浅谈逾期应收账款管理

会计与审计经济理论研究81　　　浅谈逾期应收账款管理温永平(开滦铁路运输分公司,河北唐山063000)摘要:在企业赊销管理环节中,应收账款的存在是合理的,但如何将企业应收账款水平控制在科学的区间范围内,降低持有应收账款的成本,是摆在企业管理者面前重要的课题。本文通过对逾期应收账款形成原因的分析,制订了应收账款的催收业务流程,同时提出了应收账款催收的一些技巧,从而为企业催收逾期应收账款提供了参考。关键词:应收账款;企业信用　　企业应收账款按赊销合同约定兑现情况可分为正常应收账款和逾期应收账款。对于企业信用管理而言,在企业赊销合同期满后,债务人未按合同约定及时给付债权方货款的,就形成了逾期应收账款。逾期应收账款形成后,如何化解和防范信用风险,通过对企业逾期应收账款形成原因分析,制订科学可靠的催收业务流程,使逾期应收账款尽快催收到位是我们企业信用管理的最终目标。1.逾期应收账款原因分析产生逾期应收账款既有企业外部原因,也有企业内部管理原因。产生逾期应收账款的外部原因可能是客户遇到特殊困难,或是因为一些不可抗力造成了客户不能按期付款。但更多的外部原因还是由于客户不讲信用而造成的。产生逾期应收账款的内部原因是企业信用管理不当。如有的企业根本不设立信用管理部门,也不取得信用管理公司提供的信用管理外包服务,这本身就是在管理上的严重缺陷。逾期应收账款形成的原因是多种多样的,主要可概括如下几点:一是客户因自身经营不善,造成企业亏损或产品积压,经营情况严重恶化,无力偿还欠款。二是客户不讲信用,故意长期挤占销货企业资金,供自身周转使用,不愿及时归还欠款。三是销货企业的销售部门工作失误,或者与法律顾问和信用管理部门配合不当,造成赊销合同出现漏洞或合同管理混乱,因而与客户债权债务纠缠不清,造成客户拖欠。如:在赊销协议中使用的付款和结算方式条款选择不当,合同中又没有设保护性条款,造成客户拖欠。四是销货企业没有设立信用管理部门或信用管理部门人员不作为,销售与收款脱节,企业内部又没有制约机制的,使应收账款未能得到主动催收造成逾期。2.逾期应收账款催收程序企业必须设立信用管理部门,明确逾期应收账款的清收责任主体,并实施以严格的激励与约束机制,才能使逾期应收账款的清收工作得以顺利进行。当一笔应收账款到期而会计部门未能收到付款,经企业信用管理部门核查确定客户已经收到付款通知或商业发票,就说明一笔逾期应收账款产生了。由此,信用管理部门开始接手对这笔应收账款的管理,并使催收工作进入如下标准收账程序。逾期应收账款催收流程图建立专案,明确专人提醒客户,了解原因第一次正式催收登门拜访严肃通知,第一次经理对话正式催收第二次经理对话最后通知提出法律诉讼2.1建立专案,明确专人负责催收。信用管理部门经确认已经形成逾期应收账款时,应对该笔逾期应收账款建立专案,并明确专人负责催收。专案内容应包括合同、发票、与客户的通讯情况、前期有关催收的传真、客户档案等内容。2.2提醒客户,并了解客户没有及时付款的原因。在逾期的第1天,用传真提示客户,应该付款的内容及额度。在逾期的第6天,再度用传真提示客户。在逾期的第10天,通过电话了解客户未能及时付款的原因,并做好相关记录。2.3第一次正式催收。逾期的第15天,在了解客户未能及时付款原因的基础上,正式通过传真催收。同时,将双方签订的合同、发票等相关证据传真给客户。2.4严肃通知。逾期的第20天,如果对方仍没有付款迹象,就必须草拟催收函,并以传真的方式严肃通知对方。2.5登门拜访,第二次正式催收。逾期的第30天,通过登门拜访的方式,将形成应收账款的原始资料复印件再次提供给客户。同时,负责催收的业务主管通过谈话进行催收,并表达不满的情绪。2.6第一次经理对话。逾期的第35天,信用部门主管经理与客户进行对话,使催收级别升高,引起客户的重视。2.7第二次经理对话。(下转第72页)会计与审计72　　　经济理论研究重要目的和重大意义,使村组干部了解不执行预算制度所造成的影响和不良后果,同时要消除村干部埋怨情绪和不平衡的心理状态,使其真正从心里接受这项制度,使“村财乡代管”能够顺利地实行,并达到良好的效果。2.加强民主理财建设,把培养村组干部民主理财意识作为重点。有专家指出:村财民理乡代管的双层监督机制只是在村民理财能力不足和村级财务管理体制不健全的情况下的过渡性措施。村级财务的管理最终还是要通过村民自治自己管理。因此,要加强村民的理财意识和理财能力,加强村民监督机制。相关部门要加强村民自治制度的指导、监督,引导村民和村组干部完善民主管理制度,巩固改革成果。3.强化监督管理。乡镇与村之间的来往作为村级财务的一个重要方面,同样要强化监督管理,并应贯穿于经济业务从发生到账务处理的全过程,避免可能发生的错误。在每次结账前要充分发挥民主理财小组的作用,强化民主监督职能;乡镇代理记帐员要严格把关,防止记帐凭证与原始凭证之间数额上的误差,防止申请取款用途与实际使用项目上的出入,把问题发现和纠正在结账之前。而且在每年年底要专门组织乡镇代理记帐员对各村与乡镇之间的往来进行交叉审计,发现变相重复报支的要严肃处理;对代理记帐员有不负责任的行为要进行纪律处分,以有效监督村级资金的使用,维护和确保村对集体资金的所有权。4.加强农村会计人员的队伍素质建设。培养一支高素质的农村财会队伍,既是“村财乡代管”制度顺利实施的有力保障,也是做好农村经营管理工作的基础。为了真正实现代理村账,代理会计应该参与代理单位各项计划尤其是财务计划的编制,及时反馈会计信息,管理好村集体财务账目和档案。这样就由原来的事后监督变成了事前、事中、事后的全程监管。就要求每一位会计人员必须具有较高的业务素质,每年要定期举办会计人员培训班,学习和更新财务管理知识,熟悉电脑操作业务,了解农村政策、法规,以提高工作能力和工作水平,建立起一支业务精、纪律严、意识新、作风实的农村会计队伍。参考文献:[1]由建勋,何伟.关于“村财乡代管”的思考与建议[J].农业经济,2005,(5).[2]戴建忠,周建.如何防止乡镇与村往来余额的不平[J].业务与技术,2002,(11).[3]王红玉.规范和完善农村财务管理实行“村财乡代管”[J].理财经纬,2006,(5).[4]李比元.贫困山区村级财务管理模式的实践与探索[J].工作研究,2007,(6).[5]郝燕.村级财务管理中存在的问题及对策[J].农业经济,2005,(12).作者简介:1.戚英华,重庆工程职业技术学院经济管理系教师,会计学硕士,研究方向:财务管理。2.熊玉红,重庆工程职业技术学院教师,研究方向:财务管理。(上接第81页)　　逾期的第45天,信用部门主管经理再次与客户进行对话,也是最后一次通电话进行催收。2.8最后通知。逾期的第46天,负责催收的业务主管人员通过挂号信或特快专递的方式进行催收,并作为最后通牒,提醒对方,如果不及时按照协议约定付款的话,将采取法律程序进行催收。2.9提出法律诉讼。逾期的第60天,仍未收到对方付款时,委托律师向人民法院提起诉讼。以上是一般的应收账款催收程序,信用管理部门可以考虑客户未及时付款的原因,而在流程间隔天数上进行调整。也可以在中间增加相关的流程,比如增加上门追讨次数等。但值得一提的是信用管理部门对每一笔逾期应收账款都应该及时追讨,在客户企业所在地进行及时和不停地催讨是成功追账的关键。实践证明,很多客户欠款都是在及时而又不厌其烦的追讨之下,成功地被收回。3.逾期应收账款催收的技巧3.1电话催收人员应经过培训。为了提高催收效率,对电话催收培训的内容主要有如下几个方面:心理素质培训和收账技巧培训。因为电话催收人员要与形形色色的客户打交道,什么样的人都可能遇到,因此较强的心理素质是必备的。其次是收账技巧,要针对不同客户的不同收账时期做出正确的收账方法,使收账程度不断升级,给对方造成逐渐紧迫和压力不断加大的感觉。从而达到如期收回账款的目的。3.2收账前要做足准备。为了保证短短几分钟的通话取得应有的效果,电话催账人员必须认真看客户档案,回忆上次催账的情景,总结上次电话催账的经验,策划与决策人通话的方法,以及列出必须要说的话的纲要,将各种资料准备充分后再拨电话。3.3在通话中要占主导。在电话催收中,要设法与客户企业的决策人通话,通过简明扼要的开场白、适当的态度、对各种托词和借口的熟练反驳,使自己在通话中占主导地位,使客户感觉到紧迫感,极力争取对方保证尽快安排付款的承诺。参考文献:[1]林钧跃.企业信用管理.企业管理出版社.[2]裴华.煤炭企业法律纠纷典型案例评析.中国法制出版社.[3]梁镇.企业管理创新.中国经济出版社.作者简介:温永平,开滦集团铁路运输分公司经管科长。