应收账款管理办法

制度编码HBJQM0407等级C应收账款管理办法更改码1目录1总则2职责3细则3.1应收账款管理基本原则3.2应收账款签字程序3.3欠款单据额度审批3.4风险应收账款拦截3.5应收账款信息通报3.6应收账款对账3.7应收账款催收3.8处罚管理4附则所属公司湖北事业部主责部门财务部起草人孙国红主责部门审核陈习文主责部门副总审核李旬企管部审核贺恒杰胡熠销售部电子商务部会签彭春玲尹杰总经理签发：陈波2010年07月02日第1页共12页等级C应收账款管理办法更改码11总则1.1目的为提高营运资金使用效率，缩短应收账款回款时间，保持营运资金的流动性，降低经营成本与风险，扩大销售规模，增加销售收入，特制定本办法。1.2适用范围本办法适用于九州通医药集团股份有限公司湖北事业部。2职责2.1开票员2.1.1负责销售开票并按照开票性质、额度不同分别交相关人员对客户资信状况审核。2.1.2负责办理客户临时信用政策调整申请手续并协助自提和托运客户办理欠款发货手续。2.1.3负责定期对客户进行应收账款催收及异常应收账款的反馈。2.2业务员2.2.1负责及时向开票员、大区经理、销售部经理及财务部反馈客户的经营发展状况等信息，为公司调整信用政策及进行应收账款催收提供依据。2.2.2负责及时将托运商品送至客户处，并收取货款或客户填写的《欠款单》。2.2.3负责配合开票员和财务部及时与客户对账，并上门催收欠款。2.3开票组长、销售部经理2.3.1负责对客户欠款和信用政策调整申请进行审核（临时信用政策调整申第2页共12页等级C应收账款管理办法更改码1请的审核权仅限于销售部经理及以上人员）。2.3.2及时向责任催收人员通报客户应收账款信息。2.3.3关注客户资信状况并监督、协助责任催收人做好款项催收工作。2.3.4销售部经理负责监督和协助大区经理做好重难点客户款项的催收工作。2.4大区经理2.4.1大区经理驻公司期间负责应收账款产生和政策内欠款单据的审核。2.4.2大区经理负责所属片区重难点客户应收账款的催收。2.5配送组长2.5.1负责相关单据的收集与整理。2.5.2及时准确的将客户配送信息输入电脑。2.6配送员2.6.1完成商品配送并按要求收回货款或取得客户出具的欠款单据。2.6.2负责将符合退货标准的商品及时带回交退货组办理销售退回相关手续。2.6.3负责及时收回客户的货款和临时欠款办理结算手续并进行单据交接。2.6.4对现款客户(即C类客户)的应收账款负全责。2.7结算员2.7.1负责对客户开票单据和自提客户《欠款单》手续规范性和完整性的审核，并办理销售出库及收款结算手续。2.7.2负责收取欠款单据后分区整理分发到各催收责任人。2.7.3负责非授信客户、自提客户的对账与催收工作。2.8信用管理员第3页共12页等级C应收账款管理办法更改码12.8.1负责按责任区域对客户授信资格及信用政策的审批。2.8.2负责定期与开票员、业务员核对责任管辖范围内客户的往来账。2.8.3负责监督并指导业务员和开票员作好应收账款（含在途货款）催收工作(重点是异常销售客户的账款催收)。2.8.4负责时空信用模块内容的及时更新和调整。2.8.5负责对客户违反协议或欺诈的行为记入客户资信档案。并及时将需进入法务催收程序的超期客户资料移交到集团法务部。2.8.6负责核实结算组在电脑中勾兑的配送客户付款信息，并将未勾兑的配送客户付款信息或出现的异常情况汇总，及时与配送部长和责任配送员反馈。2.8.7负责每周对应收账款催收情况进行抽查并向应收账款催收责任人通报；2.8.8每月向销售部通报应收账款催收结果和准备采取的对策。2.9财务部副部长（主管信用管理工作）2.9.1全面负责应收账款的日常管理工作。2.9.2负责定期通报异常应收账款信息并督促责任催收人催收账款,对大额应收账款亲自催收。2.9.3分析、评估客户经营管理状况及应收账款回收情况，调整、完善授信客户信用政策，并定期组织相关部门召开信用管理沟通协调会议。2.10法务监察总部(以下简称法务部)2.10.1负责对有回收风险的应收账款进行监控,对财务部上报的回收风险较大的应收账款进行催收，及时向财务部及相关领导反馈催收结果。2.10.2负责移交法务部的违规事件处理。第4页共12页等级C应收账款管理办法更改码13细则3.1应收账款管理基本原则3.1.1应收账款的产生主要限于签定年度《销售合同》，享受公司信用政策的客户。除配送客户外，原则上不允许产生临时欠款。3.1.2所有《欠款单》及《临时欠款单位发货证明》须经过规定审批手续后方能生效。3.1.3客户应收账款催收要明确催收责任人，并建立每周对账制度，确保应收账款在信用期限内，超资信货款及时收回。3.1.4应收账款应实行开票员、业务员、配送员捆绑催收，信用管理员、监督业务人员催收应收帐款。3.1.5信用管理员每日检查应收账款资信情况；每周二和周四分别向销售部、配送部发放现款客户欠条明细表；每月向销售部和财务部上报应收账款分析报告。3.2应收账款签字程序3.2.1《欠款单》的签字程序：客户——开票员——大区经理——销售部经理——信用管理员3.2.2《临时欠款单位发货证明》的签字程序：开票员——欠款清收责任人——大区经理——信用管理员3.3欠款单据额度审批3.3.1授信客户（1）信用政策内A．客户单笔应收账款在20万元以下，累计应收账款在年度《销售合同》范第5页共12页等级C应收账款管理办法更改码1围内且前期欠款在信用期限内的，由销售部大区经理审核后，交信用管理员审核。B．客户单笔应收账款在20-50万元之间，且累计应收账款在年度《销售合同》范围内且前期欠款在信用期限内的，由销售部副经理审核后，交信用管理员审核。C．客户单笔应收账款在50-100万元之间，且累计应收账款在年度《销售合同》范围内且前期欠款在信用期限内的，由营销总监审核后，交财务部副部长审核。（2）超过信用政策的欠款审批A．应收账款的额度或还款期限超过年度《销售合同》的规定，客户没有办理在途资金而临时申请信用额度在10万元以下时，经销售部副经理签字后，交信用管理员审核。B．应收账款的额度或还款期限超过年度《销售合同》的规定，客户没有办理在途资金而临时申请信用额度在10-50万元时，经营销总监签字后，交财务部副部长审核。C．应收账款的额度或还款期限超过年度《销售合同》的规定，客户没有办理在途资金而临时申请信用额度在50万元以上时，由财务部副部长给出分析意见，交总经理审批。3.3.2非授信客户的审批没有与公司签定年度《销售合同》的客户原则上不允许产生欠款，新开户的客户原则上3个月内不允许产生欠款。（1）对若需要产生欠款的客户，欠款金额在20万元以下，由销售部副经理签字，交信用管理员审核。第6页共12页等级C应收账款管理办法更改码1（2）对若需要产生欠款的客户，欠款金额在20-50万元，由营销总监签字，交信用管理员审核。（3）对若需要产生欠款的客户，欠款金额在50万元以上，由财务部副部长给出分析意见，交总经理审批。3.3.3重大或异常销售（1）凡单笔采购金额达200万(含)以上的所有客户,一律需总经理进行最后审批,总经理审批通过后方可发货。（2）凡在审批过程中财务部认为存在应收账款回收风险的客户,需在审批时注明“报总经理审批”字样,单据经总经理批准后,方可发货。3.3.4审批注意事项（1）对于协议内欠款，责任审批人审批前须对《销售开票汇总单》内容的完整性、有效性进行审核,无误后方可签字。（2）因资金在途产生的临时欠款，责任审批人须在检查相关证明文件的真实性和相关证明有效性后方可签字，财务部审核签字前须确定款项已在“在途货款管理”系统模块登记,否则不予签字。（3）对于客户因本次采购金额超过剩余信用额度而产生的临时欠款，责任审批人应了解综合分析客户历史信用情况及经营发展现状并在确认付款时间后再在《信用政策调整申请书》及《销售开票汇总单》上签字。（4）对于违反公司信用政策规定的客户欠款审批手续财务部有权不予办理,特殊情况应报总经理审核批准后方可办理手续，若总经理不在可电话确认后待到总经理回来后再补办相关手续。3.4风险应收账款拦截当客户的真实毛利为负毛利或应收账款余额满足上述超期、超额标准时，信第7页共12页等级C应收账款管理办法更改码1用管理系统会自动在业务开票存盘环节试试禁止级拦截，限制销售出库。（1）真实毛利为负毛利客户以客户欠款天数所对应区间内的销售、成本、资金占用成本来计算销售毛利和应收账款持有成本，当客户销售毛利减去应收账款持有成本的真实毛利为负毛利时，业务系统则在开票存盘环节实行拦截。（2）严重超期应收账款客户应收账款账龄超过信用期限45天（含45天）以上的应收账款。（3）严重超额应收账款客户A．当信用额度小于或等于50万元时，余额超过信用额度20万元（含20万元）以上的应收账款；B．当信用额度大于50万但小于或等于100万元时，余额超过信用额度40万元（含40万元）以上的应收账款；C．当信用额度大于100万元时，余额超过信用额度50%（含50%）以上的应收账款。3.5应收账款信息通报3.5.1信用管理员每天核实结算组在电脑中勾兑的配送客户付款信息，并将未勾兑的配送客户付款信息或出现异常情况的进行汇总及时向配送部部长和责任配送员反馈。3.5.2信用管理员应于每周六前整理客户的应收账款信息，形成《应收账款催收表》（附件3），交销售部大区经理、经理安排对应的欠款催收责任开票员或业务员与客户进行对账并催收。3.5.3信用管理员应监督、检查各对应开票员和业务员应收账款催收情况，并将应收账款到期未还的欠款单位情况及时反馈给责任开票员和业务员。第8页共12页等级C应收账款管理办法更改码13.5.4外埠片区的开票员应及时向驻外办事处业务员、片区经理通报客户销售、付款及应收账款信息。3.5.5应收账款分析（1）财务部每月对应收账款进行分析（见信用管理系统应收账款账龄分析模块），如果账龄分析显示公司的应收账款的账龄开始延长或者逾期账户所占比例逐渐增加，财务部要及时采取措施，调整信用政策，努力提高应收账款的收款效率。（2）财务部每季度对平均应收账款周转天数进行分析，将每一个具体客户的周转天数与协议信用期限相比较，以分析每一个客户的回款情况，并对超出协议信用期限的客户抓紧催收。（3）财务部每季度对应收账款逾期率进行分析，当平均逾期率超出30%时，表明公司制定的信用额度与实际情况有较大差异，需要在年中进一步调整与重新评估。3.6应收账款对账参见《应收账款对账、调账管理规定》3.7应收账款催收如遇国家法定节假日，则应收账款账期顺延。催收程序如下:3.7.1信用期内：业务员应定期走访、电话联系客户。开票员应在还款期限到期前二天将没有确定回款的客户信息及其欠款单据反馈和转交给业务员。3.7.2还款期限前一天：业务员电话通知客户，请客户准备好货款。3.7.3还款期限当天：业务员带好欠款单据上门收款，或实地了解客户不能按期付款的原因。3.7.4超期1-6天：业务员上门催收，了解并及时解决客户提出的问题。同第9页共12页等级C应收账款管理办法更改码1时，财务部向客户发出清晰、准确的《往来账对账函》，约定付款时间。3.7.5超期7-15天：财务部向客户发出紧急书面催收函，业务员再次上门拜访催收，了解客户迟付的原因，要求客户提供有关证据，并收集资料进行核实判断。3.7.6超期16-30天：财务部向客户发出较严厉的催款函，由销售部大区经理、经理或财务部副部长亲自催收并应停止供货（除现款现货外）。3.7.7对于客户无合理理由而超期30天以上恶意拖欠账款不还、客户财务状况恶化且在可预见的时间内不可能恢复、客户意外死亡或破产等停止经营进行清理整顿的等情况致使公司应收账款存在潜在回收风险的，财务部与营销总监及总经理沟通并报财务总部审核通过后，报法务部进入法律催收程序。3.8处罚管理3.8.1《销售开票汇总单》未经责任审批人签字就擅自进行结算，并导致商品已发放给客户而产生的应收账款，给予相关责任开票员、结算员行政处分的处罚,造成经济损失的还须承担相应经济赔偿责任。