浙江出入境检验检疫局管理体系认证有效性监督管理办法

—1—浙江出入境检验检疫局管理体系认证有效性监督管理办法第一章总则第一条为进一步规范认证市场，加强对获得管理体系认证的出口商品生产企业（以下简称获证企业）和认证机构的监督管理，提高管理体系认证有效性，根据《中华人民共和国进出口商品检验法》及其实施条例、《中华人民共和国认证认可条例》等有关规定，制定本办法。第二条本办法适用于浙江辖区（宁波地区除外）获证企业和认证机构的监督管理工作。第三条浙江出入境检验检疫局认证监管处（以下简称省局认证处）负责组织、协调和指导全省系统开展管理体系认证有效性监督管理工作。各分支检验检疫局（以下简称各分支局）负责所辖地区管理体系认证有效性监督管理的实施工作。第四条对获证企业和认证机构的监督管理工作应遵循公平、公正、公开的原则。第二章备案管理第五条各分支局应当通过多种渠道及时掌握所辖地区出口商品生产企业的获证信息。各分支局检务部门在受理新企业备案时，可要求获证企业填写《获证企业备案表》（附件1），并提供认证证书（复印件）和企业简介资料，备案资料应当定期交本局认证监管部门。各分支局认证监管部门定期登陆国家认监委网站获取所辖地区获证企业信息，并与CIQ注册企业进行比对，筛选出辖区内获证—2—企业信息。第六条各分支局每年应当将辖区内有效的获证企业名单报省局认证处，包括获证企业变更及增减情况。第七条省局认证处负责统一对浙江辖区从事出口商品生产企业管理体系认证的相关认证机构实施备案，要求认证机构填报《认证机构备案表》（附件2），定期公布备案信息，供全省系统执法查询使用。第三章获证企业检查第八条各分支局每年根据省局认证处对获证企业总体监管方案的要求，制定所辖地区获证企业监督检查计划，抽查企业数应不少于15%，所涉及的认证机构应考虑均衡性。年度计划应当报省局认证处备案并组织实施。第九条对获证企业的监督检查原则上一年一次（国家认监委另有规定的除外），检查可与注册登记和各类检验监管模式的日常(定期)监管结合进行，同一内容的检查结果可相互采信。目录外产品生产企业监督检查可结合产品监督抽查工作进行。第十条检查组应当由2名以上（含2名）具有行政执法资格的人员参加，必要时可聘请1名技术专家共同参与。第十一条监督检查采用现场审核的方式进行，检查时，检查人员应当向企业出示《认证专项监督检查通知书》（附件3）和行政执法证，告知检查的依据、方法和要求。每一家获证企业的检查时间应当控制在1个工作日之内。第十二条监督检查的内容应当包括对获证企业对认证标准的符合性及认证机构认证过程的规范性的检查。—3—第十三条检查人员应当严格按照规定的程序与要求进行检查。第十四条检查人员应当根据检查的实际情况，填写《管理体系认证有效性监督检查记录表》（附件4），对发现的问题应当填写《获证企业认证有效性检查不符合项汇总表》（附件5），并要求被检查企业负责人签字确认、加盖公章。相关施检部门结合日常后续监管对整改的有效性实施跟踪验证。第十五条被检查企业无正当理由拒绝接受检查或拒绝提供相关材料的，按照拒绝检查论处。第四章认证机构监管第十六条省局认证处每年根据认证机构评审工作质量情况，选取部分认证机构和认证企业实施认证审核现场监督。现场监督计划由省局认证处负责制定，各分支局负责实施。第十七条省局认证处向选定的认证机构发出《管理体系认证审核现场监督通知书》（附件6），要求各认证机构在对相关企业实施审核时，提前1周向所在地检验检疫局指定部门报送审核计划。第十八条各分支局根据认证机构提供的审核计划，派员进行现场监督。现场监督可以全程监督，或选取某一时段进行监督，并填写《管理体系认证审核现场监督记录表》（附件7）。第十九条各分支局在对企业认证有效性检查和认证审核现场监督过程中，认为需要进一步核查的，可向认证机构发出《认证执法监管通知书》（附件8），要求其配合监管，提供相关记录证据。检查发现的问题记录在《认证机构（咨询机构）问题情况汇总表》(附件9)中。—4—第五章结果处理第二十条对以各类管理体系认证作为基本条件实施各类便捷的检验监管、通关模式的获证企业，其管理体系运行良好的，则保持原管理模式；管理体系存在严重不符合项或一般不符合项较多导致体系失效的，可降低其企业分类等级，取消其便捷的检验监管、通关放行模式；对认证有效性较差的企业，应当指导帮助其健全或重新建立体系，必要时可引导企业重新认证。第二十一条对目录外产品获证企业，管理体系健全、产品安全卫生质量和信誉较好的，可鼓励其申请目录外产品出口示范企业；认证有效性较差的，可通过增加目录外产品监督抽查频次方式来加强监管。第二十二条对在检查中发现的管理体系运行失效或无正当原因拒绝检查的获证企业，可向相关认证机构发出《认证执法监管通知书》，要求认证机构进一步采取注销或撤销证书等措施。第二十三条对检查中发现的涉嫌违法违规的获证企业或认证机构，各分支局应当依法进行行政处罚。对属于国家认监委职权范围内处理的事项，由省局认证处汇总后报国家认监委作出处理。第二十四条在完成检查任务后，各分支局应当按照规定的时限和要求将本单位管理体系认证有效性检查情况报省局认证处；对于检查中发现的严重问题，应当随时报省局认证处。第二十五条省局认证处负责汇总全省系统管理体系认证有效性检查工作情况，并报送国家认监委。第二十六条检查结果未经国家认监委同意，不得擅自对外公布。—5—第六章附则第二十七条管理体系认证有效性监督检查形成的各项记录应当妥善保管，保管期限不少于2年。第二十八条省局认证处对各分支局的监督检查工作实行指导和督查，必要时可以组织工作质量检查。第二十九条监督检查不得收取任何费用。省局认证处应当积极争取国家认监委的经费支持，各分支局应当保障认证执法工作所需的经费以及交通、通讯、设备等必要条件。第三十条检查人员应当遵守国家法律、法规的规定，严格执法、秉公执法、不徇私舞弊，不泄漏获证企业、认证机构的商业秘密。第三十一条本办法由浙江出入境检验检疫局负责解释。第三十二条本办法自发布之日起施行，原浙江出入境检验检疫局2007年4月29日发布的《浙江出入境检验检疫局出口商品生产企业认证有效性监督管理办法(试行)》（浙检认〔2007〕99号）同时废止。附件：1.获证企业备案表2.认证机构备案表3.认证专项监督检查通知书4.管理体系认证有效性监督检查记录表5.获证企业检查不符合项汇总表6.管理体系认证审核现场监督通知书7.认证执法监管通知书8.管理体系认证审核现场监督记录表—6—9.认证机构（咨询机构）问题情况汇总表附件1：获证企业备案表日期：备案号：企业名称企业地址邮编法人代表电话企业性质□国有企业□集体企业□个体企业□股份制企业□其他通过认证标准□ISO9001□ISO14001□OHSAS18001□GB/T22001□HACCP-EC-01□其他出口商品种类：1、2、3、需随附资料：①营业执照副本（复印件）；②管理体系认证证书（复印件）；③企业简介。—7—审查意见审查人:审查日期:附件2：认证机构备案表认证机构名称(盖章)国家认监委批准证书号企业地址邮编法人代表联系人电话/传真电子邮箱国家认监委批准认证范围—8—在浙江省有无分支机构？如有，请提供：分支机构名称：地址：联系人：电话/传真：电子邮箱：请随附：1.营业执照副本（复印件并加盖公章）；2.国家认监委批准证书（复印件并加盖公章）。检验检疫机构填写备案日期备案号审核人附件3：认证专项监督检查通知书编号：：根据《中华人民共和国认证认可条例》第五十一条的规定，经国家认监委授权，我局决定在年月日对你企业进行管理体系认证有效性的监督检查。请予以积极配合，并提供有关资料和必要的工作条件。告知事项：1.此次监督检查以现场审核的方式进行，时间原则上不超过1天。2.对检查人员少于2人，且未出示行政执法证的，你单位有权拒—9—绝检查。3.对检查人员在实施检查中有违法违纪行为的，企业有控告和检举的权利。4.监督检查的费用由国家认监委统一支付，企业不承担任何费用。5.如对监督检查过程有任何异议或疑问，可向浙江出入境检验检疫局认证监管处询问或反映。电话：0571-8995508989955517地址：杭州市万塘路252号计量大厦邮编：3100126.本单位联系电话：联系人：（加盖公章）年月日—10—附件4：管理体系认证有效性监督检查记录表检查单位：年月日一、企业基本情况企业名称法人代表企业地址邮编企业性质□国有企业□集体企业□个体□股份有限公司□股份有限责任公司□股份合作公司□其他质量部门名称负责人传真职工人数固定:/临时:联系电话有无分支机构或外场地通过认证标准□ISO9001□ISO14001□OHSAS18001□GB/T22001□HACCP-EC-01□其他质量手册现行版次：实施时间：程序文件现行版次：实施时间：HACCP计划现行版次：实施时间：首次认证时间最近一次审核时间（首次审核/监督审核）—11—目前持有证书号有效期至是否使用带标志的证书认证范围覆盖场所覆盖人数二、上年企业生产经营情况（单位：万元）总产值出口金额出口产品名称执行标准三、认证咨询机构情况是否咨询□是□否□其他方式（选择“否”时填写）认证咨询机构名称所在地咨询合同签订时间咨询费用费用方式□独立收费□认证一体收费咨询人员姓名—12—序号检查内容检查重点好较好不好存在问题描述3.1请企业进行总体评价包括咨询机构规范性、后续服务能力；咨询人员业务能力、服务意识、咨询策划水平、实施过程解决问题的能力、与企业进行沟通能力、职业道德、廉洁自律证实文件的收集：咨询合同；咨询过程培训的记录；咨询费支付单据。四、认证机构情况认证机构名称所在地认证机构分支机构名称所在地联系人联系电话/传真审核人/日（最近一次）初评:合同人/日数实际人/日数复评:合同人/日数实际人/日数人员姓名（最近一次）1、2、3、4、技术专家认证收费（最近一次）初/复审费用：元；监督审核费用：元/年；—13—序号检查内容检查重点存在问题描述4.1认证机构是否提供了公开性文件□收费标准□保密承诺□机构的基本情况□标志的使用要求□评审过程和认证过程信息（含审核计划、审核报告、首/末次会议、不合格报告等）□出现问题如何向认证机构通报并处理4.2公正性□是否有虚假宣传/超范围宣传□有无与认证无关的要求□有无公正性声明□有无审核人员代替或不到场现象4.3认证审核时间□手册颁布实施时间、申请认证时间、现场审核时间、认证批准发证时间是否合理（核对时间先后顺序）□审核人日数是否与企业规模适应□是否进行了两个阶段的审核，如果是一次完成是否有合理的理由□是否对多场所或临时场所进行了抽样—14—序号检查内容检查重点好较好不好存在问题描述4.4认证实施的组织审核组是否按审核计划实施；是否有调整，调整的幅度是否合理且有说明。开出的不符合报告是否进行了验证，验证是否有效（重点核对有无严重不符合未关闭而发证）。证书及标志的使用情况，证书表达是否与识别的认证范围相一致。4.5审核人员审核人员是否参与该企业的咨询活动；核对审核人员和咨询人员名单。审核组是否违反审核员行为准则（如收受财物、参与娱乐活动、游山玩水等）。证实文件的收集：认证合同；审核计划；首、末次会议签到表；不符合报告；审核/监督审核/复评报告；证书复印件；审核员交（最近一次）通、住宿费用单据等。—15—五、企业体系运行情况5.1质量管理体系（适用于获得ISO9001认证的企业）序号检查内容检查重点符合基本符合不符合存在问题描述5.1.1管理评审是否组织实施了管理评审，频次是否符合要求。管理评审的实施是否及时、有效和充分（查管理评审计划、实施记录、管理评审输入内容,管理评审报告、管理评审提出的改进措施和落实情况等）5.1.2人力资源对各岗位（检验、检测人员、特殊工种人员、内审人员等）是否有任职、能力要求；是否持证上岗。（查各相关岗位任职、能力要求文件、查人员资质证清单等,现场抽2名人员进行验证）是否有年度培训计划，计划实施情况。（查年度培训计划、培训记录、查培训有效性评价记录）—16—5.1.3生产生产环境是否符合工作要求和相关法律法规要求。（是否有文件做出规定、