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ISO9000/14000体系文件编写目录一．体系文件的重要性-----------------------（3）二．体系文件的架构--------------------------（6）三．文件的结构-------------------------------（9）四．流程图绘制-------------------------------（12）五．编写文件五忌-----------------------------（16）六．文件的审查、批准----------------------（17）七．质量手册范例----------------------------（19）八．程序文件范例----------------------------（28）九．工作指导书范例-------------------------（41）十．质量环境程序文件清单（参考）---（43）ISO9001/14000体系文件编写ISO9001/14000体系文件编写一．体系文件编写的重要性文件定义：信息及其承载媒体。体系文件在ISO9000、ISO14000体系建立和运行的过程中扮演着相当重要的角色：1）符合标准要求在ISO9001和ISO14001的条文中，均要求组织“建立体系，形成文件，加以实施和保持”。2)工作的依据建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持一致和稳定的工作方式，以避免不同的人在操作相同的工作时出现不一致的工作方式和标准，或者由于口头交待沟通工作的方式和方法欠明确和清楚。3)提升管理技术水平的基础当所有的工作要求都文件化后，公司即可在此基础上通过日常工作不断地完善管理和技术支持的要求。4）防止经验的流失书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的流失，从而造成运作上的困难。5）改善人际关系由于工作的依据全部在书面上有明确的指令，在执行上大大减少了口头式的命令和沟通，同时降低了同事之间的磨擦的机会。ISO9001/14000体系文件编写6）增强员工的责任心和荣誉感执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容，明确了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感。ISO9001/14000体系文件编写二．体系文件的架构一）目前建立的体系文件，一般企业均将其架构分为四个层次，即：一阶文件：手册二阶文件：程序三阶文件；工作指导书（作业指导书、检验规范/标准、QC工程表、表单四阶文件：记录但是，并不是每家企业都必须建立上述架构的体系文件，许多规模较小制程简单的公司往往将文件的结构划分为3个层次，即：一阶文件：手册二阶文件：程序/工作指导书三阶文件：表单文件结构的划分完全取决于一间公司的规模、人员的数量同时亦需考虑公司未来的扩充和发展等。ISO9001/14000体系文件编写二）文件架构的说明1．手册对于一个国家来说，宪法是他的根本大法，任何法律的制订都必须依宪法的要求来拟制，而对于一家企业来说，手册即是公司在管理制度上的根本大法，它会叙述公司在体系运行上的大纲要求，简言之，手册即要求我们应该要做哪些工作。2．程序书程序即是明确工作进行规定的途径，亦就是说，针对手册要求要做的工作和要求程序需详细描述此工作如何来做。文件化的程序通常包括在活动的目的和范围；做什么事情和由谁来做；何时、何地和由谁来做；应使用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录等。ISO9001/14000体系文件编写3．工作指导书工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某一具体的工作如何来执行和操作，很多公司亦称为工作指引或作业标准书。4．记录是一种特殊类型的文件，格式化的记录清晰明了，易于保管，所以在编撰文件时，就应适当的设计用以做记录的表格，值得注意的是大量的或设计复杂的表格会令工作复杂化，降低效率，所以设计表格应力求共用，在表达明白的前提下，精简填定项目和内容。一般来说，一项工作涉及到多个部门则在编制文件时写成程序，例如采购程序、纠正和预防措施程序等，而工作只和自己部门有关的作业在编制文件时做成指导书的格式，例设备使用指导书、产品检验指导书等。一般对于图纸、设备说明书、国内、国际的标准亦归纳为工作指导书类文件。ISO9001/14000体系文件编写三、文件的结构一份文件的结构往往视乎文件内容的需要，一份文件一般完整结构有：1．目的2．范围3．权责4．定义5．流程图6．作业说明7.参考文件6．相关记录现将文件结构应叙述的内容做一详细叙述：1．目的：应叙述编制此文件的作用和目的，即“做这件事是为了什么”？2．范围：规定此文件应用的场合和时机，范围的界定直接决定文件的功能范围，所以编写时应注意它的涵盖性。例：有的公司是有手动和自动的绕线机，而如果文件的内容只针对手动的绕线机却将文件的范围写成“适用于公司所有的绕线机的使用”即是明显的错误。ISO9001/14000体系文件编写3．权责：即在文件运行中相关单位及人员所担负的权责，一般在文件叙述时常会就相关人员担负的权责略为叙述，但是亦有公司只叙述和此文件有关的主导部门和相关部门的权责。4．定义：亦即名词解释，针对文件中用到的专业术语、英文缩写的做明确说明，会令文件内容更清楚明白。5．流程图：此项作业活动子过程按逻辑先后顺序的集合。以流程图的形式描述工作进行和程序，会更容易了解文件内容，但是并非每份文件都需流程图，完全视乎此项作业活动是否有逻辑先后顺序。6．作业说明：即工作执行的方法、过程和要求，一般将作业内容的编写分为两个部份。采用5W1H进行描述：What、When、Where、Who、Why、HowISO9001/14000体系文件编写7．参考文件：用以索引文件中所提到或引用的文件资料，在索引文件时，最好将文件的编号同时附在文件名之后会易查找，但是不可将文件版本附上。8．相关记录：一般用以对应文件内容中所提及的记录及所使用的表单，公司所有的表单都应从此而来。以上是一份文件的完整结构，但是并非所有的文件都应依循此固定的结构，鉴于文件的内容的需要可适当的去除一些不适用的项目，但是为了整齐亦可统一文件结构。ISO9001/14000体系文件编写四．流程图绘制在编制文件的过程中，适当地制作一些流程图，会更容易理解文件内容和加深印象，流程图的制做不拘形式，最主要的是能做到清楚明了即可。1．流程图书馆常将用的符号ISO9001/14000体系文件编写例：收货流程流程图责任部门/人验收本公司仓库ISO9001/14000体系文件编写供应商送货NOYES帐务处理供应商IQC、仓库仓库仓库ISO9001/14000体系文件编写五、编写文件的五忌一）忌简单草率，未将所有的工作要求都纳入体系二）忌过于弹性化，失去可操作性三）忌理想主义化，导致无法实施四）忌部门主义化，导致其他部门无法配合五）忌咬文嚼字，理解困难六）忌语言描述易产生异议，不同的人去读有不同的理解请看下面两个案例：案例一：一内地人到东莞虎门旅游，参观了虎门广场、威远炮台等地方后为虎门繁华大为惊叹，与一当地人闲聊起来：内地人：你们东莞市长安镇领导有方，很了不起！将虎门一个镇建得这么漂亮，比我们那儿城市都要好。当地人：我们东莞市长不叫安镇？内地人：叫安镇！你看那边车门上都写着还说不叫安镇。不远处停放一台车，车门上写着“东莞市长安镇”。ISO9001/14000体系文件编写ISO9001/14000体系文件编写案例二：一香港公司职员临近下班时，急着有事出去，给他同事留了一便条：阿冬，我临时有事先出去，下班后请帮忙买个大便当作午餐。阿冬从洗手间回来看到便条后很不高兴，心里嘀咕：这家伙开这么低俗的玩笑。等这位职员回来后问阿冬：“阿冬你帮忙买的大便当在哪儿”“噢！原来是买大便当，不是买大便！”六、文件的审查、批准一般规模较小的公司，文件制做完成后交回其部门主管或总经理审核后即可颁布使用，但是对于规模较大的公司，这种做法欠妥当，因为部门专业化的一些文件由本部门自行审批可能没有问题，但是非部门专业化涉及诸多部门工作内容的由制做部门核准使用，掩盖了其他部门的要求的意见，在使用中难免会对其他部门造成困扰，甚至引起磨擦，所以对于文件的审查和核准，许多公司规定了不同审查和核准方式，例：ISO9001/14000体系文件编写阳光企业有限公司公司文件审查、核准权限文件类别审查核准手册各部门主管董事长程序各部门主管总经理工作指导书部门主管总经理图纸工程技术人员工程部主管一般来说结合相关部门主管审查文件最主要的作用是提出适合于其部门的意见，并加以修订补充，以使文件的内容更完善和更具操作性。ISO9001/14000体系文件编写七．质量环境手册范例现以ISO9001&ISO14001标准要求为例，例举质量环境手册的结构和部份内容要求。质量环境手册目录0．质量环境手册实施令1．前言2．组织机构3．管理层职责（包括最高管理层）4．质量环境管理体系4．1总要求（包括质量环境管理体系的范围，任何剪裁的细节与合理性，以及识别过程、确定过程顺序和相互作用）4．2文件要求（本组织对质量环境管理体系文件的具体规定）ISO9001/14000体系文件编写5.管理职责5．1管理承诺5．2以顾客和相关方为中心5．3质量环境方针（说明对质量环境方针的控制要求）5．4策划5.4.1质量环境目标5.4.2管理体系策划5.4.3环境因素5.4.4环境法律、法规与其他要求5.4.5环境管理方案ISO9001/14000体系文件编写5．5职责、权限和沟通5.5.1职责和权限5.5.2管理者代表5.5.3内部沟通和信息交流5．6管理评审6.资源管理6．1资源提供6．2人力资源6.2.总则6.2.2能力、意识和培训6．3基础设施6．4工作环境ISO9001/14000体系文件编写7．产品实现和运行控制7．1产品实现的策划7．2与顾客有关的过程7．3设计和开发7．4采购7．5生产和服务的运作7．6监控和测量装置的控制7.7环境运行控制7.8应急准备和响应ISO9001/14000体系文件编写8．测量、分析和改进8．1总则8．2监控和测量8.2.1顾客及相关方满意8.2.2内部审核8.2.3过程的监视和测量8.2.4产品的监视和测量8.2.5环境的监视和测量8．3不符合控制8．4数据分析8．5改进ISO9001/14000体系文件编写9.附件附录AISO9001:2000与ISO14001:1996合并对照表附录B质量管理体系过程图附录C公司组织结构图附录D质量环境管理体系职能分配表附录E质量环境管理者代表任命书附录F程序文件清单附录G年度质量目标和环境目标/指标附录H重大环境因素清单附录I质量环境管理方案附录J质量环境法律法规清单ISO9001/14000体系文件编写八．程序文件范例A论程序文件范例一、文件控制程序1．0目的：此程序文件规范了公司文件和资料的制作、核定、发放、修改的程序确保公司文件的使用受到严密的控制。2．0适用范围：此程序文件适用于控制手册、程序文件、工作指导、有关图纸、公司用国际或国家的标准、有关部门指定的设备说明书及本公司制定、客户/供应商提供的相关标准。3．0职责和权限3．1经理负责监察文件控制中心的工作ISO9001/14000体系文件编写3．2文件控制中心a.负责保管文件和资料的原稿b.安排文件的编号c.控制文件的版本、发放、回收、修改及失效的处理4．0定义：无5．0程序5．1文件和资料的格式文件名称文件编号（具唯一性即可）文件核定文件版本（以A、B、C或……发行日期均可）文件页数ISO9001/14000体系文件编写5．1．2文件编号方式全厂性的手册文件以NDS（公司英文简写）001始编二层程序文件以NP001始编三层文件以NIA（A是部门代号）001始编A代表品管部B-------