标准版OA系统流程技术方案

标准版OA系统流程技术方案1、登录界面2．办公助理办公助理包括了日常办公所用到的功能，其主要功能有以下几方面：日程安排可根据日期安排自己的工作日程，工作类型可以有今日工作、加班、特别任务、外勤、出差、安排计划等；可以查看自己的日程安排，该功能可以方便地查看自己或下署要做的工作任务及计划；设置一些约会、休假和会议的日期，并通过简便的设置，利用屏幕信息或特定声音来提示约会的临近。任务管理可根据日期指定他人或自己的工作任务，任务类型包部门工作、部门间协调、紧急任务、其它任务等；可查看自己或已指派的任务，还可进一步知道工作任务完成的进度；该功能可以有效地控制任务进度。电子邮件在组织内部中，提供邮件服务，主要包括新建和收发邮件、回复和转发邮件等；用来方便工作中的沟通，提高工作效率。公司通讯录记录公司人员的一些基本信息(如：电话号码、E-MAIL地址等)，方便人员之间的了解与联系。个人文件夹为个人提供一种组织和分类自己文件的服务，其中文件夹“备份公文”为固定文件夹，里面只存放来自公文的文件；还可自己创建相关文件夹，用来存放个的东西，方便资料的查找。3、收文管理1.收文流程收文一般是上级所下达的通知，由档案人员登记后，首先交由公司领导签发，再发给公司相关的人员进行传阅．（公文在ＯＡ里面的流转是发文管理－＞档案管理（收文搜集）收文一般的流程为：登记（档案人员）－＞签发（经理或领导）－＞传阅（公司相关人员）－＞归档（档案人员）直接完成（有完成权限）签发：一般为单人处理（在设置流程的可以，可能出现经理出差，而出差地点又没有上班条件，解决的方法：１．设置流程的时候可把审批的人员多添加一个人员，比如书记．．．２．使用办公助理里面的公文授权，将审批的权利交给别人，待出差回来再把授权人员取消掉．传阅：因为相关的人员也许是几个人，也有可能是十多个．这就涉及到一个多人处理的问题，打个比方，当我传阅给三个人：Ａ，Ｂ，Ｃ，在设置流程时，首先要把多人处理的选项选上，其次如果选择了＂需要多人都通过才转一下步＂的话，则必须Ａ，Ｂ，Ｃ在查看公文后，点了＂转下一流程＂公文才真的转到档案人员手中．如没选择的话．．．．．．归档：档案人员把收文归档后，公文就流转到档案管理里面，可以到档案管理－＞未组卷公文里面，点击收文收集来查看公文．2.登记收文收文一般是上级所下达的通知，由档案人员登记后，首先交由公司领导签发，再发给公司相关的人员进行传阅．（公文在ＯＡ里面的流转是发文管理－＞档案管理（收文搜集）收文的流转首先要由档案人员将上级发来的公文进行登记。在登记公文时，首先点上图打红圈的“公文登记”，进入登记页面。如下图：填写必要的内容，注意的是在流程类别中要选择预先在公文管理设置里面预先设置的流程。3.收文的传阅和归档收文在登记后选择送审，可进行批阅和传阅，首先公文会出现在“公文批阅”页面里面，可以点击名称进入查看。在查看以后可以选择公文，点“转下一流程”既可转到下一步，如果目前处理的这部是流程的最后一部，就直接归档。如果不是唯一的处理人的话,则会出现以下画面。4、发文管理1.发文流程发文一般是用公司内部人员拟定的，交由上级领导审批通过，再由档案人员归档．相比收文，他的流程比较麻烦，考虑的因素较多，有的步骤存在双向的问题。发文管理的主界面如下图：发文一般的流程为：电力公司为例拟稿（科员）＜－＞审批（科长）＜－＞审核（副经理）＜－＞审核（经理）＜－＞归档（档案人员）直接完成（有完成权限）审批：和收文不同，他存在一个退回的可能，比如公文在拟稿以后，在审批过程中觉得某些方面还需要修改，可签署意见再退回给上一步。这里可能有个问题，比如我公文已经到第四步了，可发现问题，只能一步一步退回，以后会改正这问题。归档：档案人员把收文归档后，公文就流转到档案管理里面，可以到档案管理－＞未组卷公文里面查看最后不管是收文还是发文，都是流到未组卷公文那，都要打开公文，在最底下填入日期和份数，点组卷，选择预先设置的案卷进行组卷。还有一个是公文下发的问题，在公文还没有归档时，档案人员有权利把公文下发给某些人查看，公文会出现在他们的下发公文里，在查看时记得点备份，这样这份公文回存在个人文件夹的备份公文里。不然等档案人员归档后，公文就从下发公文里消失了。2.起草公文发文一般是用公司内部人员拟定的，交由上级领导审批通过，再由档案人员归档。相比收文，他的流程比较麻烦，考虑的因素较多，有的步骤存在双向的问题。首先要由相关人员起草公文，具体的操作如下：点击右下角的“拟稿”，接着出现填写公文相关内容画面，如下图：请注意要选择一个“流程类别”送审，保存后。会在发文管理首页显示，选择后，可点送审。最后在公文的状态栏会显示“已发”。如下图：3.审批公文当发文发给审批人审批后，对方登陆OA，在发文管理首页会显示相关的信息。如下图：点击“待办公文“进入后，首先要先选择公文按签收，这里会提示输入公文签收密码，默认为：666666。签收以后公文会自动流转到“在办公文”里面，可选择进行审批。可选择同意办理或是不同意，也可签署自己的意见。审判后会返回主界面，如下图：在右下右有几个功能依此为：中断：即如果有完成的权限，可直接点“中断”将公文流转到档案人员进行归档。送审：如果签署了同意的意见，可点此将公文选到下一步审批。退回：如果觉得公文还有哪些地方需要修改，可签署自己的意见，点“退回”退回到拟稿人手中，进行修改。4.发文归档当发文完成审批后，最后流转到档案人员手中，档案人员必须对公文进行归档处理。如下图：首先要生成公文的文号。点击“生成文号”，可进入下一界面。对填写公文的编号后，点保存就可生成文号。下一步的工作是对公文进行下发或是归档。如果直接归档后，可在档案管理里面的“未组卷公文”里面看到归档后的公文，在归档前可对公文进行下发，发给需要的人员查看，在未归档前，公文会一直出现在下发人员的“下发公文”里面，在这期间，下发的人员可进行公文的备份，待档案人员归档后，下发公文里面的公文会自动消失。具体如下图：点中公文的名称后，可进行公文的备份，具体如下图：5、档案管理未组卷档案列出已归档但未组卷的档案信息，有三种来源，第一来自收文的归档；第二来自发文的归档；第三来自新建档案的归档。已组卷档案列出已组卷的档案信息，在这里可进行拆卷操作，以备重新组卷。档案借阅列出已组卷的档案信息，在这里可进行借阅申请。借阅管理是只有档案管理员才有此权限，对于有借阅申请的档案，可以取消借阅，也可以通过审批。对于已借出的档案，可以实行强行归还。6．信息公告电子公告牌相当于日常办公中公告板，可以发布各种通知、通告、批评、表扬等公共信息，被作为一个提供共享信息浏览和发布的综合场所。它提供公告的发布期限设置和自动归档功能，发布之后不用管理，由系统自动运行代理进行公告牌的清理和维护工作。7．论坛电子论坛为员工提供一个自由交流的空间，每个人都可以发表自己的言论，也可以通过电子论坛进行咨询、解答和收集意见等。而有共同兴趣的个人可以组成一个小组就共同关心的内容进行交流和研讨。可以把电子论坛看作是非正式的会议场所，人们在这里分享意见和想法，正如真正的会议一样，组织中的每个人都聆听他人的发言，并发表自己的意见。与会议不同的是，与会者无需在同一时刻、同一地点才能共享信息，完全可以在方便的时候随时随地参与讨论。8、人事管理员工信息可按部门、班组、学历、级别、职称等条件，查找相应的员工信息(如：员工基本信息、个人情况、主要家庭成员、教育培训经历、工作经历、联系方式、附加资料等)。外出审批对员工的外出申请(如：下乡、出差、病假、学习、事假等)进行审批，审批流程一般是经过部门领导、人资部领导、公司领导等步骤，这可根据用户需要灵活定制在岗员工工资对在岗员工的工资进行统计和生成，包括应扣工资和实发工资，也可打印其明细表。退休员工工资对退休员工的工资进行统计和生成，包括应扣工资、实发工资和统筹支付，也可打印其明细表。人才储备登记储备人才的信息，供以后录用作参考。车辆维护管理对车辆的维护（包维护费用、维护原因、造成维护的责任人）进行跟踪。9．物品管理在物品管理中可对物品进行编码，分类，并将它们进行入库，出库管理具体的步骤如下：1.将物品进行分类。2.将物品进行编码。3.对库房进行分类4.将物品进行入库管理。5.对物品进行出库和预借操作。物品管理的主界面如下图：主要分为七个栏目：1.库房分类管理：对库房进行分类登记。2.物品分类管理：对物品的分类进行编码。3.物品编码管理：对实际的物品进行编码。4.物品入库管理：将新购的物品进行入库处理。5.物品出库管理：将库存的物品进行出库的操作。6.物品库存列表：查看目前库存物品的名称和库存数。7.物品预借管理：对员工的预借物资进行操作。10．管理制度对于管理制度,默认情况下只有管理员才可以发布信息,其他人只能查看制度,只有通过把某人设置栏目的管理员才有发布的权限。11、厂务公开对于厂务公开,默认情况下任何人都不能在里面发布信息,只有通过把某人设置为管理员才可发布信息12．部门信息列出本单位所有部门的信息，主要包括部门名称、部门代码、部门主管人员等。13．系统管理主要是对整个系统的模块和权限进行设置。