档案管理办法

业务档案管理办法1/64正德人寿保险股份有限公司业务档案管理办法（2013年版）业务管理部2013年5月业务档案管理办法2/64目录第一章总则..................................................................................3第二章业务档案管理体制与基本要求...........................................3第三章业务档案分类与作业规范...................................................4第四章纸质业务档案的整理、装订与装具..................................18第五章纸质业务档案编目与档案盒填写规范...............................21第六章业务档案的交接规范........................................................22第七章业务档案库房管理...........................................................23第八章业务档案的使用...............................................................25第九章业务档案遗失处理管理....................................................28第十章业务档案的鉴定与销毁....................................................29第十一章业务档案耗材的征订....................................................30第十二章电子档案的管理...........................................................31第十三章业务档案的统计管理....................................................32第十四章业务档案的考核...........................................................33第十五章档案保密制度...............................................................35第十六章业务档案管理人员岗位职责.........................................36第十七章附则.............................................................................37第十八章附件.............................................................................38业务档案管理办法3/64第一章总则第一条为加强公司档案管理工作，实现业务档案管理的规范化、专业化，维护业务档案的完整与安全，使业务档案更好地为各项业务工作服务，根据《中华人民共和国保险法》、《中华人民共和国档案法》及档案行政管理部门和保险监管部门的有关规定，并结合我公司业务档案管理工作的实际特点，特制定本办法。第二条本办法所称业务档案是指客户在投保过程中和保险公司在承保、合同保全、案件理赔和电话咨询投诉等业务处理环节中直接形成的，具有保存和使用价值的各种单证、文字、图表、照片、声像等文件资料。业务档案应由各生成岗位整理完毕后，移交到档案管理岗处集中统一管理。第三条公司各相关部门和分支机构须严格遵照本办法，处理日常业务档案管理工作。如遇与公司档案管理历史文件冲突时，均以本办法为准。第二章业务档案管理体制与基本要求第四条各分公司业务管理部门须在二级机构和三级机构分别设立档案室并配备档案管理岗。机构成立初期或业务量未达到设立档案专岗要求之前，档案管理岗可由保全人员兼任，也可根据实际业务需求及公司人力资源计划，安排专人负责。第五条各类业务档案必须由生成岗整理完毕后，定期移交本机构档案管理岗。档案管理采用分公司集中保管制度，分公司除负责本业务档案管理办法4/64部的业务档案外，需同时负责保存好下设中支公司的业务档案。各三级机构档案管理岗，应定期将业务档案整理汇总后移交分公司档案管理岗。各分公司档案必须在分公司统一存放，根据公司业务的发展需求，如有变化总公司将另行通知统一处理。第六条业管部各岗位人员必须保证整理好本岗位的档案，不得出现由于人为因素而导致的档案丢失遗漏等问题，档案管理岗工作人员需敦促和指导业务档案生成岗位及时完成各种业务档案的整理、归档，做好自身的接收、保管、利用等相关工作，保证业务档案的安全、完整和准确。第七条公司全体业管部员工均对业务档案负有保护和保密的职责，任何部门和个人不得私自摘录、复制、翻印、转借，不得擅自扩大使用范围，泄露档案内容。第三章业务档案分类与作业规范第八条我公司业务管理部档案类型具体分为承保档案、保全档案、理赔档案、咨询、投诉、电话协办等涉及业管部工作的其它业务档案。档案的计量以份、卷为单位，份数、卷册数为其计量单位名称。其中，档案归档最小单位为份，一盒为一卷。第九条承保档案（一）释义承保档案指投保人向保险人提出投保要约直至缔结保险合同或保险人就投保要约做出拒保、延期等结论的过程中形成的文件材料。业务档案管理办法5/64（二）承保档案的归档范围及排列顺序如下：1.个人人身保险单（主单）2.投保单3.被保险人清单（限团险）4.产品说明书5.业务员报告书6.承保前要约7.核保审批类文件8.体检报告类文件（包括但不限于病历）9.各类问卷，如：药物使用情况问卷、神经系统疾病问卷、特殊业余爱好问卷等10.生存调查类文件，如：生存调查通知书、生存调查问卷、生存调查报告11.各类通知书，如：核保通知书、补充材料通知书等12.客户身份类文件（如投保人身份证复印件、被保险人身份证复印件）13.信息变更类文件14.承保前撤单类文件15.首期收费凭证16.自动转账授权书17.其他材料（三）承保档案归档规范业务档案管理办法6/641.各级机构业管人员应对当日收到的承保资料扫描录入系统，并在系统中打印相关档案目录，分渠道进行归档。其中银邮渠道承保档案每100份归为一卷，个险渠道承保档案每50份归为一卷，一卷上下浮动不得超过20%。2.承保档案须依照规则统一编码。承保档案编码由业务类型代码、六位机构代码、档案生成年份、三位卷册流水号、三位卷内流水号5个部分组成。其中承保业务类型代码可分为：YC—银邮渠道承保档案、GC—个险渠道承保档案、TC—团险渠道承保档案。例如归档号YC-8611002012001001表示为北京分公司营业本部银保渠道承保档案2012年第1卷第1份，具体编码构成如下图所示：卷册内案卷编号可简写为归档号的后六位，即在该份档案右上角标注三位卷册流水号和三位卷内流水号，以便于日常档案整理工作。3.各级机构业管人员须保证档案资料的准确性，严格按照扫描顺序进行装订归档并打印卷内目录，承保档案对应目录格式及填写要求详见附件1-2。打印生成的目录与归档资料案卷的收卷内容和排列顺序核对无误后，放在承保档案卷首。卷尾处增加《业务档案备考表》（详见附件9），并据实填写，放入档案盒中上架保存。4.三级机构业管人员将整理好的案卷定期移交所在机构档案管业务档案管理办法7/64理岗，具体交接频率可依据实际业务量而定，但须每月至少移交一次，以确保档案移交的时效性。经核对无误后，档案管理岗在《业务档案移交清单》（详见附件7）上签字；三级机构档案管理岗每季度向二级机构档案管理岗进行移交，档案管理岗核对无误后在《业务档案交接登记表》（详见附件8）上签字。对有误的案卷，退回重新处理。5.纸质承保档案资料保存期限为保险合同终止之日起10年。（四）保险合同送达回执的归档规范1.各级机构业管人员应对当日生成保单送达回执进行回执回销和归档，相同时间段内不同渠道的回执可以放在同一档案盒中，每200份归为一卷，一卷上下浮动不得超过20%。2.回执档案须依照规则统一编码。回执编码由保险合同送达回执的业务代码HZ、六位机构代码、档案生成年份、三位卷册流水号、三位卷内流水号5个部分组成。例如归档号HZ-8611002012001001表示为北京分公司营业本部回执档案2012年第1卷第1份，具体编码构成如下图所示：卷册内案卷编号可简写为归档号的后六位，即在该份档案右上角标注三位卷册流水号和三位卷内流水号，以便于日常档案整理工作。3.各级机构业管人员须保证档案资料的准确性，严格按照扫描顺业务档案管理办法8/64序进行装订归档并打印卷内目录，回执档案对应目录格式及填写要求详见附件3。打印生成的目录与归档资料案卷的收卷内容和排列顺序核对无误后，放在回执档案卷首。卷尾处增加《业务档案备考表》（详见附件9），并据实填写，放入档案盒中上架保存。4.三级机构业管人员将整理好的案卷定期移交所在机构档案管理岗，具体交接频率可依据实际业务量而定，但须每月至少移交一次，以确保档案移交的时效性。经核对无误后，档案管理岗在《业务档案移交清单》（详见附件7）上签字；三级机构档案管理岗每季度向二级机构档案管理岗进行移交，档案管理岗核对无误后在《业务档案交接登记表》（详见附件8）上签字。对有误的案卷，退回重新处理。5.保险合同送达回执的档案保存期限为保险合同终止之日起6年。（五）卡折式保单的归档规范1.各级机构业管人员应对当日承保的卡折式保单进行打印扫描并立案，每100份归为一卷，一卷上下浮动不得超过20%。2.卡单档案须依照规则统一编码。卡单档案编码由卡单的业务代码KD、六位机构代码、档案生成年份、三位卷册流水号、三位卷内流水号5个部分组成。例如归档号KD-8611002012001001表示为北京分公司营业本部卡单档案2012年第1卷第1份，具体编码构成如下图所示：业务档案管理办法9/64卷册内案卷编号可简写为归档号的后六位，即在该份档案右上角标注三位卷册流水号和三位卷内流水号，以便于日常档案整理工作。3.各级机构业管人员须保证档案资料的准确性，严格按照扫描顺序进行装订归档并打印卷内目录，卡折式保单档案对应目录格式及填写要求详见附件1-2。打印生成的目录与归档资料案卷的收卷内容和排列顺序核对无误后，放在卡单档案卷首。卷尾处增加《业务档案备考表》（详见附件9），并据实填写，放入档案盒中上架保存。4.三级机构业管人员将整理好的案卷定期移交所在机构档案管理岗，具体交接频率可依据实际业务量而定，但须每月至少移交一次，以确保档案移交的时效性。经核对无误后，档案管理岗在《业务档案移交清单》（详见附件7）上签字；三级机构档案管理岗每季度向二级机构档案管理岗进行移交，档案管理岗核对无误后在《业务档案交接登记表》（详见附件8）上签字。对有误的案卷，退回重新处理。5.卡折式保单的档案保存期限为保险合同终止之日起6年。第十条保全档案（一）释义保全档案是指保险人为了维持人身保险合同的持续有效,根据保险合同条款约定及客户要求而提供的一系列保单服务过程中形成的文件材料。业务档案管理办法10/64（二）保全档案的归档范围及排列顺序如下：1.批单（业务留存页）2.收/付费通知书3.申请书类文件4.保险合同原件（适用于根据业务处理规则需要收回保险合同原件的保全项目）5.客户身份证明类文件6.领款/付款凭证，如：银行账户复印件、账户所有人身份证复印件等7.授权书类文件，如:独立授权委托书、自动转账授权书、受托人身份证明等8.电话回访表9.最近一期保险费收费凭证10.证明类文件,如:监护关系证明、死亡证明等11.各类情况说明及案件审批文件12.确认书类文件,如:保险合同效力通知书等13.体检报告书14.问卷类文件,如:补充告知问