某保险股份有限公司有价单证及重要空白凭证管理办法

1某保险股份有限公司有价单证及重要空白凭证管理办法第一章总则第一条为加强我司有价单证及重要空白凭证的管理，明确各级公司、各部门及各岗位职责，完善内部控制机制，切实防范经营风险，保障资金安全，制定本办法。第二条有价单证及重要空白凭证必须严格管理，做到手续严密，账实相符，保证安全。第二章有价单证的管理第三条有价单证是指有固定面额的特定凭证，包括：银行存单、各类债券、股票以及印有固定面值金额的其他有价单证等。第四条有价单证的保管一、有价单证由财务会计部门保管，实行“证、账分管”原则，由会计记录管理登记簿，出纳保管单证。需要加签印章的有价单证，要严格执行“证、印分管”。二、应建立“有价单证保管登记簿（附件一）”，专管人员变动时应办好交接手续。三、有价单证收付应视同货币资金调出、调入。第五条有价单证的领用各部门领用有价单证时，应填制“有价单证领用单（附件二）”，经有批准权限的领导批准后，向财务会计部门办理领用手续，同时登记“有价单证保管登记簿”。经办人员领用有价单证时也应办理批准、领用手续并进行登记。第六条有价单证的核对一、财务会计部门保管的有价单证应每日进行清库；业务部门保管的有价单证，应每日进行账、实核对，保持账实相符。二、有价单证按规定上缴时，应先由财务会计部门账实核对相符。第三章重要空白凭证管理第七条重要空白凭证是指无面额的经公司填写金额并盖章（签字）后即具有支付效力或证明效力的空白凭证，以及我司规定的视同重要空白凭证管理的其它2空白凭证，包括：1、人身险暂收收据2、由税务机关核准印刷或向税务机关购买的各类发票、收据第八条重要空白凭证的管理，贯彻“证账分管、证印分管”的原则，做到“立三专、建三账、五相符”，即专人领导、专人管理、专库保存；建立重要空白凭证账、重要空白凭证登记簿、重要空白凭证使用销号登记簿；保证账账、账簿、账表、账实、账据相符。第九条人身险暂收收据的计划编制、印刷、保管、调运工作由总公司办公室统一管理。上级公司业务主管部门对下级公司重要空白凭证的计划编制、印刷、保管、使用、销毁等工作进行指导和监督。第十条各级公司重要空白凭证库房（含分库）负责重要空白凭证的实物管理；各级公司财务部负责税务发票、收据的购买、登记、使用管理工作。第十一条纳入某保险股份有限公司核心业务系统管理的重要空白凭证执行“系统单证管理模块”的单证权限设置规范和单证管理操作流程。第一节重要空白凭证的印制第十二条各司不得擅自印制重要空白凭证。第十三条各分公司的重要空白凭证使用部门，将次年的重要空白凭证使用计划报本公司指定部门，由该部门汇总后逐级上报分公司；各分公司将全辖需求量汇总后，于11月20日前上报总公司；总公司办公室根据各分公司的上报计划及时编制供应计划，联系厂家印制。第十四条按规定可由各分公司自行印制的重要空白凭证，各分公司办公室具体安排、协调和监督此类凭证的印制工作。第二节重要空白凭证的保管、调运及领用第十五条各级公司应设置重要空白凭证专用库房，并严格执行“证账分管”的原则。第十六条重要空白凭证库房应具备防潮、防水、防霉、防火、防盗、防鼠咬等安全保障设施，并做到库房洁净、堆放整齐、分类清楚、方便工作。重要空白凭证必须和一般凭证分开存放、分别保管。第十七条重要空白凭证入库时，管证人员根据上级公司的调拨单或本公司填写的“重要空白凭证入库单（附表四）”，验收确认后入库，管账人员对有关原始单据复核无误后，登记“重要空白凭证登记簿”（附表三）。“重要空白凭证登记簿”应作为会计档案妥善保管。3第十八条从库房领用重要空白凭证时，请领公司或本公司业务部门必须填写“重要空白凭证领用单（附表五）”。领用单上应详细写明空白凭证的名称及数量，经授权分管领导审批。管证人员应认真审核领用单要素是否齐全，无误后，按库存空白凭证号码顺序发放，在领用单上详细记载所领凭证的起讫号码后，与领用人员双方签字确认。管账人员对有关原始单据进行复核无误后，登记“重要空白凭证登记簿”。第十九条对出入库时发现的漏号漏张倩况应封存待查，报告主管领导并及时与调出公司或厂家联系解决。第二十条业务量大的部门可单独设置重要空白凭证“分库”，用于核算本部门保管的重要空白凭证。重要空白凭证的出入库、领用、保管和核算工作，比照第十五条至十九条的有关规定办理。第三节重要空白凭证的使用第二十条重要空白凭证使用人员须设置专用保管箱，用于营业时间内重要空白凭证的保管。临柜必须加锁；营业终了，未使用凭证必须集中放入专用保险箱（柜）内保管；夜间无人值班的机构，重要空白凭证须连同现金和业务公章等存放于上级机构或指定机构的库房内保管。第二十一条重要空白凭证不得预先盖好印章备用。第二十二条重要空白凭证使用人员如换班、出差、请假、调动时，应按规定办理书面交接手续．并由主管人员或指定人员监督交接过程。第二十三条重要空白凭证使用人员与销号人员应严格分开，销号人员须根据凭证的领用日期、品种、数量、起讫号码，及时登记“重要空白凭证销号登记簿”（具体格式可参考“重要空白凭证登记簿”）。凭证使用时．应按凭证号码顺序使用，不得跳号。每日营业终了，业务复核人员应对已使用凭证、销号登记簿和账实情况进行核查。无误后在“重要空白凭证销号登记簿”复核处签章。“重要空白凭证销号登记簿”应作为会计档案妥善保管，年度终了，集中上缴会计档案库保存。第二十四条重要空白凭证如填写错误，须逐联加盖“作废”戳记，以便备查，作废凭证的号码登记在“重要空白凭证使用销号登记簿”上。第二十五条各分支公司及部门之间的重要空白凭证不得调剂使用。第二十六条使用计算机打印重要空白凭证时，只能在已印制好的重要空白凭证上填空打印，不得自行在空白纸上打印凭证格式。第二十七条严禁将重要空白凭证作教学实习和练习使用，确因需要，应由主办部门提出所需要重要空白凭证的种类、数量清单，经主管领导批准后方可领用。4凭证发出时，应先切角并在明显处加盖“作废”戳记，用完后及时填制“重要空白凭证上缴清单（附表七）”，上缴重要空白凭证库房，作待销毁凭证保管。第四节重要空白凭证的销毁第二十八条重要空白凭证因格式变化作废或停止使用时，各业务主管部门应清理造册，填制“重要空白凭证上缴清单”，将待销毁凭证集中上缴分公司库房。第二十九条分公司业务主管部门对待销毁凭证审核确认并报经本公司主管领导批准同意后，再报总公司核批。总公司批复后，由分公司业务主管部门填制“重要空白凭证销毁清单”（见附件八），并会同有关职能部门（稽核、行政管理、财务等）进行销毁。“重要空白凭证上缴清单”和“重要空白凭证销毁清单”应作为会计档案妥善保管。第五节检查措施第三十条凭证保管和使用部门负责人每月应至少对重要空白凭证的保管及领用情况进行一次检查，核对账实情况，并在“重要空白凭证查库登记本（附表六）”上作出记录，签章备查。主管领导对各部门保管的重要空白凭证应进行定期或不定期的检查。第三十一条各业务主管部门应会同稽核、财务等部门，加强对本公司及辖属各机构重要空白凭证的管理。对重要空白凭证的领用、保管、使用情况应定期和不定期进行检查．并将每次检查结果以书面形式上报主管领导。第三十二条对在检查和工作中发现有以下情形之一的，将视情节轻重，给予直接责任人和机构（或部门）领导必要的批评、通报乃至行政处分和经济处罚：（一）各机构、部门或凭证使用人员未按规定保管重要空白凭证，出现丢失、被盗、损毁现象的。（二）未按“证账分管、证印分管”的原则管理重要空白凭证的。（三）重要空白凭证出现账实、账账、账簿、账表、账据不符现象的。（四）无领用单、调拨单或其要素而发放和领用重要空白凭证的。（五）“重要空白凭证销号登记簿”登记不规范，不按使用日期或不按顺序销号，漏起迄号，缺经办、复核签章的。（六）凭证使用人员凭证填写错误或对已作废的重要空白凭证未逐联加盖“作废”戳记，作废凭证号码未剪贴在“重要空白凭证销号登记簿”上。（七）擅自办理重要空白凭证调剂的。5（八）擅自将重要空白凭证外借或挪作它用的。（九）不按规定销毁重要空白凭证的。（十）重要空白凭证保管和使用部门未按规定定期对凭证的保管和领用情况进行检查的。（十一）擅自印制重要空白凭证的。第四章附则第三十三条各分公司可根据辖内实际情况制定具体操作办法，并报总公司财务部备案。总公司各业务主管部门可根据本办法制定相关业务范围内有价单证及重要空白凭证管理的实施细则，并抄送财务部。第三十四条本办法由某保险股份有限公司总公司财务部负责解释、修改。第三十五条本办法自发布之日起生效。附表一：某保险股份有限公司有价单证保管登记簿公司（部门）年摘要单证名称凭证号码经办复核月日起止6附表二：某保险股份有限公司有价单证领用单年月日公司（部门）：凭证名称单位入库数量核发备注起讫号码核发数量批准：会计：出纳：复核：（领用人盖章）一式三联第一联调出公司作付出传票。第二联调出公司留底。第三联领用公司留底。附表三：某保险股份有限公司重要空白凭证保管登记簿公司（部门）单证名称：年摘要凭证号码收入金额付出金额库存金额经办复核月日起止7附表四：某保险股份有限公司重要空白凭证入库单年月日公司：凭证名称起讫号码入库数量单价金额备注复核：经办：记账：制单：一式三联第一联入库公司付款收据第二联入库公司备查第三联入库公司作表外科目收入传票附件。注：本表格为分公司自行委托印制重要空白凭证入库凭单附表五：某保险股份有限公司重要空白凭证领用单年月日公司（部门）：凭证名称起讫号码请领数量核发数量单价金额领用单位（签章）复核：经办：记账：制单：一式四联8第一联调出公司备查。第二联领用公司作表外科目收入传票附件。第三联调出公司作表外科目付出传票附件。第四联领用公司备查附表六：某保险股份有限公司查库登记簿公司（部门）：种类日期当日会计账面余额当日库存实物账实核对情况（长出或短出）查库发现的情况经理：会计主管：查库人员：管库人员：附表七：某保险股份有限公司重要空白凭证上缴清单年月日公司：编号凭证名称起讫号码数量（本或份）接收公司或部门（签章）上缴公司或部门（签章）复核：经办：复核：经办：9一式三联第一联上缴公司（或部门）留存备查。第二联上缴公司（或部门）经接收公司（或部门）签章确认后作表外科目付出传票附件。第三联接收公司（或部门）作表外科目收入传票附件。附表八：某保险股份有限公司重要空白凭证销毁清单年月日公司：编号凭证名称起讫号码数量（本或份）监销人：复核：制单：一式三联第一联作表外科目付出传票附件。第二联缴会计档案库保存。第三联销毁公司留底。