文件管理制度

文件管理制度一、目的1、文件管理是企业管理的一个重要组成部分，历年文件可以体现一个企业创立、发展、壮大的历史过程，是公司日常运作及参与各种法律行动的重要依据。2、为了确保工厂各部门有效地制作、宣传、执行、修改、保管文件，避免资料遗失，使各种管理措施和指令落到实处，并具有连贯性，结合工厂的实际情况特制定本制度：二、适用范围本管理制度适用工厂各部门各种文本文件，电脑文件，电子文件及特殊裁体文件，但不包括人事档案文件。（注：特殊裁体文件包括但不限于照片、底片、录音带、录像带、磁盘、磁带、CD、VCD、工程蓝图）三、管理组织与权责1、工厂制作，颁发的所有文件由行政人事部安排文职人员管理（注：将来公司发展壮大了，应专门设立文管中心或档案中心），其主要工作职责与权限如下：（1）、负责工厂内所有文件的收集、整理、登记、保管、维护、借阅及作废文件的销毁审核工作。（2）、负责监查其它各部门文件有效性，归档、保管、维护工作，各部门必须全力予以配合。（3）、严格执行及遵守《文件管理制度》，对于违反本制度的，文件管理人员有权提出批评，制止或纠正，情节严重者可呈报行政人事经理予以处罚。（4）、严格执行文件管理的借阅程序，有权拒绝未经申请批准的文件借阅者，有权拒绝非权限范围内的文件借阅者，有权拒绝未经批准擅自复印文件人员收回已复印的文件，有权追究借阅后缺损文件人员的责任。（5）、严格遵守及执行工厂档案的保密制度。2、各部门要指定文职人员保管该部门制作颁发的文件，其主要工作职责与权限如下：（1）、熟练掌握《文件管理制度》，了解本部门的工作业务。（2）、负责本部门文件的登记、打印、复印、保管、分发的具体实施及过期无效文件的回收、作废、销毁实施工作。（3）、根据文件分类原则，对本部门内所有文件进行文本立案及电脑立案登记。（4）、负责本部门内所有文件原稿及电子备份文件的收集和整理。（5）、负责本部门内业务客户、关系客户的资料收集，整理立案。发送至总经理室保存期限永久保存版次第1版密级机密生效日期2002年10月制订李再魁审核批准四、文件的分类，分类原则，部门编号，打印格式1、根据工厂的实际情况，内部文件按如下性质分为A、B、C三类文件：（1）、A类文件：是指各类管理手册和规章制度，是工厂的基本法，是为加强内部管理，提高管理效率而对内部各种行为进行规范而形成的具有普遍约束力的文件，这类文件必须永久保存，并按规定的格式打印，A类文件的编写一般须具备但不限于五个要素：目的，适用范围，管理组织与权责，管理规定，附表（见附表一）。（2）、B类文件，是指一般性的文件，如人事任免、行政命令、通告、通知、奖罚通报或未经完善整理的紧急性文件或规定，此类文件需按确定的格式打印（见附表二），经过半年或一年时间的试用，整理，合并，汇编成A类文件，要作废。（3）、C类文件指部门之间的沟通性文件，如备忘录、工作总结、评比结果的公布等只在短期内起临时性约束作用的文件，格式不限。（4）、传真件发送时须具备如下要点：收件单位（收件人）、发送单位（发送人）、发文日期、发文编号、页数、主题、主要内容，见附表三。（5）、会议记录须具备如下要点，会议时间、会议地点、会议记录、参会人员、主持人、会议内容格式参照附表四。（6）、本制度中未提及的文件制作格式，可根据实际情况自行酌情制作。1、编号格式：CLF+部门+文件类别+年号+顺序号，CLF指东菱工厂，部门以该部门的简称，例如《文件管理制度》的编号为CLF行A2002/0012、文件的第一页下面有一表格，说明如下内容，发送部门，保存期限，生效日期，版次，页次，制订人，审核人，批准人，如本文式样。3、对外文件包括但不限于各类公函，报刊，杂志，信件，传真资料。五、内部文件的收集整理。1、文件经本部门经理确认后正本由本部门整理归档建立案卷目录进行登记，如需发送其它部门的由文件制作部门复印发送。2、文件的发布应在生效日期前，便于执行者熟悉文件内容。3、文件管理员应做好文件发布归档登记（见附表五），登记表必须与文件正本一齐装钉归档，并于每月月底收集整理归档。4、一项工作由几个部门参与办理的，在工作活动中形成的文件由主办单位收集归档。5、工厂主办的公共活动，以项目方式整理档案，并由活动主办部门于活动结束后一周内完成资料整理归档。6、文件管理员负责收集本部门在对外社会活动交往中的客户资料（包括客户名称，公司名称，职衔，联络地址，电话，传真，业务内容）整理后归档。六、对外文件的收集整理。1、所有外来信件，报刊，杂志，公函等经邮递员送至保安室后，由保安分类，属于工厂的文件在收件后20分钟送交行政部，属于员工的在白板上公布员工姓名至保安室签名领取，如没有注明收件人姓名的，交由行政人事部处理。2、根据部门业务类型分别建立外来文件档案，并于外来文件案卷目录中逐一登记，报部门经理或总经理审核，批复后，正本存本部门，并作好文件发布日期登记，登记表与文件正本一并装订。七、文件的签批权限1、所有A类文件必须经总经理签署方可生效，否则视为无效文件。2、所有人事任免，重要政令，由总经理或副总经理签署才能生效。3、各部门职责范围之内的工作指令，奖罚通报由部门经理签署即可生效。4、部门主管及主管以下人员一般不得跨部门签署指令性文件命令，工作指示等文件。八、借阅规定1、本部门人员如需查阅文件档案，不可擅自开启文件柜查找，而必须填写《文件借阅单》(附表六)至文管员处办理手续后，方可借阅查找。2、如借阅其他部门的文件，则须通过部门之间的文件管理员办理借阅手续，跨部门员工与文件管理员不发生直接的关系。3、借阅的文件档案必须在规定的期限内归还，否则必须办理续借手续。九、文件的销毁1、对已到期或无保存价值的文件要及时予以销毁，具体要求如下：（1）、填写准备销毁的文件清单、文件名称、销毁原因、期限，交公司总经理批准方可销毁。（2）、对销毁文件必须有两个以上人员在场，待文件被彻底销毁方可离去。2、未结算、有争议、有可疑的文件、尤其是合同、各种财务凭证、收发货凭证等不得销毁，确实需要销毁的必须征询专业意见并经批准后方可进行。3、已经作废的文件，资料一上律盖上“作废”章，作废的文件除留一份存底外，全部销毁。十、违规处罚标准序号违规内容处罚标准1、人为毁坏文件开除，因此造成公司损失者照实赔偿2、致使保密文件泄密开除，因此造成公司损失者照实赔偿3、故意篡改文件内容，开除，因此造成公司损失者照实赔偿4、损坏文件或积压文件记小过一次5、遗失文件记中过一次6、未按规定时间归还文件记小过一次7、非法获取文件开除，因此造成公司损失者照实赔偿8、未经允许擅自在工厂公告栏张贴文件记大过一次9、撕毁工厂公告（信息）栏文件开除附表一：A类文件格式顺德市东菱集团有限公司（隶书小二号字）东菱装修材料厂（隶书小二号字）文件名称（黑体二号字）文件编号（黑体五号字）一、目的（小标题用黑体四号字，标题下的内容用小四号黑体字）二、适用范围三、管理组织与权责四、管理规定1、2、3、（小点开头对齐）附表二：B类文件格式顺德市东菱集团有限公司（隶书小二号字）东菱装修材料厂（隶书小二号字）通告（黑体二号字）文件编号：（黑体五号字）内容（黑体小三号字）部门名称日期附表三：传真件格式顺德市东菱集团有限公司东菱装修材料厂致：（收件单位或收件人）编号：由：（发送单位或发送人）日期：主题：页次：内容附表四：会议记录一、时间：年月日时二、地点：三、出席：四、缺席：五、主持：六、记录人：七、内容：会议内容附表五：顺德市东菱集团有限公司东菱装修材料厂文件分发/回收记录文件名称编号版次部门分发回数备注份数签名份数签名总经理室副总经理室行政人事部财务部生产部仓库装胶烧瓶丝印质检洗瓶附表六：顺德市东菱集团有限公司东菱装修材料厂文件借阅单部门借阅人文件名称文件编号借阅原因借阅日期归还日期实际归还日期借阅人签名