柑橘产业部销售与采购管理制度

1柑橘产业部销售与采购管理制度——销售制度1.销售管理1.1销售流程管理①在水果销售与出库时，实时录入数据进行保存，方便总结和查看水果销售的品种，数量以及时间。②销售人员可查看采购信息（包括采购员，采购日期，采购量等信息），仓库的库存总量，库存品种，各种水果库存量，过期水果数量，过期时间，水果的销售记录等。柑橘产业部水果销售流程管理主要包括库存管理，采购管理，销售管理，过期水果的管理等等。如下图所示，表示了柑橘产业部销售系统的管理职能。柑橘产业部管理系统财务管理销售人员管理销售管理库存管理采购管理2水果信息管理水果采购单价水果基本信息供应地信息水果存放期采购管理采购计划管理采购成本管理销售管理水果销售账务销售价格管理过期水果处理库存管理入库管理出库管理库存余量管理库存管理查询管理销售数量查询采购信息查询出库查询3③柑橘产业部业务流程从上面可以看出，柑橘产业部具体业务流程的过程是：销售员填写提货通知单到库管员处，库管员通过查找库存帐，判断库存中是否有某种所需要的水果，若有，填写领货通知单，通知销售员前来领提货通知单领货通知单库管员代办（中间商）提货通知单采购员缺货单入库单供应地有无销售人员4货，若没有，库管员填写缺货单交给采购员，采购员及时采购或联系上一级中间商（代办）发货，并填写提货通知给采购员，采购员将水果入库，填写入库单给库管员。库管员填写领货通知单，通知销售员前来领货。④柑橘产业部数据流程分析柑橘产业部水果销售处理的主要数据流程，如下：提货单入库单提货通知单⑤过期水果记录采购员入库处理库存统计表发货处理入库数据出库信息提货处理销售人员发货通知单缺货信息缺货处理催货单5⑥销售记录柑橘产业部销售，采购，仓库，过期记录等实体间的业务流程的关系具体到图中的表示，如下图所示：过期水果记录水果类别过期数量过期记录编号过期日期进货日期销售记录销售记录编号水果类别销售价格销售量6水果品种销售记录销售保管仓库过期处理过期记录采购采购记录产地71.2市场份额的维持与开发加强与客户的沟通与交流，了解客户需求，获得相关信息，解决客户实际问题，最终实现提高客户获得、客户保留、客户忠诚和客户创利。1.2.1销售人员每月须拜访X家以上老客户，并及时的了解他们的最新需求情况以及建议。1.2.2随时关注当地市场的情况，寻找有利的时机开拓新的客户，扩大市场，增加产品销量。1.2.3销售人员将拜访与观察中涉及的问题、信息及问题的处理过程、建议，以书面报告的形式上报到上级部门与采购人员。1.3门店货物的摆放管理1.3.1门店内需设有专门储藏货品的仓库，消防设施必须齐全。1.3.2随时做好对水果的保鲜工作。1.3.3样品果必须按照规定的样式摆放，门店的货物需摆放整洁，保持门店的清洁与整齐。1.4库存管理1.4.1将库存记录制成表格，将每种水果的具体数据统计，方便以后调查。1.4.2应定期的检查库存，进行盘点，做到账实相符。1.4.3进出货物需要开出一定的票据，并且在存货时采用“一式8二联”，保证货品的存放准确无误。存放需要进行一定的登记，保证有据可依。1.4.4为使水果出入库方便，容易在仓库内移动，基本条件是将物品面向通道保管。1.4.5有效利用库内容积应尽量向高处码放，为防止水果损坏，保证水果质量，应当尽可能使用棚架等保管设备。1.4.6出货和进货频率高的水果应放在靠近出入口。1.4.7定期盘点，并对损耗率做出记录。1.5销售价格控制管理1.5.1水果出售应按照公司规定的价格，并考虑采购价格以及相关费用的最终价格出售，如需降价出售，需向上级汇报。1.5.2及时的了解竞争者的价格情况，并及时的反馈到上级部门。1.5.3根据当地的市场需求与大宗水果的走势，对未来水果价格的走势应有一个预判，并及时的传达给上级与采购人员。1.6促销管理促销，常常意味着销售成本的增加或牺牲毛利，个别以降价(变相降价)为手段的促销甚至会降低品牌形象和顾客忠诚度，因此在促销必要性论证和促销时机确定上须格外谨慎。1.6.1促销必要性认定标准①借助来客数量的增加，客单价可得到大幅提升；②面临盘点、滞品库存压力；③新品种推出及市场导入需要；9④迫于竞争对手促销竞争的压力；⑤创立品牌形象与公益形象的需要。1.6.2促销时机认定①重大节日、目标人群共享假期、特殊庆典如开业志庆、周年庆典等；②政府组织的水果产销会、博览会；③竞争店计划(推出)促销举动，进行同步(抢先)反应；④前期已进行(或计划同步推出)较大规模公关、广告行动。1.6.3促销准备、气氛营造①现场促销的“吊旗”、“彩带”、“促销海报”、“宣传单”、“宣传标签”等的预先准备。②促销广告投放。媒体的选择、规格与频度的选择，播发计划与促销商的预先准备。③促销备货，盘点库存。④促销用品(如赠品、样品、同步跟踪表单等)展示,需专人管理促销用品的准备，样品的准备。⑤基于促销主题，对重点大客户进行重点陈列调整与解释。⑥针对促销主题，对组织促销的项目果品进行重点显眼陈列，突出促销的卖场气氛。1.6.4现场接待管理在水果展销会现场，指引顾客了解新上市且健康的各种绿色水果，展销会现场的工作人员应以热情饱满的态度迎接每位来访者，让10顾客离我们更近，更加信任我们，以此提高公司的知名度2.财务管理2.1财务管理原则2.1.1柑橘产业部实行报帐、核算、采购、销售、资金、结算、成本核算全方位负责制。2.1.2销售门店设立销售流水帐、商品库存帐、日常费用与会计事项等凭证。2.1.3销售门店的营业税金、铺面费用以及其他费用，由门店负责按公司要求交纳。在门店中备存的帐表，未经公司领导的批准，均不得向外公布或提交给公司外的任何部门与个人阅览。2.1.4财务人员需要做到坚持原则，照章办事。2.1.5通过合理规划，控制水果门店现金流，保证公司资金运转。2.1.6销售人员与采购人员出差过程中应实行记账与现金的分开管理。2.2现金管理2.2.1设置“现金日记账”，账簿由出纳员根据收款凭证、付款凭证，按照业务发生的先后顺序逐笔登记，每日上报到上级财务负责人，并每周编报现金周报表。2.2.2出纳员对现金做到日清月结，按月结出现金收支合计和余额，并将账面余额与实际库存现金数进行核对，做到账实相符。将现11金日记账余额与总账现金余额进行核对，做到账账相符。2.2.3现金不得随意座支、挪用，不得白条抵库，不准私自借用。销售的现金收支活动，必须通过财务部门进行账务处理，任何个人不得隐瞒不报，自行动用或私分。2.2.4门店库存现金余额不得超过XXXX元，凡超过限额的现金应及时送存银行或返回公司财务部。2.2.5员工借支差旅费或借现金购买零星物品，必须在回单位后七天内到财务部门报销结账，财务部门坚持前账不清、后账不借的原则。凡违反上述规定者，视其情节轻重、划分责任扣罚工资等。2.3应收账款管理2.3.1销售商品到货款结算，销售人员应负责到底，对销售任务的完成情况，要按货款结算来考核；对坏账损失，除属于不可抗力的因素外，都要与销售人员的奖金和效益工资挂钩。各种水果的销售，由负责发货的人员填制一式三联出库单，填写收货单位、数量、单价、金额并经销售人员、收货承办人签字后发货。各门店于每月30日前填报销售月报表，经部门负责人签字核对后附出库单记账联报财务部门入账。2.3.2对超过付款期限一年以上的应收账款，公司在内部管理上视为坏账。坏账损失根据具体情况具体处理，有关事项另外单独制定处理办法。2.3.3在一个年度内，发生坏账损失达XXXX元以上的销售人员，下一年度每月只发给基本工资XXXX元，在此期间，如能在销售上做12出显著成绩的，可以适当上调基本工资。2.3.4财务部对应收销货款的结算负有督促检查的责任。主管结算工作的财务人员，必须每月对每个销售人员督促检查一次，建立应收货款结算督促登记簿，每次督促后应由受督促的销售人员签字确认，否则，如发生坏帐损失，要连带扣罚主管结算会计人员的奖金与效益工资。2.3.5销售人员不得座支货款，在收到货款XX日内必须交公司出纳员存入银行，超过XX日，按日XX‰加收罚款，超过XX个月未交者，停发工资，直到结清为止。2.4现金支出（费用）管理2.4.1销售门店经营和销售人员日常所需费用，要有预先的计划与安排。销售人员的误餐费用由公司财务部按标准予以补助。销售门店的工资、奖金、提成、补助等费用的发放，由公司直接实施，任何人都不得坐支销售货款。2.4.2采购与销售人员的吃、住费用应按照公司规定的标准支出，不得随意更改，如有特殊情况，需向上级汇报。2.5差旅费管理2.5.1实行出差申报制度。柑橘产业部部门工作人员出差，须经部门负责人审批。出差员工填制“出差申报表”，此表一式两份，一份在报销时作附件，财会部门以此作为差旅费准予报销的依据，一份交办公室作为考勤附件。132.5.2差旅费原则上实行包干制。领取包干费后不再报销除车船费以外的其它费用。特殊情况下需实报实销的，必须经部门经理批准。2.5.3未经上级批准，任何人不得随意乘坐飞机、火车软卧、轮船二等舱（含二等舱）以上舱位等。否则费用自理。2.5.4江津市内出差，只能按客车收费标准报销车费；当天不能返回的，部门经理XX元/天包干，其他工作人员XX元/天包干；误餐补助费标准：早餐按XX元/餐包干，中、晚餐按XX元/餐包干。2.5.5江津市外出差（特区及沿海除外），部门经理在XXX元/天标准内实报实销，其他人员按XXX元/天包干，伙食补贴XXX元/天包干。2.5.6特区及沿海地区出差，部门经理住宿费在XXX元/天标准内实报实销，其他人员按XXX元/天包干，伙食补贴XXX元/天包干。2.5.7对常驻各外派机构的人员，住勤期间按XX元/天补贴，路途中仍按规定包干补贴。如因工作特殊需要，则必须经上级确定标准后实施。2.5.8江津市内出差，自带交通工具当天返回的人员，不报销住宿费和交通费。只按误餐标准报销伙食费补贴；其他地区出差自带交通工具的，除不报销交通费外，其余按相应标准报销。2.5.9实行费用包干后，住宿发票应作为差旅费报销的附件。没有住宿发票的，不能报销住宿费。2.5.10出差人员于出差返回后第一个工作日回公司书面汇报出差工作情况,通知人事主管核销出差记录并计算餐费补贴和外埠市内14交通费补贴。2.5.11出差人员应于出差返回后，在3个工作日内如实填写差旅费报销单连同各项原始票据按照审批权限送财务、会计审查，查实票据是否是可以入账的合法票据，金额计算、填写是否正确，是否符合差旅费报销标准，是否是计划内支出。对于没有可入账合法票据的费用一律不予报销，超过差旅费开支标准的部分由出差人员本人负担，一律不予报销，金额计算、填写不正确的由出差人员重新填写。经审核无误的报销单连同原始票据交出差人员送总经理审批后，方可办理报销手续，同时一次结清预借差旅费。2.5.12对于长期出差的人员除按照上述规定执行外，出差天数在XX天以上的，每天给于XX元的出差补贴2.5.13员工如有违反规定虚报差旅费的，一经查明，必须退还虚报的差旅费并处于X倍的罚款，情节严重的将给予警告、记过或除名的处分。2.5.14员工出差期间，除患病或特殊事故外，不得任意在外逗留。如因私事请假逗留者必须经领导批准后通知人事主管并且不得报销因私逗留在外期间的住宿费、餐费补贴、市内交通费和返回公司的交通费，请假审批权限与出差审批权限相同。2.5.15出差任务未能在预定日期内办完，需要顺延时，应就地发传真或电报通知主管领导，并通知人事主管修改记录。通讯条件非常恶劣的地区可以用电话通知并于返回时以书面形式补报上级领导及人事主管。152.5.16在途交通费开支办法出差人员住宿费实行限额凭正式发票报销的办法,按出差的实际住宿天数计算报销；餐费补助和市内交通费补助实行包干办法，按出差的日历天数计算发放；在途交通费按照准承交通工具的标准据实凭合法票据报销。在途交通费开支最高标准视具体情况而定，一般情况下标准如下：出差人员级别路程部门经理副经理一般员工连续乘坐时间超过8小时，乘坐时间在夜间飞机经济仓火车硬卧火车硬卧不符合以上条件火车硬卧火车硬座火车硬座2.5.17不符合以上乘坐飞机标准的