房屋租赁管理操作规程

房屋租赁管理操作规程主讲人：谷忠丽2009年10月一、租赁合同管理合同登记备案业务流程合同登记备案业务流程图提出申请受理审核补正告知单开具收件回执合同登记备案立卷归档业务流程时限要求提出申请核准办结立卷归档10日5日2日受理审核材料不齐全符合办理条件开具不予登记备案回复符合条件不符合条件核准1、提出申请提出申请时需提供的材料：1、出租人房地产权利证书或者证明其产权的其他有效证件（1）符合办理登记合同条件的材料（2）符合办理备案合同条件的材料2、已签署的统一格式文本的房屋租赁合同书（原件）3、出租人和承租人的身份证明或法律资格证明（1）出租人或承租人为个人的（2）出租人或承租人为单位的4、其他材料①房地产权利证书（省市区颁发的房屋所有权证、部队房地产权证）；②具有正当理由尚未办理房地产权登记但能够证明其产权的建筑许可证（建设用地规划许可证）、红线图、建设工程规划许可证；③已开具付清房款证明，并在产权登记部门备案的购房合同书；④经有关主管机关批准的并在有效期内的临时建筑许可证；⑤市、区房地产登记部门出具的产权登记电脑查询资料（须有登记部门盖章）；⑥抵押贷款合同（未注明房屋面积、使用有效期限、使用用途的，需提供房产证复印件）；⑦已生效的法院判决书、裁定书或仲裁机关的仲裁书（房屋具体信息未明的，需提供判决书所依据的房产证）；⑧合作建房需提供行政主管机关的批准文件；⑨改变房屋原使用功能的，还应提供经行政主管机关同意改变房屋使用功能的批文。符合办理登记合同条件的材料符合办理备案合同条件的材料①未经有关主管机关批准而擅自改变房屋用途，有合法房地产权利证书或者证明其产权的其他有效证件；②私人自建房屋经居委会或集体股份公司及街道、社区行政管理部门开具自建房使用证明；③属行政事业单位、国有企业或集体所有单位的出租房屋，须提供上级管理部门开具的房屋所有人或使用人证明；④未有主管机关批准文件的合作建房的房屋出租，须提供土地使用权资料及合作建房协议书；⑤拍卖和法院判决的房屋出租，须提供拍卖确认书及付清房款证明；⑥区人民政府或其委托的街道办事处出具的临时场地使用证明；⑦其他证明其产权的材料。出租人或承租人为个人①有效身份证件具体包括：居民身份证（深圳市居住证）、居民户口薄、港澳台证、护照（须有居留许可或入境签证）等（查验原件，留存复印件）；②委托他人办理的，还须出具出租人的授权委托书（原件）及被委托人的有效身份证件（查验原件，留存复印件），如以被委托人名义签定合同，委托人须在授权委托书上表述清楚，境外当事人在境外签署的委托书应按规定经过公正或者认证；③共有房屋还须提供共有人有效身份证件（验原件，留存复印件），若以个人行为出租的还需出具其它共有人同意出租的证明（原件），若以共同行为出租的则不需出具。出租人或承租人为单位①政府或上级主管部门同意设立的批文或工商营业执照（验原件，留存复印件）；②法定代表人或负责人证明书（原件）；③经办人的身份证明（验原件，留存复印件）。经办人非法定代表人或负责人的，还须出具法定代表人或负责人的授权委托书（原件），如以被委托人名义签定合同，委托人须在授权委托书上表述清楚，境外当事人在境外签署的委托书应按规定经过公正或者认证。其他材料:（1）出租屋业主或管理人应当提供出租屋编码卡；（2）《出租屋流动人口综合管理责任书》；（3）长期租住的承租人应当按照深圳市居住证管理的有关规定提供居住证；（4）承租人为育龄妇女的，应当提供经出租屋所在街道人口计生机构查验的计划生育有关证明；（5）无合法竣工验收证明的工商业出租屋，在办理合同登记、备案时，应当提供由建设主管部门颁发资质证书或建设主管部门认可的房屋安全鉴定机构出具的房屋安全鉴定报告。2、受理审核1、申请人提交申请材料齐全的，受理机关当场受理，并出具《房屋租赁合同登记（备案）收件回执》。2、申请人提交申请材料不齐全的，应当场一次告知需要补正的全部内容，并出具加盖本机关印章的《补正告知单》，材料齐全后，再行受理。3、予以受理的，受理机关在受理后5日内完成申请材料审查工作。4、审查符合办理合同登记或备案条件的（含转租），予以办理合同登记或备案。5、审查和现场核实不符合条件或不属实的，将申请材料退回当事人重新填报申请或告知不予受理。以下情形不予办理合同登记或备案：（1）房屋出租人不是房屋所有人或合法使用人的；（2）改变土地、房屋用途未经有关部门批准的；（3）租赁合同期限超过合同法规定期限的；（4）租赁合同期限超过土地使用年限的；（5）租赁合同内容违反有关法律规定的；（6）未取得产权或者经营管理权的；（7）产权有争议或者产权受到限制的；（8）不可分割的共有房屋未取得其他共有人同意的；（9）转租的租赁合同约定的租期最后时限，超过原租赁合同中约定的最后租期时间；（10）已经办理转租的房屋。3、核准和办结经审查符合条件的，依法进行合同办理。不符合登记(备案)条件的，由租赁管理所向当事人发出《不予登记回复》或《不予备案回复》，说明理由，所收资料退回。审核通过后，将签章后的《深圳市房屋租赁合同书》交出租人、承租人和管理所各持一份，当事人依法交纳有关税费。另可根据租赁当事人实际需要，纸质合同可以一式多份。4、立卷归档（1）建档与归档（2）档案查阅（3）档案保管期限及销毁建（归）档要求:（1）档案员收到建档资料和归档资料后，应及时检查资料是否有效、齐全，并于当日登记资料内容，按要求进行建（归）档，不得遗失和错漏。（2）房屋租赁业务资料要即时整理，分地段、分类归档，其中合同登记或备案资料要做到一户一档。（3）租赁业务档案资料以街道、社区居委会等行政辖区为基础按地段划分立档。根据出租房屋的产权不同，公、私出租房屋分别建档，并要求一户一档。（4）档案按区域顺序编号，根据不同情况分类、分片、分单位，采用英文字母、阿拉伯数字编号排列。（5）合同登记或备案资料整理时，应注意每份档案的内容顺序并用标签分隔开。（6）归档文件材料必须书写工整，字迹清晰耐久，表格统一规范，禁止使用铅笔、圆珠笔等易褪色书写工具书写。（7）已建档的租赁档案及文件资料，必须及时输入电脑，实行电脑化管理。档案查阅规定:（1）上级业务主管机关可以检查、调阅档案,其他人员查询档案须经所长同意。（2）当事人（含委托人、被委托人）查阅自己的资料，个人需提供身份证件，单位需提供查阅资料、查阅范围的证明。（3）律师受当事人委托来局、所调查取证的，档案员需按以下程序操作：①来访律师必须持有当事人的授权委托书；必须持有律师事务所出具的调查专用证明，并且在证明上写明所要查询的具体事项；必须出示经年审有效的律师执业证。②查询的内容是与该律师承办的法律事务有关联的事实。③符合以上条件，可以查询、摘录、复印（个人身份证明除外）其查询范围的材料。④无论是否查到其所需的材料，均应收取当事人授权委托书复印件、调查专用证明原件、抄录执业证号码存档。⑤实物档案不得外借。（4）法院、公安、检察院、监察局等执法机关查询档案，需出示介绍信和工作证，并两人以上。档案保管期限及销毁：有效资料应长期保存，单位房屋到期租赁合同资料保存3年，私人房屋到期租赁合同资料保存2年。一般情况下，管理所的到期档案资料应由区租赁管理办公室监督销毁，区租赁管理办公室到期档案资料应由市租赁管理办公室和区档案管理部门监督销毁，市租赁管理办公室到期档案资料应由市档案管理部门监督销毁。档案销毁方式档案销毁时，必须由两人负责监销，并在销毁清册上签名。销毁清册由本单位长期保存。二、合同变更管理符合变更的情形：1、主体变更：（1）出租人信息变更：①同一出租人仅名称变更；②产权人变更；③产权人增加或减少。（2）承租人信息变更：①同一承租人仅名称变更；②承租人变更。2、客体变更：（1）同一房屋地址名称变更；（2）内容变更（租赁用途改变除外）。不符合变更的情形：1、对改变租赁用途的，不予变更，须重新签订合同；2、对已办理的备案合同申请变更为登记合同的，须重新签订合同。合同变更业务流程：1、提供变更所需的相关材料；①租赁双方当事人提交的租赁合同变更登记或备案申请书；②经双方当事人协商一致的合同变更协议书或者补充协议；③已登记或者备案的原房屋租赁合同；④租赁双方当事人名称变更的，提供名称变更的证明；⑤产权人变更、增加或减少的，提供新的产权证明材料；⑥原出租房屋地址名称变更，须提供派出所或社区工作站出具的证明材料。2、受理机关根据当事人提供的变更申请及相关材料进行审查，符合变更条件的于5日内办结；3、使用补充协议申请合同变更的，应与原合同加盖骑缝章进行办理，否则，先终止原合同，再按合同登记备案流程重新办理合同登记或备案。三、合同终止办理合同终止的情形：1、提前终止，即在合同期内解除合同或停租。2、合同期满，租赁合同自然终止。合同解除业务流程1、当事人提出申请；2、受理机关根据当事人提供的解除合同登记（备案）申请及相关材料进行审查；3、在解除合同封面和登记章旁盖“解除登记（解除备案）”章完成办理；4、合同终止后，停止对税费的收取。合同解除的材料：（1）单方解除租赁合同的，需提供下列材料：①申请人签字的《办理合同解除登记备案申请书》；②申请人提供的已登记（备案）的《深圳市房屋租赁合同书》（原件）；③当事人须提交已解除租赁合同的有效证明材料，包括以下材料之一：a、已送达对方当事人的合法解除房屋租赁合同通知书及相关材料；b、人民法院解除的租赁合同生效判决书、调解书；c、仲裁委员会生效的仲裁书。（2）双方（多方）协议解除租赁合同的，需提供下列材料：①租赁双方签字的《办理合同解除登记(备案)申请书》；②租赁双方的已登记（备案）的《深圳市房屋租赁合同书》（原件）；③租赁双方签章的解除租赁合同协议书。四、合同撤销办理合同撤销的情形：（1）违反《深圳市出租屋管理若干规定》第七条规定进行房屋租赁的；（2）上级主管部门以书面形式要求撤销的；（3）工商业出租屋房屋未按照市政府有关规定取得消防审核合格文件的，或已被相关职能部门认定并通知房屋租赁管理部门的；（4）通过提供虚假材料骗取合同登记或者备案的；（5）经行政复议或行政诉讼决定撤销的；（6）房屋租赁管理部门在检查中发现已办理登记备案合同，但不符合办理合同登记备案的。合同撤销业务流程：1、街道租赁管理所接到相关部门通知后，填写《撤销房屋租赁登记（备案）呈批表》，由区租赁管理办（局）批准并作出《撤销房屋租赁登记（备案）决定书》，并送达租赁双方当事人和相关部门。2、接到租赁当事人或第三人投诉、举报的，当事人或第三人应填写《申请书》并签名，街道租赁管理所对举报内容向相关部门调查核实，如情况属实即填写《撤销房屋租赁登记（备案）呈批表》，由区租赁管理办（局）批准并作出《撤销房屋租赁登记（备案）决定书》，并送达租赁双方当事人、举报人和相关部门；如情况不实，在《申请书》上注明“不予受理”，并告知投诉、举报人。完毕，谢谢！