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机关公文写作普洱矿冶杨忠寿2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）最新第一章公文基础知识第二章常用公文类型及写作要领第三章公文常见问题及公文处理要求第一章公文基础知识一、公文概念和特点二、公文种类三、发文类别四、公文格式一、公文概念和特点（一）公文的概念“行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的工具。”广义公文的指称范围包括机关、团体、企事业单位的各种文件、电报、报表、会议文件、调查资料、记录、登记表册等。狭义公文的指称范围包括通用公文和专用公文。二上行文下级机关向所属上级机关的行文，如报告、请示等。向同级机关或不相隶属的机关的行文，如函等。上级机关向所属下级机关的行文，主要有命令（令）、决定、通报、通知、批复、意见等。面向全社会、没有特定的主送机关的行文，如公告、通告等。（二）公文特点作者的法定性；读者的特定性法定、权威是指公文的作者是法定作者，是依法行使职权、履行义务、发挥职能作用的发文单位或法定负责人，与个人署名的文章或著作不同，公文代表了制发单位的意志、立场和观点，具有强制性和约束力。权威性时效性规范性、时效性是指公文在一定范围、区域和时间内有效，超过了一定时限就不起什么作用。必须符合《办法》和《国家行政机关公文格式》规定的体式，即规范体式。规范性实用性公文能够指导实际工作，又具有实用性。二、公文种类云铜集团《公文处理实施细则》规定了15个文种，分别：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函和纪要。编号：006绝密★一年特急云南普洱矿冶有限公司文件普矿[2009]1号关于×××××××××的通知×××××：×××××××××××××××。附件：×××××云南普洱矿冶有限公司2013年6月15日抄送：××、×××、××。眉首行文部分版记眉首部分包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人。主体部分包括标题、主送单位、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。版记包括主题词、抄报单位、抄送单位、内部发送、拟文部门、印发单位和印发日期。三、公文格式一、请示及写作要领适用于向上级机关请求指示、批准等，是一种上行文，行文方向单一、固定。省、市、县行行文中请示文种使用较多。注意事项：（一）不要一文多用。应坚持一事一请示。（二）不要越级请示。（三）不要多头报送。（四）注意要素齐全。（五）杜绝未批复即执行。第二章常用公文类型及写作要领二、通知及写作要领通知的适用范围较广，基本上各种内容的文件都可用通知，是日常工作中最常用的文种。不同通知的写法：（一）布置工作的通知：“为加强财税管理，及时发现税务管理中存在的问题，省分行决定开展辖内税务风险大检查，现将关事宜通知如下：”（二）印发制度办法的通知：“为进一步规范省分行机关签报管理，提高签报的使用效能，省分行制订了《省分行机关签报管理规定》，现印发给你们，请认真遵照执行”。（三）提出要求的通知：“为加强延伸柜台管理，规范业务操作，有效防控业务风险，根据操作类案件防范要求，现就延伸柜台管理有关事项通知如下：（四）转发文件的通知：“现将总行《关于加强银行卡管理有关问题的通知》转发给你们，并就有关要求通知如下：或，并结合实际，提出以下要求，请一并认真遵照执行：”。（五）会议、培训的制式通知：写明时间、地点、参加人员、会议内容、有关要求等。三、通报及写作要领适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。按内容可分为表彰性通报、批评性通报和情况通报。使用最多的是情况通报。注意事项：（一）要多写情况、事实，少写要求，（二）内容要尽量典型。（三）事实要清楚。（四）行文要及时。四、决定及写作要领适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖励系统内有关机构和人员，变更或撤销下级行不适当的决定事项。最常见的是表彰决定。有些表彰也可以用通报，但应根据具体情况区别使用两个文种，如表彰决定一般是对先进单位或个人做出成绩的结果给予奖励，表彰通报一般是对先进事迹或工作的过程进行表彰。五、意见及写作要领适用于对重要问题提出见解和处理办法，及对工作做出安排。省分行向二级分行下发的有关工作意见，意见中有明确要求的，二级分行应遵照执行或根据具体情况执行，没有明确要求的可参照执行。注意事项：（一）避免将意见和其他文种混同。意见与通知的区别。意见与决定的区别。（二）注意意见的写法。意见要明确，提出的建议或解决办法要恰如其分，既要考虑到实际需要，又要考虑其可能性。六、函及写作要领适用于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。函的适用范围比较广，如告知函、商洽函、询问函、答复函、请求批准函等。函的使用也比较灵活，许多不便用其他文种的文件，都可以函的形式行文。七、会议纪要及写作要领适用于记载、传达会议情况和议定事项，要求与会单位及有关单位共同遵守执行。注意事项：（一）纪要的真实性、条理性。要忠于实际，准确集中会议意见，不能掺杂个人意见或随意增加发挥，更不能歪曲会议精神。（二）纪要的浓缩性和侧重性。要突出会议中心，分清主次，有详有略。（三）正确使用文种。会议纪要本身就是文种，在会议纪要后面再加通知就属于重复使用文种。八、报告及写作要领报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问时使用的公文。报告是一种陈述性上行文，不要求上级机关给予回复。报告的类别及功用1．例行报告（日报、周报、旬报、月报、季报、年报等）。例行报告不能变成“例行公事”，而要随着工作的进展，反映新情况，新问题，写出新意。2．综合报告；全面汇报本机关工作情况，可以和总结工作、计划安排结合起来。要有分析，有综合，有新意，有重点（如述职报告、工作总结）3．专题报告：指向上级反映本机关的某项工作、某个问题，某一方面的情况，要求上级对此有所了解的报告。所写的报告要迅速，及时，一事一报。呈报、呈转要分清写明。（如：银行声誉风险排查报告）4．按形式职能来分的话，一般为合同范本、领导讲话、会议发言、述职报告、心得体会、竞聘演讲、礼仪致词、入党申请、法律文书、计划规划等。报告基本格式标题，包括事由和公文名称。上款，收文机关或主管领导人。正文，结构与一般公文相同。从内容方面看，报情况的，应有情况、说明、结论三部分，其中情况不能省略；报意见的，应有依据、说明、设想三部分，其中意见设想不能省去。从形式上看，复杂一点的要分开头、主体、结尾。开头使用多的是导语式、提问式给个总概念或引起注意。主体可分部分家二级标题或分条加序码。结尾，可展望、预测，亦可省略，但结语不能省。打报告要注意做到：1、情况确凿，观点鲜明，想法明确，口吻得体，不要夹带请示事项。2、注意结语：呈转报告的要写上“以上报告如无不妥，请批转各地参照执行。”3、写明发文机关，日期。第三章公文常见问题及公文处理要求一、公文常见问题（一）政策不明（二）逻辑不清（三）层次混乱（四）表述不准（五）文件冗长几个具体问题（一）文字1、“制定”与“制订”。“制定”即制作、定出。公文中习惯用在较大场合，以制定党和国家的路线、方针、政策、法律和法令等，“制订”即制作、订立。公文中习惯用于具体规章制度的订立。如：“单位相继制订了防火、门卫等安全管理制度。”2、“截止”与“截至”。“截止”即到期停止。“截至”即到……为止。3、“部署”与“布置”。“部署”即指全局重大工作的安排。“布置”即指全局具体工作和事项的安排。（二）图表正式公文一般不要出现图表，特别是一些为表示数量变化而使用的柱状图、饼状图、曲线图等。一般处理方式：公文中需要说明的相关问题可以使用文字进行说明；必须使用图表说明的，小的表格可以使用，大的表格要尽量作为文件附件，柱状图、饼状图、曲线图等必须作为附件。（三）称谓按照规范要求，文件中出现的地名、人名、单位名称等一定要使用全称或规范化的简称。在核稿过程中发现有的公文在引用姓名、职务、地名、机关称谓不够准确和规范。有的在同一公文中多次出现的，前后名称也不一致。如在文件中将资产负债管理部简写为资产负债部或资负部。（四）数字阿拉伯数字和小写汉字不能混用。公文中的数字，除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。如提到季度时应使用小写汉字；表示数目比较精确时，应使用阿拉伯数字。（五）时间正式公文中的时间表述应使用四位小写数字，不能随便省略。如“10年”应改为“2010年”。成文日期使用阿拉伯数字。发文时间有特殊要求，通过纸质文件发文的，由各环节和行领导按特殊要求签署时间。（六）字体1.发文机关标识使用小标宋体字，用红色标识；2.标识密级和紧急程度，用3号黑体字；3.发文字号用3号仿宋GB2312字，年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加第字；4.“签发人”用3号仿宋GB2312字，“签发人姓名”用3号楷体GB2312字，冒号用全角；5.公文标题用2号正小标宋体字；6.主送机关用3号仿宋GB2312字，回行时顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号；7.正文用3号仿宋GB2312字，一般每面排22行，每行排28个字；段落标题第一层用3号正黑体字，第二层标用3号楷体GB2312字，第三层标用3号仿宋GB2312字，第四层用3号仿宋GB2312字；（六）字体8.“附件”用3号仿宋GB2312字，附件如有序号，使用阿拉伯数字（如“附件：1.XXXXXX”）；附件名称后不加标点符号；9.成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写为“O”用3号仿宋GB2312字；10.“标识附注”用3号仿宋GB2312字，居左空2格加圆括号标识在成文时间下一行；11.“抄报”、“抄送”、“发”用3号仿宋GB2312字，后标全角冒号；13.印发机关用3号仿宋GB2312字，印发机关左空1字，印发时间右空1字，印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。××××文件×××〔2013〕1号签发人：×××特急机密★一年00001关于××××请示××××：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××公文的字体字号3号仿宋体字文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字小标宋体字，用红色标识。字号一般应小于22mm×15mm（高×宽）3号楷体字2号小标宋体字3号黑体字××××××××××××。二○○三年二月五日主题词：×××××××抄送：××××××，×××××，×××××××××××。×××办公室2005年4月20日印发－2－3号黑体字3号仿宋体字4号半角白体阿拉伯数码3号仿宋体字附件：1.×××××2.××××××（七）行文准则1.公司行文，应当确有必要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。2.公司行文，应根据隶属关系和职权范围确定，除重大紧急情况外，一般不得越级请示和报告。3.公司各职能部门依据部门职责可以相互行文和向下级单位的相关业务部门行文，除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批具体事项外，。公司除党政办公室外，内设各部门不得对外正式行文。4.公司各职能部门之间对相关问题未经协商一致，不得各自行文。如擅自行文，公司应当责令纠正或撤销。5.“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。“报告”不得夹带请示事项。6.除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人抄送“请示”、“意见”和“报告”。平行或者不隶属的部门、所属单位之间请求批准事项及答复所请求事项时，均应用“函”，不宜用“请示”。二、公文处理要求（一）高度重视，严谨细致。（二）熟知业务，加强学习。（三）总结经验，提高水平。（四）严格把关，提升质量。（五）注重效率，限时办结。谢谢大家！