用ACCESS开发企业人事档案管理系统

1目录1引言.....................................................................12研究对象与方法...........................................................12.1研究对象...........................................................12.2研究方法..........................................................13系统需求分析.............................................................23.1用户需求分析.......................................................23.2系统功能分析......................................................23.3系统结构图........................................................24系统详细设计............................................................24.1系统功能模块设计...................................................34.2数据库需求分析....................................................34.3数据库概念设计....................................................44.4数据库逻辑结构设计................................................54.5数据库结构的实现..................................................55系统实现.................................................................65.1数据库开发软件ACCESS简介..........................................65.2登录窗体模块设计...................................................65.3人事档案登记窗体模块设计...........................................85.4统计查询窗体模块设计..............................................95.5报表的设计.......................................................106系统测试................................................................117结束语..................................................................11参考文献..................................................................111用ACCESS开发企业人事档案管理系统指导教师：【摘要】：人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。为了使企业人事档案管理工作系统化、规范化、自动化，提高企业人事档案管理的效率，根据企业的实际管理需要，利用ACCESS数据库开发一个管理系统，系统主要包含档案登记、家庭关系登记、社会关系登记等方面的功能，提供统计、查询的功能方便平常的人事档案管理。【关键词】：人事档案管理数据库管理系统数据库开发ACCESS1引言随着计算机技术的飞速发展，计算机在企业管理中应用的普及，利用计算机实现企业人事档案的管理已经势在必行。人事档案管理系统的主要任务是对人事档案进行整理，使得能方便快捷地对人事档案进行查询、统计、更新、并且能按一定要求输出报表。通过该系统、使企业的人事档案管理工作系统化、规范化、自动化，从而提高企业人事档案管理的效率。人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。人事档案管理是每个企业必不可少的。人事档案管理系统一般包括对人事档案的统计、查询、更新、报表输出等功能。如果用人工直接统计的话，工作量将十分庞大，特别是，如果企业的员工有几万或几十万人时，人工统计将变得不可想象。用计算机可使人们从繁重而又单调的统计运算中解脱出来，仅用一些简单的操作便可及时准确地获得需要的信息。在设计一个系统时，首先要做好需求分析，合理地运用ACCESS数据库的基本方法，建立一个适合企业的人事档案管理系统。2研究对象与方法22.1研究对象人事档案管理系统是一个数据库应用系统，员工的所有信息都是保存在数据库中。在数据库应用系统的开发过程中，数据库的结构是数据库应用系统的开发过程中一个非常重要的问题。当然这里指的数据库设计是指数据库中各个表结构的设计，包括信息保存在哪些表格中、各个表格的结构如何以及各个表之间的关系。其中数据库结构设计的好坏将直接对应用系统的效率以及实现的效果产生影响，好的数据库设计将会减少数据库的存储量，数据的完整性和一致性较高，系统具有较快的反映速度，简化基于此数据库的应用程序的实现等[1]。2.2研究方法对本次设计采用调查法，调查法是科学研究中最常用的方法之一。它是有目的、有计划、有系统地搜集有关研究对象现实状况或历史状况的材料的方法。调查方法是科学研究中常用的基本研究方法，它综合运用历史法、观察法等方法以及谈话、问卷、个案研究、测验等科学方式，对教育现象进行有计划的、周密的和系统的了解，并对调查搜集到的大量资料进行分析、综合、比较、归纳，从而为人们提供规律性的知识[4]。3系统需求分析3.1用户需求分析人事档案管理系统，以推动人事档案管理进步为宗旨，它帮助企业人事档案管理者，运用先进的计算机数据库管理技术，快速准确处理复杂的人事数据和事务，优化提升人事档案管理思想，有效地提高了人事档案部门的工作效率，使得人事档案管理者可以有更多的时间去思考和解决企业人事档案开发的深层次战略性问题。同时系统也是一种适合全部人员应用的综合性工作平台，可以满足不同人员对人事档案系统的应用需求；推动人事档案管理的进步和发展。并最终推动人事档案管理迈向新的高度。3.2系统功能分析人事档案管理系统是基于Windows操作平台，利用计算机关系数据库技术进行操作，主要满足企事业单位的人事档案数据管理。人事档案管理系统的功能和目标主要是人事档案管理系统有企事业的个人或部门信息录入、系统初始设置、档案登记管理、报表统计查询模块、报表输出、在线帮助6大功能模块，其中个人、部门基本信息录入主要用于前期管理工作,系统初始的设置、档案登记管理、统计查询、报表输出4个模块共同完成档案管理过程中的数据库维护、录入、统计、打印等各项功能。其追求目标为界面设计优良，系统功能性强,兼容性好，对软、硬件系统要求较低，能最3大限度地追求高效益，节约人力、物力,大大提高工作效率。3.3系统结构图经过系统功能分析，基本确定了系统的主要功能，根据系统的流程，得到系统的结构图，如图3-1：图3-1系统结构图4系统详细设计4.1系统功能模块设计根据人事档案管理的特点以及企业对管理的实际需求，对人事档案管理系统的主要功能分为如下的几大方面。（1）登录界面模块：该模块提供人事档案管理系统的登录界面，是主系统的惟一入口，只有密码正确才能进入系统，在登录时可以选择不同的用户，不同的用户有不同的密码，这样就能做到职责明晰。（2）档案登记模块：该模块提供全部人事档案的登记界面。同时提供简单查询、修改、删除数据等功能。（3）家庭成员登记模块：可以进行家庭成员的登记，同时提供修改、删除数据等功能。（4）社会关系登记模块：可以进行社会关系的登记，同时提供修改、删除数据等功能。（5）统计部门登记模块：可以进行统计部门的登记，同时提供修改、删除数据等功能。（6）统计职务登记模块：可以进行统计职务的登记，同时提供修改、删除数据等功能。（7）统计职称登记：可以进行统计职称的登记，同时提供修改、删除数据等功能。（8）统计文化登记模块：可以进行统计文化的登记，同时提供修改、删除数据等功能。（9）档案查询模块：通过输入某一条件，对档案信息进行查询明细。极大的方便了日常的管理。系统登录系统初始设置信息录入档案登记报表统计查询模块报表输出家庭成员录入社会关系录入用户信息部门信息按部门统计按职务统计按职称统计按文化统计4（10）统计模块：该模块提供按某一条件进行统计的界面。（11）报表模块：该模块按一定格式将人事档案以报表格式输出。4.2数据库需求分析数据库结构设计的第一阶段，也是非常重要的一个阶段，就是数据库需求分析，在这个阶段里主要是收集基本数据以及数据处理的流程，为以后进一步设计打下基础。在这个阶段主要解决两个问题：（1）内容要求：调查应用系统用户所需要操作的数据，决定在数据库中存储什么数据。（2）处理要求：调查应用系统用户要求对数据进行什么样的处理，理清数据库中各种数据之间的关系。为了解决这两个问题，本人对某一企业的人事档案管理进行了详细调查，从而保证了信息收集的完整性，也为下一步的数据库概念设计打下了扎实的基础理论。4.3数据库概念设计创建数据库是设计系统的第一步，其关键问题在于确定所需的表结构并为之建立索引。为了使系统设计精练实用，体现关系型数据库的特点，还要为各相关表建立关系。通过对企业的人员管理的详细调查分析、整理归纳，设计出了档案管理系统中的数据项和数据结构如下：（1）人事档案（员工编号、姓名、性别、出生年月、身份证号、联系电话、住址、籍贯、文化程度、职称、部门、职务、基本工资、简历）。（2）家庭成员（员工编号、编号、家属姓名、与员工关系、出生年月）。（3）社会关系（员工编号、编号、关系姓名、与员工关系、出生年月）。（4）密码表（用户名、密码、权限）为了方便统计，还增加几个用于统计的临时表：（1）统计部门（部门、人数）。（2）统计职务（职务、人数）。（3）统计职称（职称、人数）。（4）统计文化程度（文化程度、人数）。这一设计阶段指在需求分析的基础上设计出能够满足用户需求的各种实体。根据上面分析所得的实体有：人事档案实体、家庭成员实体和社会关系实体。实体间的关系E－Ｒ图如图4-1所示。54.4数据库逻辑结构设计概念结构是独立于实际数据模型的信息结构，必须将其转化为逻辑结构后才能进行数据库应用的设计。也就是要将概念上的结构转化为ACCESS数据库系统支持的实际数据模型。第一步转化是将实体转化为关系表。即将实体的属性定义为表的属性[3]。第二步转化是联系的转化。即将各个实体之间的联系转化为表格之间的关系，如主键的定义。本系统数据库中的各个表格的设计结果如表１至表７所示。表１人事档案表列名数据类型可否为空说明员工编号数值型（１０）否编号姓名字符型（１０）否姓名性别字符型（２）否性别出生年月日期型（８）否出生年月身份证号字符型（18）否身份证号住址字符型（３０）可住址联系电话字符型（１０）可联系电话籍贯字符型（１０）否籍贯文化程度字符型（１０）可文化程度职称字符型（