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Q/G.GF中国铝业贵州分公司管理标准Q/G.GF.14.0009--2003文献采购管理办法受控编号：2003—03—20发布2003—04—01实施贵州分公司发布Q/G.GF.14.0009--2003目次前言...............................................................11范围...........................................................22引用标准.......................................................23定义、符号和缩略语.............................................24职责...........................................................25文献采购的任务及文献采购应遵循的原则...........................36文献采购的业务分工、管理程序和方法.............................31Q/G.GF.14.0009--2003前言本标准是根据中国铝业贵州分公司标准《管理标准管理办法》Q/G.GE.01.0002-2002、《中华人民共和国国家标准·文献著录总则》、《中国图书馆分类法》（第四版）及有关法规、规章，并结合图书馆工作的具体情况及发展趋势而制定的。它规定了分公司信息部文献采购管理的机构和人员的职责与业务分工，以及各项具体业务工作的基本程序、办法和要求。本标准是在分公司机构重组的特定情况下，结合分公司信息部的主要管理职责初步制定的，自标准发布之日起执行。——本标准由信息部标准领导小组提出；——本标准由计划企管部归口管理；——本标准由信息部起草；——本标准首次发布2003（年）—03（月）--20（日）；2中国铝业贵州分公司管理标准Q/G.GF.14.0009-2003文献采购管理办法1范围本标准规定了信息部图文信息中心文献采购的任务和应遵循的原则，以及图文信息中心各室之间的文献采购业务分工。本标准适用于图书馆所需各类文献的采购，以及对所采购的文献进行质量控制。2引用标准3定义、符号和缩略语文献：本办法专指信息部图文信息中心所需的图书、期刊、电子出版物等资料总称图书：本办法专指国家正规出版社出版的印刷版、有封面、书名、正文并且装订成册的图书。期刊：本办法专指通过邮局和出版社发行的期刊、报纸、复印资料等。电子出版物：本办法专指通过出版社、书店或镜像站点发行的光盘、镜像资料等。图书加工用品：本办法专指文献在加工过程中所需的书标、架标、磁条等专业用品。复本：本办法专指由于读者和馆藏需要同种文献的数量。采购方：图书馆负责文献采购业务的部门。主管人员：负责编制文献采购需用计划、文献采购计划、洽谈文献采购合同，从事文献管理的人员。4职责4.1信息部是文献采购的归口管理部门，负责对图书馆所需文献的采购管理。4.2信息部经理或分管业务副经理负责审批文献需用、采购计划、合同。4.3图文信息中心采编室主任负责初步制定图书、电子出版物、图书加工用品需用计划；4.3.1根据图书、电子出版物需用计划审批结果，图文信息采编室主任负责初步制定图书、电子出版物、图书加工用品采购计划，经审定后组织实施。4.4图文信息中心流通室主任负责初步制定期刊需用计划；4.4.1根据图书、电子出版物需用计划审批结果，图文信息中心流通室主任负责初步制定期刊定购计划，经审定后组织实施。贵州分公司2003-03-20批准2003-04-01实施3Q/G.GF.14.0009-20034.5图文信息中心综合室主任负责签订文献采购合同，负责采购文件的管理；4.6采编人员负责对文献需用计划的前期读者需求进行调研，流通人员负责对读者反馈意见的调研。5文献采购的任务及文献采购应遵循的原则5.1文献采购的任务：按照文献采购计划的要求完成文献的采购工作，保证所采购的文献资料符合规定的要求，降低采购成本，为读者提供满意的文献资料。5.2文献采购应遵循的原则：5.2.1文献采访原则：严格按照《信息部图文信息中心文献采访原则》进行采访5.2.2计划采购原则：严格按已审批的文献采购计划采购，杜绝无计划采购；5.2.3比质比价采购原则：要求对所采购文献在签约前必须对文献价格、质量进行比较；5.2.4合法性原则：采购必须遵循《中华人民共和国合同法》等有关法律、法规及本厂制定的有关制度和规定；5.2.5采购负责原则：实行谁采购，谁负责。5.2.6经分公司审批的文献购置经费，必须专款专用，不得挪作他用。6文献采购的业务分工、管理程序和方法6.1图文信息中心采编室负责图书、电子出版物、图书加工用品的采购。6.1.1采编人员对读者需求进行调研，收集整理读者需求和企业需求；6.1.2主管人员根据读者调研需求、馆藏需求及企业实际情况提出需用计划、采购计划，经审批后列项。6.1.3由主管人员联系书店或出版社6.1.4货源联系的原则按本办法5.2条执行。6.1.5电子出版物需先预定付款后到货验收。6.1.6图书、电子出版物的验收须主管人员、验收人员与送货人员当面交验。6.1.7图书、电子出版物的验收须按每批次进行检查，验收检查质量、数量无误后，签收登记。6.1.8主管人员应作好图书、电子出版物、图书加工用品的质量、数量等验证资料的保管。6.2图文信息中心流通室负责期刊的采购。6.2.1采编人员对读者需求进行调研，收集整理读者需求和企业需求；6.2.2主管人员根据读者调研需求、馆藏需求及企业实际情况，在当年提出次年的需用计划、采购计划，经审批后列项。6.2.3由主管人员联系邮局或出版社6.2.5货源联系的原则按本办法5.2条执行。4Q/G.GF.14.0009-20036.2.6确定货源后，先预定付款后到货验收。6.2.7期刊的验收须主管人员与送货人员当面交验。6.2.8期刊的验收须按每批次进行检查，验收检查质量、数量无误后，签收登记。6.2.9主管人员应作好期刊的质量、数量验证资料的保管。6.3图文信息中心综合室负责文献采购合同的拟制、签订及结算付款与核销，是采购文件的归口管理部门。6.3.1主管人员负责拟制文献采购合同，文献采购合同必须采用书面合同。6.3.2主管人员根据已审批的采购计划认真完成报价的核定确认工作，与分供方签约。6.3.3主管人员在合同规定期限内完成文献采购的结算付款与核销工作。6.3.4主管人员按要求对采购文件进行管理。贵州分公司2003-03-20批准2003-04-01实施