工作分解结构(WBS)在信息系统开发中的应用

工作分解结构（WBS）在信息系统开发中的应用摘要：随着项目管理在信息系统开发中应用的不断深入，工作分解结构（WBS）这一项目管理的重要工具日益受到重视。从WBS的基本概念出发，指出信息系统开发中存在的问题，分析了在信息系统开发中利用WBS的必要性，并结合案例提出构建WBS的基本步骤和原则，最后总结了在信息系统开发项目中构建WBS的作用。关键词：WBS；信息系统；项目管理ApplicationofWorkBreakdownStructureintheDevelopmentofInformationSystem11-06-11.hoolofBusiness,GuilinUniversityofelectronicTechnology,Guilin541004,China)Abstract:Withthecontinuousdeepeningofprojectmanagementininformationsystemdevelopment,theWBSofprojectmanagementincreasinglybeingtakenseriouslybythecompanies.FromtheconceptoftheWBS,thepaperpointedoutproblemsintheinformationsystemdevelopment.TheauthoralsoanalyzedthenecessityofusingWBSininformationsystemdevelopment,combinedwithcases,thearticleproposedthebasicprinciplesandbasicstepsofconstructingWBS.Finally,thepapersummarizedtheusefulnessofWBSininformationsystemdevelopment.Keywords:WBS;informationsystem;projectmanagement据Standish公司对IT项目和信息系统项目调查显示：2004年成功的项目比例为29%，有问题的项目为53%，失败的项目为18%[1]。从中可以看出问题项目和失败项目所占的比例很高，说明信息系统项目在管理上仍然存在着很大的问题。如今项目管理已经被实践证明，是一种有效的管理工具，已经在生产的各个领域广泛应用，而WBS作为项目启动和计划过程的核心，是项目顺利开展的基础。因此尝试在信息系统开发中，利用WBS对工作进行任务分解。1、WBS的基本概念1.1WBS的定义工作分解结构（WBS）是以可交付成果为导向的工作层级分解，其分解的对象是项目团队为实现项目目标、提交所需交付成果而实施的工作[2]。通过WBS可以把项目分解为更小的元素，得到不同层次的项目单元，然后对项目单元再做进一步的拆分，得到各个层次的活动单元，清晰的反映项目实施所涉及的具体工作内容，形成WBS图，使得项目项相关人员通过它可以看到整个项目的工作结构。1.2WBS的创建方法（1）类比法类比法是指可以用一个类似项目的WBS作为起点，结合项目的实际情况，构建项目的WBS。许多组织都建有WBS和其他项目文件知识库，为项目管理人员的工作提供帮助[3]。如果（2）自上而下法自上而下法是从项目的目标开始，逐级分解项目工作，直到管理者项目各项工作得到充分地定义[4]。该方法可以将项目工作定义在适当的细节水平，对于项目工期、成本和资源需求的估计可以比较准确，是构建WBS的一种常规方法。（3）自下而上法自下而上法又称为头脑风暴法，让团队成员一开始就尽可能地确定各项具体任务，然后将各项具体任务进行整合，并归总到一个整体活动或WBS的上一级内容当中去。这种方法比较适用于没有经验或全新的系统开发中，通过该方法可以促进项目成员参与的积极性，加强团队的协作精神。2、WBS在信息系统开发项目中的应用2.1现阶段信息系统开发中存在的问题在信息系统开发项目中，成功项目所占比例极低，问题和失败项目所占比例近似达到71%，分析其成功与失败背后的原因有以下三个方面：首先，需求难以明确。在信息系统的开发过程中，用户的需求非常重要，是项目成功的最主要因素之一。在项目开始阶段，项目的需求是模糊的，用户和开发人员对项目的估算都是不足的。而用户的意见可以帮助项目人员了解系统的需求，以便迅速的识别问题，确定系统要实现的功能，定位开发的关键模块，这样才能清晰定义和理解项目的目标和需求。缺少用户的参与和支持，项目目标和项目需求就难以建立，结果可能出现怀疑和敌对的现象。如何把用户需求，准确定位，这是信息系统项目开发中普遍存在的一个问题。只有明晰了项目需求，才能做出合理的项目估算，制定符合实际的项目计划。其次，工作期限延误。依据Standish公司的调查，绝大多数项目开发存在着工期延误现象。分析深层的原因，除了客户的一些行政原因引起的延时外，很大一部分原因还是因为对项目的计划不足，不能客观的把握项目的工作量，以及在一些关键的模块上出现严重的超时。第三，工作范围难以界定。信息系统项目的开发，不同于工程项目，虽然两类项目的过程是相似的，但是信息系统项目管理又有着明显的不同之处。由于信息系统项目的交付物是系统软件，不是实物，在电脑上，通过软件实现人的思维和操作方式的整理，形成一个合理的工作流程，这种独特性决定了信息系统项目工作范围界定的困难性。如果能够让用户参与到项目中来，可以使用户了解项目的实际情况，建立更加现实的期望。2.2在信息系统开发中创建WBS的必要性随着信息技术的快速发展，信息系统的规模也越来越大，系统开发的任务越来越复杂。传统的开发方法已经不能满足用户对系统开发的质量和工期的需求，各个企业都在寻求新的管理方法以满足用户不断增长的需求。首先，新时期用户对信息系统的需求是多样的，系统要与外部对接，以满足系统的对外需求，比如互联网、电话，甚至电视等，以方便系统用户的需求，用户的多样性需求决定了新时期系统开发的复杂性和困难性。因此，在信息系统开发中引进WBS是一种趋势；其次，用户对系统开发全程的认知要求越来越高，传统系统开发者虽然会定时向用户汇报项目进展情况，但是用户并不能很好的理解项目的全局和进展。WBS是项目管理中的一项重要工具，能够很好的从整体和局部来展示项目的各项工作，为项目后期的开展提供有效的指示，WBS这一工具可以很好的让用户了解系统开发的全局和细节。在信息系统开发中，引进WBS可以增进用户对系统开发的了解；第三，WBS是一种很好的项目计划工具，通过WBS的建立，开发人员可以对系统的架构有一个比较全面的认识，增强对系统的了解，减少在开发过程中不必要的争执，提升系统开发的效率；最后，在项目管理中WBS处于核心的地位，它是一种基本的项目管理思想。通过WBS可以对项目进行逐层分解和简化，为后续项目管理的工作提供很好的基础，所有其他后续的工作开展都是以WBS为中心进行的。项目管理已经被越来越多的行业认可，把信息系统开发作为项目来对待，应当引进WBS这一工具。2.3在信息系统开发项目中构建WBS的基本步骤和原则(1)在信息系统开发项目中构建WBS的基本步骤完整的WBS并不是在项目一开始就能建立完成的，而是在项目的推进过程中逐渐完善而成的。一般情况下，创建WBS应该遵循如图（1）所示的基本步骤：WBS是项目管理中的一种工作思路，是实际工作中的一种技术。通过WBS把模糊的工作逐层分解和简化，为后续工作打下基础，很好的解决现阶段信息系统项目开发中存在的问题。但是不同类型的项目有其不同之处，信息系统项目的开发有其独特之处[5]。管理信息系统（MIS）的开发就是是一个典型的信息系统项目例子，依据创建WBS的基本步骤，分析其特点，构建如图（2）所示WBS：定项目类型定子项目继续分解初步定WBS最终定WBS首先应该明确项目的类型，分为产品、服务和结果三种，确定分解方式依据项目类型分析内在的逻辑关系，确定主体工作任务（子项目）将得到的子项目依实际情况进行再次或多次分解，最后建立工作包，组成任务层次初步创建包括包括所有子项目、工作任务和工作包的WBS最后和用户一起审查项目的各个阶段，进行修改完善，最终确定WBS图（1）创建WBS的基本步骤3编码3.1工作信息输入1需求2系统设计1.1需求分析1.2需求规划1.3方案制定2.1概要设计2.2详细设计需求确认2.4评审确认MIS开发3.3项目时间计划3.2网络计划图3.4甘特图计划3.5项目执行分析3.6计划报表输出4测试4.1功模测试4.2总体测试5运行5.1初验5.2试运5.3终验项目管理图（2）MIS的WBS图2.3软/硬件(2)在信息系统开发项目中创建WBS的基本原则①任务原则：一个单位工作任务只能在WBS中出现一次；每一项任务只能有一个人负责；WBS中任意一项任务的内容是其对应下级各项工作之和；②实际原则：WBS必须与实际工作任务的执行过程一致，分解后的工作应该是可管理的、可检查的和独立的，要符合项目团队工作的需要；③时间原则：在任务的分解过程中，最小级别的任务最好控制在80工时内，可以保证项目问题在两周或更短的时间内解决；④文档原则：在任务的分解中，每个WBS项都必须文档化，以确保准确理解已包括和未包括的工作范围；⑤灵活原则：WBS必须在根据范围说明书正常地维护项目工作内容的同时，也能适应无法避免的变更。2.4在信息系统开发项目中构建WBS的作用通过图（2）可以看到，如果把项目比作一辆汽车，WBS就像汽车的仪表盘，项目的每一项任务在仪表盘上显示。项目经理可以根据仪表盘上的读数来控制和驾驭项目。WBS是项目启动到项目计划最重要的衔接点，如果计划不能正确及时的制定，项目将无法启动，后续的进度工期将无从谈起，成本管理、质量管理、资源保障、变更控制管理、风险管理也将失去根据。WBS在信息系统项目中的核心地位如图（3）所示：（1）搭建项目工作平台WBS是项目启动和计划过程的核心，为项目团队及其他人员搭建了一个平台，各种利益的确认和沟通协商都可以很方便的在平台上开展。它是项目制定进度计划、资源需求、成本预算、风险管理计划、采购计划和控制项目变更的重要依据，在这个平台上可以很方便的进行各种工作的确认、沟通、范围界定和资源配置。（2）确定项目工作范围它定义了系统所要实现的具体功能，为制定进度计划、资源需求、成本预算、风险管理WBS资源需求成本预算质量要求时间、进度其他控制纠正偏差进度控制质量控制成本控制图（3）WBS的核心地位计划、采购计划和控制项目变更等提供了基准范围。很多信息系统项目进度延迟甚至失败的原因之一是，项目启动时没有界定明确的工作范围，在后期项目执行中，客户盲目的提出新的要求，导致项目进度延迟，成本提高，最后的责任归咎于项目团队。如果在项目开始初期，做出了详细的WBS，项目团队的工作范围很明确，不在WBS的范畴内，意味着超出计划工作范围，需要对其认真分析，否则造成的进度延迟或成本超支等问题，责任就不在项目团队[6]。（3）辅助制定项目计划通过WBS可以比较好的定义出信息系统所要实现的具体功能，从中可以得到各个工作包所需要的人员、时间等工作量，进而计算出信息系统项目的开发成本，为项目后续的成本计算提供一个参考。工作分解结构是一个项目执行的基线，项目经理可以把各执行阶段的实际进展与基线进行对比，及时发现的偏差，然后根据实际情况对质量、时间和成本进行控制。.（4）明晰项目工作需求WBS是一种化繁为简的工作方法。它的制定需要客户和工作人员共同沟通，才能明晰。可以通过头脑风暴方法，项目团队成员与用户一起，通过分解结构的制定，充分全面地认识信息系统的架构，确定客户的每一项需求，减少不必要的争执和沟通障碍。另外通过分解结构的制定充分调动用户的参与，使用户熟悉项目工作的实际情况，深层次的理解项目的进展及面对的客观问题，增强双方的信任感，为信息系统的开发提供必要的条件和支持。3、结束语总之，WBS是一种有效的项目管理工具，它帮助理清了系统开发中管理工作的逻辑，为项目的成功奠定了基础。WBS就像是一棵大树的