于一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。C、通知：适用于批转下级单位的公文；转发上级和不相隶属单位的公文；发布规章；传达要求下级办理和有关单位需要或者共同执行的事项；员工的职务任免、聘用和会议。D、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。E、报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。F、请示：适用于向上级机关请求指示、批准。G、批复：适用于答复下级单位请求事项。H、函：适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等。I、会议纪要：适用于记载和传达会议情况和决定事项。1.5公文格式公文一般由发文字号、秘密等级、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄报抄送单位等部分组成。A、发文字号，凡以公司名义制发的公文，其发文号统一由行政人事部编排。B、公文秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”，其中：“绝密”、“机密”公文应标明份数、序号。C、紧急文件分别标明“特急”、“急件”。D、公文标题，应准确简要地概括文件的主要内容，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。E、公文如有附件，应当在正文后，成文时间之前注明附件顺序和名称。F、公文除会议纪要外，应加盖印章。印章加盖应骑年压月。G、公文的成文时间，经领导人签发的日期为准。H、文字从左至右横写、横排，统一用简体字，题目用黑体，正文用仿宋体。I、公文用纸统一采用国际标准A4型（长297mm，宽210mm），左侧装订。以公司名义发文，要采用公司信笺，并加盖印章。1.6行文规则A、各单位的行文关系，应根据相互间的隶属关系和职权范围确定。B、向下级的重要行文，应当同时抄送直接上级。C、“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，切勿多头主送，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。D、“报告”中不得夹带请示事项。E、草拟公文做到：⑴情况确定、观点明确、条理清楚、文字精炼、书写工整、标点明确、篇幅力求简短。⑵人名、地名、数字、引文准确。用公