致得E6协同文档管理系统使用手册

致得E6协同文档管理系统使用手册致得E6协同文档管理系统使用手册致得科创软件(北京)有限公司未经致得科创软件(北京)有限公司事先书面许可，本手册的任何部分不得以任何形式进行增删、改编、节选、翻译、翻印或仿制。本手册的全部内容致得科创软件（北京）有限公司可能随时加以更改，此类更改将不另行通知。具体应用以软件实际功能为准©本手册的著作权属于致得科创软件(北京)有限公司版权所有〃翻制必究致得、Zidesoft为致得科创软件（北京）有限公司的注册商标。本书中涉及的其它产品商标为相应公司所有。在中华人民共和国印制前言感谢您选择致得E6协同文档管理系统！文档是企业知识财富和智力资源最重要的载体。有研究表明：企业70％日常运作必须同各类纸质和电子文档联系在一起；企业内80％的知识和信息是以文档的形式存在；应用文档所产生的人工费占总人工费的40%，占企业总收入的15%。因此，良好的企业文档资源管理，就是良好的企业财富管理。为了解决企业目前面临的问题，为此我们研发了致得E6协同文档管理系统，将帮助企业有效解决这些问题。致得E6协同文档管理系统完全符合企业文件管理的要求，不仅可以实现各种文档采集、索引、检索和管理一体化，而且对文档资源及ISO文控的管控突破了时空限制，用户可以随时随地查看、修改、上传文档，跨部门、跨地区资源共享更简便、容易，同时节省了在归档和检索方面所花的时间，每个人都可以把时间放在更有价值的工作上。本文档将通过十三个章节详细介绍系统的使用方法，并从用户的角度出发，围绕用户初次使用、日常文档管理等实际操作，以图片加文字形式详细的讲解每个功能。用户在使用过程中，如有不懂地方，只需翻看我们手册，即可快速明白，从而在后续操作中更加熟练、得心应手。目录1第1章系统介绍1.1系统功能随着互联网的普及，信息流通的速度、强度和便捷度的加强，一方面让我们享受到了前所未有的方便和迅捷，但另一方面也承受着信息爆炸所带来的压力。权威机构统计得出一个脑力工作者80%时间是和文档在打交道，其中60%的时间在直接应用文档。而事实还不仅如此，在企业运营过程中，通过文档和客户交流的时间甚至超过90%，应用文档所产生的人工费占总人工费的40%，企业总收入的15%！致得E6协同文档管理系统集电子文档、纸质文档、数字资产（图片、CAD图纸、音频、视频）、ISO文控等各类文件管理于一体，以解决企业文档管理难题实现高效运营为目标，通过与Office集成、权限控制、LDAP/AD集成、全文索引、协同编辑、版本管理、互联网访问、CAD图纸预览、多媒体在线播放、文档在线借阅、目录规则应用和ISO文控审批流程等功能，有效地解决企业中人员沟通难、文档管理散乱查找不易、文件审核周期长效率低、纸质成本浪费严重、异地协同办公难等问题，帮助企业有效地实现资源整合利用、减少信息安全隐患、提高员工沟通和协作效率、节约纸质成本，通过实现无纸化办公从而达到降低企业运作管理成本、追求利润最大化的目标。1.2应用价值随着信息化的发展，越来越多的公司在产品设计与研发过程中需要用到各类电子文档。单纯依靠Windows文件共享方式已难以解决产品与研发文档管理的问题。致得E6协同文档管理系统的成功应用，其显著的功能特性将全面解决企业工作中遇到的各类难题，为企业带来实际的应用价值。海量文档难集中E6为企业搭建海量资料集中存储平台，稳定可靠；统一备份，安全无忧。2版本众多难统一致得E6协同文档管理系统修订版管理功能，一个文档关联多个版本，确保用户每次打开为最新版本，保证了流通中版本的一致性，减少版本的错误使用带来的损失。协同编辑难实现该系统与Office无缝集成，用户无需改变现有操作习惯，即可快速实现文档的协同编辑操作。文档安全难保障权限控制功能，支持根据用户的不同等级、部门设臵灵活的权限，控制用户对文档的编辑、阅读、删除、打印等操作，实现文档的安全共享。文档查找难效率全文索引功能，支持根据文档标题、作者、内容中字（词、短语、短句）等其他多种方式进行高级搜索，精准查找，帮助用户节约更多时间。纸质文档难规整纸质文档电子化功能，与扫描仪紧密集成，将现有的纸质文档（如合同、卷宗、人事档案、企业宣传册等需要保护的资料）转化为电子的jpg或者PDF文件，方便多人同时查看。同时支持为该类型文件增加摘要，便于用户进行查找。综上所述：致得E6协同文档管理系统支持多媒体文件的在线预览播放、其互联网访问、规则应用、流程审批等功能，实现了文档的跨时间地域查阅和管理，使得人找人变为事找人，效率节节提升，是企业文档管理、协同办公、ISO文控管理的不二之选。3第2章系统对运行环境的要求2.1系统运行的硬件要求硬件要求◆服务器配臵CPU：1.4G以上硬盘：50G以上内存：2G为最佳，可以保证系统使用达到最佳性能，如达不到2G内存，至少需要1G以上◆UPS不间断电源（可选）【说明】UPS（UninterruptiblePowerSupply），中文含义：“不间断电源”。它可以保障计算机系统在停电之后继续工作一段时间以便用户能够紧急存盘，避免因停电而影响工作或丢失数据。2.2系统运行的环境服务器操作系统Windows2003Server（32位、64位）WindowsXPWindows7（32位、64位）4客户端环境要求浏览器：IE6、IE7、IE8、IE9（建议不要使用360等其它多页浏览器）Office：2003、2007、2010网络协议：TCP/IP注意：●不要用减号“-”等特殊字符作为计算机名称。●安装前请确保电脑没有病毒，建议安装杀毒等防护软件。●安装之前请将防火墙和实时监控系统关闭。第3章系统的安装、启动和卸载3.1系统的安装【操作步骤】1、安装前请确保电脑没有病毒，建议安装杀毒等防护软件。2、安装前将加密锁插入服务器；3、将致得E6协同文档管理系统软件安装光盘放入光驱中，打开“我的电脑”双击光盘驱动器；4、找到安装文件“致得E6安装程序.exe”，双击开始安装；5、安装过程中，切勿将系统安装至C盘，以免重装系统导致数据丢失；56、根据系统安装提示，逐步点击【下一步】，（如有360木马防火墙拦截，默认为阻止本次操作，请用户一律自行选择“允许本次操作”），直到出现安装完成界面；67、点击【完成】按钮完成安装。注意：为方便其他用户访问E6，安装前请将您的计算机名称更改为doc或者其它便于记忆的字符。（切勿与内部网络计算机重名，避免其他用户使用此名称）●请勿将E6安装至C盘目录，以免重装系统导致数据丢失。●安装过程中系统会默认选择80端口，如果系统提示“80端口被占用”，请关闭占用80端口的服务或选择其它端口。例如：选择90端口，则其他用户访问您计算机，需在浏览器中输入：。●建议将计算机更改为固定IP，便于其他用户通过直接输入您的IP地址来访问E6。例如：您的机器IP地址为：192.168.3.20，则其它用户只在浏览器中直接输入：。73.2系统的启动系统安装完毕后，致得E6协同文档管理系统的E6和数据库服务会自动启动。【操作步骤】1、在“开始”菜单的“程序”中，选择“致得E6协同文档管理系统”下的“打开致得E6协同文档管理系统”，即可进入登录界面。2、每个用户首次登录系统后，系统会弹出欢迎界面，为新用户指引。8如果不需要显示，则点击下方的【以后不再自动显示本页】按钮。3、当您关闭欢迎界面，使用系统遇到问题需要再次查看欢迎界面时，您可以点击右上方的【使用帮助】下的【欢迎界面】按钮来查看。4、同时可以点击使用帮助下的【帮助手册】按钮查看更详细的帮助。注意：登录前应注意以下几点：●登录前，先确定服务已经启动。查看方法：开始——程序——致得E6协同文档管理系统——服务管理器。看到如下图所示界面：●如需停止服务，先点击【停止E6】，确保E6服务状态为停止成功后再点击【停止数据库】按钮来停止数据库服务。93.3系统的卸载【操作步骤】在【控制面板】菜单下的“添加或删除程序”中选择“致得E6协同文档管理系统”，点击【删除】按钮，根据卸载向导逐步完成，即可成功卸载。【说明】卸载致得E6协同文档管理系统，为了保证您的数据安全，并不会删除安装目录。如需彻底卸载，则需手动删除安装目录。第4章加密锁远程激活安装前，将加密锁插入服务器。安装完成后，登录致得E6协同文档管理系统进行加密锁激活，以便获得更完善的售后服务。104.1激活前注意事项登录系统的用户为系统管理员【默认用户名admin，密码admin】●保证您的计算机拥有Internet连接●先把杀毒软件和和防火墙暂时关闭，并保证IE上没有任何阻止控件打开的插件4.2激活以系统管理员登录致得E6协同文档管理系统，点击右上角的【系统管理】，在【系统信息】中，点击【激活加密锁】按钮，输入相关信息，点击【保存】完成激活。激活成功后，可以看到软件版本、加密锁号及购买的授权用户数。如果不激活加密锁，系统默认授权用户数为5，因此我们建议您安装完成后登录管理员帐号马上进行激活，激活成功后再做其它操作。【说明】加密锁激活后会与硬件绑定，当您更换电脑重新安装致得E6协同文档管理系统或者更换服务器硬件后，需要与您的产品经销商联系进行再次激活。11【常见问题】问：安装完成后，为什么点击系统设臵发现没有【激活加密锁】按钮？答：解决方法：在【服务管理器】中先停止E6服务，将加密锁插入服务器后，再将E6服务重新启动即可。4.3设置IE在计算机上第一次安装致得E6协同文档管理系统时，需要设臵信任站点。添加信任站点有两种方式：自动添加注册表和手动添加信任站点（建议所有使用E6用户都进行此操作，将E6登录设臵为信任站点，方便日后持续访问）。【自动添加】●登陆前，请在登录界面右下角下载IE浏览器控件，将其导入注册表。【手动添加】添加受信任的站点：“工具”——“Internet选项”——“安全”——“可信站点”——输入：“”——“添加”。设臵安全级别：“工具”——“Internet选项”——“安全”——“Internet”——“自定义级别”，只要有“启动”选项的，全部选择“启用”。有选择“高级”、“中级”、“低级”的选择“安全级-低”。再对“本地Intranet”的自定义级别进行相同的设臵，设臵完成后点击【确定】。12第5章系统管理5.1操作流程新用户操作流程（1）如果您是第一次使用本系统，请按以下步骤执行操作。（2）以管理员身份登录本系统；（3）在【系统管理】中激活加密锁；（4）在【组织结构】中添加部门、用户信息；（5）为目录设臵目录管理员。135.2进入系统管理【操作步骤】输入管理员帐号进行登录。登录成功后，点击系统右上角的【系统管理】查看系统信息。【说明】：当用户再次登录系统时，系统会弹出提示信息。提示用户上次登录的时间及IP地址，便于用户根据时间和IP查看帐号是否在别的地点登录，保证帐号的安全。5.2.1系统信息在【系统信息】中，可以查看加密锁号、授权用户数、系统上线时间、目录数量、文档数量、审计数量、即时消息数量、用户数量和磁盘使用情况等相关信息。14【说明】在【系统信息】中可以查看磁盘使用情况。点击右侧的【点击查看】按钮即可查看，系统会提示文档已占用磁盘的空间。注：根据系统文档数量多少可能需要读取时间较长，请耐心等待。155.2.2系统设置在【系统设臵】中，填写公司名称，设臵该系统中文档版本数限制、时区以及删除即时信息和文档审计记录，完成后点击【保存】按钮。1、企业名称：填写您公司全称；是否将公司名称显示为logo：是、否；选择是，系统左上角会显示您输入的企业名称替换logo。2、文档版本数限制：用来控制系统中文档版本的数量。3、重建文档索引：重新构建文档的全文搜索引擎，及时收录最新的文档。4、即时信息：当即时消息记录累计到一定数量影响操作时，通过设臵时间点击【确定删除】按钮进行删除。165、文档审计：当文档审计累计到一定数量影响操作时，通过设臵时间点击【确定删除】按钮进行删除。6、时区设臵：中国/北京（系统时间为北京时间）