某保险股份有限公司费用支出管理办法

-1-某保险股份有限公司分公司费用支出管理办法目录第一章费用审批管理第二章费用借支、报销、支付管理第三章办公用品支出管理第四章印刷品支出管理第五章差旅费支出管理第六章会议费支出管理第七章宣传费支出管理第八章租赁费支出管理第九章招待费支出管理第十章附则为规范公司财务行为，加强财务管理和经济核算，落实公司全面预算管理制度，严格控制各项费用支出，保证公司利润最大化，特制定本管理办法。第一章费用审批管理第一条所有费用开支应严格控制在规定的预算额度内；预算外的费用开支事项应严格按照预算追加的审批程序办理。第二条所有费用开支应严格按照先费用审批、后支付审批的费用支出管理流程办理。第三条预算内的费用审批根据总公司制定的《支出审批权限》所确定的申请人、预算持有人、审批人提交费用申请报告，相关责任人履行费用申请、费用预算控制、费用审批的责任。第四条预算外支出需事前逐项申请报批,预算外支出根据《支出审批权限》所确定的申请人提交费用申请报告，确定的审批人核准后方可执行。-2-第五条各预算分项额度之间的调整、调剂使用需向总公司财务会计部门申请报批，通过核准方可执行。第二章费用借支、报销、支付管理第六条各部门经办人员到财务会计部门办理报销时，依财会工作的要求，分别填写不同的报销凭证。1、借款，使用“现金预支单”。2、报销差旅、会议、业务招待费，使用“差旅、会议、业务招待费用申请表”。3、报销其他费用，使用“支出申请表”。4、报销差旅费用，另附加使用“差旅费用明细表”。第七条业务经办人员需要借款，应提前三天持已审批“现金预支单”到财务会计部门申请用款，以便财务会计部门安排资金。支付当天经办人员到财务会计部门领取借款，经财务会计部门审核后支付。第八条业务经办人员在业务办理完毕后3个工作日内到财务会计部门办理报销手续。如发生借款，在规定期间没有办理报销，财务会计部门下发催款通知单（附件五），超期不还从员工当月工资中扣回，借款不清者，财务会计部门以后不再给予办理借款。第九条业务经办人员费用报销，持填写规范、附件齐全的、审批完备的“支出申请表”、“差旅、会议、业务招待费用申请表”、“差旅费用明细表”和到财务会计部门办理，财务会计部预算会计人员必须逐笔对照预算进行审核和会计处理并签字确认，方可办理报销支付手续。第十条所有报销的原始单据必须符合国家有关规定并粘贴整齐、书写清楚、内容真实、合法完备，并在发票后签字。假发票、私人白条以及发票无财务章、数字内容涂改、大小写金额不符等，财务会计部门一律不予报销。凡不符合国家规定的支出，一律不予报销。若丢失票据，须取得开票（据）单位证明并提供替代票（据），否则不予报销。第十一条费用报销要严格遵守现金支付管理规定，不符合现金支付的，要采用转账支付。第三章办公用品支出管理第十二条办公室对办公用品的采购采取集中购买的原则。办公室在决定最终购买厂家时，至少提供三家供货商的报价。-3-第十三条各部门在每月25日前本着节约的原则，适量申报本部门下月需用办公用品，由办公室核定各部门办公用品用量，并结合库存情况集中购买。第十四条办公室购买办公用品后，填写一式二联入库单办理入库手续，办公室经办人员填写“支出申请表”，到财务会计部门办理报销手续。财务会计部门凭经授权审批人签字的报销单、购物发票、入库单第二联办理报销手续。第十五条各部门领取办公用品时，填写办公用品申领单，由部门负责人签批后到办公室领取。库房保管员填写一式三联出库单办理领用，每月25日前汇总本月出库单第二联交财务会计部门，财务会计部门据此摊销各部门管理费用。第十六条为科学管理办公用品的库存和领用情况，办公室要为办公用品的采购、领用以及库存情况建立台账，采用电子化管理。第十七条为保证账实相符，办公室应定期对库房进行盘点，通过办公用品台账与库存核对结存数量，发现账实不符的情况，库房管理人员和经办人员要如实填写物品损耗单，明确经济责任，分别原因做出处理。第十八条办公室库房管理人员和经办人员因工作调动办理移交手续时，办公室负责人、交接双方要进行实地盘库。盘库结束后，三方均需在移交单上签字确认（一式三联），交接双方各执一份，存档一份。第四章印刷品支出管理第十九条印刷品指各种印有公司标志的单证、稿纸、信封等。第二十条印刷品印刷由办公室统管。各部门有印刷需求时，应先填写印刷品申印表，经本部门负责人签批后，提前5日报办公室。办公室负责联系厂家、确定价格等对外事宜。如印刷新版或改版的印刷品，需提前30日报办公室，并提供印刷品样张。第二十一条印制完成后，办公室经办人员填写入库单，办理印刷品的入库手续。第二十二条各部门领用印刷品时，先填写印刷品申领单，由部门负责人签批后到办公室领取。库房保管员填写一式三联出库单办理领用手续，每月25日前汇总本月出库单第二联交到财务部，财务部据此摊销各部门管理费用。第二十三条办公室应为印刷品的申印和领用建立登记簿，并由具体经办领用人员签收。第五章差旅费支出管理-4-第二十四条差旅费指由于公务出差异地城市时所发生的差旅费用。第二十五条预算内因公出差如需借款，先填写“现金预支单”，审批完备后财务会计部门予以办理。第二十六条出差费用报销执行公司《差旅费用标准》。第二十七条出差费用报销填写“出差、会议、业务招待费用申请表”和“差旅费用明细表”。借款必须在回公司后3个工作日内报销，超过一周，财务会计部门下发催款通知单，超期不还从员工当月工资中扣回。第六章会议费支出管理第二十八条会议费指公司为召开会议发生的相关费用支出，包括场地租金、食宿费、材料费、宣传品等。第二十九条公司会议具体由办公室负责各项会务。会议费用由主办部门会同办公室在预算额度内提交详细预算方案，按授权审批制度办理审批手续。第三十条经办人在会议或活动结束后办理报销，在预算额度内会议费持发票、会议通知、会议专题报告和审批完备的“差旅、会议、业务费用申请表”办理报销手续。第三十一条会议费应严格控制在预算额度内。对总公司安排的会议或活动发生超预算情况时，要严格按照预算追加程序办理。对部门内部的会议费发生超预算时，原则上一律不予报销。第七章宣传费支出管理第三十二宣传费支出指购买公司宣传品、制作宣传资料、广告、海报、在媒体上发布信息等发生的费用。第三十三条公司对外宣传用品由办公室统一招标订购。购买时必须提供三家以上供货商的报价。第三十三条办公室购买礼品后，办理入库手续，填写入库单，办公室经办人员持正规发票和审批完备的“出差、会议、业务招待费用申请表”或“支出申请表”到财务会计部门办理报销手续。第三十四条各部门根据预算领取礼品时，先填写礼品申领单，经本部门负责人、办公室负责人签批后到办公室办理领取。第三十五条办公室应将宣传品的具体使用情况设立登记簿，并由具体使用人-5-员签收。第三十六条制作宣传资料、宣传海报、广告、在媒体上发布信息等，由办公室根据公司形象宣传的需要在预算额度内，提交详细预算报告，经授权审批人审批后安排使用。第八章租赁费支出管理第三十七条租赁费指因工作需要而租赁营业场所、汽车、电脑设备等而发生的相关费用。第三十八条对公司营业用房的租赁，公司成立由总经理室和办公室、财务部等部门参加的管理小组，办公室具体提交可行性方案及预算方案，经授权审批人签批后，到财务会计部门凭相关凭据办理支票支付手续。第三十九条对于经批准租赁的汽车、电脑设备，办公室在具体办理租赁事宜时至少要提供三家同类设备的租赁报价。第四十条租赁设备管理必须落实到个人，设立登记簿，电子化管理。第九章招待费支出管理第四十一条招待费指因公务或工作需要进行招待而发生的相关费用。第四十二条总经理室领导及各部门负责人有宴请权限，在不超过预算额度内灵活掌握。第四十三条此项费用支出凭发票和审批完备的“出差、会议、业务招待费用申请表”到财务会计部门报销。第四十四条超过预算额度，则需按照预算追加程序办理。第十章附则第四十五条本办法由财务部负责修订和解释。第四十六八条本办法自下发之日起施行，有关规定与本办法相抵触的，以本办法为准。