文件管理办法-ABC

ABC有限公司总8页第1页文件名称文件管理办法文件编BGA001版次1.0发布章1.0目的:使公司的各种文件皆能合理制订﹑实施﹑修改,以促使各项业务活动能顺利推行。2.0适用范围:本办法适用于本公司经本办法发行之各种文件。3.0名词定义:3.1文件:为确保公司各项业务活动能合理﹑持续﹑高效地运作,而制订并依规则核准的书面化的制度﹑程序﹑规定﹑办法。3.2文件管理:推动公司内全员依规定程序进行下列活动:“合理制订文件”﹑“切实依文件内容实施”﹑“检讨并修改不合理或无效的文件”﹑“文件整理和建档”。4.0文件推行组织及职责划分:4.1文件推行组织:4.1.1推动责任者:为各级单位主管。4.1.2文件管制中心:为企划部。4.2职责划分:4.2.1推动责任者职责:4.2.1.1督导拟定所负责业务之相关文件。ABC有限公司总8页第2页文件名称文件管理办法文件编BGA001版次1.0发布章4.2.1.2依权限范围审核﹑核准相关文件。4.2.1.3教育并督导文件实施。4.2.1.4检讨并依现状修正文件。4.2.1.5整理﹑归档所保管之文件。4.2.2文件管制中心职责:4.2.2.1文件实施目标,推行计划之拟定。4.2.2.2文件拟案的受理。4.2.2.3提案审查结果之事务处理。4.2.2.4文件之整理编号。4.2.2.5文件之分发﹑回收﹑作废。4.2.2.6文件原案管理。5.0文件管理的程序:5.1流程:拟案审查核准整理编号修订实施教育发布5.2流程说明:5.2.1拟案提出:5.2.1.1对于本公司现有不合理的规定或对于各项业务活动应有规定而未有规定者均可提出作成拟案。5.2.1.2凡公司所属之员工,均有权提出与其担当业务相关文件之拟案。ABC有限公司总8页第3页文件名称文件管理办法文件编BGA001版次1.0发布章5.2.1.3拟案之提出,应附上文件制修订﹑审核﹑分发单(见表一),并依规定之标准格式书写(见表二)。本公司之文件采用活页方式且统一为A4格式,特殊情形可采用A3格式。欲修改旧文件者,应同时检附旧文件,以便审查时参考。5.2.1.4文件内容之项次采用阶梯式阿拉伯数字编号,方式为...,如本办法之项次编码。5.2.1.5文件内容太多时,需编目录。5.2.1.6文件的形式可分为:流程图式,叙述式或前两者之混合式。5.2.1.6.1流程图所用标准符号规定如下:一项活动或操作决定5.2.2审查及核准:5.2.2.1文件案由文件管制中心安排审查﹑核准。5.2.2.2初审:直主管负责。5.2.2.3复审:上一级主管及相关单位主管负责。5.2.2.4核准:CEO负责。5.2.3整理编:文件管制中心将核准之文件做适当处理,并依文件编原则整理编。5.2.4发布:存檔合并文件N明細帳總帳資料來源資料核對ABC有限公司总8页第4页文件名称文件管理办法文件编BGA001版次1.0发布章5.2.4.1文件管制中心依欲分发单位及数量将文件各页上发布章,后送交相关单位并做分发记录,同时收回旧文件（若有）。文件分发（回收）签收记录由文件管制中心保管。5.2.4.2修改之旧文件,于发布新版和回收旧版时,仅对文件修改部分作更换而其余不动,另于文件制修订﹑审核﹑分发单上作修改部分之说明。5.2.4.3收回之旧版文件,除原案盖“作废”字样并暂时保留一年外,其余皆需作废销毁。5.2.4.4文件原则上分发至课级单位及各据点,课级单位需再分发至下级单位时,向文件管制中心申请,经公司主管核准。5.2.4.5文件需发行至公司体系外,负责对外之单位得提出申请,由文件管制中心依规定呈公司主管以上核准后发行之。5.2.5教育:各有关单位接到文件后,单位主管应依文件内容指导所属员工定期完成该项教育工作。5.2.6实施:新文件于核准发布当日开始生效实施,由单位主管负责督导,但于紧急状态下可由核准者以简单之书面或口头传达先行实施,而正式文件则依规定流程办理。5.2.7修订:5.2.7.1修订时机:5.2.7.1.1文件不合现状使用时。5.2.7.1.2比原文件有更好办法时。5.2.7.1.3不同文件对同一事项之规定有重复和矛盾时。ABC有限公司总8页第5页文件名称文件管理办法文件编BGA001版次1.0发布章5.2.7.2文件之修订,由主办单位适时提出具体之修订案。6.0文件分类及编号原则:6.1公司文件分类定规章:有关公司经营组织与各机能之慨括性﹑原则性﹑摘要性说明,内容主要包括:目的﹑适用范围﹑体系架构与运作方式等基本事项。(本公司与规章类似之其他名称有规定制度章程手册等)。程序:有关完成某项活动所规定的具体方法﹑手段﹑顺序等之说明,内容包含:目的﹑适用范围﹑权责﹑名词定义﹑具体作法﹑引用文件﹑应用文件等。(本公司与程序类似之其他名称有办法等)。标准:为实施质量在生产上和管理上所规定的具体方法﹑手段﹑要领与判定基准等(本公司与标准类似之其他名称有作业细则作业指导规范等)。6.2所有文件按性质分类一律采用6位编码:文件类别码项目码流水码6.2.1文件类别码A:规章B:程序C:标准第一階第二階第三階全公司文件ABC有限公司总8页第6页文件名称文件管理办法文件编BGA001版次1.0发布章6.2.2项目码经营:BO推广:PM人事:PA总务:GA财会:FA资材:PW品管:SQ工程:PE其他:QH6.2.3流水码:用三位阿拉伯数字即001--999表示。7.0文件之管理:7.1各单位接收之文件应自行整理﹑建档﹑保管,且视同公司财产列入移交。7.2文件管制中心负责核查各单位文件之保管及全公司文件之分类﹑编号﹑分发﹑回收﹑保管﹑作废。7.3文件不得任意复印使用,特殊情况需请示公司主管核准后参考使用.7.4文件未经公司主管核准,不得擅自携出或传真公司外或对外发行,违者以偷盗或泄密处理。7.5储存在计算机或软盘上的文件须另有备份,同时注意防盗﹑防潮﹑防病毒。7.6若不慎将文件遗失,则应填写遗失报告交部门主管或以上主管复核,由公司主管核准到文件管制中心申请补发,保管人处以小过一次以上处分。7.7文件生效日期,以发布日期为准,如有另订日期,则以另订日期为准。8.0应用窗体:8.1文件制修订审核分发单。(见表一)ABC有限公司总8页第7页文件名称文件管理办法文件编BGA001版次1.0发布章8.2标准文件格式。(见表二)表一:顺达贸易有限公司文件制修订审核分发单申请日期:年月日制修订文件名称申请人所单位文件编版次制修订章节及内容审核案初审复审复审复审复审核准生效日期版次分发.回收单位签收ABC有限公司总8页第8页文件名称文件管理办法文件编BGA001版次1.0发布章表:表二:文件之标准格式顺达贸易有限公司总页第页文件名称文件编版次发布章表:GA002R1ABC有限公司总8页第9页文件名称文件管理办法文件编BGA001版次1.0发布章