1、流程图设计培训

《流程图设计》培训讲义东风汽车有限公司组织开发部东风汽车有限公司QCD总部质量保证部2004年3月10日培训目的统一认识：流程管理是各项业务管理的主要内容之一。统一要求：规范流程设计和流程图绘制要求。统一绘图格式和工具：绘图采用VISIO软件和“跨职能流程图”设计模板。沟通与促进：沟通流程设计经验，促进公司管理规范化和标准化。培训提纲流程管理及流程图流程图设计流程图绘制格式及要求练习操作并绘制流程图课程总结一、流程管理及流程图1、流程《牛津英语大词典》（PROCESS）：一个或一系列连续有规律的行动，这些行动以确定的方式发生或执行，导致特定结果的实现；一个或一系列连续的操作（OPERATION）。ISO9000关于流程的定义：一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动。最简单的流程由一系列单独的任务组成，有一个输入和一个输出，输入经过流程后变成输出。2、流程管理流程管理是一种重要的管理思想。流程管理主要涉及到跨部门职能的业务管理。流程管理的中坚力量是企业的中层管理人员。流程管理的概念和方法从技术（生产工艺）领域引入至管理领域。3、流程图流程图的定义：内容、步骤和工作要求等进行说明，是企业管理规范化和标准化的重要程序文件。流程图的功能：直观、简明地反映业务（活动）流程、职责分工、输入与输出控制需求和时限等要素之间的相互关系，作为开展各项业务和管理活动的基本职能。流程图的规范要求：根据东有司发2004[18]号文《东风汽车有限公司规章制度管理办法（暂行）》，一个完整的流程图应该具体描述该项业务展开的顺序细则，并对该业务事项的时间、空间、质量和数量、人员、条件、原则、业务范围、任务分工和方法、衔接点、信息传递与反馈、监督与考评等作出明确规定和要求。4、举例说明——到医院就诊流程现在我们通过一个具体的例子说明怎样用流程图描述到医院就诊流程。案例\就诊流程.vsd比较运用VISIO和OFFICE其它软件绘图的不同举例并比较不同绘制方法VISIOWORDEXCEL特点专业绘图软件工具文本编辑软件强大制表功能图元拖放式编辑图文框插入编辑图文框插入便利性绘制简单绘图复杂绘图复杂可修改性方便修改移动不利于增、删、改不利于增、删、改直观性职能和管理动作一目了然难以兼顾难以兼顾二、流程图设计要素1、“1W”与“4W2H”明确“1W”即“WHY——为什么制定本流程”体现“4W2H”W：“干什么（WHAT——业务范围和内容）W：谁来干（WHO——主管单位、分管单位、配合或执行单位）W：什么时间干（WHEN）W：在什么地方干（WHERE）H：怎么干（HOW——工作原则、方法和程序）H：干到什么程度（HOW——数量、质量标准及考核要求）”体会：大部分管理制度及办法都会涉及到跨部门职能分工和职责界定，以及工作程序，因此，运用流程图来描述是一个很好的解决方案。2、流程描述要分清层次。从责任内容、责任主体、责任特点三个方面来看企业不同层次的责任；而对于这种分层的责任，需要有相应的流程描述方法和责任封闭方式。跨职能流程图法部门主管领导工作流程图法3、业务流程的描述要素。应包括具体描述该项业务展开的顺序细则，并对该业务事项的时间、空间、质量和数量、人员、条件、原则、业务范围、任务分工和方法、衔接点、信息传递与反馈、监督与考评等作出明确规定和要求。描述内容应明确各阶段并说明工作内容、信息输入/输出的相关部门、工作要求等。4、业务流程描述程序：确定科学有效的流程的指导思想→依据部门主要职能及岗位设置提出业务流程清单→收集资料→列出工作程序和步骤→确定业务流程的总体框架及其层次划分→确定业务流程所涉及到的部门及岗位→确定完成各项业务流程的时间顺序→形成表单/文档/信息/数据→反复核实和修正草图→加入有关要求和说明，绘制业务流程图。5、编制业务流程的流程图案例\编制流程的流程.vsd三、流程图绘制工具—VISIO绘图推荐采用VISIO软件世界上大部分国家和企业采用专业绘制流程图的软件工具-VISIO绘制流程图；其绘图功能强大，可以绘制设计流程图、组织机构图、网络图等多种图表。可以和OFFICE系列、AUTOCAD等软件兼容。用户可以非常方便地将VISIO图形插入这些产品中进行编辑和整合。为用户设计了大量的常见图元，组成图元库，应用时，只需选择相应的拖放至绘图页面即可生成。推广采用“跨职能流程图”设计模板跨职能流程图对管理动作和职能分工能够清楚描述，是大家普遍接受的表示方法。举例：1.市场调查项目流程案例\市场调查项目流程.vsd2、合同评审过程图(WORD格式)案例\合同评审.doc推广跨职能流程图的理由：为了满足公司矩阵式管理的需要。为了使流程图能够满足企业中跨部门职能描述的需求，表达出公司业务流程与执行该流程的功能单元或组织单元之间的关系，我们推荐采用跨职能流程图法来描述。跨职能流程图在VISIO中的绘制步骤启动VISIO，选择跨职能流程图模版，进入编辑状态；将表示流程开始的椭圆矩形拖放的绘图区域中。依次创建各个进程中的图形，并用动态连接线连接。双击图形后，图形进入文本编辑状态，输入相应文字。修饰流程图，填充颜色。绘图完毕，保存。跨职能流程图在VISIO中的绘制技巧为了方便视觉和美观的需要，尽量拖放图形居中，使连接线呈居中直线。组合图形，按住SHIFT键，选中需组合的图形，可进行整体拖放。任意职能带可根据需要进行调整和改变位置。跨职能流程图的版面布局（水平）文件归档流程归档、发布拟制审核、会签资料管理员使用部门标准化工程师归档申请人开始申请归档标准化审核组织会签归档文件部门使用结束资料室归档是否下发是否标题栏职能带区阶段开始与结束在同一个职能带，形成闭环。跨职能流程图的版面布局（垂直）活动DFL组织人事委员会——工作流程时限要求结果表现形式工作内容说明公司职能部门或公司事业部日常办事机构（事务局）副总裁（组织人事）总裁YESNOYESNO2、开展组织人事专门课题研究5、确认议题4、提出组织人事委员会会议议题方案10、主持会议研究议案7、详细议案和会议资料准备公司经营战略、方针、目标、事业计划3、提出专题研究课题建议和/或组织人事委员会会议议题申请9、会议通知、送达资料6、修改、完善议题或取消议题1、公司组织人事战略、方针、目标、事业计划8、按要求参与议案论证和会议资料准备VP指定课题总裁指定课题依职能确定课题11、决策议案13、会议决议文件或纪要12、修改、完善议案或终止议案14、执行会议决议、反馈执行情况15、检查、督办、协调、报告决议执行情况1、依据公司的经营战略、方针、目标和总体事业计划，组织制定公司的组织人事工作战略、方针、目标和事业计划。2、组织人事部门根据：1）总裁和/或副总裁的指示；2）履行本部门职能的需要；3）其它职能部门和事业部的建议；组织本系统或跨部门开展专题研究。文件形成专题报告3、针对本部门和/或公司全局工作需要，提出开展组织人事专题研究的建议（存在问题及重要程度、研究思路和初步方案、所需资源和计划进度等）和/或组织人事委员会会议议题申请填写组织人事工作研究课题建议表和/或组织人事委员会会议议题申请表4、于会议前2周，提出议题方案（各议题之主要内容、目的、汇报方式及时间、议题研究进展情况、重要及紧急程度）。书面报告5、审定议题，对议案提出明确指示。口头指示或书面批示6、对不适当的议题予以取消，对尚不成熟的议题进行修改、完善或重新研究。7、会前沟通、磨合、论证议案，按要求认真准备汇报材料。专家论证书面意见和/或汇报材料（图、文、数据、纸制和电子版）8、提出部门报告和/或部门意见。书面（或电子）报告和/或意见9、于会前1周发出书面会议通知（时间、地点、人物、议题等）并将会议书面材料送达参会人员。书面（或电子）通知和材料10、主持会议，完成议题会议11、对各议案作出明确决策批准议案、原则同意但需修改完善后重报议案、搁置议案、否决议案12、对需修改、完善的议案重新组织专题研究，条件成熟后重新提出议题申请。13、起草会议纪要或会议决议文件报总裁或副总裁签发。公司文件14、贯彻落实会议决议，及时反馈相关信息。书面（或电子）15、检查、督办和协调各单位执行会议决议，及时向总裁、副总裁报告执行过程中的出现的重大问题。口头和/或书面（或电子）完成日期流程代号4N-155N-137N-99N-710N13N+715N+30阶段标题栏说明阶段一栏：按时间/逻辑顺序进展的管理动作；职能带一栏：依次表明该项业务所涉及的全部业务部门或岗位；要求或说明：对相应的工作内容标明要求或说明。结果表现形式：管理动作生成的结果，如形成文件、报告、会议纪要等。时限要求：对工作完成的时点提出具体要求。案例\DFL--组织人事委员会工作流程--四、格式要求文字描述准确、缜密和精练，进程中使用动宾短语，如提出申请、制定计划、执行决议等。每个流程都需要表示出开始符和终结符。流程图中的所有活动都应该可以从开始符起（顺着连线）被遍历到。阶段分隔符按照工作阶段划分每个流程，使管理活动有序进行。–例如《项目管理流程》可分为以下阶段：项目立项项目论证系统设计工程研制试生产生产准备实施验收连接线流程名称职能职能职能流程名称职能职能职能请在流程图中使用带箭头的连线文档文档的输入与输出五、绘制业务流程图的注意事项一个比较好的业务流程图必须有三个基本特点：第一，一目了然，清清楚楚；第二，用简洁实用的标识，将业务流程的时间/逻辑顺序和相应的部门/岗位职责，一一明确指明；第三，避免漏项、缺项，应形成PDCA循环。业务流程图与管理制度（文字性）关系是一个有机的整体：业务流程图是文字性管理制度的重要的组成部分，一般而言，没有对业务流程规范的管理制度是不完整的制度；互为补充：一般意义的管理制度侧重于文字描述，是对流程图关键概念和要素的具体阐述，而流程图则侧重于活动（业务）环节，属于脉络性的描述，为管理制度提供一个框架；一般处理办法：流程图作为管理制度的必备的附件。通过业务流程图，任何一个局外人不经有关人员介绍就可以了解一项业务的基本处理过程。流程图的制（修）订应遵循以下原则：（一）准确完整地反映业务有序、高效运行的客观需要，杜绝流程环节的缺项和多余；（二）严格体现公司对各部门的职责分工（见东有司发[47]号文件及随后的补充文件），杜绝片面地夸大本部门的职权和忽略或排斥其它相关部门在该项业务中的作用；（三）注重将学习借鉴日产先进管理经验与东风公司管理特色相结合。（四）贯穿或贯彻跨职能团队的工作思想。（五）强调沟通。流程图应经相关部门会审、会签和审批程序后发布。（六）流程中的职能部门名称均应按照公司要求，规范使用。规章制度编写要求0116(印发）.doc练习操作并绘制流程图请根据公司出差工作流程，绘制流程图。六、质量管理体系对流程的规范要求绘制原则：接口明确、职责清晰、简明扼要示例说明案例\质量体系流程图示例.vsd图示符号规定：名称符号说明过程的开始和结束作业流程的开始或结束过程过程/活动说明中间过程判定/决策判定、判断、审核、批准等工作流向作业、工作、过程流向连接符号两个或两个以上流程的连接用符号注释注释及补充说明注释及补充说明内部质量管理体系审核工作流程图案例\内审流程图（案例）.vsd谢谢！