试论教学秘书工作特点

1试论教学秘书工作特点一、教学秘书工作的特点1.服务性与协调性教学秘书不但肩负着把系、学院及教务处所制定的各项规章制度向系部教师宣传的职责，同时，也负责把教学相关的任务落实到每位学生，确保全校的教学活动正常开展。既下达任务，也广泛征求和听取各教师和学生对教学管理工作的意见和建议，及时把信息和意见反馈给相关领导部门。由此看来，教学秘书是上情下达，下情上报的服务者，即为教师教学和学生学习提供支持帮助，也为院(系)领导决策提供参考信息。身为教学秘书，不可能独自处理所有繁琐的教学事务，还涉及与多部门进行协调沟通。如何在最短时间内利用手上的资源把问题理解清楚，再采用“取精去糟”的方式，积极地与别的部门联系，有效地解决问题，这需要教学秘书具有良好的沟通与协调能力。此外，一旦管理部门所作出的决定和计划等相关事务和院(系)的教学管理事务上存在差异和矛盾时，这就需要高校秘书及时的掌握相关事务，并起到协调或者依据当时情况结合实际的问题，做出应对的措施，并及时上报于上级。达到协调各部门事务上一体化，从而促使所有教学事务有序进行。2.繁杂性与严谨性教学秘书协助系主任管理日常的教学活动，内容包括：排课、征2订教材、收集教学资料、教师工作量统计、检查落实教学计划执行情况、调课情况、停课情况、学生成绩管理、毕业生资格审核、各阶段教学检查、学生评教、教师互评、学生英语四六级、计算机等级考试报名、学籍档案管理、成绩管理、安排考试及监考、各学期考试试卷整理归档等。其他方面包括科研资料管理与存档、教学评估、教学文件的通知与下达及归档、教学情况通报、教务系统相关工作等。如此冗杂的工作，却不允许有一丝错误。做得好，理所当然，默默无闻;一旦稍有疏忽，便会造成教学事故，受到各方谴责。这要求教学秘书有高度的责任心，每一件小事都必须考虑全面，亲自操作，牵一发而动全身。3.专业性教学秘书，顾名思义是指从事与教学工作相关的具有辅助性质的管理人员，它是教学管理队伍中的基层工作者。但由于种种原因，部分高校对教学秘书的作用认识不足，认为教学秘书是打零工人员。实际上，教学秘书工作涉及面广而繁杂，需要复合型人才才能胜任。教学秘书从事业务工作需要掌握口头表达能力，文书写作能力，沟通能力、公共管理等基础知识。此外，由于经常与学生接触，还应掌握心理学、教育理论知识、本院系专业学术背景、教学规律及教学特点等，并在工作中加以运用，不断总结提高工作水平。同时，需具有一定程度的计算机操作水平，熟练运用教务管理系统，常用办公软件，能精确快速处理教学管理工作，为广大师生提供快捷服务。4.应变性3在日常工作中，经常遇到来自学生和院(系)领导、教师的突发性事情，如临时调课、停课等。这要求教学秘书要时刻保持清醒的头脑，有较强的分析问题的能力，迅速果断地处理这些突发性事故，尽可能在最短时间内把问题解决。同时，应变性也同样运用在处理同事之间和师生之间的关系上，做好沟通的枢纽，使大家能互相理解，成为和谐的整体。二、教学秘书工作中存在的问题1.工作繁忙，任务重教学秘书是教学管理的实施者和组织者，工作内容几乎涉及院系日常教学管理的各个方面，如课表管理、学生选课管理、教师调停课管理、教学任务安排、考务管理、毕业论文(毕业设计)和学位资格审查、教师工作量核算和教学评估管理、档案管理等。除此之外，还包括随时处理突发事件，解答老师和学生的咨询。据不完全统计，教学秘书的日常事务大概百余项，可谓千头万绪。2.待遇偏低，队伍人员流动大一直以来，教学秘书的岗位没有得到高校领导的重视，普遍认为其工作就是排课、调课、学籍管理、专门负责通知等简单重复性的工作。一言蔽之，就是什么人都可以做，不同于教师岗位，还有专业学历的要求。同时，由于工作太繁琐，以致于都没有计算教学秘书工作量的体系，甚至是无法计算，无法量化。因此，工作的难度和业绩都不易体现出来，导致教学秘书与机关人员一起参加职称评定时，处于相对劣势。另外，教学秘书由于工作任务重，很少甚至不可能有机会4参与科研项目，缺少科研成果，也是导致职称评定难得原因之一。教学秘书晋升之路艰难，且工资待遇较低，导致在岗人员想方设法转岗，也是较普遍现象，还使得该队伍人员结构参差不齐，整体素质偏低，严重影响工作质量和效率。3.职业声望较低教学秘书普遍得不到应有的尊重，部分领导和老师都认为教学秘书就是后勤杂工，可有可无。再加上教学秘书工作属性多为辅助性，工作成果不明显，工作价值模糊，得不到相应的认可和尊重。4.岗位职责不明教学秘书既从属于教务处，接受教务处的任务安排，同时又服从院系领导的安排，是在双重领导下进行具体的管理工作。这就容易造成同一时间内要接受来自不同上级安排的任务。再加上学校的各个部门、院(系)领导和师生们对教学秘书岗位的不了解，甚至把行政秘书、辅导员、科研秘书等的部分工作或全部工作安排给教学秘书来承担，导致教学秘书的工作更加繁杂。5.工作创新能力不够随着高校办学规模和学生人数的不断扩大，教学秘书的工作量也随之猛增，个别院校为精简人手，一个系部只安排一位教学秘书。繁重的工作任务使得教学秘书处于高压状态，时刻准备着处理各种事务，根本没有时间去接受培训，知识也根本谈不上更新，更别说创新。在现今社会，现代信息技术是提高管理水平的有效手段，例如各种教务系统，这就需要教学秘书需要有娴熟的计算机理论和网络技术知5识。但由于教学秘书都忙于应对繁杂的事务，因此对科技方面的知识更不上社会的进步，新知识的缺乏，造成工作效率的下降。三、解决措施1.改变观念，重视教学秘书的工作高校领导与教师应该充分认识和肯定教学秘书的工作，尊重其在教学管理中的地位，提高其职业认同感和成就感。由于教学秘书的工作需要各部门，包括师生和辅导员的配合，学校有必要为教学秘书建立和谐的人际关系环境，保障教学秘书在整个教学体系中的地位。2.建立明确的岗位制度首先，健全的体制机制是根本保证，学校应对教学秘书的岗位制定明确的工作职责范围，并纳入学校的规章制度，切实执行。而不得随意将任何后勤的杂事、琐事交由教学秘书处理，模糊教学秘书的身份定位。其次，建立合理的教学秘书晋升制度。目前，很多高校的教学秘书的职称评定仍是与教师的要求一致，导致出现职称评定难，薪酬增加难得现象。学校应与实际结合，建立符合教学秘书工作性质的绩效评价体系，并且提高其服务对象;学生，在此过程中的参与度。当然，与教学秘书有业务联系的专职教师、行政同事、直接上级领导也应参与对教学秘书的绩效测评，形成360度评估体系，使教学秘书通过综合评估结果真正地认识到自身存在的不足，加强自身建设，提高其工作积极性。63.提升教学秘书专业素质一般高校都会有定期的教师培养计划，而针对教学秘书的培养支出可谓少之又少，这也是教学秘书缺乏工作热情的重要原因之一。作为教育管理的前线人员，不断提升素质和技能是极有必要。一方面，在招聘教学秘书过程中，要注重对高素质人才的选拔，注重对综合素质的考核，这是教学队伍质量的有力保障。另一方面，对教学秘书的培训，学校应加大投入，定期有组织有计划地进行关于业务技能、服务意识、科研能力、教育心理学等方面的培训。尤其随着当今高校国际化的程度逐渐加深，与国内各大高校甚至国外学府的合作交流频繁，不断吸取先进的教学管理经验，提高教秘的整体水平十分必要，且为迎接愈加专业化的教育环境提供有效的保障。4.个人的提高与锻炼客观条件的改善是保障，而主观的努力是进步的前提。首先，教学秘书需清楚认识自己的职责，作为教学活动的基层人员，应具备强烈的责任心，服务师生。其次，但又不能满足于应付一般的教学日常工作，而是应该主动学习，学会思考。对于日常性的工作，能总结方法，创新工作思路。善于发现问题，采用新途径、新方法解决问题，由于教学秘书的工作涉及面广，因此还应多学习管理范畴的知识，才能理解相关政策，把理论与实践相结合，更好地适应时代的发展。最后，教学秘书需热爱自己的岗位，学会总结工作经验和不断自省进步，而不是一直埋怨外部环境的恶劣、领导的不重视。通过自身的努力，获得师生、学校领导的尊重与认可。75.鼓励科研教学秘书由于工作的属性，很难有机会参与教学改革和教学管理方面的科研项目，同时也造成评职称的道路艰难。学校应采取鼓励措施，使教学秘书参与科研。作为教学管理的一线人员，共同探讨学校教学管理的方法，为领导提供相关的意见与建议，互促互赢。教学秘书作为教学管理服务人员，他们的作用不可替代。高校应重视对教学秘书的培养，为其发展提供必要的条件，使其全心全意为之奋斗。同时，教学秘书也应不断学习，力争成为服务、沟通、协调、育人、科研都精通的高素质人才。