中电投东北新能源发展有限公司风电场工程档案管理实施细则

1中电投东北新能源发展有限公司风电场工程档案管理实施细则1目的加强中电投东北新能源发展有限公司（以下简称公司）风电场工程档案管理工作，规范风电场工程建设项目档案的收集、整理和编制。2适用范围适用于公司风电场工程的档案管理、竣工档案的编制、整理和验收，各参建单位均应按照本细则执行。其他新能源项目可参照执行。3术语和定义3.1建设项目：指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。3.2项目档案：工程项目在立项、审批、勘测、设计、招投标、施工、监理、调试、竣工验收全过程中形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等形式的项目文件的统称，并经过鉴定、整理和归档的项目文件。3.3项目文件：指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、及竣工验收全过程中形成的文字、图形、声像等形成的全部文件，包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收等文件。3.4项目文件归档：建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位移交经整理的全部相应文件。3.5项目档案移交：项目竣工验收后，建设单位根据合同、协议和规2定向业主单位、生产使用单位、项目主管部门及有关档案管理部门移交有关项目档案。4管理要求4.1依据《档案法》的规定，贯彻统一领导、分级管理的原则，按照公司要求，将档案工作列入风电厂厂长工作责任制，定期向公司汇报档案工作情况，及时解决档案工作中遇到的实际问题。4.2为了保障各参建单位工程项目档案管理工作沟通顺畅，落实到位，组织和协调各项目建设过程中各参建单位竣工档案管理工作，成立工程项目竣工档案管理领导小组（见附件1），负责领导和协调竣工档案管理工作，对竣工档案管理情况进行监督检查，领导和组织竣工档案预审及竣工档案移交工作。4.3成立工程项目档案管理网络（见附件2），具体负责竣工档案收集、整理、分类、编目、组卷等工作。4.4根据《档案法》的精神，工程竣工档案整理贯彻谁经办、谁立卷、严把关、达标移交的原则。各参建单位应按照本细则的要求，完成各自职责范围内合同规定的工程竣工文件的编制和整理工作，保证档案的齐全、完整、准确。5职责5.1风电厂职责5.1.1认真履行管理范围内档案工作的统一组织和管理的职能，负责对参建各方档案工作的指导、监督、检查和验收工作。5.1.2对工程项目所形成的文件材料进行管理，含勘测设计方、供应商、承包商等工程参与方提交的设计、制造、建筑、安装、调试等工程材料进行接收、审查等工作。35.1.3负责提交机组的建设总结。5.1.4负责考核期运行资料（包括企业技术标准、系统图等必备图纸、操作票、工作票、运行日志等运行台帐、培训教材、考核期的生产记录、考核期的事故分析、处理记录及结论）的收集整理及归档工作。5.1.5负责接收工程项目的全部档案，负责竣工档案编制的组织工作，按照国家对工程档案及竣工资料质量和数量的要求，结合机组达标要求，以单台机组为基础在全部机组投入生产后，3-6个月整理完整的竣工档案并归档。5.1.6负责收集、整理生产准备文件，包括企业技术标准（现场运行规程、操作及事故处理规程、管理制度与措施等）。5.2监理单位职责5.2.1监理依据性文件、监理工作文件（项目工程全过程形成的有关工程安全、质量、工期、投资监理等方面的全部文件材料）由监理单位收集、积累整理归档，并在机组试运行后提交风电厂。5.2.2负责审核各参建单位工程竣工档案；组织施工单位共同对竣工图的正确性予以确认，检查竣工图内容是否与施工图设计、设计变更、材料代换、施工及质检记录相符合；逐张审核并签署由设计院编制的竣工图，并按要求及时移交。5.2.3负责收集、整理建设项目施工过程中的声像材料。5.2.4参加对各参建单位工程竣工档案的预验收。5.3施工单位职责5.3.1建设项目施工、安装、调试阶段形成的文件，由各参建单位负责收集、整理、分类、编目、组卷，按照合同要求的时间、份数，提交风电厂审查后归档。45.3.2根据本标段的工作范围，按单位工程、按专业及本细则要求编制竣工档案。5.3.3单位工程完工时，及时整理完整、准确的设计变更单和与设计变更有关的工程联系单等有关编制竣工图的依据，在移交试生产后按照合同规定时间内提交监理部门审核后报风电厂。由风电厂汇总后交设计单位编制竣工图。5.3.4在单位工程竣工验收时，首先进行工程档案资料预验收，合格后进行工程实体验收。5.3.5单位工程未完清单、需要处理事项由施工承包商负责整理、造册，提交监理部门审核后报风电厂。5.4勘测设计单位职责5.4.1负责按工程建设要求，及时提供工程勘测、设计文件并编制施工图总清册。5.4.2负责对汇总的设计变更文件进行最终审核，保证其完整、准确，按竣工图编制合同和《电力工程竣工图文件编制规定》DL/T5229-2005以及本细则的整理要求，编制竣工图，在机组投入生产后3个月内交风电厂。5.5风机供应商职责5.5.1负责对机组整套启动试运及系统调试等文件的收集、整理、分类、编目、组卷，在机组试运行后按合同要求的时间与份数提交风电厂审查后归档。5.5.2负责收集、整理风机机组各组成部分设备厂家资料（包括机舱、叶片、轮毂等厂家资料），以套为单位移交风电厂。5.6质量监督中心站与质量监督站职责55.6.1负责工程质量监督过程中形成的全部文件材料的收集、整理、分类、编目、组卷，在机组移交试运行后按合同要求的时间与份数提交风电厂审查后归档。6归档文件的整理和质量要求6.1归档的文件材料必须为原件，如有特殊原因应在备考表中说明。工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。表格中的空格和没有填满内容的栏目，可以从该格的左下角到右上角用斜线杠除。如果空格比较多的，可以在一行或一列上用斜线杠除。6.2文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，不允许用易退色的铅笔、圆珠笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水等。要做到字迹工整、图面清晰、纸质优良。6.3向档案管理部门移交归材料时，应填写移交清单一式两份，双方签字后各自备查。6.4凡应归档的文件材料一律70克以上A4幅纸张，若达不到此标准，应当粘贴到A4纸上。（但若整卷是小于A4幅的文件材料，则不需粘贴）。6.5建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术、竣工试运行文件及试运行文件，应根据文件的性质、内容分别按年度、项目的单位或单位工程整理。6.6勘测、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项目或专业整理。6.7施工技术文件应按单项工程专业、阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。6.8设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理；现场使用的译文及安装、调试形成的非标准图，竣工图、设计变更、试6运行及维护中形成的文件、工程事故处理文件由施工单位整理。7工程项目文件归档范围及保管期限表7.1工程项目文件归档范围及保管期限表（见附件3）8工程项目文件分类、组卷、编目8.1工程项目文件分类工程项目文件分类按《风力发电企业科技文件归档与整理规范》NB/T31021-2012)执行。8.2工程项目文件组卷8.2.1组卷要遵循项目文件的自然形成规律和成套性，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理便于日后的保管利用，法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。8.2.2案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。8.3案卷与卷内文件的排列8.3.1案卷内管理性文件的排列：管理性文件按问题、时间或重要程度排列。密不可分的文件材料应依次排列在一起，批复在前，请示在后，正件在前，定稿在后，原件在前，转发件在后，报审表在前，报审附件在后。8.3.2征地文件材料，要求所签拆迁协议确定的面积与所征地面面积相符，按文件形成的规律排列，征地红线图、征地申报表、拆迁协议、拆迁安置表、赔偿协议等。8.3.3招、投标书，中标通知书，议定书等按文件形成的规律排列、立卷。8.3.4施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、7验收、证明等排列。8.3.5原材料{钢筋、水泥、砂和碎（卵）石}的排列顺序，原材料的出厂合格证、报验单、检验报告等。8.3.6设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等排列。8.3.7安装调试项目按专业、分项目排列、立卷。8.3.8设备出厂技术资料排列顺序。设备说明书、维护手册、合格证、商检记录、装箱单、工具单、备品备件单等。8.3.9卷内文件材料文字在前，图样在后。有译文的外文材料译文在前，原文在后。8.4案卷编目8.4.1卷内文件材料页号的编写8.4.1.1卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。8.4.1.2单面书写的文件材料在其右下角页号编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号；8.4.1.3图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号；8.4.2卷内目录的编制卷内目录包括的内容如下：—序号，应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号;—文件编号，应填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号;—责任者，应填写文件形成部门或主要责任者；—文件题名，应填写文件标题全称；8—日期，应填写文件形成日期；—页号/页数，按卷归档的文件填写每份文件首页，最后一份文件填写其首页至最后一页；按件归档的文件填写每份文件的页数；—备注（需要时填写）。8.4.3案卷封面和脊背的编制案卷封面可采用案卷封面和案卷内封面两种形式，主要内容如下：—案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容。主要包括项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等；项目名称应与批准的原立项、设计（包括代号）相符；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文；—立卷单位，应填写文件组卷部门或项目负责部门；—起止日期，应填写卷内文件形成的起止日期；—保管期限，应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限；—密级，暂不填；—档号（见附件4），应填写全宗号、分类号（项目代号或目录号）、案卷号；—案卷脊背，应填写保管期限、档号和案卷题名或关键词。8.4.4卷内备考表—卷内备考表，要标明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量，说明组卷情况，如立卷人、检查人、立卷时间等。—互件号，应填写反映同一内容而形成不同且另行保管的档案保管单位的档号，并注明其载体形式。9案卷的装订9.1文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；图纸可不装9订，但同一项目应同统一。9.2案卷内不应有金属物。9.3单份文件归档时，应在卷内每份文件首页右上方加盖、填写档号章。9.4外文材料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。10竣工图章的使用10.1竣工图章内容、尺寸（见附件5）10.2所有竣工图应编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。10.3行业主管部门规定由设计单位编制的，可在新图中采用竣工图标，并按要求签署竣工图标。竣工图标的内容格式由行业统一规定。10.4竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。11照片材料整理11.1照片材料整理时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行整理。参见《照片档案管理规范》（GB/T11821—2002）。12电子文件12.1.按照《电子文件归档与档案管理》（GB/T17678.1—1999）执行。13支持性文件及相关图表13.1《中华人民共和国档案法》13.2《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2000）13.3《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）13.4《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）13.5《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）1013.6《电力工程“达标投产”管理办法（2006年版）》13.7《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）13.8《国家档案局国家发展和改革委员会〈关于印发重大建设项目档案验收办法〉的通知》（档发[2006]2号）13.9《电力工