手机通讯费用管理办法

制度编号HBJQM0302制度等级C手机通讯费用管理办法更改码2目录1目的及使用范围2参考文件3术语4职责5工作程序6记录与存档7发放范围8附则9附件起草部门办公室起草部门审核杨钊制度管理员卢峰企管部审核熊刚分管副总经理审核总经理签发：杨钊相关部门负责人会签胡熠吕良才彭春玲许明珍陈波发放日期：2009.5.6相关部门王春梅张涛甘勇王志远员工代表会签第1页共9页制度等级C手机通讯费用管理办法更改码21目的及使用范围1.1为规范手机的配置和使用，合理补贴话费，确保在工作正常开展的同时降低手机话费支出，特制定本办法。1.2本办法适用于九州通医药集团股份有限公司湖北事业部、各分公司可参照执行。2参考文件《关于加强手机和手机话费管理的规定》（鄂九医字[2001]第008号）《手机通讯费用管理办法》（HBJQM0304）（2007年8月8日）《手机通讯费用管理办法》（HBJQM0304）（2008年3月15日）3术语3.1出差：指员工因公派遣到公司办公所在地城市以外的地区履行公务。3.2限额补贴：指经审批后，允许相关人员在规定的额度内享受话费报销的一种形式。3.3补贴方式：包括银行托收和现金报销。3.4超额扣款：指对超出审批标准的超额部分和非业务需要而发生的不予报销费用的扣款。4职责4.1办公室4.1.1负责手机和手机卡的购买、发放、回收，托收话费的统一缴纳及其它相关管理工作。第2页共9页制度等级C手机通讯费用管理办法更改码24.1.2根据托收单据，参照话费报销标准核对话费，并对超支部分作出相应扣款处理。4.1.3负责与当地有关通讯单位协商，以争取最低资费或话费折扣、奖励等优惠政策。4.1.4负责每月从集团行政管理总部取回托收单据进行登记造表，对营销、配送等托收部分话费录入费用管理系统。4.1.5负责非托收话费报销前的审核。4.2企管部根据办公室提交的话费超额名单及数额在工资中予以扣除。4.3财务部负责将代缴的其他公司人员话费予以划账。4.4各部门负责人负责本部门人员话费申请的受理和扣除部分的核定。4.5销售部负责对办事处人员的手机话费录入费用管理系统。5工作程序5.1话费管理5.1.1补贴资格（1）公司副部长及以上职务人员；（2）因工作需要，经本人申请，部门负责人和分管副总、办公室审核，总经理审批同意的人员。（3）总经理特批人员。第3页共9页制度等级C手机通讯费用管理办法更改码25.1.2补贴标准具体标准见《手机话费限额标准》（附件1）。5.1.3申请程序（1）副部长及以上人员一经任命，即享有对应限额的补贴；（2）副部长以下员工填写《手机/话费补贴申请表》（附件2），经部门负责人、分管副总、办公室签字，总经理审批方可给予补贴。5.1.4话费调整话费标准不得随意更改，在标准范围内若每月确因工作需要需上调话费者，由其本人填写《话费补贴调整申请表》（附件3），按程序报批后方可提高补贴标准。5.1.5出差期间的话费补贴标准（1）集团内部出差，尽量使用固定电话联系工作；（2）出差当月话费超出补贴标准，可填写《话费补贴调整申请表》，按程序报批后给予当月超额部分补贴。5.1.6话费缴纳在汉工作员工采取银行托收方式，驻外办事处人员、业务员自行打印单据按费用程序现金报销。5.2手机卡管理5.2.1手机卡购买手机卡由公司办公室统一购买或办理。5.2.2手机卡申请程序同5.1.3。5.2.3相应规定第4页共9页制度等级C手机通讯费用管理办法更改码2已属本人自备手机卡并托收的用户不在此领取范围内。5.3相关规定5.3.1各项职务的确定以集团公司或湖北事业部下发的任命文件为准。5.3.2原则上公司不为员工配备手机。5.3.3销售、电子商务等业务部门一线业务人员入职后可申请话费报销，业务部门非业务人员和其他职能部门新进员工试用期满后,才能申请话费报销。5.3.4享受话费补贴的人员，需24小时开启手机，办公室每发现一次关机或停机，即在当月扣减补贴20元。5.3.5公司所有托收的手机均应尽量纳入当地公司局域网，设置手机短号，公司内部员工通讯时使用短号，以减少话费开支。5.3.6公司不予报销的费用有：（1）代收信息费、无线上网费、彩信费、非公司彩铃费等非工作必须费用；（2）移动、联通公司业务发展产生非本公司工作需要的新功能。5.3.7员工一个月累计上班20天及以上可按实际标准报销，若是20天以下按实际出勤天数除以26天再乘以补贴标准作为实际补贴标准，产假期间不享受话费补贴。5.3.8手机通讯费用报销标准每年调整一次或在国家移动通信资费调整时做相应调整。5.3.9所有享有话费补贴的人员，均应本着保证工作质量、提高效率、杜绝浪费的原则合理使用手机，尽量使用固定电话联系与开展工作，避免长时间使用手机通话。5.3.10严禁使用手机长时间联系与工作无关的事宜。第5页共9页制度等级C手机通讯费用管理办法更改码25.3.11员工发生调离时，所使用手机卡要与办公室办理移交，系公司配备或参与通讯商优惠资费方式的手机卡要交还给公司，如有遗失或损坏，由其赔偿相应损失；对于托收属本人手机卡且未参加任何优惠资费活动的，办公室要及时取消托收。5.4手机通讯费用的报销5.4.1在公司员工手机通讯费用的报销（1）办公室每月初对上月各手机费用报销人（不含办事处）的托收单据进行审核，剔除不符合公司规定的各项费用，参照话费报销标准核对话费，并对超支部分作出相应扣款处理，制作成话费扣除意见征集表，发放到各部门。对于销售部等部门的托收话费要及时在费用管理系统中进行登记。（2）各部门负责人对自己部门的话费情况签字确认，并报分管副总核实。（3）办公室将各部门负责人签字后的《话费扣除意见征集表》集中报总经理签批后复印一份转企管部，在月度工资中对超额部分予以扣除。5.4.2办事处手机通讯费用的报销销售部兼职管理岗每月初对上月办事处业务员的手机话费发票进行集中登记后，报办公室行管岗审核，再走费用报销程序，并在费用管理系统中登记。6记录与存档6.1本办法产生以下记录：《手机话费限额标准》、《手机/话费补贴申请表》、《话费补贴调整申请表》。6.2以上所有记录由公司办公室存档。6.3记录的存档期限按《档案管理办法》实施。第6页共9页制度等级C手机通讯费用管理办法更改码27发放范围7.1湖北事业部总经理、副总经理及湖北事业部各部门。7.2湖北事业部各分公司。8附则8.1本办法报湖北事业部总经理批准后实施。8.2本办法实施部门为湖北事业部办公室。8.3本办法解释权属湖北事业部办公室。8.4本办法属C级文件。9附件9.1《手机话费限额标准》（附件1）9.2《手机/话费补贴申请表》（附件2）9.3《话费补贴调整申请表》（附件3）第7页共9页制度等级C手机通讯费用管理办法更改码2附件1手机话费限额标准第8页共9页制度等级C手机通讯费用管理办法更改码2附件2手机/话费补贴申请表部门申请人姓名性别职务岗位进公司时间申请项目□手机型号：□手机卡类型：□话费标准：元/月申请事由申请人签名：年月日部门意见负责人签名：年月日分管副总意见签名：年月日办公室意见签名：年月日总经理意见签名：年月日落实情况落实人签名：年月日第9页共9页制度等级C手机通讯费用管理办法更改码2附件3话费补贴调整申请表申请人所在部门职务/岗位手机号码原限额元/月现申请限额元/月申请事由申请人签名：年月日部门意见负责人签名：年月日分管副总意见签名：年月日办公室意见签名：年月日总经理意见签名：年月日落实情况落实人签名：年月日