简述保险公司的单证管理风险

简述保险公司的单证管理风险王曦中国人民健康保险股份有限公司大连分公司摘要：本文主要阐述了保险公司单证管理的必要性，在单证管理的过程中存在的主要问题，以及问题的成因，保险公司应采取的主要措施。关键词：保险公司单证管理控制措施社会各个行业，在经营管理过程中，都面临着这样或那样的风险，其有外部的影响因素，也有内部的影响因素，对于保险公司来说，其影响因素主要有汇率风险、投资风险、经营风险、系统风险、利差损风险、偿付能力不足的风险、由销售误导引起的退保风险等等，而在金融危机席卷全球的背景下，保险公司面临着更严峻的挑战，经营风险、误导风险，及由此而引起的品牌风险等将保险公司推到了经济浪潮的前沿。保险公司在采用各种方法应对各种风险的同时，控制内部的影响因素，加强内部管理也不失为应对风险的较好的方法，在保险公司特别是基层公司的内部管理中，加强保险公司的资金管理、单证管理等，是保险公司极为日常的管理方式，特别是对单证的管理，保险公司从初期的不重视，到现在做为日常管理的重要内容，其是由血的教训的积累起来的。一、单证管理的范围保险公司的单证，是保险公司进行保险业务活动的依据，是与展业、承保、保单服务、理赔等核心业务流程直接相关的制式化单证。各类单证及由此形成的契约、经济合同既是取得各项业务收入的基础，更是承担经济责任、履行经济义务的重要法律依据。保险公司的单证品种特别多，但一般分为一般单证及有价单证，一般单证是指出具后不具备法律效力的单证，如各类投保书、条款、宣传单或折页等；有价单证是指出具后具备相关法律效力，如出现遗失等情况将给公司带来一定影响的单证，如发票、定额保单、空白保单等。由于其每一份都是风险源，如果管理不善，都会给保险公司带来巨大的潜在风险，所以对保险公司来说，对有价单证进行重点管理，是控制风险的必要手段。二、单证管理的必要性保险是一种合同行为，保险合同明确了保险人和被保险人的权利与义务、保险责任的范围，是被保险人向保险公司索赔或给付的依据。这就使得作为保险合同载体的保险单证的作用显得尤为突出，因此加强对合同载体的有价单证的管理有着非常重要的意义。1、加强有价单证的管理是明确合同双方的保险责任，保护被保险人利益的需要。保险做为经济生活中的一种特定商品，其以合同的形式存在，不具有实物的特性，投保人交纳一定的费用买到的只是对未来风险的承诺，这份承诺主要体现在保险公司出具给客户的保单上，而保单内容的完整、公正直接关系到投保人或被保险人的利益，因此，加强对保单等有价单证的管理，对保护合同双方利益有着相当重要的作用。2、加强有价单证的管理是档案管理及保护客户资源的需要。由于保险合同特别是寿险合同的期限较长，为了保护合同当事人的利益，按相关法律的要求，需对投保人的投保资料，保险发票、理赔资料等与保险经营相关的有价单证进行长期保存。而对于保险公司来说，客户的多少决定了保险公司的市场地位，经营规模，在业内的话语权等，有效的保护客户资源，加强客户资源信息载体的管理就显得尤为重要。3、加强有价单证的管理是加强内控管理的需要。对于保险公司来说，其经营管理所面临的风险主要有资金风险、单证风险等，而对于经营风险的保险公司来说，承保是经营活动的首要环节，保险公司凭借一纸合同向投保人收取保费，并承诺保险赔付责任，可见这一纸合同的重要性，因此，在防范外部风险的同时应加强内控管理，尽量避免利用单证所进行的不法行为，以保护公司形象及声誉不受损害。4、加强有价单证的管理是主动适应监督管理的需要。目前，保监会对保险公司日常监管的内容有许多，而在基础工作的监管中，对于单证的管理关注点比较多，如单证管理信息系统的建设，单证的入库、领用、回销的管理等等，以防止保险公司在经营过程中，利用单证进行违法行为。三、单证管理中存在的主要问题随着保险需求的不断扩大，保险公司的产品品种逐渐增多且数量较大，特别是为了方便客户，又出现了定额保单、激活式卡单等保险形式，这对单证的管理也提出了更高的要求。1、单证出入库手续不完善，管理混乱。单证的管理手续繁琐、工作量也比较大，而且产品品种繁多，由于单证管理人员的重视程度不够或责任心不强，导致单证的出入库交接手续不完整，致使责任不清，库存混乱。2、单证的使用过程失控，账实不符。目前，大多数保险公司对大部分产品都通过系统出单处理，对单证也进行系统核销，但由于操作失误或对系统的认识不足，也可能导致系统数据与实际不符，同时，也有可能出现恶意系统外出单的情况，因此，应加强分析，时实监控，防止违法违规行为的发生。3、存在“鸳鸯单”的情况。保险单证特别是财产保险公司的单证一般为一式多联，按规定应一起填写，但在实际工作中，有的保险公司为了逃避监管，或为了非法的目的，存在各联次不一致的情况，也就是业内所称的“鸳鸯单”。4、存在私印单证的情况。保险单证一般由总机构统一印刷或由总机构授权分支机构印刷，但有的保险公司，在未经同意的情况下私印单证，以躲避监管，达到风险转嫁或非法占有的目的。5、存在以遗失单证为借口的恶意截留保费的情况。在保险公司的单证管理中，对遗失单证的责任未明确惩罚责任的情况下，若业务人员以保险公司的名义代收了客户的保险费，但未及时上交公司，在保险到期后，以单证遗失为借口申请注销保单，以达到占有保费的目的。四、单证管理问题的成因1、对单证管理的认识不足，内控制度缺失。加强单证的管理，是保险公司有效控制经营风险的重要手段，但由于近年来，保险市场的竞争过于激烈，通过单证的注销、损毁等来达到规避监管、换取竞争资金的目的的保险公司也是有的。而对单证管理的认识不到位，内控制度的缺失，也是导致单证管理出现问题的原因之一。2、单证管理信息系统不完善。随着保险业竞争的加剧，保险公司的产品不断创新，单证的品种、数量等也在不断增加，而在系统建设中，忽视了单证系统的开发，导致单证管理系统只能进行简单的入库、出库，而不能提供单证流转的全过程记录及预警、统计功能，弱化了单证管理的职能，也是单证管理过程中的突出问题。3、法律意识不强。“鸳鸯”单、私印单证等违法违规行为的出现，也反映了行业内部分人员法律意识的淡薄，应加强学习，提高法律意识，同时加大处罚的力度，以有效遏制此类行为的发生。五、单证管理的办法1、制定有效的管理制度，建立完善的管理系统。要控制单证管理风险，首先保险公司应制定有效的单证管理制度，明确各部门的单证管理职责，同时对违反单证管理规定的行为，制定严格的处罚措施；其次应建立完善的信息系统，提高单证管理的效率，满足单证管理的需要。2、加强事中控制与管理。首先，应建立账实分开的单证管理模式，定期核对，减少单证管理中的错误。其次，应加强有价单证的印刷管理。由总机构集中统一编号、印刷或授权分公司印刷，在节约单证成本的同时，也减少私印单证的风险。再次，应加强单证流转过程的管理，建立详尽的单证管理台账，完善交接手续，明确管理责任；定期编制单证报表，及时掌握单证的入库、出库、使用、作废、销毁的具体情况；定期或不定期进行盘点，保证账实相符，对不一致的情况及时查明原因，进行处理。3、对单证使用情况进行监督和检查。在经营管理过程中，应加强对单证管理的内部审计，尽早发现管理漏洞，有效防止违法违规行为的发生，将单证管理风险控制在可承受的范围之内。总之，保险单证做为保险活动的重要凭证，其所特有的潜在风险使得保险公司将其做为防范化解风险的重要手段，同时，保险公司在加强管理赢得经济效益同时，也保护了被保险人的利益，这不仅维护了保险公司和行业的声誉，也促进了社会的发展。