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XXXX化學股份有限公司內部控制1第一章銷貨及收款循環第一節流程圖1.銷貨及收款作業客戶營業倉儲製造財務會計詢價信用審核核准開立訂購單檢查庫存生產開立出庫單合格無庫存訂單生產存貨出貨有庫存貨到簽收出貨開立發票收款清單收款清單入帳繳庫終止交易不合格XXXX化學股份有限公司內部控制22.客訴處理客戶營業倉儲會計客訴發生了解情況責任判定公司責任通知客戶銷貨退回單客訴處理退貨表是否退貨銷貨退回/折讓單入帳XXXX化學股份有限公司內部控制3第二節銷售預測一、營業單位根據以往之銷售經驗及未來影響銷售之變因，預測未來二、三年對銷售之影響。二、影響銷售狀況的變化因素1.原料供應商2.客戶3.產業本身的因素4替代品的替代情形5.競爭者之競爭情形三、企業應就下列各點擬定未來方向1.自身優勢與劣勢2.外界機會與威脅四、未來方向確定後，則考慮自身資源，擬定策略，達成目標。五、公司應作長、中、短期預測，排定時間表，若未按時達到銷售目標，應檢討原因並改善。XXXX化學股份有限公司內部控制4第三節銷售計劃一、完成未來二、三年之銷售預測後，針對此銷售預測做年度之銷售計劃，內容涵蓋如下：1.市場展望2.新產品開發計劃3.新客戶之開發4.廣告及其它銷售推廣政策5.售價政策6.授信及帳款收回政策7.業務人員之增減及異動8.銷售費用二、銷售計劃定案後作為各部門達成預算的共同努力目標。XXXX化學股份有限公司內部控制5第四節訂單處理一、接單1.客戶需要購貨時以書信或電話通知營業單位，經辦人員確定客戶名稱、品名、交貨時間、數量等，登記於「訂購單」，本單由電腦連續編號一式四聯，註明訂購日期、時間，送請主管覆核後，將「訂購單」各聯轉送有關單位辦理。2.營業單位將訂購單之第三、四聯留存，其它各聯轉至廠務單位，廠務單位依據倉儲單位所提供之庫存資料察看是否有庫存，若有庫存則將第二聯轉至倉儲單位，並依交貨時間準時交貨，若無庫存則將第一聯轉至生產單位，排定計劃生產，生產完成後繳庫由倉儲單位送貨。3.生產單位無法在交貨時間內生產完成，應通知營業單位，並由業務人員告知客戶，與其洽商延期交貨或再討論交易內容。4.訂購單上之修改須有經辦人員或主管核章，受訂變更時，應隨時反應處理，並通知相關部門。5.客戶訂購產品時，業務人員報價皆依公司售價規定辦理，若因競爭等原因須作售價變動調整時，應由業務人員呈報主管，並依權限核准後變動。二、客戶徵信查核及分級管理辦法：營業單位對於每一客戶交易前應處理之程序如下：1.若客戶並非付現而採信用交易者，應先調閱顧客往來資料，瞭解過去往來記錄。2.新客戶則由業務人員依客戶性質填客戶資料卡乙份，註明信用額度後，送徵信人員審核。3.徵信人員收到「客戶資料卡」後，深入了解客戶之往來廠商、往來銀行等，必要時得由業務人員陪同訪視客戶實地了解後，以確定業務人員所訂之信用額度是否依公司規定權限呈送主管核准。4.若信用評估不佳仍接訂單，則由其提供擔保抵押或保證，並由營業單位追蹤及初審顧客設定擔保或保證作業。5.顧客若信用額度有變更，仍須經上述授信過程，並依核決權限核准後，增加其XXXX化學股份有限公司內部控制6信用額度。6.所有客戶資料建檔管理，並存查於營業單位以備查核。7.為爭取新客戶，於公司規定之銷售金額內得經營業單位經理批准後先行出貨並於三天內補填客戶資料卡依上述程序補行辦理。8.客戶基本資料有變更時應由業務人員修正後，送營管單位備查。三、訂單改廢：1.訂單作廢須在訂購單各聯註記作廢不可將作廢之訂購單撕毀。2.訂購單修改須由承辦人員蓋章始可生效，並通知相關部門。XXXX化學股份有限公司內部控制7第五節業務管理一、公司根據年度銷售計劃，制定業績目標，推行績效獎勵制度以激勵全體業務員積極開拓業務之意願。二、新進業務人員必須參加完整之業務人員職前訓練，並由資深人員協助傳授技能使其有自信及能力面對客戶。三、業務員應重視職業道德教育，強調操守之重要，並採自動自發之自我管理。四、每週由業務人員填製業務人員週報表，安排下週出差拜訪之客戶、日期。五、定期分析部門之績效、損益，並製年度銷售比較表，定期結算業績並發給獎金。六、如有特殊之情事者，業務人員應利用營業日報表立即向上級主管反映。XXXX化學股份有限公司內部控制8第六節交貨作業一、交期管理：將各訂單之預定交期依日期排列，並註明內外銷。1.外銷：(1)以營業單位與客戶協調之裝船日為交期管理之管制基準。(2)於交運之前著手準備報關文件及出貨手續。2.內銷：(1)通知倉儲單位各批貨品之交期、交貨地點及貨品種類等。(2)於交運之前準備出貨手續。二、出庫排程與記錄(一)外銷裝船1.外銷貨品運至碼頭或機場後，由船公司或空運公司開出裝船(裝機)證明後，運輸人員將各項裝船文件攜回交給營業單位。2.營業單位備妥報關文件及裝船文件，交由報關行或自行報關。3.其它出庫流程後述。(二)內銷出貨1.倉儲接獲出貨通知時，應檢查出貨品是否檢驗合格，若經檢驗合格則填出庫單。2.出庫單一式四聯，由電腦連續編號，出貨前倉儲單位確實核對品名、批號、包裝.數量等無誤後，自存第二聯並即時更新庫存明細，將貨品連同其餘三聯，經守衛確認簽名後，第一聯轉交會計單位做存貨之會計處理，第三、四聯則交予隨貨出廠。3.送貨流程：(1)若公司自行送貨，則將出庫單之第三、四聯交予司機送貨，經客戶收貨確認簽收後，將出庫單第四聯由客戶留執，取回經客戶簽收之第三聯。(2)若由貨運行托運時，則將出庫單之第三、四聯予托運行人員簽收後，送至倉儲單位，並連同托運行之托運單或請款清單轉至會計部門。XXXX化學股份有限公司內部控制9第七節費用報支1.銷貨相關費用之報支作業流程參照「付款申請暨支付辦法」。XXXX化學股份有限公司內部控制10第八節開立發票與發票作廢之處理一、會計單位應於確認出庫單及訂購單內容無誤時，於出貨後立即開出發票，開立時須符合營業稅法規定，且發票內容與送貨內容相符，並將發票號碼填於「出庫單」之第一聯。二、發票作廢作業程序：1.收回原發票，並蓋上作廢印，將作廢之發票裝訂於發票存根聯，不可遺失。2.當月銷貨退回：依銷貨退回處理程序處理，並將原發票交由會計單位處理。3.發票內容與名稱錯誤時：(1)原發票若為當月份發票，直接訂於存根聯加蓋作廢章，始可開出新發票，並將新開立之發票號碼重填入出庫單。(2)若為已申報營業稅之發票，應附客戶簽回之「銷貨退回折讓證明」單向稅捐機關辦理營業稅扣抵或退回。XXXX化學股份有限公司內部控制11第九節應收帳款處理程序一、會計單位根據「出庫單」、發票、製作傳票入帳。二、每月印出「應收帳款對帳單」供業務人員與客戶核對。三、業務人員收回款項後，營管單位填寫「收款清單」，本單一式四聯以電腦連續編號，第一聯轉會計單位入帳註明已收與未收金額，第二聯業務單位留存作核對與沖帳用，第三聯連同現金或票據送至出納審核，第四聯由業務人員經辦自存。四、業務人員收回現金或票據後，應於當日或翌日上班時如數交予出納人員入帳。五、每月編製應收帳款帳齡分析表逐戶核對，並將超過一般週轉期或規定期限尚未收款者，列表註明債務人、金額及原因加以查明，並呈報主管。六、確定備抵呆帳之提列是否適當，已確定之呆帳是否列損失，並呈報主管。七、因銷貨退回及折讓所發生之應收帳款減少由業務人員填銷貨折讓申請單，並須經由主管核准。八、客戶有尾款不付等情形，由業務人員填寫銷貨折讓申請單，經主管依權限核准後方得沖銷應收帳款。九、公司應依據過去實際之呆帳發生率，並參照現今之經濟狀況及授信政策，調整修訂年度呆帳發生率，藉此提列備底呆帳。備底呆帳以帳款餘額百分比法提列。當應收帳款確實無法收回時，會計依據存證信函、法院判決書及和解書等憑證沖銷應收帳款認列呆帳損失。十、總帳登帳及應收帳款記錄持有人應由不同人員擔任，並於每月定期調節。十一、內部轉撥計價應依（關係人交易處理辦法）辦理。十二、聯屬公司在編製合併報表時相互間有關存貨、固定資產、及其他資產之交易所含之未實現內部損益應予銷除，其所得稅影響數應予遞延，待實現時再行認列。XXXX化學股份有限公司內部控制12第十節客訴處理一、發生1.當有客訴問題發生時，營業部門了解發生狀況，並填寫「客訴-退貨處理表」分析原因並儘速解決客訴問題。2.若發生客訴原因並不常見，須進一步研究或損壞情形非常嚴重需詳加探索者，則營業單位應會同品管單位詳加研究調查後判定責任歸屬。二、責任判定1.若最後判定原因非為公司責任時，通知客戶告之原因及公司不理賠之理由，並和顏悅色向顧客溝通、解說。2.若判定為公司責任時，則由營業單位將「客訴-退貨處理表」附上品檢單位之檢驗結果，呈主管核定處理方法。三、銷貨退回(一)處理程序：1.司機載回貨品後，倉儲單位應核對品名及數量，填寫銷貨退回單轉送營業單位。2.由營業單位填寫銷貨退回折讓證明單一式四聯送至客戶用印後，第三四聯由客戶留存，第一、二聯送會計單位作原始憑證。3.會計單位接到銷貨退回單及銷貨退回折讓證明單後，更新存貨及應收帳款。XXXX化學股份有限公司內部控制13第十一節售後服務一、業務人員依據客戶資料卡之客戶資料，定期拜訪客戶，了解產品使用狀況，並作成記錄.二、若有產品損壞至不堪使用時，應立即換新.三、服務時態度須親切有禮及儘速處理，並以客戶利益為考量.XXXX化學股份有限公司內部控制14第十二節簽證押匯作業一、備妥信用狀，銷貨確認書、出口押匯申請書、裝箱單、提單等辦理結匯。二、控制簽證，押匯報關費用申請核准及報銷等事務，並作進度跟催。三、委託供應加工外銷廠商代工者，依期限收取出口證件,辦理外銷沖稅事務，出口證件收齊後，差價保證票即退還客戶，出口證件逾期依約加收價差。四、自成品報運出口之翌日起六個月內檢附有關證件辦妥外銷沖退稅捐。五、押匯金額先沖銷外銷貨款，如無貨款則直接轉存本公司帳戶。六、業務人員與客戶洽議外銷佣金，並簽訂合約，合約金額不超過法定最高限額。七、外銷文件應以訂購單及LC編號歸檔。XXXX化學股份有限公司內部控制15第十三節收款作業流程一、應收票據作業1.收受票據時檢查下列項目：(1)到期日(2)發票人簽章帳號(3)支票金額大寫是否正確(4)塗改部份應有發票人簽章2.若客戶使用客票時，應背書。3.出納單位對所收客票，應依到期日排列保存，並依資金調度需要轉送各金融機構代收，票據兌現時立即通知會計單位銷帳。4.檢查送存票據到期日，並查核是否入帳。5.票據更換或延兌時，需向上級主管簽呈反映，並須經核准後始可行，記錄其後兌現情形，並通知營業單位。如有蓄意拖延或換票之情形，應特別列入延遲付款記錄，登入於「客戶資料卡」內。6.經退票之票據先轉回催收帳款，再予追收，並填寫簽呈，立即將退票交與收款人員處理，並將處理情形記入處理報告中，通知營業單位追蹤處理。7.附有抵押品之票據，應加盤點，並確定其價值。8.附息票據計算利息收入及應收利息。XXXX化學股份有限公司內部控制16第十四節銷貨折讓作業流程一、銷貨折讓依性質分為下列各項：1.客戶以現金取代期票扣取之利息差價。2.每月貨款尾數之折讓。3.銷貨後售價異動，降低單價回饋客戶。4.產品品質略有暇疵，致客戶要求折讓。二、處理程序：1.銷貨折讓發生時由業務經辦人員填寫銷貨折讓申請單依權限呈請核准後，再填寫銷貨折讓證明單送客戶蓋章。2.業務人員取回經客戶蓋章之銷貨折讓證明單收執聯及扣抵聯後,送會計單位。3.會計單位接到上列單據後，審核後予以編製傳票。三、銷貨折讓之權限依權責劃分辦法之規定辦理。XXXX化學股份有限公司內部控制17第十五節代理商佣金支付流程一、佣金申請1.營業人員與客戶接洽時，如涉及佣金應於「銷售確認書」（PROFORMA-INVOICE或SALESCONFIRMATION）上註明佣金支付條件、收款人及付款銀行等相關資料，並依佣金支付核決權限呈主管核簽。2.外銷營業人員如須支付佣金，應於出貨同時填具「請佣明細表」一式二聯，附「DebitNote」（應付清單）呈核。第一聯送會計部門，以為支付佣金之依據，第二聯出口行政人員憑以辦理佣金核付作業。3.佣金支付核決權限a.如佣金於售價外加時，由營業部門主管核簽。b.如佣金於售價