普洱市政府办公自动化OA系统应用管理实施办法

普洱市政府办公自动化OA系统应用管理实施办法（试行）第一章总则第一条为加快我市信息化建设和电子政务发展，加强对电子政务业务应用系统的管理，确保全市电子公文传输工作规范化，确保电子公文传输的安全有效，根据《中华人民共和国电子签名法》（2004年8月28日第十届全国人民代表大会常务委员会第十一次会议通过）、《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）、《国务院关于国家行政机关和企事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号）、《云南省电子政务2005-2007年建设规划纲要》、《电子认证服务管理办法》（中华人民共和国信息产业部令第35号）和《中共云南省委办公厅、云南省人民政府办公厅关于大力加强电子政务应用推广工作的意见》（云办发〔2006〕5号）以及《普洱市人民政府办公室关于做好市政府OA系统试运行工作的通知》（普政办发〔2008〕35号）有关规定，结合我市实际，制定本办法。第二条普洱市政府办公自动化OA系统（以下简称政府OA系统）采用上海泛微软件有限公司开发的e-office协同办公标准版，可实现公文流转、短信邮件管理、常务日程管理、行政事务、信息发布等模块的机关内部办公自动化功能。申请接入单位按照普洱市人民政府办公室有关规定办理相关手续（见附件）。第三条本办法适用于已批准或即将申请接入电子政务网，并使用我市政府OA系统的单位（以下简称使用单位）以及各使用单位的使用人员(以下简称使用人员)。第二章电子公文流转内容第四条在市政府OA系统中流转的内容为使用单位的电子公文和信息等。第五条涉密级(秘密以上)文件和紧急文件不在系统中进行交换。第三章管理机构第六条市政府OA系统的规划、开发和推广实施工作由市信息化工作领导小组统一领导和协调指挥。第七条市信息产业办公室负责系统的管理维护工作。（一）负责系统中单位注册、名称变更、撤销等相关申请，办理相应审批手续；（二）负责制定电子公文与信息流转的具体工作规范及指导；（三）征询各使用单位的意见和建议，研究、协调解决各使用单位在使用系统中出现的问题，并提出处理意见；（四）组织各使用单位的使用人员进行系统使用知识的培训等工作；（五）提供系统必要的技术支持；（六）负责系统的运行、维护和日常管理工作；（七）负责与各使用单位的联络工作，并协助办理有关手续。第八条各使用单位必须明确1位领导负责分管电子政务工作；确定专、兼职管理使用人员，负责日常管理。（一）负责本单位办公自动化的日常管理和使用；（二）指导和监督本系统的运行；（三）就本系统运行情况与市信息产业办进行衔接。第四章使用单位第九条凡需要接入和使用该系统的单位，应向市信息产业办公室提出书面申请。机关、事业单位需提交单位成立的编办批文；企业及其他单位需经上级主管单位签署意见。经审核批准后方可办理注册手续并取得市政府OA系统身份密钥（下称密钥）、用户名和密码。第十条因以下情况而需要在系统中变更使用单位有关资料的，应向市信息产业办公室提出书面申请，并办理相关手续：（一）使用单位名称变更的，在系统中应办理名称变更手续，并由该单位来函确定新使用单位的系统管理员及用户名单；（二）使用单位被撤销的，在系统中应办理注销手续。即在交换系统中删除该单位名称，注销该单位电子印章和用户，并将系统中的相关文件按被撤销单位提出的处理办法进行处理；（三）使用单位合并的，合并后的使用单位名称如果沿用合并前其中一个单位的名称，则该名称作为合并后的使用单位名称在系统中保留，被合并的使用单位按本条第二款规定办理注销手续；合并后的使用单位如果使用新的单位名称，则按本办法第十条办理注册手续，合并前在系统中所使用的相关单位名称按本条第二款规定办理注销手续。第十一条各使用单位应按照系统统一配置的要求，结合本单位实际情况，保证提供交换工作所需的设备和工作环境(EPON交换机、计算机、扫描仪、打印机等)。第五章使用人员第十二条从事本系统的运行、维护、管理的工作人员，必须政治可靠、责任心强，具备良好的服务意识和相应的专业技术水平，了解电子政务的内容与程序，熟悉国家有关法律、法规和规章，尽职尽责，确保工作质量。第十三条系统中各使用单位的系统管理员负责按规范向市信息产业办申报开设、注销用户帐号、初始密码和使用人员的工作职责和权限，并报市政府办公室备案。第十四条系统中的全部使用人员要自觉遵守系统运行中相关的规章制度，严格按照使用权限，认真完成本人在系统中所承担的工作。第十五条系统中的使用人员用户帐号应保证唯一性，密钥和密码由各单位系统管理员保管。用户取得密钥和初始密码后应立即修改密码，若忘记密码应向市信息产业办提出申请，并进行备案。第十六条未经本单位负责人同意，无关人员不得使用系统用户的密钥和密码登录系统。第六章电子印章的使用和管理第十七条电子印章是在电子公文上盖章用的签名印章，对电子公文进行电子签名，在打印公文前，需要验证公文电子签名的合法性，通过验证并按规定方式打印而成的纸质公文具有法律效力。第十八条电子印章的制作式样和标准，按国务院《关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》、《云南省人民政府办公厅关于进一步规范国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理工作的通知》(云政办发〔2007〕187号)执行。第十九条各使用单位需要制作、变更或销毁本单位电子印章的，由本单位提出书面申请，经本单位负责人同意并签字后，送市政府办办理报批审核手续。经市政府办批准同意后，由市信息产业办具体办理。第二十条销毁电子印章时，印章所属单位相关人员必须在场。第二十一条各使用单位的电子印章应等同于实物印章管理，必须由负责此项工作的科室指定专人保管和使用。第二十二条电子印章由于损坏、遗失等原因造成不能使用需要换领补发，或因单位名称变更、撤销、合并等原因而需要在系统中变更资料的，必须将旧电子印章交回市政府办公室处理，并按第十九条、第二十条的规定办理手续。第二十三条各使用单位应按照国务院国发〔1999〕25号文件规定，参照本办法制定本单位电子印章的管理使用办法。第七章电子公文的发送第二十四条在系统中流转的电子公文，其文种、格式、内容等的审核把关工作由发文单位负责。第二十五条公文若带有不方便进行电子化处理的附件（如:书籍、图纸等），暂按纸质公文交换的方式进行交换。同时，将公文正文以电子公文形式进行交换。第二十六条电子公文的发送由电子公文制作、电子公文盖章、电子公文发送3个必要环节组成，可由一个或多个工作人员负责。第二十七条在发送电子公文时，必须选择公文的报、送、发单位，并设置允许接收单位打印的份数。第二十八条在系统中完成发送电子公文操作的时间为电子公文的发送时间。第二十九条电子公文的格式只允许以PDF、WORD或EXCEL文档形式出现。第八章电子公文的接收第三十条各使用单位和使用人员应按时接收电子公文,必须保证每个工作日内9:00、11:00、15:00、17:304个时段登录系统，做到及时签收和下载电子公文。第三十一条接收电子公文时，必须认真核对，确认无误后方可进行打印或进入本单位内部系统公文流转，按常规收文进行登记，否则应予以退回。第三十二条打印后的电子公文相当于纸质公文复印件，参照纸质公文的管理办法处理。第三十三条首次进行电子公文打印或从系统中读取电子公文进入收文单位办公系统的时间为电子公文的接收时间。第三十四条电子公文接收失败时，收文单位应及时向发文单位提出申请，说明原因，请求重发或追加打印份数；如果是系统故障，要及时向市信息产业办反馈。第九章安全保障第三十五条系统管理员要定期检查、维护接入电子政务系统的计算机网络，发现问题要及时排除，无法排除的要立即与市信息产业办联系，确保系统正常运行；不得乱设、私设系统的用户名。使用人员必须对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责。第三十六条使用该系统时，所有涉密信息不得在该系统内发布，不得将带毒文档录入该系统。第三十七条各使用单位要加强计算机及网络安全保密知识教育，遵守保密纪律与保密规定。不得利用该系统从事危害国家安全、泄露国家秘密等违法犯罪活动，不得复制和传播妨碍社会治安信息和淫秽色情信息。第十章应急处理第三十八条当系统出现故障，引起电子公文与信息无法在系统进行正常交换时，应及时与市信息产业办联系。由市信息产业办尽快组织有关单位查明原因，并在24小时内排除故障。第三十九条若24小时内仍未排除故障，造成系统不能正常运行时，由市信息产业办提出解决办法，同时报告市政府办公室，并以纸质书面的方式通知各使用单位，保障公文与信息交换工作的正常进行。第十一章附则第四十条本办法由普洱市信息产业办公室负责解释。第四十一条本办法自发布之日起施行。附件：1.普洱市政府办公自动化系统（OA）使用登记表2.普洱市政府办公自动化系统（OA）使用登记表3.普洱市政府办公自动化系统（OA）使用单位名称变更申请表4.普洱市政府办公自动化系统（OA）使用单位注销申请表5.普洱市政府办公自动化系统（OA）密钥使用变更登记表6.云南省电子印章申请表7.云南省数字证书认证中心数字证书申请表8.云南省电子政务网络专线接入申请表附件1普洱市政府办公自动化系统（OA）使用登记表(机关、事业单位用)单位全称单位简称申请功能□网上收发公文□网上收发公文及办理联系人联系电话公文办理流程申请单位意见(单位盖章)单位负责人签名：年月日主管单位意见(单位盖章)单位负责人签名：年月日审批单位意见(单位盖章)单位负责人签名：年月日附件2普洱市政府办公自动化系统（OA）使用登记表(企业、其他单位用)单位全称单位简称申请功能□网上收发公文□网上收发公文及办理联系人联系电话公文办理流程申请单位意见(单位盖章)单位负责人签名：年月日主管单位意见(单位盖章)单位负责人签名：年月日审批单位意见(单位盖章)单位负责人签名：年月日附件3普洱市政府办公自动化系统（OA）使用单位名称变更申请表编号NO：更名后单位全称更名后单位简称更名前单位全称联系人联系电话更名申请单位意见(单位盖章)单位负责人签名：日期：年月日主管单位意见(单位盖章)单位负责人签名：日期：年月日审批单位意见(单位盖章)单位负责人签名：日期：年月日说明：1.更名申请单位填写除“审批单位意见”外的所有项；2.“更名后单位全称”作为在系统中更名后的注册单位名；3.使用单位更名申请应同时填写《电子印章制作申请表》，办理电子印章制作申请手续；4.使用单位更名后，单位使用人员帐号、用户名不变。附件4普洱市政府办公自动化系统（OA）使用单位注销申请表编号NO：注销单位全称注销后文件移交单位名称联系人联系电话注销申请单位意见(单位盖章)单位负责人签名：日期：年月日主管单位意见(单位盖章)单位负责人签名：日期：年月日审批单位意见(单位盖章)单位负责人签名：日期：年月日说明：1.注销申请单位填写除“审批单位意见”外的所有项；2.“注销单位名称”是指需在系统中注销的单位名；3.“注销后文件移交单位名称”是指在系统中将接收被注销单位文件的单位名，该单位必须是系统的使用单位；4.使用单位注销申请应同时交回电子印章载体进行电子印章注销。附件5普洱市政府办公自动化系统（OA）密钥使用变更登记表单位名称：单位地址：原使用人姓名：原使用人科室：原使用人职务:以下填写属变更内容姓名：科室：职务:电子信箱:电话:手机：传真:申请权限：□收文□发文□公文办理□公文流转管理□信息采编□接收群众来信调入前所在单位（从外单位调入的人员需填写）：申请理由：单位负责人签名:单位盖章:_______年____月_____日联系人：联系电话：(以下内容由审核单位填写)市政府办公室业务科室意见签名：_______年____月_____日市信息产业办领导意见签名：_______年____月_____日市政府办公室分管领导意见签名：_______年____月_____日附件6证书申请表编号（由档案员填写）：云南省电子印章申请表填写本申请表单前请先阅读本申请表背面所写填写说明和注意事项，保证所填写内容符合本申请表要求且属实。申请单位信息（由申请单位填写）单位名称：邮政编码：单位详细地址：省市县（区）：印章名