广西创新港湾公司物资管理制度

广西创新港湾公司物资管理制度北大纵横管理咨询公司2003年10月目录第一章总则...................................................................................................................2第二章物资管理职责...........................................................................................2第三章物资管理计划...........................................................................................4第四章采购供应商管理.....................................................................................5第五章采购招标管理...........................................................................................8第六章采购合同管理...........................................................................................9第七章物资采购.....................................................................................................11第八章设备采购管理.........................................................................................13第九章验收、保管、领用.............................................................................14第十章附则.................................................................................................................16第一章总则第一条制定本制度的主要目的合理配置资源，减少积压浪费与流通费用，提高物资利用效益，提高管理质量，保证公司利益最大化。第二条本制度所指的物资管理内容包括：库存材料、库存的备品备件、低值易耗品等。发生在上述物资管理中发生的采购、验收、储存、领发等环节的管理行为也包括在本制度中。第三条本公司物资管理实行严格的计划和预算管理，要贯彻没有计划和预算就不得进行采购、领用等行为。第四条为保证公司资产安全，任何物资管理要严格到岗到人，不得缺失。第二章物资管理职责第五条物资管理分别由供应部、项目部、生产中心、财务部及其他使用部门负责，各部门各司其职，共同保证公司的财产物资的安全。第六条划分物资管理职责的基本原则一、职责划分要贯彻责权对等的原则。二、管理者要对所属部门的管理活动负全面责任三、管理活动的组织者或牵头者要对一项管理活动负全面组织责任，其责任并不因为其他部门的参与而减轻，除非组织者或牵头者能证明，由于参与者不克尽职守导致他的决策失误才可以免责。组织者或牵头者有权利对出现的问题重新组织调查，分清活动中的主要责任和次要责任。第七条供应部的职责：1、负责公司年度、月度采购计划编制、综合平衡、实施。2、负责公司总体采购成本的控制、管理。3、负责公司采购物资的分类、公司集中采购和项目部自行采购物资的划分、参与项目部具体采购物资种类的确定。4、负责公司集中采购物资的具体采购、组织验收。5、负责公司设备采购、组织验收6、负责对项目部采购工作的指导和管理，参与项目部重要物资采购活动的谈判，代表公司对项目部重大采购活动的监督。7、采购价格控制8、公司供应部负责物资采购招标的组织管理工作第八条项目部职责1、负责项目部生产物资的保管、验收、使用。2、负责项目部物资需求计划的编制和执行。3、项目部当地物资采购4、供应商评价第九条生产中心的职责1、负责项目部物资需求计划的审核。2、负责编制设备需求计划。3、参与供应商评价第十条财务部职责1、参与公司物资采购招标工作。2、负责公司物资的价值管理。第十一条其他部门的职责1、负责保管好所使用的物资和设备2、负责申报本部门的物资需求。第三章物资管理计划第十二条物资计划包括库存材料、备品备件、低值易耗品的采购计划、存储计划、使用计划等内容。第十三条物资存储计划是指满足下阶段公司生产需要，考虑到正常的必要采购周期而提前存储物资的计划。使用部门负责编制存储计划。第十四条上年度末或项目开始前，公司开始编制下年度或项目计划，物资需求计划由使用部门负责编制，使用部门根据年度或项目生产计划和年度部门工作计划编制年度生产物料需求计划和年度部门办公用品使用计划，交供应部门。年度生产计划确定后，年度生产物料需求计划和年度部门办公用品使用计划必须根据生产进度的需要按月分解，形成初步月度需求计划。具体要求如下：1、生产物资需求计划＝本阶段生产消耗计划＋下阶段存储计划2、办公用品不考虑存储计划和需求计划，实行总额管理。3、项目部负责编制本项目部的生产物资需求计划。4、项目部物资采购计划根据物资需求计划编制，项目部编制完成后交生产中心审核。物资采购计划＝物资需求计划－期末物资数量第十五条生产中心审核物资需求计划和物资采购计划后，要交总经理审核，董事长审批。审批后生产中心向项目部下达计划，并将项目部的采购计划移交供应部。第十六条公司其他部门负责编制本部门的办公用品使用计划，部门经理审核通过后交办公室。第十七条供应部汇总各项目部的物资采购计划后形成公司的物资采购计划。第十八条每月末各部门要根据年度计划，结合实际情况编制月度计划。月度计划编制过程中，生产中心审核物资需求计划后，若需要调整，在征求项目部意见后做出调整。同时要调整项目部的物资采购计划，第十九条年度计划的准确率要保持在80％－120％之间，月度计划要保持在95％－105％之间。第二十条物资供应部、项目部供应员负责按月度物资采购计划进行采购，使用部门如果变更计划，必须在采购实施前通知供应部和项目部供应员。第二十一条项目部在开工前进行的设备安装、整修设备发生的物资需求，要根据开工准备工作计划编制物资需求计划，经生产中心审核，总经理、董事长批准，交供应部执行采购。第二十二条供应部每年要根据计划采购物资的数量、价值、频率等因素，按ABC分类法对物资进行分类管理，实行重点物资重点控制。1、A类年物资采购金额占年总采购金额60％。（炸药、雷管和柴油款不列入百分比统计）。2、B类年物资采购金额占年总采购金额30％。3、C类年物资采购金额占年总采购金额10％。4、炸药、雷管和柴油列入A类年物资。第二十三条本公司的物资采购实行项目部采购、公司总部集中采购和其他零星采购三种方式。每年年初由供应部负责编制公司采购目录，内容包括物资编号、品种、采购部门和采购周期等内容。公司采购目录经总经理批准后下发执行。第二十四条供应部要根据物资采购频率定期更新采购目录，一般至少半年一次。第二十五条项目部编制采购计划时，必须查看采购目录，按照目录上列出的产品填报计划。目录上没有的物资填报计划后，要附单独的采购申请单详细说明物资的型号、规格、可能的供应商、预计价格等因素。第二十六条总工室在在设计时要尽可能使用采购目录中所列的物资，采购目录如不能满足设计需要，应将所需物资添写采购申请单交供应部到市场上寻找满足条件的供应商。采购申请单上要注明“非实际采购”。第二十七条非标准物资和特殊活动所需的物资由于需求个性化强，可以不纳入公司的采购计划。物资需求部门只需要预测金额即可，实际需要时填写采购申请单交供应部，供应部按采购申请单采购。具体采购程序比照紧急采购程序执行。第四章采购供应商管理第二十八条供应商管理的基本原则一、保证公司的生产经营物资按需要及时供应，防止产生缺货导致停产。二、供应商开发的基本准则质量，成本，交付与服务并重的原则。三、供应商管理实行战略合作管理，要保持和供应商保持长期合作关系。四、供应商管理要实行动态管理，加强沟通、定期评估。第二十九条供应商选择一、供应部每年必须做出供应市场分析计划，定期对公司的重要物资供求情况进行分析，提出分析报告，为公司供应商选择、物资采购决策提供依据。二、总工室在进行技术设计时，供应部必须对设计所涉及的物资提供市场供应分析报告，帮助总工室进行材料选配。三、供应部负责通过各种方式搜寻公司的潜在供应商，登记供应商情况登记表，来管理供应商提供的信息。供应部通过以下方式搜寻潜在供应商：1、供应商的专业媒体广告2、供应商的主动问询和介绍3、专业技术杂志4、互联网搜索四、供应部通过收集信息，评估供应商工艺能力、供应的稳定性、资源的可靠性，以及其综合竞争能力。剔除明显不适合进一步合作的供应商后，提交一个供应商考察名录。五、供应部应根据供应商考察名录要求供应商填写供应商自评报告，如果供应商的生产经营条件发生变化，要求供应商及时对该报告进行补充和修改。六、对于重要物资，经总经理批准，供应部要组织总工室、生产中心的技术人员实地考察供应商，向公司提交考察报告。七、对不实地考察的供应商，供应部应通过电话、传真、电子邮件等方式和供应商联系，进一步取得供应商供应能力信息。八、供应部要对合格供应商发出询价文件，一般包括图纸和规格、数量、质量大致采购周期、要求交付日期等细节，并要求供应商在指定的日期内完成报价。在收到报价后，要对其条款仔细分析，对其中的疑问要彻底澄清，而且要求用书面方式作为记录。九、对所有的供应商要按统一的评分标准进行评比，评比结果靠前的供应商入选供应商初选名录。评价方法按供应商报价分析表进行。十、评比时，供应部要及时和其他部门成员沟通，评比结束后，总结供应商的优点和不足之处，并听取供应商的解释。如果供应商有改进意向，可要求供应商提供改进措施报告，做进一步评估。十一、供应部必须对供应商提供的替代材料组织相关技术人员进行评价，在现有材料中寻找低成本的替代材料。十二、供应部对初选合格的供应商提出公司供应商初选名单，交总经理审核。十三、每种物资的供应商初选名录一般要选择多家供应商对比。十四、董事长负责召开公司供应商选择会议，讨论确定最终的供应商名录，确定后交供应部负责执行。会议一般至少由以下人员参加：董事长、总经理、供应部经理、生产总监、总工程师、财务部经理。十五、供应部要根据供应商选择会议的决议，制作公司供应商名单，经过相关人员签字后下发相关部门执行。十六、项目部采购时供应商选择实行项目部经理负责制，公司供应部提供支持，供应商选定后，报公司供应部备案。重要物资供应商选择公司供应部要实地参与，代表公司进行监督十七、供应商选择过程中各部门的职责按照下表分工：项目总工室生产中心供应部财务部供方自评报告CCR供方产品质量评估ARI供方样品评估报告ARI供方质量体系考核R/AI安全环保审核R/AI供方档案资料建立RIR：工作的负责人；A：工作总负责人，拥有最终的决定权，负责对政策或过程执行的监督和修正；C：在采取行动之前的咨询人；I：行动信息的分享人。第三十条供应商评价一、供应部要组织考核和评估供方，确保所采购物资质量、运输服务、包装等满足规定要求。对供方的评价包括即时考核和年度评估。即时考核是指对发生的每一笔采购交易的状况进行考核；年度评估是指以年度为周期对供方进行综合评估。二、现重大质量事故后，供应部要对供应商重新做出评估。三、供方考核与评价过程中各部门的职责按照下表分工：项目项目部生产中心供应部财务部供货数量情况AR供货质量情况AIR到货及时百分比AR供货安全性AIR根源分析／纠正措施A