AAR应用

AAR，即AfterActionReview，行动后学习机制，又称行动后反思（AAR）或事后回顾，是目前知识管理实践中应用得最为广泛的工具之一。AAR最早是美国陆军所进行的一项任务后的检视方法；对美国陆军来说，使用这种方法的好处是当新的理解被产生时，可以马上响应到行动上，他们使用AAR解决了许多问题。到如今，AAR已经延伸了其概念，一般的定义如下：AAR是一个简单而有效的过程，供团队用来获取从过去的成功和失败中得到的经验教训，以便改进未来的表现。它为团队提供反思一个项目、活动、事件或任务的机会，以便下次可以做得更好，它是一个结合了技术和人的因素的快速报告的方法或工具。简单的说就是4W＋2HWho－谁：包含所有与这个行动相关的人员。4W代表Who，What,When,Where2H代表Howlong，HowtodoAAR有两个关键角色，他们是：facilitator：组织者，引导讨论，营造与维护一个聚焦、开放、安全、客观的对话环境，而非答案的提供者。assessor：评价者，在大型复杂的AAR中帮助组织者进行分析和评估，帮助引导讨论。*当然，最重要的还是我们全体TeamMember，成功的AAR有赖于团队成员的共同智慧。•Who－谁•What－讨论什么：不必每个事件或行动都进行AAR，选择可从中得到最多学习或最有价值的部份进行。•When－何时：趁着记忆犹新，尽可能在行动之后马上进行。•Where－何地：在任何有助于开放及学习的地方，但别因为选择地点而耽误了时间，选择离行动越近的时间及地点越好。Howlong－多久：不能过长，少于一小时较佳，15分钟亦是适当的，但应该提供足够的时间进行完整的讨论，让群体能走到下一个步骤。Howtodo－怎么做：AAR实施过程的6个步骤Howtodo－怎么做：AAR实施过程的6个步骤：Step1：当初行动的意图是什么(Whatwastheintent)当初行动的意图或目的是什么？当初行动时尝试要达成什么目标？Step2：发生了什么(Whathappened)实际上发生了什么事？为什么？怎么发生的？Tips：要真实地重现过去所发生的事，并不容易，人类的知觉是有很多偏差的，而且不同人的视角也常是不同的。在这里，我们推荐大家使用两种方法︰(1)依时间顺序重组事件；(2)成员回忆他们所认为的关键事件，并优先进行分析。Step3：从中学到什么(Whathavewelearned)我们从过程中学到了什么新东西？如果有人要进行同样的行动，我会给他什么建议？Step4：可如何将学习转化为行动(Whatdowedonow)接下来我们该做些什么？哪些是我们可直接行动的？哪些是其它层级才能处理的？是否要向上呈报？另外，可采用三种时间长度来辅助思考︰(1)短期行动-可以被快速采行、并可立即产生效益的行动；(2)中期行动-影响系统、政策、以及组织的行动；(3)长期行动-与基本策略、目标、及价值观有关的行动.。Step5：采取行动(Takeaction)知识是存在于行动中的，知识必须透过应用才会发挥效用，必须产生某些改变才是所谓的学习。Step6：分享给别人(Tellsomeoneelse)谁需要知道我们生产的这些知识？他们需要知道什么？要把「有用知识」有效地传递给组织其它「需要的人」。将焦点放在少数关键性的议题上，不必过多分析，AAR并不讲求面面俱到，而要抓住重点。包含群体中的所有成员。因为角度不同，互相补充完善。根据多样化的观点以及结构化的步骤来进行。角度很重要，宜从多个角度进行分析，而不是一面倒。结构化也很重要，可使过程和结论描述清晰有条理。能迅速的反映到行动中，在行动之后马上执行。形式可以很正式也可以不正式，但尽量让行动与学习间的循环时间越短越好。总之，AAR不是一个为做而做的过程，而是为了改进，所以要立刻进行改进。如果有些活动需要间隔一段时间后才会重复进行，那么，也要在活动进行前再复习一下原来的AAR文档，以期在下次行动中改进。AAR的目的并非确认过失、决定成败，而是要学习与行动。有时候，因为害怕被责备，所以对于AAR会浮于表面，所以一定要说清楚，AAR不是为了追究责任，不是用于算账，而只是总结经验和教训，以备发扬长处和规避短处，不断改进。AAR并非其它正式流程(例如PDCA循环Plan-Do-Check-Act)的替代品。AAR和PDCA担负着不同的功用，不能混为一谈。相比之下，PDCA更为正规，而AAR可正式、可随意，丰俭由人。AAR是要人们变得更行动导向，而非做更多的分析。基于反思的必要性，有时候，我们容易陷入分析的谜局中。AAR的关键在于行动，而不是一味分析，分析是为了行动而服务，所以不能本末倒置。当然，过少的分析也起不到作用，所以分析要适中，不能过多，也不能过少。AAR不一定都是问题导向，并非都是为了改善什么。AAR的开展可以只是为了控制及抽取有用的知识，也就是为了学习而进行的。通过AAR，项目团队成员能在项目或活动的生命周期中获取相关的隐性知识，并将之显性化，避免了知识因为项目团队解散而流失。常言道，一个错误第一次犯是错误，第二次是失误，第三次就是愚蠢！如何不做愚蠢的事，就要个人有AAR（行动后反思）的意识和管理系统。AAR在组织内的最大价值是经验分享，知识重用，避免重蹈覆辙。如果企业里每个员工都树立了AAR的意识，并在工作中持续运用，那我们每个人不仅是贡献者,也是受益者.AAR记录表事件名称事件发生时间事件背景（用1－2句话描述）AAR组织者AAR参与者AAR主持人AAR记录主要工作预期目标实际完成情况预期与实际的差距原因分析改进建议注：AAR记录表通常用于正式的AAR场合，如果是非正式的AAR，可以简化记录，具体参见会议AAR实例一。事件名称基于企业知识管理的网上培训交流活动的AAR事件发生时间2008年5月21日事件背景（用1－2句话描述）为提升企业知识管理的能力和技巧而开展的一次交流活动AAR组织者钟紫剑AAR参与者蔡钦源、耿祖群、何雪锋、黄铭德、申新贺、罗华山AAR记录人风雪AAR记录主要工作预期目标实际完成情况预期与实际的差距原因分析改进建议活动筹备1、活跃会员培训，增加社区黏性；2、培训面向会员的工作及兴趣；3、培训内容、形式、人员、时间筹划等。4、培训过程中调动会员参与积极性，达到更好的培训效果。1、培训完成很好，会员之间的沟通过少；2、会员之前的KM基础、会前准备不足；3、培训内容丰富、但操作性内容由于时间问题略有不足；4、基本达到了培训的预期。1、前期铺垫不足；2、自我介绍部分被省去，导致大家不熟悉。会员ID明明不规范；3、接受培训的人员对平台不了解；4、时间把握不足，培训时间过长。1、培训前准备一个基础知识ABC普及贴；2、培训前将平台介绍等与活动通知中列出介绍。3、设立固定的筹委会和联络员。4、会员ID规则，如：社区-ID-实名场景一：会议你是否觉得会议冗长？没有效率?不解决问题？现在你就可以使用AAR的方法和TEAM成员共同来改善这些问题。使用方法：每次会议结束时，利用5分钟的时间，让所有参会人对会议的形式（或内容）进行简单的非正式的AAR：优秀的方面要发扬光大；不足的方面要持续改善。TIPS：1、尽量要求每个人都要发表观点2、不追求质量，只求数量。3、记录AAR的结果，并在下一次会议时检查。4、每一次只针对一个方面，例如：会议形式，或会议内容的某一方面。IPG从08财年开始一直在全员中推行会议AAR，共同致力于提高会议效率。会议名称：X部门月例会组织者：彼得参与者：李伟、王旭、刘欣、国强会议结束时，彼得要求大家针对“会议形式”做一次非正式的AAR小结，以下是纪要：做的好的方面:•准时开始;•事先给每个议题设定讨论时限；•会议开始前向所有与会人员说明会议要求（例如，不许使用电脑、接打电话等）有待改善的方面:•精简议题，使每个议题都有充分的研讨时间；•按照预先设定的时间结束每个议题的讨论；•将会议资料事先发给大家；•给与会人员分配不同的角色【如组织者、时间master（负责控制时间）、记录员等】，使会议更加高效；•会议中设置一定的休息时间；场景二：项目/活动总结当你带领一个团队胜利完成一个项目/活动，并获得老板的认同与嘉奖，你一定沉浸在幸福的喜悦中吧！或者在心里长长的舒了口气,暗自庆幸总算“不辱使命”吧。。。等等。。。你是否想过召集大家一起对刚刚结束的项目/活动进行一下总结，把可重用的经验进行固化，同时找出还可以继续改善的地方，用于指导下一次类似的项目/活动，以期取得更大的突破呢？现在你就可以运用AAR的方法来进行项目/活动总结。实例参见下页：事件名称基于企业知识管理的网上培训交流活动的AAR事件发生时间2008-5-21事件背景为提升企业知识管理的能力和技巧而开展的一次交流活动AAR组织者钟紫剑AAR参与者蔡钦源、耿祖群、何雪锋、黄铭德、申新贺、罗华山AAR记录人风雪AAR记录主要工作预期目标实际完成情况预期与实际的差距原因分析改进建议活动筹备有次序，顺利，大家按时到场8点开始了，还有大部分的人没有进场。有别的事情耽误，未能准时参加。通知中8点开始。可以延迟到8点15分正式开始。8点15分仍旧没有进场的，没有进场资格。演讲人精彩的讲说讲说过程中很流畅。但是中途经常被打断。达到预期的效果。但是因为中途总是有个别人进场，导致打断主讲人的思路。主讲人无须顾及别的突发状况。每讲完一个部分，停顿一下。供大家讨论。会场秩序整齐有序有点混乱会场次序，在会议开始之前没有公布。比如说，主讲人讲解PPT的过程中，大家保持安静，之类的。公布一些不影响主讲人演讲的会场制度，保证次序。AAR记录主要工作预期目标实际完成情况预期与实际的差距原因分析改进建议讨论人人参与，互动参与的人不多达不到讨论的活动效果大部分的人没有麦克风，不能直接参与到话题讨论中；通过文本聊天，比较慢，而且还有部分刷屏现象。建议大家都要准备麦克风。在文本聊天的时候，特别是话题讨论的时候，尽量避免刷屏现象的发生受到的启发沟通可以解决很多问题。知识管理对于个人来说，是工作的一种积累，是点点滴滴的一个集合，对自己做的每件事情的一个总结。知识管理对于企业来说，是一种资源的集合。只有将每个人将自己的知识共享出去，才能达到事半功倍的效果。知识管理是门学科，需要花时间去学习。我是公司的一个普通职员，虽然有时候需要做一些决策，但是知识管理对于我现在的状况来说，更多的是自己的一个知识和阅历的总结。工作中可用的对每天工作的一个记录，一个总结，汇总起来就是自己知识管理的一部分。