山东电力集团公司输变电工程建设项目档案管理实施细则

1附件：山东电力集团公司输变电工程建设项目档案管理实施细则第一章总则第一条为加快推进山东电力集团公司输变电工程建设项目档案管理的标准化和规范化工作，确保电网建设项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《重大建设项目档案验收办法》（档发〔2006〕2号）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行）》（国家电网办〔2010〕250号）和《〈国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行）〉释义》〔（办文档〔2010〕72号）、《关于利用数码照片资料加强输变电工程安全质量过程控制的通知》（基建安全〔2007〕25号）和《关于强化输变电工程施工过程质量控制数码采集与管理的工作要求》（国家电网基建质量〔2010〕322号），结合集团公司输变电工程建设项目档案管理实际，制定本细则。第二条本细则所称输变电工程项目档案是指输变电工程建设项目在立项、审批、采购（含招投标）、勘察、设2计、施工、调试、监理、竣工验收及试运行全过程中形成的应当归档保存的文字、图表、声像等不同形式和纸质、光盘等不同载体的全部文件材料。第三条输变电工程建设项目档案管理应纳入电网建设管理程序、工作计划及合同管理，在签订项目设计、施工及监理等合同时，应明确各方提交项目档案的套数、整编、移交范围、移交时间及电子文件等具体责任要求。第四条输变电工程建设项目档案管理工作要与项目建设同步进行。项目申请立项时，即开始项目文件的形成、积累和整理工作，并建立健全项目档案管理组织机构，明确责任，统一要求，按照项目文件形成的先后顺序和项目建设阶段性完成情况，进行项目文件材料收集、整理、归档。项目竣工验收应同时包括对项目档案的验收。第五条各建设项目应统筹安排项目档案管理所需资金，在工程管理费用中专门列出档案管理费用，明确必要的整理经费，用于档案培训、档案整理，设施、设备购置及专项验收等开支。第六条建设项目文件的形成应符合国家现行有关法律法规、规程规范、工程合同与设计文件等规定，严格履行国家电网公司有关文件要求。建设项目档案管理必须严格执行国家保密法规和国家保密工作相关规定。第七条本细则适用于山东电力集团公司新建、扩建、改建的输变电工程的档案管理。3第二章职责与分工第八条通用职责（一）各参建单位均应建立项目档案管理机构，明确管理职责，将项目档案工作纳入有关领导、相关部门及工作人员的职责范围、工作标准或岗位责任制中，采取有效措施，抓好组织落实，遵循“谁形成，谁负责”的原则，完成各自职责范围内文件材料的形成、积累、整理和归档工作，确保项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。山东电力集团公司档案管理网络图见附录1。（二）工程建设项目档案工作按照合同要求实行分工管理，由参建单位主管（技术）负责人组织本单位工程资料全过程管理工作。（三）工程项目各参建单位要设置专人负责建设过程中文件、材料的收集、整理、立卷、审核、归档工作。第九条项目法人负责项目建设全过程的组织、协调、监督和服务等工作。按照“统一领导、分级管理”的原则，管理好所建项目全部档案。项目法人根据工作需要，可委托建设管理单位负责项目档案管理工作，当项目范围涉及两个或两个以上的建设管理单位时，项目法人应明确一个建设管理单位，其他建设管理单位为配合协调方，负责其管辖范围内的档案工作。第十条发展策划部门负责建设项目的立项、审批、投4资计划、项目核准、建设用地预审、规划选址、可研报告审查及审批、建设用地地质灾害危害性评估报告、压覆矿产资源调查评估报告、建设用地评价报告等文件材料的收集，经整理后向项目法人移交、归档，并同时向建设管理单位移交。第十一条环评、水保工作部门负责收集、整理环评、水保及专项验收工作过程中形成的文件材料；负责向项目法人和建设管理单位分别移交环境影响报告书（表）及批复、水土保持方案报告书（表）及批复，竣工环境保护验收调查报告、竣工环境保护验收及批复、水土保持设施验收报告及批复，环保、水保合同、协议等文件材料。第十二条财务、审计部门负责向项目法人和建设管理单位分别移交建设项目竣工决算报告、竣工决算审计报告。第十三条调度部门负责向项目法人和建设管理单位分别移交建设项目投产送电调试调度方案、设备命名等文件材料。第十四条建设单位（建设管理单位）职责（一）建设管理单位受项目法人委托，负责项目档案的汇总，自行或组织有关单位对所有应归档项目文件材料按照档案管理要求进行整理、组卷、编目、归档。（二）负责建设项目档案的日常检查、指导。（三）负责项目档案专项验收和工程达标投产、工程创优项目档案检查的组织工作。（四）负责收集、整理职责范围内形成的工程建设规5划许可、建设用地规划许可、施工许可、征地合同、协议、红线图、用地审批、土地使用证、合同、协议、安全文明施工策划及审批、工程建设过程中的所有声像、电子文件材料等。（五）负责组织、协调工程各参建单位收集、整理各自在工程建设全过程中形成的文件材料和工程竣工图、工程竣工报告、质量监督检查报告和记录、项目结算、工程竣工签证书、启委会文件等，并组织向运行单位移交。（六）负责向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告，组织并参加重大建设项目竣工档案的验收工作。第十五条勘察设计单位职责（一）负责收集、整理勘察、设计阶段产生的可行性研究报告、工程选址报告、设计基础资料、初步设计、概算、审定概算、施工图设计、设计交底、变更文件、竣工图（含电子版），并及时向建设管理单位移交。（二）工程项目竣工验收前，应对归档的设计文件、资料进行自查，然后送监理单位进行审核。（三）工程竣工验收后，必须在合同规定的时间内完成竣工图的编制、出版、归档和移交工作。第十六条施工单位职责（一）负责各自承包项目在开工前和施工过程中形成的项目管理实施规划、技术交底、技术措施、开、复工报告、工程变更文件、施工记录、试验报告、原材料及构件质量证6明、质量检查及评定、设备开箱文件、设备调试文件、设备出厂工艺等文件材料，按照归档范围和档案管理要求，整理、组卷、编目，向建设管理单位移交。（二）负责向设计单位提供竣工草图，经监理单位审核后作为设计单位编制竣工图的依据。第十七条监理单位职责（一）负责收集对建设项目质量、进度和建设资金使用等进行控制的监理文件。（二）负责完成监理规划、监理实施细则、监理月报、监理周报、监理旁站方案及审批、监理旁站记录等文件的编制。（三）负责监督、检查项目施工全过程文件材料的完整、准确和系统。（四）负责审核施工单位、设计单位竣工文件、竣工图的完整、准确性。（五）按照文件材料归档范围和档案管理要求整理、组卷、编目，向建设管理单位移交。第十八条物资供应单位职责（一）负责对工程项目的设备及材料招投标、采购、合同签订、设备监造等过程中形成的文件材料进行收集、整理、编目并移交建设管理单位归档。（二）设备供货合同中应明确要求向施工单位提交设备出厂合格证及技术文件、材料出厂合格证和试验报告等产7品质量保证资料，同时提供与纸质文件相同的电子文件用于档案信息管理系统挂接。第十九条调试单位职责负责其承包范围内系统调试文件的管理工作，对调试文件材料进行收集、整理、编目并移交建设管理单位归档。第二十条运行单位职责（一）负责收集、保管建设项目在生产技术准备和试运行中形成的文件材料，按照档案管理要求整理、组卷、编目、归档。（二）负责接收与运行、检修有关的项目档案。（三）负责运行、检修、技改等工作中形成文件材料的收集、整理、归档和提供利用等各项工作。第三章归档范围、保管期限、归属与流向第二十一条文件归档范围、保存期限、归属与流向详见附录。第二十二条按照属地化管理的原则，项目法人委托建设管理单位或运行单位保存项目的全套档案。第二十三条建设管理单位与运行单位为同一单位时，建设管理单位保存项目的全套档案。若非同一单位时，建设管理单位应向项目法人委托档案保管单位移交全套项目档案。第二十四条根据本细则制定的项目文件材料的归档范8围、保管期限、归属与流向，设计、监理、施工、采购（含招标）、物资供应、调试等单位除保管自身形成的档案，还应根据本细则有关条款的要求，按合同条款适当增加项目档案的制作和移交份数，满足项目法人或建设管理单位、运行检修等单位对项目档案需求。第二十五条凡需在工程建设项目当地档案馆备案登记的，由参建各单位按城建档案馆的要求另行编制，并由建设单位统一向城建档案馆移交。第四章归档质量要求第二十六条建设项目归档文件和案卷质量应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）的要求。第二十七条建设项目所形成的全部项目文件应按档案管理的要求，在档案人员的指导下，按照《国家电网公司供电企业档案分类表（6～9大类）》对项目文件进行分类、组卷，编目。第二十八条归档文件材料应齐全、完整、准确，符合其形成规律；分类、组卷、排列、编目应规范、系统。（一）归档文件材料应根据本细则附件中所规定的归档范围，结合项目建设的实际情况，将建设项目全过程中应该归档的文件材料全部归档。9（二）归档文件材料之间应相互支撑，不可缺少，形成闭环。（三）归档文件材料内容应真实反映建设项目的实际情况和建设过程，文件原件归档，并做到图物相符，技术数据准确可靠，签字、盖章手续完备，文件材料形成的日期与工程建设同步。（四）项目文件材料应根据《国家电网公司供电企业档案分类表(6～9大类)》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008），做到分类准确，组卷合理，案卷封面、卷内目录、备考表等编制规范。第二十九条归档的文件材料应字迹清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。书写字迹应符合耐久性要求。不能用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、铅笔、圆珠笔、复写纸等）书写、绘制。第三十条归档的项目文件应为原件、正本。凡本单位的发文、主送或抄送本单位的收文，都要求以原件归档；合同、协议及工程启动验收签证书等需双方或多方履行签字手续的文件，应体现归档文件的原始凭证和法律凭证的属性，签字方均应以正本归档。第三十一条各种原材料及构件出厂证明、质保书、出厂试验报告、复测报告要齐全、完整；证明材料字迹清楚、内容规范、数据准确，以原件归档；所购的钢材等因供应商无法提供出厂原件只提供复印件的，复印件应字迹清楚、内10容规范、数据准确并加盖最终供货商的印章，并注明采购时间、采购数量、炉批号等；水泥、钢材等主要原材料的使用都应编制跟踪台帐，说明在工程项目中的使用场合、位置，使其具有可追溯性。第三十二条各类记录表格必须符合规范要求，表格形式应统一。各项记录填写必须真实可靠、字迹清楚，数据填写详细、准确，不得漏缺项，没有内容的项目要杠划，要求填写数值的必须填写数值，不能用“符合要求”、“合格”等代替，所有签字手续必须完善，不得代签。第三十三条设计变更、施工质量处理、缺陷处理报告等，应有闭环交代的详细记录（包括调查报告，分析、处理意见，处理结论及消缺记录，复检意见与结论等）。第三十四条外文或少数民族文字材料，若有汉译文的应与汉译文一并归档；无译文的外文材料应将题名、卷内章节目录译成中文，经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。第三十五条归档文件的纸张大小一般为A4幅面且不小于70g/m2，装订边为2.5厘米。小于A4幅面的纸张的应粘贴在A4纸张上。第三十六条档案移交应通过档案信息管理系统进行，各参建单位应在此平台上进行档案信息的著录、编目、电子文件的挂接和移交。设计单位的CAD竣工图应转换成PDF或GWF格式文件，通过档案信息管理系统进行移交；在移交纸11质文件的同时，应移交同步形成的电子、音像文件。电子文件生成单位所归档的电子文件应包括相应的背景信息和元数据，并采用《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）要求的格式。第三十七条电子文件整理时应详细著录电子文件的载体类型、软硬件