文件控制程序

制度名称：文件控制程序文件编号：拟制：批准：生效日期：2017.5.30适用范围:资源:版本号：A01目的：本程序对与体系有关文件的编制、审核、批准、发放、使用、保管、修改、作废和归档等做出规定，以确保公司各相关场所使用的文件得到有效控制，防止使用失效和作废的文件，结合公司实际，特制定本程序。2范围：本程序适用于与公司管理体系有关的文件，包括外来文件的控制。3定义：3.1归档：文件履行审批手续后可以移交文控部门的过程。3.2发放：输出的文件由文控部门统一盖受控标识章后扫描为PDF版上传到公司电脑公共盘，各部门使用。3.3受控文件：体系文件、技术文件。3.4非受控文件：仅提供信息作为参考，变更时不须更换4职责：4.1QCI&EHS部（文控部门）4.1.1负责组织公司《管理手册》的编写、修订、发放和控制4.1.2负责各部门输出文件的接收、归档、发放、发布、更新、回收、作废等统一受控管理及台帐建立。4.1.3负责国家及政府行政主管部门颁发的有关质量、环保、安全生产方面的法律、法规的收集、归档。4.2HR部4.2.1负责国家及政府行政主管部门颁发的有关劳动保障方面的法律、法规的收集、归档。4.3技术部4.3.1负责将编制定型的工艺文件Bom表及电子档归档。4.3.2负责与公司产品技术相关的国家、行业标准以及国际、国内同类产品的相关技术文件和资料的收集，并输出到文控部门受控。4.4销售部负责收集客户提供的文件和资料归档。4.5运营部负责公司生产、能源、设备等方面文件控制4.6总经办：负责原辅材料供应商材料的收集及归档。公司科技项目、产品型号核准证、产品第三方检测报告、各类许可证、技术专利证书归档。4.6所有部门4.6.1负责本部门职能范围内的文件的编制、审核、归档、输出和使用有效性管理。4.6.2负责对文控部门发放的受控文件的管理和正确使用。4.6.3负责本部门产生及接收的内部文件、记录的归档管理。4.6.4负责将归档的文件移交到文控信息管理平台，以便文件存储及安全性。5工作流程5.1文件分类5.1.1按文件来源分：内部文件、外来文件5.1.2按性质文件分为四层制度名称：文件控制程序文件编号：拟制：批准：生效日期：2017.5.30适用范围:资源:版本号：A05.1.2.1第一层为管理手册5.1.2.2第二层为公司级文件（程序文件及跨部门的管理制度和流程）5.1.2.3第三层为作业文件（各部门、各岗位的具体作业要求，如：岗位操作程序、检验程序、各部门管理规定、制度流程及技术文件等）、外来文件和资料（指本公司使用的各类国际/国家/行业标准、适用的法律/法规、上级主管部门下发的条例/通知/文件、本组织相关方送阅的文件等；5.1.2.4第四层为记录表格和报表（用于证明体系正常运行及数据分析，如操作记录、检验记录、设备检修记录、工作检查情况记录、生产日报表、财务报表等）5.1.3按文件状态分：受控文件、非受控文件。5.1.4按文件载体分：纸张性文件、非纸张性文件（如：软盘、硬盘、光盘、电子媒体等）5.2文件格式及编写要求5.2.1QCI&EHS部负责跨部门文件格式及编写要求；5.2.2技术研发部负责技术文件格式及编写要求；5.2.3运营部负责操作指导书格式及编写要求；5.2.4各类文件按照格式及编写要求建立。5.3文件编号及版本标识5.3.1管理手册编号5.3.1.1编号规则：QEMS5.3.1.2规则说明：“QEMS”：代表质量、环境管理体系的简称，二标合一。5.3.2跨部门文件编号5.3.2.1编号规则：QEMS－XX－XXX规则说明：部门编号序列号5.3.3部门作业文件5.3.3.1编号规则：XX/XX－XXX规则说明：部门编号类别代码序列号部门编号表：部门总经办人力资财务部研发部技术部销售部公共关运营部EHS&制度名称：文件控制程序文件编号：拟制：批准：生效日期：2017.5.30适用范围:资源:版本号：A0名称源部系部QCI部门代号MGHRFNRDTKSAPROPEQ类别代码：部门需要根据编制，如：ED－外来文件WI－作业指导书QS－技术规范、GL-管理文件5.3.4记录编号5.3.4.1编号规则：相关文件编码后直接加-FXXX如跨部门文件涉及的记录编号QEMS－XX--XXX－FXXX规则说明：部门编号文件序列号表格序列号5.4版本标识文件的版本控制体现在版本号、更改记录上。版本号由A0开始按文件发行次序顺序编排，更改记录由1开始，超过5项后版本要升级，更改为A1。5.4.1QEMS手册、程序文件、作业指导书等文件的版本标识在文件眉头里，修改状态标识在文件结尾《更改记录》栏里。5.5文件审批与权限5.5.1在文控部门统一受控管理的文件必须按规定履行相关审批手续。5.5.2在文控部门统一受控管理的文件审批流程为纸质文件审批流程,所有审批为手写审批，不得打印或盖章5.5.3体系手册的审批流程纸质文件（编制人提供）审核（管理者代表）批准（最高管理者/总经理）；5.5.4跨部门的审批流程纸质文件（部门编制人提供）审核（最高管理层/部门经理）批准（最高管理者/管理者代表）；5.5.5作业文件的审批流程纸质文件（编制人提供）审核（部门助理）批准（部门经理）；5.6文件输出5.6.1执行纸质文件在完成审批手续后，文件编制人将纸质文件正本及对应的电子文件同步输出到文控部门。5.6.2各部门输出文件到文控部门，均须填写《受控文件清单》，办理文件输出移交登记手续。5.7文件归档5.7.1输出的工艺文件由文控部门填写《受控文件清单》统一归档管理。文件管理以方便查找、明确发放、回收、销毁的途径、受控有效为原则。制度名称：文件控制程序文件编号：拟制：批准：生效日期：2017.5.30适用范围:资源:版本号：A05.7.1.1文件分类标识清晰，方便查找。5.7.1.2文件修改状态可识别，在使用场所为最新有效版本。5.7.1.3文件受控标识清晰，易识别，控制有效。5.7.1.4文件作废，若需保留，应进行标识并隔离保管。5.7.2纸质文件的归档管理文控部门管理人员做好文件管理工作。5.8文件发放5.8.1文件发放权责文控部门负责对公司所有部门发放。5.8.2文件发放的原则：对公司内的发放，由编制部门的主管领导审批后即可发放；对外单位的发放必须管理者代表审批后方可发放。5.8.3文件发放形式：文件发放对象根据文件使用需要批准，保证在文件的使用处有相应的文件。由公司文件管理部门统一打印文件，并在文件封面或第一页按发放的先后顺序标注受控分发号以作标识，然后发放到各使用部门或相关外部人员，填写《文件发放/回收登记表》，由文件使用负责人或其主管签领。收发双方应同时在文件上签字，标识该文件的发放和修订状态。5.9文件更改5.9.1文件更改由原文件编制部门指定人员负责实施，所有文件更改，在更改记录中进行明确，且重新执行审批、输出、归档、发放流程。5.9.2管理体系文件不致换版的，可标明更改范围，进行拆页更换，每更改一次，其版本更改记录增加一个序数，经多次更改（版次累计到5次）或大量更改的文件，则应换版发行。5.10文件作废5.10.1受控文件发生作废时，新的文件由文控部门按文件发放流程进行发放和公告。旧的文件进行回收。5.10.2作废文件的处理纸质的旧版作废体系文件由文控部门统一回收、销毁，纸质的旧版技术文件由文控部门加盖“作废文件”章后移至指定区域隔离存放，同时保存1年。5.11文件受控5.11.1文件受控章的标识。以下文件均需加盖受控章。5.11.1.1“受控文件”——体系文件的受控标识以及产品设计输出文件、工艺文件的正式输出受控标识。5.11.1.2“作废文件”——所有作废文件受控标识。5.12文件查/借阅5.12.1文件的查/借阅查/借阅者要严格遵守文件保密，不能私自打印、传真、外传纸质文件和私自保存、复制、外传电子文件。特殊需要，经文控部门及相关部门批准。6相关文件制度名称：文件控制程序文件编号：拟制：批准：生效日期：2017.5.30适用范围:资源:版本号：A06.1受控文件清单QEMS-EQ-101-F0016.2文件变更通知QEMS-EQ-101-F0046.3外来文件清单QEMS-EQ-101-F0027更改记录更改章节号更改内容更改人更改日期更改通知单号5.8.3文件分发号的内容增加张向利2018.5.31015.5.2增加手写签批的要求张向利2018.5.3101制度名称：文件控制程序文件编号：拟制：批准：生效日期：2017.5.30适用范围:资源:版本号：A0