食品加工行业信息化解决方案

食品加工行业信息化解决方案第一章行业的信息化背景及管理需求1．1食品加工行业的信息化背景食品行业作为与老百姓日常生活联系最为紧密的产业，时刻都关系到百姓的切身利益。为了抢占更多的市场份额，食品供应商更是通过促销、降价等诸多手段来吸引消费者，正因如此，食品行业已然进入了微利时代。后WTO时代，中国将按照国际规则，进一步完善国内政策法规，开放国内食品市场，吸引更多的国外资金、技术和管理经验进入食品领域，促使中国食品业与国际接轨。预计在2010年，中国食品出口能力将扩大到120亿美元，顺差可达60亿美元。我国食品工业虽然成效显著，但与世界先进水平相比仍存在较大差距。食品工业转化增值能力较低，整体水平亟待进一步提高；高附加值产品比例偏低，品种结构不尽合理；企业规模普遍偏小，组织结构有待进一步优化；食品工业布局尚不尽合理，区域优势没有充分发挥；食品工业关键技术与装备水平不高，自主创新能力亟待加强；食品安全保障水平仍然较低，总体形势不容乐观。纵观目前食品加工业在信息化建设方面存在的问题，可以归纳为四点（1）首先是对信息化缺乏正确深刻的认识。食品行业悠久而古老，应该说其极低的门槛使得食品行业的从业人员文化程度相对于IT、重工业等行业较低。所以食品行业从业人员在面对新的信息革命时，无论是学习还是应用上相对于其他产业而言是迟缓的。（2）其次是生产计划控制模式落后。而目前很多尚未实施整合管理软件系统的食品制造企业几乎都采用以产品最长生产周期作为构成产品各种物料的采购提前期和生产提前期。过分夸大的提前期，会造成了库存和在制品储备高，流动资金占用大，生产计划与采购计划脱节，零件成套水平差，不能准时交货，或者用高储备来保交货期。（3）第三是成本控制差，信息不畅。成本费用分摊很粗，而且一般不进行标准成本的计算，也很少进行成本分析，因此成本控制很差。食品业产、供、销、人、财、物是一个有机的整体，它们之间存在大量信息交换。然而人工管理信息不及时、不准确、不共享，大大影响了管理决策的科学性。（4）第四是管理手段落后。信息化手段没有涉及生产和销售等重要环节。大部分企业仍处于手工分散管理或微机单项管理的阶段。面对利润微薄，竞争加剧的现状，中国食品企业如何突围，答案落在了如何降低成本、提高成本转化利润的周转率上。目睹众多食品零售巨头的成功，无一不给我们同样的启示，加快流通过程的规模化、标准化、信息化，减少中间的产品流通环节，是解决上述问题的关键，而信息化在这个过程中起到了决定性的作用。然而对于中国食品企业而言，迅速提升信息化程度已经成为亟待解决的问题。从市场角度看，食品同时也是快速消费品，其特点是进出货流量大，原料众多，配方多变，产品规格和品种变化快，同时普遍存在着产品的保质期问题，单位产品利润较薄。因此，及时把握市场趋势，控制好成本，就成了所有食品企业赢得市场竞争的关键。越来越多的食品加工企业意识到管理信息化的重要作用，通过信息化的实施，为企业的“生产、批发、配送、零售”建立起一套规模化和标准化的业务流程，从而实现企业的做大做强。1．2食品加工行业管理需求食品加工行业分布较广，既有个体户小型生产商家，也有大型企业集团公司，企业规模大小不一，性质各异，既有民营、国有企业，也有外资企业，因此不同的食品企业在管理运营方式上会有所差异，典型的食品企业会有如下特点：（1）产品既有内销，也有外销，通过分销商、代理商进行销售。如果是外资，外销部分一般是国外公司控制，国内只进行生产。（2）品种、型号、原材料繁多，有保质期有严格的要求。（3）安全性要求高，产品配方保密。（4）特别重视品质管理，为严格跟踪产品品质，大部分产吕需要系列号管理，同时还要对批号进行跟踪。对于很多企业管理者来说，都是希望能让企业的经营上到一定的规模，可是传统粗放的管理和财务数据滞后于企业的发展速度又给企业管理者带来了很大的难题，很多企业在经营中处于这样一个瓶颈而停滞不前。对于食品加工行业，原料的新鲜程度直接决定产品的品质。很多食品加工企业的原材料都是有多个供应商，对原材料采购缺乏有效的管控很容易造成食品品质的下降，特别是在手工处理模式下，仓库和生产部门在原料库存量信息不共享或信息对不上，造成原料库存积压，由于食品原材料的保鲜期一过就不能用于生产，由此造成浪费的现象也并不罕见。销售、生产计划、仓库之间的记账时间不同步，记账精度不同步，记账依据不同步，导致原料和成品的供需数据不准确，让管理层难以于整个企业的业务进行管控。由于是按照传统的手工作业，财务与业务的信息并不能及时共享和传递，很多企业都面临财务数据不准确、不及时的问题，“大概”“也许”“差不多”“可能是”等模棱两可的词语经常在各部门汇报工作时听到。人工做账慢，时间成本过高，人工费用过大，数据不准确成了很普遍的现象。食品行业的信息化，首先需要解决的是企业原料库存积压浪费的问题，这都要从源头进行控制。原材料采购需要根据计划订单或者销售订单进行，同时要对采购回来的原材料的批次和保质期进行管理，确保在仓库的材料能够得到最大限度的使用，避免无意义的浪费。其次要建立一个信息共享的平台，所有部门都可以共享相关的资料，减少重复工作，提高工作的效率与准确性。销售部门要能够随时知道仓库里还有多少货可以出，采购要及时了解需要采购什么材料，财务也以准确把握各项应收应付款项，一个流畅的信息流程，可以有效地规范各个部门之间的工作。再次要加强对企业经营成本的控制，通过准确的成本核算，财务处理，能够帮助企业管理者进行更加科学合理的决策。第二章金蝶KIS专业版解决方案针对食品加工行业的管理需求，专业版围绕财务与业务一体化的解决方案，通过规范的业务流程管理将企业的销售、采购、生产、库存、财务等有效地进行整合，为企业搭建一个良好的信息共享平台，帮助企业彻底摆脱传统的粗放型管理和财务数据不准确的发展瓶颈。通过专业版的实施，至少要达成以下目标：（1）建立先进的信息共享平台，优化和规范业务流程，全面提升企业运营效率，打造企业核心竞争力。（2）通过以销定产，以产定购的模式，完善供应链体系，确保以最低的经营成本完成生产，快速响应客户需求。（3）全面的库存管理，快速高效地对产品、材料数量、保持期质、批次等进行管理，减少库存浪费。（4）通过BOM（配料单），使得食品生产走向规范化和标准化，同时强大的数据授权又可以有效防止配方的泄露。（5）通过财务系统与业务系统的融合，帮助财务人员彻底从繁重的手工作业中解放出来，更加高效地进行财务核算，同时从财务层面出发对公司运营进行管控。2．1销售管理2．1．1关键需求分析食品企业有多种销售方式，而且大多数都是采用赊销方式进行，所以会有押款的现象，为避免出现坏账，需要对客户的资信等进行管理，避免赊销金额过大而给企业带来损失。食品企业大部分都会有库存，接到订单时会直接从库存出现，但在库存不足时也需要进行生产，所以要能够即时地了解仓库的库存。同时由于采用赊销方式会产生很多的应收账款，企业还需要能够有效地管理相关的款项。2．1．2业务流程订单建立企业可以根据自身的情况选择合适的销售方式生成销售订单，系统会根据预设的价格方案自动调用价格（系统支持按客户、按数量、按时间三种方式设定产品单价），同时，如果销售订单的金额超过了企业授权的客户信用额度，系统会自动提醒，以避免销售押款过多而增大收款风险。出货阶段如果仓库有库存，刚可以立刻根据销售订单的数量进行发货，如果库存不足，可安排进行生产补充库存后再发货（发货支持分批发货和一次性发货）。收款阶段出货后系统可生成销售发票反馈到财务系统，由财务人员进行相应的往来核算，同时可生成凭证进行记账处理。2．2采购管理2．2．1关键需求分析食品生产中会用到非常多的配料，同时也面对非常多的供应商，即使同一材料不同供应商也会有不同的报价，所以需要妥善管理好供应商的价格，确保以最低的成本采购。在采购过程中，需要能随时了解到每一个采购任务的进度，避免材料延期到库。材料的品质关系到食品的质量，对不同时期回仓的材料要进行批次号管理，方便追溯出相关环节。同时，企业采购材料时大多也是采用赊购，在采购过程中会成生很多的应付账款，需要能够清楚地与供应商进行对账。2．2．2业务流程订单建立采购订单可以人工建立，也可以由系统的采购建议生成。通过供应商与采购价格管理，可以非常方便地在不同供应商之间进行价格对比，方便企业选择购买质优价廉的材料。入库阶段在材料入库之前，企业通过系统提供的多种报表随时了解到每一张采购订单的执行情况，同时系统还通过采购预警报表及时提醒相关人员对即将到回仓日期还没有到货的订单进行跟踪处理，确保材料能够准时交货。系统还提供多种计价方法（先进先出法、先进后出法、加权平均法、移动平均法、分批认定法），配合灵活的批次管理，让方便地帮助企业进行原材料的管理。付款阶段在材料入库之后可通过系统生成采购发票反馈到财务系统，由财务根据系统生成的往来对账单进行相关的往来核销，同时可以通过系统快速生成凭证，确保财务与业务账的一致性。2．3库存管理2．3．1关键需求分析食品加工企业对于食品的安全非常重视，而食品安全的根源很大程度上就取决于对库存材料的有效管理。由于绝大部分的原材料都有保质期的要求，而原材料数量太多而且进货时间不同，所以依靠人工很难有产效管理到每一种材料的保质期，因材料超出保质期而造成的流费或者将超出保质期的原材料制成产品而造成安全问题的情况经常出现。对保质期进行有效管理是食品加工企业的一个核心管理需求，同时还要求能够有效地管理到材料的出入库，能够随时掌握库存的变化情况，为采购、生产、销售等各部门的计划提供准确的数据。2．3．2业务流程库存信息查询仓库管理系统与采购、生产、销售等部门的联系是非常紧密的，可以即时查询到每一种材料的在库库存和可用库存，包括采购在订数量和销售未出库数量等。在库材料管理通过多级编码和多仓库功能，可以更加科学地对库存材料进行管理，能够非常方便快速到了解到每一种材料的存放地点和相关资料；全面的预警机制，包括保质期预警、呆滞料预警，可以帮助企业非常轻松地掌握每一种材料、每一个批次的保质期，尽可能根据材料保质期的长短来安排生产，避免材料浪费。日常业务操作通过库存管理系统，企业可以更加规范地对材料出入库、盘点、调拨等日常业务进行管理，执行严格的审核方式，确保每一次材料的变动都有记录在案，并且能够直接生成凭证，有效减少库存账与账务账对不上的问题。2．4生产管理2．4．1关键需求分析食品企业对产品的配方是非常严格的，特别是食品添加剂，必须按照标准来生产，如果仅凭经验随意地更改会影响产品的品质；同时产品的配方因涉及到专利及商业竞争等原因，其保密要求也是比较高的，要避免配方的外泄。要生产过程中，要严格根据配方中的原材料比例进行领料生产，在产品完成生产入库之后，还要对完工产品进行批次管理和保质期管理，科学合理地安排发货。2．4．2业务流程生产前期根据销售订单及库存产品的数量确定需要生产的产品数量，根据自身的生产情况来确定是由自己生产还是外发给企业企业生产；制定产品的配方（BOM），严格限定原材料的比例，通过数据授权可以限定只有指定人员才可看到配方的内容，有效防止配方泄露；在仓库有原材料库存的情况下可直接安排生产，如果原材料库存不足，可通过采购建议由系统自动计算材料需要量快速生在采购订单来采购材料。生产中期在原材料充足的情况下，根据配方限定的原材料比例和生产任务单中的产品数量进行生产领料，或将材料外发到其它企业进行生产。在生产过程中，可通过系统提供的多种报表随时了解每个产品的在产数量和入库数量，为生产计划的调整提供更真实的数据。生产后期产品完成后经过检验可安排入库，同时登记产品的入库批次号及保质期信息等，方便库管人员进行跟进，合理地安排发货。同时，通过系统可以方便快速地完成产品的入库成本核算。2．5财务核算2．5．1关键需求分析食品加工行业对于财务的要求大部分集中在往来账务这一块，因为很多企业都是采用赊销的方式进行经营，往来账款的不断叠加让财务人员处理起来非常头痛，在对账的时候要花很长的时间，经常发生订单的账期都过长而导致企业的资金周转效率很