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正大集团(饲料厂管理制度)：采购管理制度===========================================================一.采购管理制度1.采购委员会制度采购管理是任何一个企业都视之为经营是否能步入轨道的重要基础之一。特别在原材料成本占据销售成本75－85％左右的行业，原材料采购成本和储存成本的合理性，会对经营利润产生很大的影响。因此，有效的采购委员会制度可以让我们得以：(1).奠定稳定的采购管理工作基础；(2).提高采购管理水平；(3).降低采购成本和储存费用，合理使用资金。1.1.采购工作基本原则1.1.1.采购委员会是公司在原材料采购过程中的最高决策机构。1.1.2.公司的总经理是采购委员会会议决议的最高执行者。1.1.3.公司的财会部门必须对采购业务与采购委员会会议决议是否相符，予以充分的反映和监督。1.1.4.品管部门必须对购入原材料的质量予以全过程的监控。1.1.5.采购部门必须根据采购委员会的会议精神，以最低之价格；最少之损耗；最低之资金成本作为购入原材料之准则。正大饲料厂管理制度:原材料采购管理制度==============================================================1.1.6.采购委员会会议须定期与不定期的交叉召开。例如，根据年、季、月的生产，销售目标应定期举行；根据原材料的采购特点及资金调度情况应不定期的举行。1.1.7.采购部门必须定期作出市场、供货、存货、采购等分析，并及时提交采购委员会。采购部应对供货市场；供应商情况；需购原材料质量、价格、数量、运输、气象资料、原材料库存、原材料耗用情况等作出定期分析。1.1.8.原材料采购须遵循“钱货两讫”的原则，严格控制原料预付货款。必要的原材料预付货款应遵循以下几点：(1).必须是信用良好的固定供应商。对贸易公司性质的供应商不得采用预付货款的结算形式。(2).信用良好的第三方为供应商提供担保，是采购工作者必须努力的工作任务之一。(3).必须事先派专人，如派采购，品管人员一起去实地调查供应商的实物供应，质量保证情况，和目前的经济状态等情况，并将正大集团(饲料厂管理制度)：采购管理制度===========================================================调查报告提交采购委员会。(4).必须有完整的正式合同，并经国家认可的公证机关予以公证。在合同中必须有明确的交货地点，交货期限，质量标准，和在需方所在地的人民法院管辖范围内履约。(5).预付款的额度控制，须由采购委员会会议决定。对每一项预付款都应在会议上专题研究，予以额度上的限制，以及作出既要保证生产的需要，又要保证货款安全的相应对策。(6).原材料预付货款支付以后，采购部和财会部必须同时派出专人负责该项原材料和货款的追踪记录，并根据实际情况按天，或周，或旬将记录提交给采购委员会，直至该合同履行完毕。1.1.9.经批准购入的新品种原材料，须遵循试产，试销原则。为降低产品成本，在征得集团配方部门的同意后，所购入的新品种原料，在试产、试销过程中，应派专业技术人员进行技术追踪，并将分析结果提交采购委员会；采购部应进一步收集该原料的供货正大饲料厂管理制度:原材料采购管理制度==============================================================渠道、供货量及供货趋势、品质情况、保管要求、价格变动趋势等资料，提交采购委员会以供作出进一步的决策。1.1.10.采购部和财会部应于每月末，与供应商核对供货数量，应付货款等往来资料。1.1.11.采购委员会应定期对采购人员进行业务考核，以提高采购人员的业务能力和思想品德。1.2.采购委员会的基本组成(详见图表1-A)采购委员会是由以下人员组成:1.2.1.总经理；1.2.2.财务长；1.2.3.采购负责人；1.2.4.品管负责人；1.2.5.生产负责人；1.2.6.其他与采购业务有关人员(列席人员)；1.2.7.采购委员会秘书(兼任)。采购委员会秘书，由委员会指定专人兼任，无表决权。1.3.采购委员会组织的运行(详见图表1-B)正大集团(饲料厂管理制度)：采购管理制度===========================================================1.3.1.定期召开采购委员会会议采购委员会会议是日常采购管理工作之一，由会议讨论决定采购委员会召开会议的固定时间，并相应的要求有关部门定期提供分析资料，以供会议讨论和决策。1.3.2.不定期召开采购委员会会议对采购管理过程中的特殊事项，或经采购委员会成员的提议，应临时召开采购委员会会议。1.3.3.采购委员会的决议须由半数以上人员表决通过，方可执行。出席采购委员会会议的列席人员和会议秘书无表决权。1.3.4.采购委员会召开会议时，采购委员会成员若无法参会，应授权代理人员参会。1.3.5.采购委员会各成员须有独立的权责，其中财务长与采购部负责人不得互相兼任。1.3.6.采购委员会秘书必须将有关部门所送的分析资料，以及会议文件资料分类整理后存档。1.4.采购委员会制度控制要点正大饲料厂管理制度:原材料采购管理制度==============================================================1.4.1.对采购过程中发生的重大采购事项，必须由采购委员会讨论决定。1.4.2.原材料价格应在同地区，同行业中保持较低的水平。1.4.3.原材料质量必须在同地区，同行业中保持较高的水准。1.4.4.根据产销实际情况，确定每月原材料的最低和最高库存量。1.4.5.对有预付货款的采购，必须事先提交采购委员会讨论通过。1.4.6.采购部必须有完整的采购结算档案，并建立有效的采购分析挡案。对一年以上的各类档案应交公司档案室保存。正大集团(饲料厂管理制度)：采购管理制度===========================================================2.采购批准权限2.1.采购批准权限制定目的和实施条件2.1.1.有利于采购管理工作的顺利进行。2.1.2.明确采购权责关系。2.1.3.采购委员会的会议决议和经批准的采购计划，采购申请是行使采购权的前提。2.1.4.采购批准权限由采购委员会按照集团规定的制定原则，由各公司董事会制定，并报集团备案。2.2.采购批准权限制定原则2.2.1.采购批准额度权限采购批准额度权限的制定，须分采购委员会批准额度、总经理批准额度、采购负责人批准额度。2.2.2.采购批准额度行使权受每一品种原材料最高库存量的限制。即当某一品种原材料库存量已达最高库存，或原库存量加申请购买量超过最高库存时，该品种原材料的采购批准额度权限随之失正大饲料厂管理制度:原材料采购管理制度==============================================================效。若因客观实际情况需要购买，须提交采购委员会讨论决定。2.2.3.原材料仓库每一品种原材料的最高和最低库存量，由采购委员会每月根据生产和销售的实际情况予以核定，对积压原材料应另行处理，不包括在内。2.3.采购批准权限表2.3.1.采购批准权限的范围(1).大宗原料的采购批准权限；(2).超级混合料的采购批准权限；(3).包装物的采购批准权限；(4).零星原材料的采购批准权限；(5).备品备件的采购批准权限。2.3.2.原材料采购批准权限表采购批准权限表由采购委员会讨论编制后，提交公司董事会决定。原材料采购批准权限表一式六联，第一联送集团主管部门；第二联送总经理；第三联送财会部；第四联送采购部；第五联送品管部；第六联作董事会文件存档。(详见图表1-C)正大集团(饲料厂管理制度)：采购管理制度===========================================================正大饲料厂管理制度:原材料采购管理制度==============================================================3.原材料市场分析与采购决策3.1.原材料市场分析制度3.1.1.原材料市场分析制度实施的意义(1).实施该制度，可以保证企业有长期的市场供应信息资料来源，为分析市场供应变动状况提供充分的依据。(2).坚持长期实行供货市场分析制度，努力做好供货市场分析工作，是现代采购管理工作的基本要求。(3).实施该制度可以提高采购业务人员的工作水平，是降低采购成本的根本途径。3.1.2.建立、取得原材料市场的分析资料原材料供应市场的资料收集主要包括以下内容：(1).有交易供应商的供货资料；(2).无交易供应商的供货资料；(3).国际市场的价格水平资料和近期价格变动预测资料；(4).国内异地市场的价格水平资料和近期价格变动预测资料；(5).本地市场的价格水平资料和近期价格变动预测资料；正大集团(饲料厂管理制度)：采购管理制度===========================================================(6).原料质量结构对比资料；由于同一品种原料因供货渠道不同，其原料的品质亦有所不同，从而引起价格水平的不一。在保证到货原料质量的前提下，应以成本最低为准则，选购最合适的原料。(7).本公司与同行业的原材料存货资料；(8).付款方式变动分析资料和资金需求量、资金需求时间变动分析资料。(9).供应商的信用分析资料；(10).供应商及公司的运输损耗资料；(11).历年来的气象资料，以及近期的气象预测资料，包括原材料采购地点和运输路线地区，原材料库存地点的历史气象资料和气象预测资料；(12).与兄弟公司、同行业公司在采购管理水平、采购数量、质量、价格、存货上的比较分析资料。3.1.3.原材料市场分析报告的完成与通过(1).原材料采购市场分析是以采购部为主，财会部、品管部为辅的，对生产原料、超级混合料、燃料、包装物等的目前供应状态，以及变正大饲料厂管理制度:原材料采购管理制度==============================================================动趋势情况的分析和预测，它是公司领导人制定采购决策的主要依据之一。(2).原材料市场分析报告的主要内容分为五个部分，第一部分是公司原材料(原料、超级混合料等)的库存数量及金额；第二部分是当前可供货情况和当前市场价格的资料搜集对比情况；第三部分是市场价格、供货量、需求量的变动预测，主要依据于所搜集的市场动态信息分析填制；第四部分是气象变化预测和运输状况的预测，主要依据于历年的经验和所取得的气象分析资料、运输单位实际运输变动状况而填制；第五部分为订购点的初步确定，它根据以上分析结果填制，并供采购委员会会议分析和讨论，以作最后的确定。(3).原材料市场分析报告一式五联，由采购部负责编制，交采购委员会会议秘书；由采购委员会会议秘书编号后，分送以下人员：(a).第一联地区副总裁；(b).第二联总经理；(c).第三联财务长；正大集团(饲料厂管理制度)：采购管理制度===========================================================(d).第四联品管部负责人；(e).第五联采购部。(4).采购委员会成员收到原材料市场分析报告后，应对其内容进行核实和作出分析意见，并在定期召开的采购委员会会议上发表意见进行讨论，以确定原材料的订购点及各项采购决策，或者视情况紧急而召开临时采购委员会会议，以及时作出供货过程中的各项决策。3.2.采购决策采购决策是采购委员会在定期和不定期召开的会议上，在统一认识了目前的供货状态、供货形势后，所制定的各项采购策略；及针对供货过程所发生的各种问题所决定的将采取的各种措施。(详见图表1-D)3.2.1.实施采购委员会制度