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1档案管理制度一、档案管理原则1、加强企业档案管理工作，更好地为企业提供信息服务。2、企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，其中以科学技术档案为主体，包括：计划统计、经营销售，物产品、设备、基建、生产、党政工青、经营档案等。3、企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权利和历史真实面貌的一项工作。4、企业档案工作要坚持统一领导，分级管理的原则。二、档案管理体制及机构1、建立以集团公司办公室为首，档案室为主管，各部门参加的两级档案管理体制。2、档案室负责全公司的档案管理工作，各部门设兼职档案人员负责本部门的档案收集、整理、移交工作，业务上受档案室监督和指导。3、为加强集团公司档案管理工作，特成立集团公司档案管理小组，分别设组长、副组长、部门负责人、部门档案员。4、档案管理小组职责①负责集团公司及本部门的档案管理工作。②贯彻执行《档案法》和集团公司档案管理规定。③负责集团公司或本部门各类档案的收集、组卷和归档工作。三、档案管理人员岗位职责1、要具备相应的专业知识。2、要忠于职守，不泄密。3、要主动工作，将所负责范围收集全，无遗露。24、在每年年末，将本部门档案整理立卷，鉴定合格后交档案室保管。四、文件材料的形成与归档(一)企业科技材料1、企业科技文件材料的基本类型⑴企业产品文件材料⑵企业产品工艺文件材料⑶企业设备管理文件材料⑷基本建设文件材料2、科技文件材料形成的标准：⑴完整：一项活动所形成的科技文件材料已全部形成。⑵准确：科技文件材料的内容符合技术要求，满足企业生产需要。⑶系统：科技文件材料之间形成了一个完整的体系。⑷规范：所应形成的每份科技文件的内容表述和载体形式符合一定的标准和要求。（二）企业经营管理文件材料1、企业经营管理文件材料主要内包括：⑴计划决策管理，包括长期计划和年度计划⑵产品销售管理，市场分析、产品销售与服务⑶财务管理，包括资金的计划、组织、调剂、监督和考核，但财务管理的内容与会计工作的内容应有区别：财务管理是保证资金的合理需要、严格货币监督、正确处理企业与员工之间的关系；会计工作是通过编制会计凭证、账簿、报表等反映和监督资金的周转活动情况。（三）企业文书文件材料1、企业文书文件材料包括：⑴会议文件3⑵总结文件⑶决议、决定文件⑷其他文件（四）企业会计文件材料1、企业会计文件主要包括⑴会计凭证⑵账簿⑶会计报表（五）企业人事文件材料1、企业人事文件材料包括：⑴员工的招聘⑵员工的教育培训⑶员工的考核与评估⑷劳动保护和劳动保险（六）企业特殊载体记录材料1、企业特殊载体记录材料包括：⑴录音⑵录像⑶照片⑷缩微胶片⑸计算机磁盘⑹各种实物等非纸质形式的记录材料（七）各部门负责人及档案管理员在制定文件材料或通过不同途径获取文件材料时应及时积累、整理、归档。（八）生产活动及管理工作中形成的各种文件材料由项目负责人及各职能部4门兼职档案负责积累、整理和归档。（九）各部门应将文件材料的形成、积累、整理和归档工作列入生产、技术等各项管理程序，并明确纳入工作计划和有关部门及人员的职责范围。（十）专、兼职档案管理人员在参加产品试制、定型、基建工程竣工验收的文件材料鉴定时，对不完整、不准确、不系统的文件材料不予鉴定签字。（十一）产品创优、成果及工程的文件材料不完整、不准确、不系统，档案员有权不予盖章并不得申报成果。（十二）新购重要设备（仪器）和引进项目的文件材料到货时，有关部门应会同专、兼职档案员共同检查验怍，并及时归档。（十三）本公司工作人员因公外出、学习、参观、考察和参加会议带回的文件材料必须归档，需继学习使用的要办理借阅手续，不予报销资料费。（十四）档案员对各种业务文件材料的形成、积累、整理和归档工作有指导、监督和检查的责任和义务。五、档案的库房管理1、档案库房要做到七防：防盗、防水、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染。2、档案库房建议执行《档案馆建筑设计规范》。六、档案和鉴定。1、根据有关规定编制档案分类方案，档案分类方案的确定原则是：⑴企业有长远利用价值的档案应永久保存。⑵对企业在一定时间内有利用价值的档案分别按长期或短期保存。凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。2、企业档案鉴定由鉴定小组组织进行，鉴定小组由档案管理领导机构成员及各职能部门档案员组成。⑴鉴定工作每3-5年进行一次。5⑵经鉴定确定永久保存的档案，如发现有不完整、不准确，应及时责成有关部门和人员进行补充或更改。⑶对于鉴定保存价值的档案，要登记造册，经领导批准后，由安全部门和档案室共同监销。七、档案现代化管理①档案现代化管理要纳入企业现代化管理规划。②档案现代化管理，指应用现代化管理方法，电子计算机、缩微技术和先进的监控装置等。③企业每年应从科研基建等项目资金中，拨出费用购置所需的档案现代化管理设备，不断提高档案现代化管理水平。（一）档案归档管理一、依据档案管理几大类进行收集、整理、归档。其应归档范围有：（1）党群工作类包括：A、党组织工作计划、总结、任免令、请示报告及上级党委的批复文件、党委工作大事记。B、纪检工作计划、总结、处理有关违纪案件的规定。C、职工代表大会通知、名单、议程、报告、讲话、提案、选举结果、工会的请示、批文、表彰先进集体、个人、标兵事迹材料。D、团委工作计划总结、团代会的通知、名单、议程、报告、讲话、选举结果、通过的文件、决议等材料。E、民兵、武装工作的总结、计划。F、安全教育、伤亡事故报告、交通管理、刑事案件审理等有关材料。（2）行政管理类包括：6A、公司的会议记录、工作计划、总结、决定、报告、批文、机构设置、内部任免令、经验材料、外事工作及外宾接待中形成的材料、上级下达的通令嘉奖、证书、牌。B、企业总体规划、方针目标、重大经营战略、各项规定、办法、要求、评优达标、评奖活动的材料。C、培训计划、总结。（3）经营管理类包括：产品销售合同、广告宣传合同、计划、总结、完成情况说明、产品销售的若干规定、提成规定、协议书及有关材料。（4）生产管理类包括：A、生产调度会议记录、计划、总结。B、技术：新产品的开发、老产品的更新改造、建议、可行性研究报告、立项、报批、工艺、试制记录、产品的批复、操作规程、创伟方面的材料（证书、奖杯、奖牌）。C、质量：上级对质量方面有关材料及有关规定。D、设备：工作计划、总结、指标考核、设备仪器购置报批、开箱验收、安装记录等有关材料。E、计量能源：上级部门对计量、能源有关规定标准、办法及企业的工作标准等材料。（5）技改、证券、资产A、隐蔽工程记录，分部、分项工程序、施工质量检查总结，概算文件材料、可行性研究报告、立项建议批复、设计占地、征地、拆迁、施工批准、开工、执照、技术、环保、消防、施工报告、施工图等工程材料。B、上市股本的请示、协议、批文等有关材料。C、公司内的企业关、停、并、转、破、租、联股份合作。委托国有民营等7改制、改革、上报申报、审批、土地、房屋、设备、产权交易等材料。（6）财务管理类包括：A、企业的有关财务制度、规定及要求，减免税金、贷款、引进资金的申请批文。B、决算报表、各种凭证、账薄等。各系统应把文件材料和形成积累归纳作为制度坚持下去，纳入工作程序和工作计划中去列入有关人员职责范围和岗位责任制中。二、会计类的档案，由财务科装订成册，当年的会议档案，暂由财务部保管两年，期满后移交档案室保管。三、各模拟公司、各部室的档案由兼职档案员负责收集、整理、立卷，每年年末移交档案室保管。四、对形成的材料，按照时间要求分门别类加以整理，组织案卷达到档案的质量标准。五、归档的案卷要写好案卷封面，卷后附有备考表，填好卷内目录，字迹工整，案卷整齐。六、归档的文件材料必须完整无缺，准确无误。七、凡归档的文件材料，要做到书写优良、字迹工整；禁用铅笔记本、圆珠笔和复写纸。八、归档的档案要有转交目录，一式两份，交接双方签字。（二）档案安全管理制度1、档案室必须做好防火、防蛀、防潮、防盗各种防范措施。１、室内不准设立火源，严禁吸烟。２、不准将易燃品带入室内。8３、室内常备灭火器等防火用品。４、不准闲散人员进入档案室。５、室内要经常打扫，保持清洁卫生。６、离开档案室关好门窗、电源、防止被盗。（三）档案管理经济责任制1、根据《档案法》和档案管理规定的规定，充分发挥档案保管和使用价值，为了加强档案的管理，各部门的档案按规定统一保管和使用，使档案更好地为企业和社会服务。2、按规定在全公司各部门保存的档案，不准丢失和转借，如发现违犯档案管理的规定，根据情节轻重分别给予经济和纪律处分。3、档案要严格执行档案法和企业规定的各项规章制度，违者给予必要的处罚。4、按期交递的档案，不准对任何理由不交或晚交，违者给予经济处罚。5、对于档案管理好的部门和档案员，年底给予精神和物资奖励。6、档案的管理工作，可以做为本人升级、奖金和年底评选先进部门（个人）的依据条件。（四）档案库房管理制度1、库内应根据《档案法》规定，除档案管理人员外，其它人员不准进入档案库房。2、库房的设施应按上级档案部门对档案库的要求，配齐配全各种设施，做到“八防”。93、库内的设施做到摆放整齐、合理，各种档案柜设有标签（或明显标记）。4、做到通风良好，干湿度适宜，延长档案保管期限。5、库内卫生要保持良好，经常打扫，不准有灰尘和蜘蛛网。6、库内不准存放易燃易爆品，严禁吸烟。７、离开库房要关好门窗、电源、防止被盗。（五）档案工作管理制度1、认真学习《档案法》和档案管理知识，履行档案员管理职责。2、对所属各种文书、财务、科技、经营管理等各种档案保存整理存档，任何个人、科室都无权保管和销毁档案。3、根据《档案法》规定，会计档案可在每年终结后，暂由财务部门保存二年，期满后由财务部门整理清册，交档案室存档。4、各种文件阅读后，移交给档案人员存档。5、档案要科学管理，存放有序，便于查找，严格执行安全、保密制度，严防销毁、散从、失密，违者根据情节处罚或追究刑事责任。6、各种文件资料要用钢笔填写，字迹要工整，记录清楚。7、档案保管期限满，请示领导派人监督销毁。8、刻苦钻研业务知识，不断提高业务水平和工作能力，按时完成任务。（六）借阅制度1、各种档案资料根据工作需要，可以查阅借阅。2、借阅时要办理好借阅手续。3、借阅时间不得超过半个月。104、查阅档案者，必须在本室查阅，与查阅无关的文件一律不得翻阅。5、查阅者不得将档案拆毁、裁剪、打标记、污损，严防污染案卷，如有违者按管理制度处罚。6、调度本公司人员必须还借阅资料，否则不予以办理调转手续。7、凡本公司人员借阅档案资料不得随意涂改、抽页、损坏，如有违反追究其责任，给予公司内行政处分。8、机密材料必须经领导批准后方可借阅，但不准带出档案室。（七）会计档案管理制度一、会计档案的岗位经主管领导同意由财务指派一名具有会计员以上技术职称的人员兼管会计档案室工作。基层单位由会计或主管会计管理会计档案。基层单位保存的会按公司要求定期向会计档案室主管人员报告和登记本单位存档情况。二、会计档案存楼的范围（1）各种会计凭证（2）各种会计账薄（3）月、季、年会计报表（4）财务计划（5）财会专用的各式未启用的账薄、报表、表格、票据等三、会计档案的归档条件（1）会计凭证：每张凭证有制表、复核、记账、主管会计签章，附原始凭证栏次数额与单据实数相符，装订封面列有年、月、日起止号数、会计、领导签章。11（2）账薄：经营人员一览表与账户目录填列齐全，单位负责，会计管理人员、经营人员要签章，移交接管日期手续要齐全。（3）年、月、季报表按报表程序加盖公司印章即可。报表页数与报表目录相符。四、会计档案的保管（1）会计档案对符合归档条件的会计资料，应定期收集整理、审查核对、编号登记，按照档案性质、时间顺序、分类归档、编制目录、妥善保管。（2）会计档案应建立会计档案登记薄，对各类资料按类别、名称、起止日期、页数、册数、归档时间、存放框号栏次进行登记档案编号。应力求简明，并编制必要的查阅索引目录便于查找。（3）档案要定期检查，注意潮湿、虫蛟、鼠嗑防止丢失损坏。五、会计档案的调阅手续（1）会计档案要设置“会计档案调阅登记薄”，调阅档案时要详细登记档