十周年聚会系列方案

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西南交通大学2003级通信工程3班毕业十年聚会活动方案(讨论稿)时光荏苒,匆匆华年。今年是我班毕业十周年,回到成都、回到交大,与同窗寻青春、叙友情,是十年后全体同学的美好愿望。为举办好这次聚会,保证各项活动组织有力、环节紧凑、内容丰富,确保参加聚会的同学期望得以满足、身心得以放松,制定如下活动方案。一、活动时间2017年5月28日至30日(端午节假期),共3天二、活动地点西南交通大学九里校区、犀浦校区、成都市区三、活动主题忆往昔共话同窗情,再回首共燃青春梦四、活动内容5月28日:抵达报到。5月29日:聚会日,主要包括6项活动:重游校园:上午,游览校区观赏美景;重回课堂:上午,认真听讲重温知识;再吃食堂:中午,食堂打饭再尝旧味;再游故地:下午,塔山公园再寻青春;共品美食:晚上,品尝美食共度佳节;对酒当歌:晚上,把盏言欢共叙友情。5月30日:离蓉返回。主要流程:28日,参加聚会的同学陆续抵达并报到;提前到达的同学自行组织在九里校区游玩。28日晚,已经报到的同学在九里校区参加第一次聚餐。29日上午,从九里校区统一乘校车赴犀浦校区,先回课堂上课(易安林老师授课),再游览学校,中午在食堂打饭用餐。饭后,先乘校车返回九里校区,再乘车前往塔子山公园。在塔子山公园游玩后,乘车前往用餐地点参加第二次聚餐,吃火锅和成都小吃。饭后,在KTV或酒吧娱乐。晚上,返回酒店休息。30日,在九里校区食堂用早餐之后,各位同学陆续离开成都。五、活动组织1.本方案、组委会组成人员及分工等均在同学群内公示。经半数以上同学同意后,组委会按照方案负责此次活动的组织工作。2.参加聚会同学请妥善安排好工作生活,提前预订往返成都的机票或车票。预定购买好往返机票(车票)后,请及时告知会务组出发和抵达时间、航班号、车次等信息。会务组负责统计抵达和离开时间,提前做好迎接和送别工作。3.参加聚会的同学每人缴纳1000元活动经费(包括住宿费、早餐费、聚餐费、食堂饭费、晚间KTV或酒吧娱乐费、市内交通费、横幅手册材料费等)。每位同学的支出将根据住宿的天数、参加的活动环节单独实际结算。如果遇经费不足,请同学及时补缴。如有结余,公示期结束后半日内退还。财务情况在活动结束后1天内公示,公示期1天。4.4月15日前,可以参加聚会的同学向组委会报名,由组委会初步确定聚会人数;5月1日前,确定参加聚会的同学组委会财务负责人转账缴纳活动经费,以便组委会开展预定住宿宾馆、聚餐酒店等前期工作。5.住宿宾馆、聚餐地点、娱乐地点的选择由组委会讨论决定,并在提前完成预定工作。6.组委会负责做好汇总同学名单、购买学校食堂饭票或准备饭卡、与学校沟通预留教室、购买校车车票、制作欢迎横幅、打印活动手册等工作。西南交通大学2003级通信工程3班毕业十年聚会活动组委会人员名单及分工(排名不分先后)理事长:陈海清副理事长:易安林龚玉超成员:张为李晓鸣高杰高炜余建兴责任分工:陈海清负责活动总体事务,具体负责活动前期安排、抵达离开时间汇总、活动报到、现场组织、日常沟通、同学名单整理等工作。易安林负责财务管理工作,并负责宾馆预订、教室预留、课堂授课、食堂饭卡准备、校车车票购买、活动手册制定等工作。龚玉超负责塔子山公园、聚餐酒店、KTV酒吧娱乐地点的考察及预订工作。各成员负责本组同学的沟通联络、意见集中和反馈、现场组织等工作。组委会工作细则为进一步做好组委会的各项工作,确保活动顺利开展,制定如下细则:1.做好预订工作。3月底至4月初,初步统计参加聚会的人数;4月底前,根据参加人数,完成聚会活动各个地点的考察工作;5月10前,确定参加聚会的人数,完成各个地点的预定工作。2.发送邀请函。通过微信等方式向所有同学和辅导员老师发送电子邀请函,邀请大家参加聚会。4月10日前组委会讨论通过初稿,4月15日前完成发送工作。3.汇总同学名单。统计全班同学的姓名、性别、现居住地、工作单位或从事职业、职务、联系电话等有关信息,并汇总成表,方便同学之间联系。表中标注是否参加此次聚会活动。5月10前汇总完成。4.制作活动手册。根据最终确定的活动内容,制作活动手册,内容包括活动主题、日程安排、同学名单、活动地点简介、宾馆房间号分配等。5月25日前制作完成。制作数量根据参加同学人数确定。5.制作横幅。制作两个横幅:欢迎横幅,上书写“亲爱的同学,欢迎你重回交大”等字样。聚会横幅,上书写“西南交大2003级通信3班毕业十年聚会”等字样。5月25日前制作完成。6.做好报到工作。悬挂报到横幅在住宿宾馆大厅。在宾馆大厅设立报到处,请到达的同学签到,并发放活动手册。报到后,与活动前的报名名单进行核对。5月27日晚完成横幅的悬挂和报到处的设立工作。7.做好现场组织。用抽签的形式将参加聚会的同学进行分组,每个组由一个组委会成员负责。每个成员组织好该组的出行、就餐、游玩等工作,确保活动组织有序。5月27日下午前,组委会准备好抽签工具。抽签环节在5月27日晚在住宿宾馆进行。8.做好食堂就餐工作。及早确定购买方式,如买票打饭,组委会确定用餐类型并按人数统一购买,分给组委会成员,由各成员发给所负责的组内同学,由同学凭票各自打饭用餐。9.做好酒店聚餐工作。28日晚上的聚餐地点邀请已经报到的所有同学参加,地点就近选择在九里校区,组委会28日下午前选好就餐地点。29日下午,联系聚餐酒店提前在就餐包厢(大厅)悬挂好聚餐横幅。所有聚餐提前做好联系沟通工作,减少聚餐等待时间。白酒提前采购并送至聚餐酒店,不宜在酒店购买。10.做好财务工作。活动经费统一收取,公开透明使用,详细记录收支情况,并在活动结束后一天内进行公示。在活动期间如果发现经费不足,及时向同学说明并再次收取。如有结余,活动结束后根据每人花费状况退还。活动经费最终采取均摊的方式计算。如有同学提前到达成都住宿或活动期间某个环节未参加,则根据住宿费或该项活动的人均消费数量在个人开支中给予增减。11.做好其他临时性的工作。活动日程5月28日(星期日)上午9:00开始全天报到(地点:西南交通大学九里校区镜湖宾馆)(待定)中午12:00午餐(自行解决)晚上18:00报到结束18:30晚餐(地点:九里校区北门外烧烤店)(待定)20:30自由活动23:00休息5月29日(星期一)上午8:00早餐(地点:九里校区第一食堂)(待定)8:30乘校车前往犀浦校区9:30抵达,重回课堂听讲(地点:1号教学楼1234教室)(待定)10:00游览校园中午12:00午餐,(食堂打饭,地点:第一食堂)(待定)下午13:00乘坐校车返回九里校区14:00乘车前往塔子山公园(统一组织乘滴滴快车、神州专车等方式;路程11.4公里,行驶约30分钟)14:30游玩塔子山公园17:30出发前往酒店(统一组织乘滴滴快车、神州专车等方式;距离待定)晚上18:00抵达酒店,晚餐(地点:待定)20:30前往KTV或酒吧(距离、交通方式待定)21:00抵达,把酒言欢(地点:待定)24:00返回宾馆(统一组织乘滴滴快车、神州专车等方式;距离待定)5月30日(星期二)上午9:00早餐9:30陆续离蓉

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