断货预警管理办法

2011年缺、断货预警管理办法（试行版）销售部发文2010年12月23日第一部分目的与定义一、缺、断货预警处理管理的目的当产品供应出现异常状况，需放缓供应速度或在一段时间内暂停供应时，为防止出现断货，造成重大损失，需加入缺货预警提报和断货报告提报。二、适用范围公司正在销售的所有商品。三、缺货定义当产品供应出现异常状况，在一段时间内供应总量减少或者暂停供应，但这段期间公司还有安全库存可以维持（正常供货或配额供货）到产品能够正常供应之时，并且在安全库存配发完毕之前产品已开始正常供应，此期间内即为缺货，淘汰产品除外。四、断货定义到了缺货期末尾，公司安全库存即将耗尽，仍然没有产品补充供应，则产品已面临断货，直到产品开始正常供应为止，此期间内即为断货，淘汰产品除外。五、安全库存定义安全库存，即是指为了防止不确定性因素（如大量突发性订货、交货期突然延迟等特殊原因）而预计的保险储备量，也叫缓冲库存。为了防止突发事件导致订单满足率降低，造成缺货甚至断货情况出现，各个环节（包括原材料储备、包装材料储备、总仓库存储备、分公司库存储备）都应科学的设立安全库存，既能有效的满足订单的需求波动，又要避免造成过高的库存积压。第二部分缺货状态判断及提报处理流程一、安全库存设定公司安全库存设定，建议采用如下计算方法：分公司安全库存=分公司三个月内日均出库量*（总仓订单响应时间+总仓分拣出库时间+总仓至分公司路途运输时间+分仓入库时间）若分公司可用库存数量已经降低到安全库存，需立即向总仓要货。二、缺货状态判断当出现如下两种情况时：1、由于产品的非正常供应，公司总库存（总仓库存/待检+子工厂库存/待检+分公司库存+分公司在途）已经下降到安全库存防线；2、由于产品的非正常供应，虽然公司总库存（总仓库存/待检+子工厂库存/待检+分公司库存+分公司在途）还比较充足，但依据生产进度反馈，在可预见的时间内有可能会产生缺货。发生如上两种状况时，营运管理总部需及时提报缺货预警。三、缺货预警提报内容缺货预警提报时需包含以下内容：1、缺货单品物料编号、物料名称、物品分类（ABC）、现总仓、子工厂、分公司库存、在途数量；2、缺货单品当月分公司销售计划及完成比例，次月分公司销售计划；3、缺货原因；4、根据生产管理总部反馈产品可正常供应时间，提供缺货预计开始及结束时间点。四、缺货预警提报方式提报主体：营运管理总部提报；提报时间：不定时提报，一旦营运管理总部判断某单品有可能会产生缺货，需在1个工作日内提报销售管理总部；提报方式：OA提报。五、缺货预警提报处理流程1、生产管理总部安排生产排单，若发现有任何因素导致产成品不能正常供应，如原料或包材未正常到库、设备维修，产品质检等，需在1个工作日内将异常时间反馈给营运管理总部；2、营运管理总部对比公司现有总库存状况及安全库存设置，判断某单品是否已经造成缺货或预计形成缺货的时间区间，并在1个工作日内将缺货预警OA提报至销售管理总部；3、销售管理总部接到OA提报后，需在2个工作日内向营运管理总部反馈，提供配额管理方案；4、营运管理总部根据销售管理总部提供的配额管理方案对缺货单品实行配额管理，根据配发额度发货；5、在配额发货的同时，营运管理总部需密切注意缺货产品的库存消耗情况，并及时督促生产管理总部尽快恢复产品的正常供应。6、销售管理总部及时向各分公司反馈缺货情况及各分公司配额，以促进其做好缺货销售的工作准备。六、缺货预警提报处理流程图追加销售计划提报流程与重要时间节点反馈提报出具方案执行反馈销售管理总部营运管理总部生产管理总部若发现有任何因素导致产成品不能正常供应，需在1个工作日内将异常时间反馈给营运管理总部对比公司现有总库存状况及安全库存设置，判断某单品是否已经造成缺货，并在1个工作日内将缺货预警OA提报至销售管理总部根据销售管理总部提供的配额管理方案对缺货单品实行配额管理，密切注意缺货产品库存消耗情况，及时督促生产管理总部尽快恢复产品的正常供应接到OA提报后，需在2个工作日内向营运管理总部反馈，提供配额管理方案及时向各分公司反馈缺货情况及各分公司配额，以促进其做好缺货销售的工作准备第三部分断货状态判断及提报处理流程一、断货状态判断当出现如下情况时，营运管理总部需及时提报断货报告：到了缺货期末尾，公司安全库存即将耗尽，仍然没有产品补充供应，则需营运管理总部提报断货报告。二、断货报告提报内容断货报告提报时需包含以下内容：1、断货单品物料编号、物料名称、物品分类（ABC）、现总仓、子工厂、分公司库存、在途数量；2、缺货单品当月分公司销售计划及完成比例，次月分公司销售计划；3、断货原因；4、根据生产部反馈产品可供时间，提供断货预计可结束时间。三、断货报告提报方式提报主体：营运管理总部提报；提报时间：即时提报，一旦某单品即将断货，营运管理总部需在1个工作日内提报销售管理总部；提报方式：OA提报。四、断货报告提报处理流程1、在缺货期末尾，营运管理总部判断公司总库存是否已濒临断货，若已临近断货，需在1个工作日内将断货报告OA提报至销售管理总部；2、销售管理总部通知各分公司做好断货准备，并将营运管理总部提供断货预计可结束时间下发至各分公司，令其调整销售安排，做好货品正常供应后的快速发货准备。3、断货期结束后，生产管理总部需将断货问题产生原因做详细说明，并改善方法形成总结，发送给营运管理总部与销售管理总部知晓。当出现严重断货时，例如A类货品一个月内连续断货时间超过3天，需召开销售、营运、生产、采购各相关职能部门就断货事宜召开讨论会，分析原因，商讨解决方案，防止类似事件再次发生。五、断货报告提报处理流程图追加销售计划提报流程与重要时间节点反馈提报出具方案执行生产管理总部销售管理总部营运管理总部在缺货期末尾，判断公司总库存是否已濒临断货，若已临近断货，需在1个工作日内将断货报告OA提报至销售管理总部通知各分公司做好断货准备，并将营运管理总部提供断货预计可结束时间下发至各分公司，令其调整销售安排，做好货品正常供应后的快速发货准备断货期结束后，需将断货问题产生原因做详细说明，并改善方法形成总结，发送给营运管理总部与销售管理总部知晓当出现严重断货时，例如A类货品一个月内连续断货时间超过3天，需召开销售、营运、生产、采购各相关职能部门就断货事宜召开讨论会，分析原因，商讨解决方案，防止类似事件再次发生