新奥集团国际合作事务管理制度

新奥集团国际合作事务管理制度(试行)1总则1.1目的为加强集团国际合作事务的管理，规范集团公司及各成员企业对外商务行为，降低经营风险，提升集团国际形象，特制定本制度。1.2适用范围本制度适用于集团公司、各成员企业和驻外机构。1.3管理体系和归口管理部门主要职责1.3.1集团办公室负责集团国际合作事务的总体协调和管理，为集团公司国际合作事务的归口管理部门。1.3.2各成员企业综合办负责本企业国际合作事务的具体安排和实施。1.3.3集团办公室国际合作事务的主要职责:（1）负责集团涉外合同的起草，参与涉外合同的谈判与签订。（2）负责集团外事活动组织与实施。（3）负责集团中外文笔译与口译。（4）负责集团商务出国管理与安排。（5）负责集团进出口业务管理与操作。（6）负责集团驻外机构管理与工作对接。（7）负责集团海外信息披露管理。（7）负责集团参与国际商务活动、展会、研讨会的管理与安排。（8）参与集团国际合作事务发展战略的制定，并协助实施。2涉外合同管理2.1涉外合同是指集团公司及各成员企业与注册地在中国大陆以外公司签订的合同。2.2涉外合同的谈判及签订应事先通报集团办公室。2.3涉外合同的中外文文本由集团办公室负责译文校对、初审。2.4集团公司各职能部门需要签订涉外合同，应填写“新奥集团合同签订审批单”，由申请部门负责人签字后，报集团办公室校对初审，然后报经济发展部审核，再由集团首席律师审核，最后报集团公司总经理批准。2.5集团公司成员企业需要签订涉外合同，应填写“新奥集团合同签订审批单”，由申请公司总经理签字后，报集团办公室校对初审，然后报经济发展部审核，再由集团首席律师审核，最后报集团公司总经理批准。2.6涉外合同的签订须符合以下两项要求之一：（1）同时使用签约双方各自的官方文字，并在合同里写明两种文字具有同等法律效力；（2）使用英文。在实际应用时，建议首选英文。2.7根据公平原则，涉外合同的仲裁地应选在北京、香港或签约各方注册地以外的其他地区，并适用该地区法律。2.8涉外合同编号在合同号码后加“/I”。3进出口业务管理3.1集团公司及成员企业的进出口权由集团办公室统一管理，根据涉外合同安排进出口业务。3.2在北京、天津、石家庄海关报关的进出口业务，由集团办公室直接办理。3.3在其他海关报关的进出口业务，由集团办公室指导与协助当地成员企业办理。3.4与进出口业务有关的信用证、形式发票、装箱单、海运/空运提单等文件由集团办公室负责审核。4商务出国管理4.1新奥集团商务出国事宜由集团办公室统一管理。4.2集团公司各职能部门需要出国访问、参与境外国际性展览与会议、考察国外市场，应填写“新奥集团商务出国申请表”,由申请部门负责人签字，报集团办公室审核，再报集团公司总经理批准。出国回来后，应立即撰写商务出国工作汇报，报集团办公室备案。4.3集团成员企业需要出国访问、参与境外国际性展览和会议、考察国外市场，应填写“新奥集团商务出国申请表”,由该公司总经理签字后，报集团办公室审核，再报集团公司总经理批准。出国回来后，应立即撰写商务出国工作汇报，报集团办公室备案。4.4集团公司及廊坊地区各成员企业人员的出国手续（包括护照、签证）由集团办公室统一办理。4.5外埠成员企业人员的出国手续（包括护照、签证）由本企业综合办办理，同时报集团办公室备案。4.6出国费用标准按照集团出差标准执行。5外事活动管理5.1外事活动是指集团商务活动中的对方为外国公司或外国公司驻中国办事机构（以下简称外国公司）。5.2集团公司及廊坊地区各成员企业的外事活动（地点在国内的）由集团办公室直接负责安排和接待。5.3外埠各成员企业的外事活动（地点在国内的），由集团办公室指导与协助当地成员企业安排和接待，并根据具体情况决定是否派人参与。事后由成员企业将活动主要成果以会议纪要形式报集团办公室备案。5.4集团在境外的商务活动由集团办公室统一安排。5.5外事活动的口笔译工作由集团办公室负责安排。6驻外机构管理6.1驻外机构是指集团在中国大陆境外注册的公司（境外公司）及办事处（境外办事处）。6.2集团办公室是境外公司的工作对接部门。境外公司作为集团在该地区的业务代理，由集团办公室与其签订代理协议。集团办公室根据代理协议考核该公司的业绩及支付代理费。6.3集团办公室是境外办事处的归口管理部门。境外办事处应在每年12月上旬将本年度工作总结和下年度工作计划（包括资金计划）报集团办公室。集团办公室协助经济发展部对驻外机构进行工作考核及计划审核。6.4驻外机构需要邀请国外公司来集团访问，应事先报集团办公室，并由集团办公室安排接待。6.5驻外机构应积极配合集团办公室在国外开展的工作，包括信息搜集、业务接洽与市场考察。7附则7.1本制度由集团办公室负责解释。7.2本制度自2001年9月27日起实施,试行一年。附件：《新奥集团商务出国申请表》新奥集团商务出国申请表申请日期：年月日申请部门/公司：商务资料去往国家（地区）：行程安排：(日期、地点)出国事由：邀请单位：邀请人：职务：出国人员资料带队人：成员：姓名：部门：职务：户口所在地：相关部门负责人意见：年月日年月日申请部门/公司负责人意见：年月日集团办公室审核：年月日集团总经理批示：年月日填表说明：1）去往国家（地区）需详细列出每个途径国家（地区）及城市2）出国事由需详细说明停留目的，如果停留城市不止一个，需一一说明3）出国人员如不属于申请部门的，其直属部门领导应在相关部门负责人意见栏内签字4）附上必要的文件，如邀请信、对方公司介绍、项目资料等