材料、设备管理办法

大连铁龙房地产开发有限公司1材料、设备管理办法总则为了确保施工需要，加强材料、设备采购管理，节约开发资金，特制定本管理制度。本制度中所指的材料、设备管理系指公司直接应用于开发项目施工的所有材料、设备的选型、定位、采购、供应、保管、结算、转账以及信息服务等管理活动。第一章职责分工第一条职责分工材料设备部负责材料、设备的选型、定位，以及相应的质量和商务管理；工程部负责配合特种专用设备的选型和质量管理；预算合同部负责配合材料、设备采购供应的合同管理和相关结算手续；财务部负责材料、设备的帐务管理。第二章管理方式第二条根据采购供应对象不同，公司材料、设备管理分为公司供应材料、设备（甲供材料、设备）管理和非公司供应材料、设备（非甲供材料、设备）管理。公司对施工措施用材料设备不予供应。第三条非甲供材料管理定位及管理公司对非甲供材料的管理仅限于设计定位、质量控制及信息服务管理。公司工程部应在施工招标时以招标文件的形式明确主要非甲供材料规格、型大连铁龙房地产开发有限公司2号及质量控制标准等，材料部据此提供相关材料价格信息，并确定施工招标标底，以此控制施工投标价。确定的主要非甲供材料规格、型号及质量控制标准亦是材料部、工程部及监理公司在施工时控制材料进场的控制标准。第四条对于材料单价不便直接从施工单价中剥离、公司直接实施分包的分项工程，材料部应在确定施工单价前明确主要材料的材质标准及相应规格、型号，并在施工合同中约定，作为主要合同条款。第五条材料部应根据项目整体推进计划、单项工程施工组织设计进度计划及施工合同约定，编制材料详细采购计划、资金使用预算，经公司领导审核后报总公司主管部门审批，计划审批通过后，明示工程部及财务部，并按计划具体实施。第六条为规范公司材料设备采购供应管理，公司对合作成熟的材料供应商实行合格材料供应商名单管理制度。目的是通过对供应商建档管理，建立与供应商的长期信誉合作关系，对供应商实行优胜劣汰机制，来减少采购环节，节约采购费用。第三章合格供应商名单管理第七条名单的建立材料部按供应材料品种的不同，将与公司合作过的供应商逐步进行分类建档，详细记录供应商供应材料的品种、单价、材质、规格、型号，供应方式，合作次数及时间，供应商的性质，公司职能部门对其每次合作的评价，有无不良记录等。具备条件的供应商称为合格供应商，成熟的合格供应商名单中单品种材料合格供应商不少于5家。合格供应商需要具备的条件是：大连铁龙房地产开发有限公司31、具备合法资格，具有符合法规要求的产品生产许可证明，产品质量达到或超过产品标准要求，材料材质处于稳定期（材质无大的波动）；2、材料单价一年内无较大提价（行业原因除外），且与公司合作价低于平均市场单价；3、与公司连续合作且正在合作；或合作两次以上，且距最后一次合作结束时间不超过一年；4、两年内累计不良合作记录不超过两次。第八条材料供应商合同执行评价：材料采购合同签订后，应对供应商的合同执行追踪考评，目的是考评供应商的履约能力，对履约表现作好记录；合同履行完毕，材料部、工程部、预算合同部应对供应商履约能力及履约表现做出综合书面评价，条件成熟时，也可采用监理公司、施工承包商的间接书面评价。履约评价记录是合格供应商档案的重要组成部分。第九条合格供应商的确认符合合格供应商条件的供应商均为合格供应商，材料设备部将其列入合格供应商名单。第十条合格供应商的淘汰1、名单中的供应商不符合合格供应商条件中任一款项时，应即时淘汰，材料部将其从名单中剔除。2、一年周期内，单品种材料合格供应商名单中的供应商均合格，材料部、工程部、预算部对所有合格供应商进行综合评价，将相对最差供应商淘汰，淘汰量不低于名单中供应商数量的五分之一。3、淘汰的合格供应商两年内不允许参加公司的相同品种材料招标（或大连铁龙房地产开发有限公司4议标）及供应。第四章采购与供应第十一条公司对具有下列特点之一的材料实施采购与供应（甲供）：1、材质对工程质量有重大影响的；2、材料对建筑物外观效果有重大、直接影响的；3、材料单价及总价对工程造价影响巨大或同品种材料单价差异较大，且材质无明显区别的；4、其它有特殊要求的。第十二条材料、设备采购与供应一般应根据单项（单位）工程施工合同分别实施。属同一开发项目应用于不同单项（单位）工程的材料、设备，具备条件成批次采购的（加工供应周期不长或可以分批加工的），尽量批次购买。可以执行批次采购与供应的前提是：1、材料的品种、材质相同，且规格、型号一致或相近；设备的品种、型号、性能相同或基本一致；2、供应时间跨度不超过三个月；3、同一供应商（或厂家）具备同批次全部待购货源。以上三条件缺一不可。第十三条公司采购材料设备的主要形式是招标（或议标）。大宗成套机组及成批次设备采购须采取招标形式，总公司领导有特殊要求的除外。不采用招标（或议标）方式购买的材料、设备应符合下列特点：1、成批次、单品种材料总价不超过10万元且材质、价格比较稳定的常规材料；大连铁龙房地产开发有限公司52、供应商为合格供应商名单中合格供应商，供应材料品种、材质、规格、型号、色彩、单价均相同，且其上一次供应时间距离本次供应时间跨度不超过三个月；3、无供应周期的单品种、不超过5件、总价不超过5万元的常规设备；4、在市场上处于无竞争地位的（新型或垄断）材料（设备）；5、公司或项目开发有特殊要求的材料（设备）。第十四条选型与定位1、材料部负责材料设备的选型与定位，工程部配合。2、实行固定施工总价合同的，施工招标前，材料部应以设计文件（施工图或其它）或其它书面文件明确材料设备的材质（或性能）、规格、型号、色彩等，并在施工招标文件中明确，施工合同条款中亦应有相关约定。3、实行非固定施工总价合同的，材料（设备）采购招标前，材料部应以书面形式明确待购材料（设备）的材质（或性能）、规格、型号、色彩等。第十五条数量确定1、用固定总价的施工合同，发包人采购供应材料总量、批次供应量、批次供应时间应在施工合同中明确约定。2、采用非固定施工总价的施工合同，材料部应在设计施工图完善后，根据确定的施工进度计划，与施工承包商一起确定发包人供应材料总量、批次供应量、批次供应时间，并以补充协议或三方（发包人、施工承包人、监理公司）签证的形式明确。第十六条供应商的考察与筛选1、材料部根据工程部提供的材料设备定位要求初选潜在投标人。2、在合格供应商名单完善的情况下，原则上名单中的合格供应商均为大连铁龙房地产开发有限公司6潜在投标人，但每次招标，非名单中的投标人不得少于一家。3、在材料设备合格供应商名单不完善的情况下，应尽量选择供商（厂家）参加投标，少选或禁止间接供应商（经销商）参加投标。公司组成考察小组由公司相关领导牵头，材料部、工程部派员参加。目的是考察材料设备的材质（或性能）、规格、型号、色彩等是否符合采购要求，供应商是否具备相应的加工及供应能力，以及信誉。合格供应商的相应档案记录即为其获准参加投标的资格材料。考察后的潜在投标人报公司领导筛选后报总公司批准，最终确定投标人。第十七条招标组织及招标程序委托招标的组织工作由招标代理完成，非委托招标的组织工作由预算合同部负责。招标程序参照公司《招投标管理办法》执行。主要设备及有特殊要求的材料招标应有物业管理公司相关职能人参加。第十八条材料部、工程部、预算部参加合同评审并做好书面评审记录。执行公司《合同管理规定》。第十九条材料、设备供应商根据合同约定的数量及日期直接向施工承包商提交货物，并办理交接手续，材料部、工程部、监理公司配合施工承包商验收货物。第五章保管与结算第二十条材料、设备的保管1、经施工承包商、监理验收无误后的材料、设备由施工承包商负责保管。公司应保证施工合同中约定的材料、设备供应日期与材料、设备采购合同中的供应日期一致。大连铁龙房地产开发有限公司72、施工承包商与材料、设备供应商为同一责任人时（如电梯供应与安装），对方发货前应及时通知经济部材料组，工程部负责协调材料、设备现场堆放场所。3、因工程保修需要而预留的材料（或设备配件），由施工承包商或物业公司接收并保管。4、供应商持有施工承包商或公司有关人员签发的收料单据，由材料部办理入、出库单据，入、出库单据上的材料、设备数量、规格、型号等必须与施工承包商或公司有关人员签发的收料单据一致，且出库单据上应有施工承包商或公司有关签收人签字。第二十一条材料、设备采购结算、付款与材料供应转账结算1、材料部负责材料、设备采购价款结算，并配合财务部付款，办理相关手续。2、一次性供货到位的合同，入、出库单据上的材料（设备）数量、规格、型号等须与合同约定的相一致；最后一次付款（非质保金）前，必须将入、出库单据移交预算部、财务部。3、分批次供货到位的合同，应按供货批次分别办理入、出库手续。当期付款前，应将当期入、出库单据移交预算部、财务部。4、材料部负责办理与施工承包商的材料供应转账结算。施工合同约定转账单价的，执行合同约定；施工合同没有约定转账单价的，执行采购单价。5、材料部应每月分单项（或单位）工程，将当月已实施供应的材料与施工承包商办理转账手续，并转交预算部、财务部，同时将材料计划的实施情况转送综合管理部，转账数量应与收料单数量一致。6、超供部分材料单价执行采购单价，另加相应采购费用，在施工合同大连铁龙房地产开发有限公司8中约定，并在竣工造价结算中体现。第六章信息服务及信息管理第二十二条材料设备部负责材料（设备）信息的日常收集及整理。第二十三条收集方式1、市场跟踪调研；2、报刊杂志材料信息；3、供应商提供信息；4、近期实施供应的资料保存；5、其它方式。第二十四条信息整理材料部将收集到的资料按照品种、品质（或性能），分品牌、单价等进行整理，并提供给预算、工程人员参考。第二十五条信息服务1、施工招标标底编制前五日，材料设备部应根据工程部、预算部要求，提供相关材料价格信息（见附表）。2、材料（设备）采购前，提供相关材料价格信息，为招标文件评审、询标、定标服务。第二十六条价格预测与管理条件成熟时，材料设备部应具备预测主要材料、设备市场价格走向的功能。单品种、主要材料市场价格浮动幅度超过10％时，材料部应在三日内知会工程、预算部及相关责任人。大连铁龙房地产开发有限公司9材料部应每两月出据一份材料、设备市场分析报告，就主要材料、设备价格、价格走向、新旧材料的更替等进行整理、分析，并提供给相关公司领导及工程部、预算部。第七章附则第二十七条本制度如与国家或总公司主管部门规定抵触时，以国家及上级主管部门的规定为准。第二十八条本制度由公司材料设备部负责解释，综合管理部统一修订。