美军采购合同管理及其对我军的启示

美军采购合同管理及其对我军的启示2010-07-13清华领导力培训戴锡群经过几十年的发展，美军已经日臻完善，尤其在采购的合同方面具有自身一套比较完善、得力的管理办法和措施，取得了一些先进的经验，研究借鉴其管理经验和做法，对推进我军采购合同管理具有积极作用。美军采购经过几十年的发展，已经日臻完善，尤其在采购的合同方面具有自身一套比较完善、得力的管理办法和措施，取得了一些先进的经验，研究借鉴其管理经验和做法，对推进我军采购合同管理具有积极作用。一、美军采购合同管理的作法合同管理是采购管理的重要组成部分，因此，美军十分注重合同管理，其措施主要有：1、设立专门的国防采购合同管理机构。美国国防部为加强采购合同管理的集中统一领导，在国防后勤局下成立采购合同管理司令部，统一负责三军和国防后勤局的所有合同(包括军事科研与生产合同)的行政管理事务。合同管理分合同形成、签约后的合同管理、审计监督和合同支会四个方面，采取归口管理的办法进行。前两项主要由采办副部长统一领导，后两项主要由主审计长统一领导。2、有一支专门的采购合同管理队伍。国防合同管理人员是国防采办(科研、生产和保障)队伍中的重要力量。据1989年数字，美军合同管理人员共有2.7万，占采办管理人员总数16.5万的16%以上。在美军中，设有专门的采购合同官员职位。其职位在国防采购系统中占有很大比例。采购合同官，是合同经办人，有权签订、管理和终止合同。根据美国《联邦采办条例》规定，只有采购合同官才有权代表军队处理合同事务。其主要职责是：负责合同谈判，在其他技术和财务专家及律师的协助下审查和确定成本及定价数据，签订合同，发布合同终止令，对合同执行过程中出现的与承包商的争议作出裁决。若承包意见书不服，可提仲裁委员会，直至上诉美国法院。3、加强合同审计管理。为加强采购合同监督与审计工作的集中统一领导，美军设有在国防部主审计长领导下的国防合同审计局，负责审计国防合同，并向各采购部门和合同单位提供会计和财务咨询，支援合同谈判、合同管理和经费结算。国防审计局的审计人员有较大的权力，可能审查承包商的各种账本和工作情况，参加合同谈判，出席采购合同官与承包商召开的合同管理会议，特别是有关财务方面的会议。他们的审查结果常常成为采购合同官进行合同谈判、修改合同确定间接成本和合同价款、合同支付以及处理索赔的基本依据。4、加强合同支付管理。与采购合同管理thldl.org.cn和合同审计一样，美国国防部为了对合同支付实行集中统一领导，成立了在国防部主审计长直接领导和控制下的国防财务与会计局，统一监督和管理全军的财务与会计活动。该局在哥伦布、克利夫兰、丹佛、印第安纳波利斯、堪萨市和华盛顿等六个城市设立工区财会服务中心，其中哥伦布财务中心负责所有国防合同的支付工作，各种合同文件都传送到该中心进行付款处理。二、美军采购合同管理对我军的几点启示通过借鉴美军对采购合同管理的具体做法，从我军采购合同管理的实际情况出发，笔者认为主要有如下几个方面的启示：1、机构设置。我军采购实践中，审批、签订合同涉及部门较多，程序较烦琐，但又职责不明确。容易导致“人人过问但谁也职责不明确”的尴尬局面。这就要求对军队采购合同的主管单位进行具体界定。根据我军新颁发《军队采购合同管理规定》，可以做出如下设置：(1)总部主管单位。在总后勤部物资油料部成立专门的采购合同管理委员会，并设正副主任，各部门的领导及合同主管人员为合同管理委员会的成员，日常工作由合同归口管理部门负责。合同管理委员会的主要职责：一是合同事务的日常管理(合同的解释与实施等)；二是质量保证；三是监督生产过程及有关事项；四是掌握合同项目进展情况，及时处理支付事项；五是检查供应商各项管理制度(采购制度、对雇员的补偿制度和成本计算方法等)；六是进行监督管理；七是指导建立相关合同管理专家库和网上采购合同管理信息系统。(2)军区级主管单位。在军兵种后勤部、军区联勤部物资油料部和总装备部后勤物资部门成立相应的采购合同管理机构，负责统一指导本系统、本战区采购合同的签订，对战区内供应商的生产能力、信誉等进行评审。通过该合同管理机构的运作，使得各战区大单位在采购合同管理方面，能够有统一的组织领导，能够在采购合同管理机构的协调与督导之下，更为行之有效地完成合同管理工作。2、人才培养有效的培养机制是军队采购合同管理合格人才的有力保证。军队采购合同管理活动专业性强，要求工作人员既要有相关的专业技能，掌握市场经济活动规律，还应具备法律、商务谈判技巧和产品质量检验等方面的知识。加强军队采购合同管理的人才培养，主要把握好如下环节：(1)选拔关。选拔人才是整个培养过程的前期环节，因此在选拔过程中，要严格把握好标准，一视同仁，不任人为亲，不搞特殊不平等待遇。选拔对象包括会计、统计与财务、商业法律、商业行政管理、定价、保险业务、合同事务管理、产品质量保证、产业与企业管理、运输、包装等方面的人才。(2)培养关。在广纳贤才之后，培养也是一个必不可少的环节，它有利于选拔人才更好地适应工作、适应环境，更好为军队做贡献。培养的方式多种多样：其一，立足现状，加强岗位培训。分为工作中的现场指导、知识讲座等方式。其二，依托院校，加强知识深造。这主要是指把采购合同管理人员送往专业对口的院校培养，进行理论和技能知识深造。培训内容的重点是加强有关法律、商务和产品质量检验方面等。(3)考评关。对军队采购合同管理人员素质结构、业务绩效、任职要求、任期考核等要做出明确的规定并实施分级管理；对合同管理队伍建设要进行数量、质量研究，制定采购合同管理队伍中长远建设规划和年度计划，并按规划和计划进行集中管理。同时还要利用先进的网络教学方式，对在职人员继续教育学习创造良好的条件。3、采购合同管理军队采购合同管理，是对合同从订立到履行的全过程管理。包括订立前、订立中、履行中和终止时的管理四个环节。(1)合同订立前的管理其一，加强合同的立项审批。合同立项是合同管理的起点，合同立项的主要依据是采购部门年度采购计划。没有列入计划的不能与供货商签订采购合同，合同的标的额超过计划资金额度的也同样不能签订采购合同。实施合同立项审批，使合同处于更为严格的监管之下，这也是合同签订后，确保合同履行的关键环节。其二，检查监督合同签订前的准备工作。主要是检查监督合同签订前的资源调查、市场预测、采购决策等准备工作是否按规定程序进行，并有无书面材料。经济合理的资源调查、市场预测和采购决策能为采购方提供有力的依据。各采购部门应广泛地进行市场资源调查，并形成书面材料或电子数据库，这样便于选择综合条件最优的供货商供货，从而取得最大的军事经济效益。(2)合同订立中的管理其一，“四三二一工程”。所谓四三二一工程就是指四级审批、货比三家、二维坐标、一个目标。四级审批：即业务部门、审计财务部门、部门领导和上级部门领导四级对合同进行审批，使合同处于这四级的监督管理之下。货比三家：采购部门采购物资必须按照公开、公平、公正的原则，经多方询价并在出示三家以上的比价资料及对方资信材料后，从中择优选择供货单位，与之签订采购合同。二维坐标：对所采购的物资进行纵横比较，纵向比较历史价格，横向比较市场价，最终以最为合理的价格获取所采购的物资。一个目标：就是提高军事经济效益。合同订立中严格按照“四三二一工程”对合同进行管理，规范采购行为，就能为合同的履行打下良好的基础。其二，认真开展资信调查。签约对方主体是否合格，是否有履约能力，是合同签约前要搞清楚的一个重要问题。有无详细的资信调查，将直接影响到合同签订后的履行情况。资信调查主要有以下几项内容：单位名称、地址是否真实；是否有相应的资质证书和生产经营许可证，营业执照是否按期年检；合同标的是否超出营业范围，标的额是否超出了注册资金；履约能力是否有保证；厂家信誉情况等。同时做到“五不”签约：一是信誉和经营状况不好不签；二是超出对方履约能力不签；三是代理人超出代理权限不签；四是没有进行资信调查不签；五是“三证(营业执照、生产经营许可证、资质证)一书(授权委托书)”不全不签。在进行严格的资信调查后，由业务部门负责填写《资信调查表》，并与合同一起送交合同管理部门进行审查。(3)合同履行中的管理合同履行中的管理主要是指监督采购合同的履行。对合同履行的监督包括生产成本的监督、生产质量的监督和交货时间的监督等，但其中最重要的是产品质量的监督。其一，生产过程中进行质量监督和检查。质量监督就是军方的采购人员到生产现场视察，督促厂商按规定的质量标准进行生产。质量检查就是确认所采购的物资质量是否符合合同条款的规定。质量监督和检查的方式通常有三种：一是直接方式，即在采购品生产过程中对材料、零部件、半成品或成品直接进行检查或试验，确认产品是否符合规格要求。二是资料方式，即在合同厂家的产品经国家机关审定符合质量要求时，或在合同厂家的技术水平达到规定标准且合同上有退换担保时，以合同厂家提供的资料作为质量保证的依据，确认采购产品是否符合合同要求。三是质量证明方式，即在要求按规格书规定的质量管理方式生产采购品时，对厂家采用的质量管理方式的有关材料及有关采购品的质量证明(证据)进行审查，确认该采购品是否符合规格书的有关条款，判断采购品是否合格。其二，严格对采购进行验收。在对采购进行验收方面，外军有些经验可供我军借鉴。如日军的装备物资验收分为两遍：第一遍是在工厂生产出产品时的验收；第二遍是在接收单位进行的最后验收。其三，用利益机制，激励厂商确保质量。为保证产品质量和交货时间，经合同双方同意，在合同条款中加入质量、交货期与奖惩相联系的条款，以经济利益机制来激励厂家在合同履行过程中严把质量关和如期交货。如对于交货期，欧美国家的军事定货合同通常规定，交货期推迟一天，罚款为合同总额的0.2%；合同期满50天不能交货时，军方可以提出终止合同而改向另外的厂商订货，而且经济赔偿仍由原承包商负担。对于产品质量方面出现的问题，惩罚则更为严厉。(4)合同终止时的管理首先要规定：只有合同管理委员会官员在其职责范围内才有权代表军方实施合同终止。只要军方认为根据实际情况有必要全部或部分终止正在履行的合同，它便可随时作出这样的决定，即使是供应商履行合同非常出色。军方终止合同的理由主要包括：军事需求不复存在或有所改变，经费预算受到削减或被取消。当然，军方若行使这种权利，必须为被终止合同中已完成和已验收的部分以及所作的准备工作提供适当补偿。4、纠纷处置处理军队采购合同的纠纷主要有如下四种形式：质疑、投诉、诉讼。就质疑、投诉的具体操作要求、实施步骤在《中华人民共和国政府采购法》中已作了明确规定，军队采购可以借鉴实施。对于军队采购的诉讼，可成立专门的军队合同诉讼事务委员会，负责全军合同的诉讼纠纷处理。该委员会主席和副主席由后勤部负责采购的副部长和三军负责采购的助理部长共同商定、任命，其成员是熟谙法律事务的律师。委员会的职责是：根据实际履约情况、合同条款和有关法规，对合同官员就合同纠纷案向法院起诉的提议进行评议并投票裁决。它不是合同仲裁组织，而是决定合同纠纷是否要提交法庭的裁决组织。——————————————————————————